Un gran operador portuario de África Oriental reforzó la gobernanza de los KPIs, la trazabilidad del cumplimiento y la alineación de las Partes Interesadas al pasar de cuadros de mando basados en hojas de cálculo a una plataforma integrada de Administración de la Estrategia basada en el Cuadro de mando integral.
Cuadro de mando integral para un operador portuario: Hechos clave
Antes
Los KPIs se realizaban un seguimiento en hojas de cálculo con actualizaciones manuales y sin pista de auditoría.
Después
Los KPIs se gestionaban en una plataforma centralizada de cuadro de mando integral con datos trazables y cuadros de mando alineados.
Perfil de la empresa: Operador de puerto de múltiples terminales de África Oriental
La empresa es un importante grupo portuario de propiedad privada en África Oriental, con múltiples negocios integrados en un ecosistema logístico que conecta los corredores interiores con las rutas marítimas globales.
- Terminales portuarias. Dos terminales de contenedores que operan como un centro unificado.
- Servicios marítimos. Empresa de remolcadores que apoya las operaciones de los buques.
- Logística terrestre. Flota de camiones volquete que apoya el movimiento de carga en el patio y hacia el interior.
- Activos de expansión. Terrenos reservados para el crecimiento futuro de la terminal y la logística.
El grupo emplea directamente a varios miles de personas y respalda decenas de miles de empleos logísticos en los corredores comerciales regionales. Se estima que los ingresos anuales ascienden a cientos de millones de USD, lo que refleja su papel como puerto de entrada para varios países sin litoral de África Oriental.
La organización está estructurada en torno a directores de diferentes unidades operativas, cada uno responsable de sus propios KPIs, mientras que la estrategia y los incentivos deben gestionarse de forma centralizada.
Partes interesadas y requisitos de cumplimiento
Los puertos de África Oriental operan bajo estrictas normas gubernamentales y estándares internacionales de seguridad. Así es como los clientes lo expresan:
“La estrategia se audita. Los bonos dependen de los KPIs. Necesitamos trazabilidad.”
El puerto opera en un ecosistema denso y debe alinear a múltiples partes interesadas, manteniéndose al mismo tiempo en cumplimiento. Durante el proyecto, el equipo de BSC Designer ayudó a actualizar la comprensión de las partes interesadas, sus necesidades y cómo esas expectativas se conectan con la estrategia existente.
- Líneas navieras. Esperan un tiempo de rotación fiable y un servicio predecible.
- Aduanas y agencias gubernamentales. Requieren trazabilidad, seguridad fronteriza y cumplimiento comercial.
- Operadores ferroviarios y de transporte por carretera. Necesitan logística y programación del corredor sincronizadas.
- Sindicatos. Se centran en los estándares de seguridad, la estabilidad de la fuerza laboral y la formación.
- Comunidades locales. Supervisan el impacto ambiental, el tráfico y los efectos en el empleo.
- Organismos reguladores. Hacen cumplir la protección ambiental, las auditorías de seguridad y la transparencia financiera.
En África, el desempeño portuario depende de la infraestructura de transporte interior. Una terminal moderna no puede funcionar de manera eficiente si las carreteras, los ferrocarriles o las aduanas siguen siendo cuellos de botella. Por este motivo, los operadores de transporte del corredor y las agencias viales se incluyeron como partes interesadas clave. Este enfoque es coherente con nuestro caso relacionado sobre la ejecución de la estrategia de la Agencia de Carreteras en África, que muestra cómo los puertos y las agencias de infraestructura necesitan KPIs alineados para mejorar la logística regional.
Problemas de trazabilidad para cuadros de mando gestionados con hojas de cálculo
La empresa ya contaba con un marco de Balanced Scorecard con objetivos, KPIs, frecuencia de actualización y responsables definidos.
Los cuadros de mando realizaban el seguimiento de métricas operativas típicas de las terminales de contenedores:
- Productividad de grúas. Movimientos por hora utilizados para medir la eficiencia del rendimiento de la terminal.
- Tiempo de rotación del buque. Tiempo total en puerto que afecta las decisiones de enrutamiento de la naviera.
- Tasa de ocupación del atraque. Medida de la utilización del atraque y de la planificación de la capacidad.
- TEUs de rendimiento. Indicador del volumen total de carga para el desempeño de la terminal.
Estas métricas se combinaron en índices de incentivos utilizados para calcular bonificaciones. Dado que las bonificaciones dependen del rendimiento, la productividad, las métricas de seguridad y el tiempo de inactividad, los datos de los KPI deben ser verificables con pistas de auditoría.
Sin embargo, las hojas de cálculo causaron problemas:
- Dificultad de mantenimiento. Actualizaciones manuales entre departamentos.
- Brechas de seguimiento. Difícil visualizar tendencias.
- Problemas de trazabilidad. No hay pista de auditoría para los cambios de KPI.
- Problemas de control de versiones. Definiciones de KPI en conflicto.
El equipo utilizó una calculadora de ROI con sus propios datos para estimar el ahorro de tiempo y las ganancias de eficiencia derivadas de la automatización.
Implementar con BSC Designer
La plataforma BSC Designer se introdujo para abordar problemas de gobernanza y escalabilidad en la gestión de KPIs en múltiples unidades portuarias. El principal problema era alinear los KPIs descentralizados, cuyo responsable eran los directores de terminal y de servicios, con una estrategia corporativa unificada.
El cliente resumió claramente este desafío de alineación:
“Los directores tienen sus propios KPIs, pero necesitamos que se gestionen de forma centralizada.”
Cascada del cuadro de mando vinculó el cuadro de mando corporativo con Terminal A, Terminal B, Servicios Marinos, Flota de Camiones y Proyectos de Expansión, de modo que cada director mantuviera la responsabilidad de sus KPIs y, al mismo tiempo, permaneciera alineado con la estrategia del grupo.
Las capacidades adicionales respaldaron la implementación:
- Configuración de la estructura asistida por IA. Estructura organizativa utilizada para generar cuadros de mando alineados.
- Pista de auditoría. Seguimiento del historial de KPI para el cumplimiento.
- Períodos flexibles. Agregación diariamente, mensual, trimestral.
- Integración de datos. Plantillas de Excel para sistemas heredados y APIs para sistemas modernos.
Necesidades de integración de datos
Este puerto necesitaba consolidar datos de varios sistemas operativos para respaldar el seguimiento y la elaboración de informes centralizados de KPIs.
- Sistema operativo de terminal. Datos de manipulación de contenedores y actividad de grúas.
- Sistemas de gestión de activos. Mantenimiento y disponibilidad de equipos desde SAP PM o Maximo.
- Seguimiento de buques AIS. Datos de llegadas de buques y planificación de atraques.
- Sistemas ERP. Indicadores financieros y de RR. HH. vinculados a incentivos.
- Gestión de patio. Métricas de tiempo de permanencia de contenedores y tiempo de rotación de camiones.
Para los sistemas heredados, la integración se implementó mediante plantillas de Excel con columnas preasignadas. Para los sistemas modernos, los datos se conectaron a través de APIs. El puerto también configuró períodos de agregación flexibles, por ejemplo, recopilando datos de grúas diariamente, analizándolos mensualmente y reportándolos trimestralmente.
Alinear la gestión del riesgo con la estrategia
El puerto se enfrentaba a riesgos operativos y ambientales recurrentes que se registraban en diferentes sistemas y procedimientos, lo que dificultaba conectar los incidentes, las acciones de prevención y los objetivos estratégicos.
- Inundaciones. Interrupciones de las operaciones de la terminal relacionadas con el clima.
- Derrames de combustible. Incidentes ambientales que requieren una respuesta rápida.
- Incidentes con carga peligrosa. Riesgos de seguridad en la manipulación de contenedores.
- Daños por tormentas. Tiempo de inactividad de la infraestructura y costes de recuperación.
- Uso excesivo de equipos. Mayor probabilidad de accidentes.
- Colisiones de buques. Incidentes de seguridad marítima que afectan a la capacidad del puerto.
- Incidentes de seguridad laboral. Lesiones de la plantilla y problemas de cumplimiento.
Para abordar esto, el puerto implementó el análisis de riesgo Bow-Tie dentro de BSC Designer, alineando los controles de prevención y mitigación con los objetivos estratégicos y haciendo visible la preparación ante riesgos en los cuadros de mando.
Para cada evento de alto riesgo, se creó un cuadro de mando Bow-Tie dedicado que enumeraba los controles de prevención y mitigación requeridos junto con sus indicadores de desempeño. El desempeño de estos controles se utilizó entonces para cuantificar el valor entregado a las Partes Interesadas identificadas durante el análisis de Partes Interesadas y para alinear las actividades de gestión del riesgo con las partes operativas de la estrategia.
Resultados
El puerto logró mejoras medibles después de implementar una administración del rendimiento centralizada.
- Gobernanza central de KPIs. Los directores mantienen la responsabilidad de los indicadores, mientras que la sede garantiza la alineación entre terminales y servicios.
- Informes listos para auditoría. El historial de KPIs y las aprobaciones respaldan las revisiones del regulador y los cálculos de bonificaciones.
- Mejor preparación para la evaluación comparativa internacional. La estructura de KPIs se alinea con las clasificaciones externas de eficiencia portuaria.
- Reducción del mantenimiento de hojas de cálculo. Las actualizaciones automatizadas sustituyeron la consolidación manual.
- Mayor transparencia entre las partes interesadas. Paneles de control compartidos para terminales, servicios marítimos y socios logísticos.
- Análisis de riesgos estructurado. La modelización Bow-Tie mejoró la visibilidad de los escenarios de incidentes y la planificación de mitigación.
Cómo los puertos pueden alinear los KPIs y el cumplimiento
Las conclusiones de este caso destacan pasos prácticos para que los operadores portuarios mejoren el cálculo de incentivos, garanticen la trazabilidad de los KPIs lista para auditoría y alineen la gestión de riesgos con la estrategia operativa.
- Centralice la gobernanza del cuadro de mando. Mantenga los KPIs por unidad, pero alinéelos a nivel de grupo.
- Garantice datos de KPIs listos para auditoría. Respaldan los cálculos de bonificaciones y las revisiones del regulador.
- Integre los sistemas operativos. Conecte los datos de TOS, ERP, gestión de activos y AIS.
- Analice los riesgos con modelos Bow-Tie. Mejore la preparación y la comprensión de las amenazas operativas.
- Utilice una plataforma profesional como BSC Designer. Habilite cuadros de mando en cascada, la gobernanza de KPIs y pistas de auditoría.
BSC Designer es Software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a convertir los planes estratégicos en una arquitectura de estrategia conectada mediante la alineación de objetivos, KPI, iniciativas, riesgos y mapas estratégicos en un solo lugar. Nuestro sistema de implementación de la estrategia explica cómo poner la estrategia en práctica, y la plantilla de taller de ejecución de la estrategia ayuda a los equipos a aplicarla en sesiones internas de estrategia.