Ejemplo de cuadro de mando de KPI para una práctica dental

Encuentre a continuación la lista de KPIs listos para usar en una práctica dental.

• Tiene sentido utilizar estos KPIs como parte de su Cuadro de mando empresarial de la práctica dental.
• Si está buscando un ejemplo de un cuadro de mando más general para una organización de salud, le recomendamos consultar esta plantilla de cuadro de mando para hospitales.

Tasa de conversión de nuevos pacientes

Utilice este KPI para averiguar cuán eficiente es su sistema de márketing. Necesitará especificar qué cliente potencial es su cliente potencial calificado y luego averiguar la tasa de conversión de los clientes potenciales calificados en pacientes activos.

Fuente: Dental Practice Scorecard.

Objetivo estratégico

• Mejorar la calidad de los materiales de márketing y los tratamientos iniciales

Categoría de KPI: Clientes

Objetivo: 70%

Medición: (Nuevos pacientes activos) * 100% / (Clientes potenciales calificados)

Monto pagado por paciente activo por año

Cuando elija un nuevo método de márketing, es importante saber cuál es su costo actual para conseguir un nuevo paciente activo.

Fuente: Dental Practice Scorecard.

Objetivo estratégico:

• Reunir información relevante para conocer el costo de atraer a un paciente activo
• Hacer una decisión basada en datos al elegir métodos de márketing

Categoría de KPI: Clientes

Objetivo: $80

Medición: (Presupuesto total de márketing por año) / (El número de nuevos pacientes activos por año)

KPI de rentabilidad de la práctica dental

El objetivo de cualquier negocio es el beneficio. Además de proporcionar un excelente cuidado dental, usted dirige un negocio. Necesita conocer la rentabilidad de su práctica dental antes de la compensación del responsable. El promedio de referencia de la industria es del 40%.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo estratégico: mejorar la rentabilidad de la práctica dental

Categoría de KPI: Finanzas

Objetivo: 40%

Medición: (Gastos operativos)/(Ingresos generados)

Iniciativas:

• Analizar la estructura de costos e introducir medidas de reducción de costos si es necesario, por ejemplo, gestionar FTA

Producción anual por empleado a tiempo completo

La producción anual por empleado depende de dónde se encuentra ubicada su práctica dental. Para los EE. UU., un objetivo de referencia excelente sería $15,000.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo: Rastrear y mejorar la eficiencia de los empleados

Categoría de KPI: Educación y Crecimiento

Objetivo: $15,000

Medición: (La producción total, $) / (Número de empleados a tiempo completo)

Iniciativas:

• Introducir algoritmos y estándares para asegurar un mayor desempeño operativo

Tasa de aceptación de tratamiento

Usted necesita saber qué tan bien su equipo explica a un paciente los riesgos y oportunidades de un tratamiento. Una baja tasa de aceptación de tratamiento (el punto de referencia de la industria es 50%) significa que su equipo necesita capacitación adicional y/o técnicas explicativas.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo estratégico:

• Asegurarse de que los pacientes acepten el tratamiento sugerido en la mayoría de los casos
• Capacitar a su equipo para presentar planes de tratamiento

Categoría de KPI: Educación y crecimiento

Objetivo: 50% y más

Medición: (El número de tratamientos aceptados) * 100% / (El número total de tratamientos recomendados)

Iniciativas:

• Diseñar materiales explicativos visualmente atractivos
• Introducir un programa de capacitación a su equipo

% de pacientes que dejan una práctica dental

Controle si la paciencia deja de usar el servicio debido al precio o la calidad del servicio o por razones más naturales (como la reubicación). Si encuentra un problema, necesita iniciar procedimientos de aseguramiento de calidad, por ejemplo, prevenir que ocurran problemas similares.

Fuente: Cuadro de mando de práctica dental.

Objetivo estratégico: Realizar aseguramiento de calidad para evitar la pérdida de pacientes en el futuro

Categoría de KPI: Clientes

Objetivo: 5%

Medición: (El número de pacientes perdidos por año) * 100% / (El número total de pacientes)

Iniciativas:

• Introducir programas de control y aseguramiento de calidad

% de nuevos pacientes para la práctica dental

Cualquier negocio pierde un cierto porcentaje de pacientes por año. Para mantenerse en el negocio y crecer, usted necesita encontrar nuevos pacientes regularmente.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo de estrategia: Desarrollar un sistema de márketing que promueva su práctica a nuevos pacientes

Categoría de KPI: Clientes

Objetivo: 7% de nuevos pacientes por año

Mediciones: (El número de nuevos pacientes activos por año) * 100% / (El número total de pacientes)

Iniciativas:

• Desarrollar un programa de márketing

KPI de gastos generales de la práctica dental (Gastos operativos)

Para tomar decisiones de gestión efectivas, usted necesita conocer sus gastos totales. Los gastos generales incluyen gastos operativos, alquiler, equipo y servicios. El estándar de la industria para los gastos generales es del 60% o menos.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo estratégico:

• Controlar los gastos operativos;
• Introducir medidas de reducción de costos donde sea posible;

Categoría del KPI: Finanzas

Objetivo: 60% o menos

Medición: (Gastos generales * 100%) / (Cobros)

Iniciativas:

• Rastrear los gastos generales
• Desarrollar un plan para controlar los gastos operativos

Promedio de producción por nuevo paciente KPI

Este KPI muestra qué tan bien usted maneja a los nuevos pacientes. A diferencia de los pacientes antiguos, el comportamiento de los nuevos pacientes indica cuán efectivos son los esfuerzos de su equipo y el compromiso con los pacientes. El enfoque básico es presentar a los nuevos pacientes no solo una solución al problema que tienen, sino ofrecerles un plan detallado de tratamiento o prevención.

Fuente: Dental Practice Scorecard.

Objetivo estratégico: Presentar a los nuevos pacientes el plan de tratamiento, no solo una solución del problema actual

Categoría KPI: Finanzas

Objetivo: 800$

Medición: Valor del plan de tratamiento, $

Iniciativas:

• Diseñar un paquete de «Bienvenida» que incluirá exámenes completos de salud oral y el desarrollo de un plan de tratamiento

Producción anual promedio por paciente activo, KPI

Explique a los pacientes en su práctica dental los posibles tratamientos que podrían recibir. Su objetivo no es solo resolver el problema, sino proporcionar atención dental completa.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo estratégico: Aumentar los ingresos promedio generados por pacientes

Categoría KPI: Finanzas

Actual: $500

Objetivo: $800

Medición: Medir la ganancia generada por un paciente durante un período de 1 año

Iniciativas:

• Realizar un examen complejo de salud oral
• Realizar evaluaciones de odontología cosmética
• Desarrollar y compartir con cada paciente un plan de tratamiento

KPI para el número de procedimientos de blanqueamiento

Los procedimientos de blanqueamiento se han reportado como positivos para el compromiso de los pacientes. Asegúrese de que su práctica dental proporcione servicios apropiados. Hay diferentes referencias en la industria sobre esto. Algunos sugieren tener al menos 1 blanqueamiento por día. Otros sugieren tener el 30% de los procedimientos de blanqueamiento disponibles.

Fuente: Dental Practice Scorecard.

Objetivo estratégico: Mejorar el compromiso del paciente

Categoría: Clientes

Objetivo: 25% y más

Medición: (El número de procedimientos de blanqueamiento) * 100% / (Total de tratamientos por día)

Iniciativas:

• Promover cualquier problema estético del tratamiento de blanqueamiento
• Explicar cualquier problema de salud del tratamiento de blanqueamiento

KPI de cuentas por cobrar para práctica dental

Los estudios demuestran que usted necesita recolectar pagos en un período de 2 meses, o sus posibilidades de cobro exitoso disminuyen significativamente. Estos KPIs son aplicables en los EE. UU. y son menos aplicables en Europa. Por ejemplo, en España, las prácticas dentales trabajan con un esquema de pago por adelantado.

Fuente: Cuadro de mando de práctica dental.

Objetivo estratégico: Mejorar la tasa de recolección de pagos hasta el 98.5%

Categoría de KPI: Clientes

Objetivo: 98.5%

Medición: Porcentaje de pagos pendientes recibidos después de 2 meses del tratamiento actual

Iniciativas:

• Informar a los pacientes antes del tratamiento actual sobre las tarifas del tratamiento que tendrán que pagar
• Introducir la posibilidad de pagar por adelantado

% de KPI de gastos de instalaciones y equipos para la práctica dental

¿Qué paga usted por alquiler y equipos? Los puntos de referencia de la industria indican que estos deben ser alrededor del 10% de los ingresos. Si sus gastos son mayores, no necesariamente significa que necesita cambiar algo.

Fuente: Cuadro de mando de la práctica dental.

Objetivo estratégico: Controlar los gastos de instalaciones

Categoría de KPI: Finanzas

Objetivo: 10%

Medición: (Gastos de instalaciones y equipos) * 100% / (Ingresos totales por mes)

Iniciativas: 

• No se requiere acción específica. Utilice este KPI para fines de comparación.

% de gastos de Márketing – KPI para práctica dental

¿Cuáles son los gastos de márketing de su práctica dental? Los puntos de referencia de la industria nos dicen que el valor del KPI debería ser alrededor del 10% de los ingresos totales de la práctica. Si tiene un 15%, no significa que necesite cambiar algo. Esto podría ser específico de negocios para su región.

Fuente: Cuadro de mando para práctica dental.

Objetivo estratégico: controlar los gastos de márketing

Categoría de KPI: Finanzas

Objetivo: 10%

Medición: (Gastos de Márketing por mes) * 100% / (Ingresos totales por mes)

Iniciativas:

• No se requiere una acción específica. Use este KPI para propósitos de evaluación comparativa.

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Referencia

• «La reducción de citas perdidas en la práctica dental general: un enfoque de auditoría e intervención». Patel, Piyush; Forbes, Michael; Gibson, John. Primary Dental Care, Volumen 7, Número 4, 1 de octubre de 2000, pp. 141-144(4)
• «Las 7 cosas más importantes para medir en su práctica dental», Gary Takacs
• «Salud financiera de su práctica«, Satish Patel, Gerry J Casazza
• «Monitorear los signos vitales de su práctica«, Dr. Michael Sernik, julio 2005
• «Indicadores clave de rendimiento«, Roger P. Levin, DDS, dentaleconomics.com