Una empresa mexicana de financiamiento de nóminas comenzó a implementar un cuadro de mando integral en toda la empresa para conectar presupuestos, procesos internos, objetivos del cliente y desempeño de la fuerza laboral dentro de un sistema compartido de ejecución de la estrategia.
Implementación del cuadro de mando integral en GB PLUS: Datos clave
Antes
Los departamentos preparaban información a demanda utilizando Excel y PowerPoint, sin una visión unificada del desempeño de la empresa.
Sistema planificado
La administración planificó utilizar un cuadro de mando integral en toda la empresa con KPIs desarrollados internamente y enlaces a fuentes de datos operativos.
Perfil de la empresa: financiamiento con descuento de nómina en México
GB PLUS, S.A. DE C.V. es una empresa mexicana que opera en la industria del financiamiento con descuento de nómina.
La empresa ofrece préstamos en efectivo, productos electrónicos y financiamiento para la creación de empresas a empleados sindicalizados que trabajan para organizaciones gubernamentales federales y estatales en México. Los pagos se cobran mediante deducciones de la nómina de los clientes.
Una gran parte de la fuerza laboral está compuesta por empleados de ventas de campo. Los almacenes y otros departamentos operativos respaldan las actividades de préstamo y ventas de la empresa.
Principal desafío: informes de gestión lentos y poco fiables
Antes de la implementación, cada departamento preparaba información empresarial bajo demanda. Esto generaba varios problemas de elaboración de informes:
- Preparación lenta. Los gerentes tenían que esperar a que los departamentos reunieran la información requerida.
- Precisión incoherente. Los informes podían ser imprecisos o basarse en distintas prácticas departamentales.
- Información desactualizada. Los datos no siempre estaban disponibles cuando había que tomar decisiones.
- Informes desconectados. Excel y PowerPoint no proporcionaban una visión compartida del desempeño.
La dirección quería que inversores, directores, gerentes y empleados tuvieran una visión visual del desempeño de la empresa vinculada a las fuentes de información subyacentes.
Lidere la implementación y el soporte
Un coach de equipo de calidad fue responsable de implementar el cuadro de mando integral con BSC Designer.
Un equipo interno dedicado tradujo los objetivos empresariales en indicadores medibles. Los asesores externos aportaron una perspectiva externa, mientras que el departamento interno de TI apoyó el desarrollo de software y la configuración técnica. Las tareas técnicas seleccionadas se subcontrataron cuando fue necesario.
Implementar a nivel de toda la empresa, comenzando por la alta dirección
GB PLUS decidió implementar el cuadro de mando integral a nivel de empresa en lugar de comenzar con un departamento.
El despliegue comenzó con el CEO y la alta dirección, y estaba previsto que avanzara hacia abajo a través de la organización.
El modelo operativo se basó en la información proporcionada por distintas partes del negocio:
- Los empleados de ventas de campo proporcionaron información sobre los clientes, las condiciones del mercado y los problemas operativos.
- Los almacenes y los departamentos operativos suministraron información sobre las actividades internas.
- Los sistemas de software procesaron la información antes de que ingresara en el entorno del cuadro de mando integral.
Enfoque la estrategia en los problemas raíz
GB PLUS informó que el concepto de cuadro de mando integral y BSC Designer estaban ayudando a la empresa a ir más allá de la actividad rutinaria y centrarse en cuestiones empresariales materiales.
La empresa quería formalizar la estrategia en torno a las operaciones actuales e identificar las causas raíz de los problemas de desempeño. El cuadro de mando integral estaba destinado a convertirse en parte de la administración cotidiana para que los empleados pudieran comprender cómo su trabajo contribuía a los objetivos estratégicos.
Conecte el cuadro de mando integral con Presupuestos y contabilidad
Uno de los objetivos principales era conectar el cuadro de mando integral con el departamento de contabilidad para respaldar el control y el seguimiento del presupuesto.
Al vincular los indicadores estratégicos con la información financiera, la Administración esperaba evaluar si los recursos y las actividades empresariales estaban contribuyendo a los objetivos de la empresa.
Medir los procesos internos y la satisfacción del cliente
Otro objetivo fue evaluar la eficacia de los procesos internos y determinar cómo contribuían a la satisfacción del cliente.
La empresa planeó utilizar relaciones de causa y efecto para vincular las mejoras en las operaciones y las capacidades de los empleados con los resultados para los clientes y los resultados financieros.
Las áreas de enfoque incluyeron:
- Procesos internos
- Habilidades de los empleados y métodos de trabajo
- Coordinación entre departamentos
- Respuestas a las necesidades del cliente
GB PLUS consideró la satisfacción y la lealtad del cliente como factores que contribuyen al crecimiento de las ventas y a un desempeño financiero más sólido.
Medir el desempeño de la formación, la compensación y las ventas
GB PLUS planificó utilizar BSC Designer para medir la administración de recursos humanos, las actividades de formación y la eficacia de su sistema de compensación.
Esto era particularmente relevante porque los empleados de ventas recibían comisiones. Su desempeño debía supervisarse para calcular bonificaciones y evaluar si las políticas de incentivos respaldaban los objetivos de la empresa.
Las medidas planificadas abarcaban:
- Formación y desarrollo de los empleados
- Políticas de compensación e incentivos
- Desempeño de ventas y cálculos de comisiones
- Desarrollo organizacional y eficacia del personal
Desarrolle el mapa estratégico y los KPIs específicos de la empresa
En el momento del estudio de caso, GB PLUS estaba cerca de completar su mapa estratégico.
La empresa desarrolló sus propios indicadores en lugar de importar un conjunto estándar de KPI. Esto permitió que las medidas reflejaran su estrategia, procesos, clientes y requisitos de administración específicos.
Se seleccionó BSC Designer para realizar el seguimiento de estos indicadores y conectar los objetivos financieros, de clientes, de procesos internos y de aprendizaje dentro del mapa estratégico.
Integración con sistemas de contabilidad y evaluación de crédito
GB PLUS tenía previsto conectar el cuadro de mando integral con sus sistemas existentes:
- Software de contabilidad
- Aplicación de evaluación de crédito
- Infraestructura de datos basada en SQL
Se esperaba que estos sistemas suministraran datos al cuadro de mando integral. Dado que el proyecto aún se encontraba en la fase de configuración, la empresa todavía no había determinado todos los requisitos técnicos.
Plazo de implementación
GB PLUS estableció un plazo de implementación de dos etapas:
- Período piloto de 90 días. El período inicial se asignó a probar el enfoque del cuadro de mando integral y configurar el sistema.
- 60 días para la integración y publicación de datos. La siguiente etapa tenía como objetivo conectar las fuentes de información y publicar los datos del cuadro de mando integral a través del entorno web de la empresa.
El caso práctico original documentó una implementación en curso, antes de que se dispusiera de resultados empresariales medibles.
Lección práctica de la implementación de GB PLUS
El caso muestra la importancia de definir indicadores específicos de la empresa antes de que comience la integración técnica. Un mapa estratégico y una estructura clara de KPIs proporcionan al equipo de implementación un modelo de administración estable para conectarse con los datos de contabilidad, crédito, ventas y recursos humanos.
Lo que dicen los usuarios de BSC Designer
Vea cómo las organizaciones del sector financiero describen su experiencia con la plataforma BSC Designer:
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - Zambia — Finanzas
Nezha (Financial Manager, CD) - Marruecos — Finanzas
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - República Dominicana — Finanzas
Magdalena T. (Accountant) - Uruguay — Finanzas
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - México — Finanzas
Elnur Hasan (CFO, Bank Respublika) - Azerbaiyán — Finanzas
Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - Oriente Medio — Finanzas
Narendra R. (Satin Creditcare) - India — Finanzas | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - España — Finanzas
Pruebe la estrategia y el seguimiento de KPIs con un piloto
Comparta su plan estratégico o cuadro de mando de Excel con el equipo de BSC Designer para explorar cómo los ejecutivos y los equipos de estrategia pueden pasar de informes preparados manualmente a un sistema conectado de ejecución de la estrategia para el seguimiento de la estrategia y los KPIs.
Analice un piloto de estrategia
Utilice un piloto específico para validar la estructura del cuadro de mando, el proceso de elaboración de informes y las conexiones de datos antes de una implementación más amplia en toda la empresa.
BSC Designer es Software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a convertir los planes estratégicos en una arquitectura de estrategia conectada mediante la alineación de objetivos, KPI, iniciativas, riesgos y mapas estratégicos en un solo lugar. Nuestro sistema de implementación de la estrategia explica cómo poner la estrategia en práctica, y la plantilla de taller de ejecución de la estrategia ayuda a los equipos a aplicarla en sesiones internas de estrategia.