Como proveedor de BSC Designer, software de planificación estratégica, recibimos regularmente Solicitudes de Propuesta (RFP) de los departamentos de compras. En este artículo, me gustaría compartir algunos consejos que ayudarían a las empresas en la elección de software de planificación estratégica.
He estructurado el artículo para cubrir los siguientes temas:
- Clase de software: Balanced Scorecard vs. Planificación Estratégica vs. Seguimiento de Objetivos
- Características clave de herramientas especializadas en planificación estratégica
- Criterios de negocio genéricos a considerar (ritmo de innovación, soporte)
- Matices técnicos para estar preparado
Si crees que hay algunos criterios adicionales, por favor compártelos en los comentarios.
Introducción: ¿Qué es el software especializado en planificación estratégica?
Empecemos con una definición de lo que estamos buscando y lo que no.
Balanced Scorecard vs. Software de planificación estratégica
Comencemos destacando la diferencia entre ‘Balanced Scorecard’ y ‘Software de planificación estratégica’.
Una respuesta sencilla y clara es:
El software Balanced Scorecard automatiza el marco Balanced Scorecard de K&N, mientras que el software de planificación estratégica es un término más general que se refiere a la automatización de una gama más amplia de modelos de negocio.
Para proporcionar una respuesta más específica, examinemos el ecosistema de marcos de planificación estratégica.
Cada marco sugiere su propio enfoque único para descomponer las complejidades del entorno externo e interno. Mientras colocamos el Balanced Scorecard en el segmento de marcos de ejecución de estrategias, existen otros marcos de apoyo, como PESTEL, Five Forces, y Análisis de Stakeholders, que abordan los desafíos de la planificación estratégica desde diferentes ángulos.
Al usar el Balanced Scorecard de K&N en la práctica, necesitas:
- Conectarlo al análisis de factores externos (marco PESTEL),
- Mapear las expectativas de clientes internos y externos (derivadas del análisis de Stakeholders),
- Tener en cuenta la competencia y conectar con algunos cuadros de mando de apoyo (funcionales), etc.
En este sentido, el término “software de planificación estratégica” es una explicación más versátil de lo que una organización está buscando.
OKRs vs. Software de planificación estratégica
Similar al Balanced Scorecard, el marco OKRs ocupa el segmento de ejecución de estrategias en nuestro diagrama. En términos de automatización, se aplican las mismas ideas: en un entorno empresarial real, el marco necesitará entradas de otras herramientas de negocio.
A primera vista, los OKRs pueden parecer completamente diferentes, pero si miramos más allá de la diferencia en la terminología, parece que el marco OKRs puede automatizarse según un modelo típico de objetivos/KPIs/iniciativas.
Otro aspecto a mencionar: dentro de la arquitectura de cuadros de mando estratégicos alineados, las organizaciones pueden seguir varios marcos de ejecución dependiendo del nivel de descomposición. Algunos de nuestros clientes han combinado con éxito el Balanced Scorecard clásico con los ligeros OKRs.
¿Qué marco soporta BSC Designer?
BSC Designer inicialmente se centró solo en el marco Balanced Scorecard. Siguiendo las necesidades cambiantes de nuestros clientes, nos orientamos hacia una solución más integral. Nuestra visión actual de la planificación estratégica se explica en el Sistema de Implementación de Estrategias.
Un breve resumen del Sistema de Implementación es que para una ejecución efectiva de la estrategia, necesitamos comenzar con un análisis de las necesidades de los stakeholders, combinar varios marcos de negocio, desglosar objetivos complejos en tres unidades (objetivos, KPIs, iniciativas), organizar estas unidades en cuadros de mando y, finalmente, alinear los cuadros de mando para formar una estrategia integral.
Seguimiento de Objetivos vs. Software de Planificación Estratégica
Otra fuente de confusión proviene de los especialistas en marketing de software de seguimiento de objetivos.
En un intento de abordar todos los mercados, tienden a presentar sus herramientas como una solución universal para cualquier desafío, incluida la planificación estratégica. Es por eso que puedes encontrar listas de comparación de herramientas de ‘planificación estratégica’ que no mencionan ninguna marca conocida de planificación estratégica, solo herramientas comunes de productividad/comunicación. No te sorprendas; simplemente explora más.
El software de seguimiento de objetivos es efectivo para su área de aplicación, pero puede no alinearse con las necesidades del equipo de estrategia.
Considera la elección de herramientas eléctricas:
Un taladro para pequeñas reparaciones en el hogar no reemplazará al que utilizan los contratistas de construcción.
En este sentido, las herramientas de seguimiento de objetivos son algo que cada miembro de tu equipo debería tener para informar sobre su progreso, mientras que el software especializado en ejecución de estrategias será utilizado principalmente por el equipo de estrategia para ver el panorama general y rastrear las iniciativas estratégicas.
La diferencia entre ‘operacional’ y ‘estratégico’ en este caso no es meramente semántica; también refleja una elección específica de herramientas optimizadas para trabajar con un nivel más alto de incertidumbre dentro del panorama empresarial del dominio de GRC (Gobernanza, Riesgo, Cumplimiento).
Usuarios y roles en la adopción de software de planificación estratégica
Uno de los factores que define el presupuesto designado para la compra de una suscripción de software de planificación estratégica, así como su futura efectividad, es cuántos empleados están involucrados en la planificación estratégica.
Es posible que hayas escuchado la frase de que la estrategia debería ser el trabajo de todos en la organización. Esta afirmación tiene cierto sentido si estamos hablando de la ejecución de la estrategia, pero cuando se trata del desarrollo de la estrategia, los roles de los empleados varían dependiendo de la organización y la madurez de su proceso de planificación estratégica.
Definimos tres niveles de empleados según su participación en la planificación estratégica:
- Nivel 1. Conciencia
- Nivel 2. Contribución
- Nivel 3. Colaboración/Propiedad
Al escalar al nivel de unidad de negocio, departamento u organización, estamos hablando de varios niveles de madurez en la planificación estratégica:
- Nivel 1. Estrategia formal
- Nivel 2. Estrategia en cascada
- Nivel 3. Estrategia colaborativa
Además, con la creciente complejidad de la organización, surge el papel de la Oficina de Gestión de Estrategias.
Características imprescindibles del software de planificación estratégica
Una herramienta de software especializada en planificación estratégica debe soportar de manera nativa estas funciones:
- Gestión y alineación de stakeholders. Identificación de stakeholders e implementación de sus ambiciones estratégicas.
- Mapeo de estrategias. El mapa estratégico de una página derivado del Balanced Scorecard de K&N es una herramienta poderosa para comunicar la estrategia.
- Indicadores de actuación e indicadores de resultado. Mientras cualquier herramienta de seguimiento de objetivos cuantifica el progreso, en la planificación estratégica necesitamos distinguir el progreso relacionado con los factores de éxito (indicadores de actuación) y los resultados (cuantificados por indicadores de resultado).
- Iniciativas. En la planificación estratégica, los objetivos juegan el papel principal; los KPIs y las iniciativas son roles secundarios. Esa es una buena diferenciación para las herramientas de establecimiento de objetivos que se centran en las tareas.
- Alineación o Cascada. En el mejor de los casos, las herramientas de seguimiento de objetivos ven la estrategia como una pirámide donde los elementos de nivel bajo contribuyen a niveles superiores; esto funciona a nivel operacional. A nivel estratégico, la mecánica cambia: a veces es la mencionada conexión jerárquica, a veces son conexiones contextuales. El grado de volatilidad y ambigüedad en la planificación estratégica es mucho mayor, por lo que es posible que necesitemos conectar varias sub-estrategias.
- Gestión de Riesgos. El efecto de la incertidumbre es importante en el dominio de la planificación estratégica; consideramos el riesgo al formular objetivos y trabajar en iniciativas.
Criterios de negocio para la elección
Discutamos algunos criterios de negocio comunes para la elección de software especializado en planificación estratégica.
Ritmo de Innovaciones
En mi artículo sobre innovaciones en Medium, recomendé que las empresas se conviertan en ‘innovadores sistemáticos,’ utilizando como ejemplos a Singapore Airlines y Tesla.
Al hacer una lista corta de soluciones de planificación estratégica, elige proveedores que mejoren regularmente su producto. Busca registros de lanzamientos, anuncios de nuevas versiones en YouTube y discusiones en grupos de usuarios.
Soporte y Capacitación
Tesla no solo lideró la transición a vehículos eléctricos, sino que también cambió el modelo de ventas y posventa, eliminando tarifas innecesarias de los concesionarios locales. Idealmente, el software que vas a usar no debería requerir capacitación específica para comenzar y debería incluir materiales de capacitación interactivos relevantes.
Debería haber alguien en el equipo de soporte que pueda ayudarte, pero tener a alguien que te visite en el sitio podría ser un costo innecesario.
Finalmente, si el software que vas a usar está en la nube, ¿por qué debería el soporte proporcionarse en el sitio?
Negocio Establecido
Continuando con el tema de la innovación y el soporte personalizado, centraría las compras en un grupo de proveedores con al menos 5 años de experiencia en el dominio de la planificación estratégica.
La extensa base teórica de la planificación estratégica limita a los nuevos entrantes a desarrollar rápidamente software profesional.
Soporte de Múltiples Marcos
Evita herramientas que se especializan en un solo marco de planificación estratégica, como OKR, Hoshin Kanri o Balanced Scorecard exclusivamente.
La complejidad del entorno empresarial requerirá que tu organización aborde los desafíos desde diferentes perspectivas, involucrando varios marcos y herramientas de apoyo.
La flexibilidad del software de automatización y su capacidad para adaptarse a varias herramientas de negocio es clave para optimizar el costo total de propiedad.
Testimonios, Reseñas, Opiniones
Los sitios de reseñas como G2 pueden ser útiles, pero en el caso del software de planificación estratégica, no te dejes impresionar por la gran cantidad de reseñas. Entre nuestros competidores, hay empresas de software de planificación estratégica establecidas que no tienen 1000+ reseñas simplemente porque priorizan el desarrollo sobre el marketing.
En el caso de BSC Designer, nuestros clientes potenciales nunca estuvieron interesados en reseñas genéricas; en su lugar, preguntaban sobre la aplicación del software a un dominio empresarial específico o la existencia de referencias de su región. Puedes encontrar y filtrar la información requerida en la sección de historias de clientes.
Criterios técnicos para la elección de software de planificación estratégica
Discutamos algunos criterios técnicos a considerar al elegir software de planificación estratégica. Si planeas usar un conjunto integral de criterios para evaluar a los proveedores potenciales, considera usar la plantilla de cuadro de mando de evaluación disponible en BSC Designer para puntuar a los proveedores.
La Nube es Preferida Sobre el Sitio
A partir de aproximadamente 2014, vimos una disminución en el interés en la implementación de la versión alojada. Después del Covid-19, la mayoría de las empresas prefieren la nube como la forma garantizada de tener siempre acceso a la última versión y eliminar el mantenimiento en el sitio.
A menos que estés en una industria estrictamente regulada, concéntrate en soluciones de planificación estratégica basadas en la nube.
Busca herramientas con:
- Mecanismos adecuados de gobernanza de datos implementados y
- La posibilidad de migrar datos para evitar el bloqueo.
Cualquier empresa con sede en Europa debe proporcionar esta funcionalidad de acuerdo con la regulación de privacidad de datos.
La Web Responsiva es Preferida Sobre las Aplicaciones Nativas
Esta recomendación puede parecer paradójica, pero la práctica muestra que las herramientas web responsivas superan a las aplicaciones nativas a largo plazo. La razón es que mantener el mismo ritmo de desarrollo para varias plataformas (escritorio, web, iOS, Android) es un desafío. Si un proveedor de software busca proporcionar la mejor experiencia en su clase, debería enfocarse en una cosa. De lo contrario, veremos aplicaciones desactualizadas que carecen de funciones importantes en comparación con sus versiones web.
Las empresas móviles primero (como startups fintech, por ejemplo) concentran sus principales esfuerzos de desarrollo en aplicaciones nativas. En el caso del software de planificación estratégica, los teléfonos inteligentes se utilizan principalmente para ver estrategias e ingresar datos rápidamente, mientras que el trabajo principal ocurre en escritorios o tabletas.
Aprende más sobre cómo la aplicación BSC Designer se adapta a las pantallas de los teléfonos inteligentes.
Prepárate para la IA con un Registro Detallado de Auditoría
El estado de desarrollo de la IA aún está lejos de reemplazar a los estrategas, pero es razonable prever que en la próxima década su papel de copiloto interrumpirá la forma en que se crean las estrategias.
Al elegir una herramienta de planificación estratégica, considera la capacidad del software para retener registros de actividad o un registro de auditoría. Hoy, esto puede parecer una característica menor relevante solo para fines de cumplimiento, pero piensa en la gran cantidad de datos relevantes que podría proporcionar a la IA futura.
Imagina una herramienta de IA que entienda y recuerde el razonamiento detrás de todas las decisiones que tomaste, todas las hipótesis estratégicas que validaste, sus resultados, las interdependencias y los factores externos en constante cambio. Imagina una IA que utilice toda esta información para apoyar a tu equipo con las decisiones que tomas hoy.
El estado actual de la IA aún no está ahí, pero es crucial comenzar a recopilar todos los datos relevantes hoy. En la práctica, esto significa digitalizar tu estrategia en primer lugar y usar herramientas digitales para todas las sesiones de discusión de estrategia futuras.
Obtenga más información sobre la funcionalidad de IA en BSC Designer.
Migrar la Estrategia Existente
Una implementación típica de software de planificación estratégica comienza con la migración de la estrategia existente. Lo más probable es que encuentres algunas herramientas de automatización para la migración, como las que tenemos en nuestro software.
En la etapa de compras, es una buena idea proporcionar al proveedor una muestra de tus datos de estrategia en Excel para estimar la posibilidad de importación y la necesidad de algún preprocesamiento de datos.
Conectar con la Fuente de Datos
Un desafío típico al implementar una herramienta de planificación estratégica es conectarla con soluciones empresariales existentes. Es posible crear una conexión perfecta si las herramientas empresariales que usas tienen interfaces para herramientas de terceros.
El requisito de ‘integración completa de la solución XYZ’ no tendrá sentido para el proveedor de software de planificación estratégica. Al trabajar en solicitudes de propuestas, intenta responder estas preguntas:
- ¿Qué herramientas necesitan integrarse con la herramienta de planificación estratégica?
- ¿Esas herramientas tienen acceso a la nube a través de API?
- ¿Qué tipo de datos necesitan compartirse?
- ¿Son datos estructurados/agregados?
Aquí está el diagrama que recomendamos para los usuarios de nuestro software para abordar los desafíos de integración de datos.
En el caso de BSC Designer, tenemos varios conectores que los usuarios pueden aplicar.
Probar las Aguas Creando un Prototipo
Si filtras a los obvios perdedores (las herramientas de establecimiento de objetivos), el conjunto de características presentado por la herramienta especializada en planificación estratégica será similar.
La principal diferencia es cómo se siente el software y si se ajusta a la cultura estratégica que sigues en tu organización.
No hay atajos aquí; la única forma es hacer una lista corta de 3-5 herramientas, registrarse con una versión de prueba e intentar construir un prototipo.
Datos Legados
La implementación de software de planificación estratégica también es una forma de refrescar tu cultura de gestión del rendimiento. No intentes migrar todos tus datos legados a la herramienta. La automatización ayuda a evitar mucho papeleo innecesario. Ve el enfoque promovido por la herramienta, decide qué llevar contigo al nuevo software.
Conclusiones
Las herramientas de planificación estratégica juegan un papel crucial en guiar a las organizaciones a través del período VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad). Estas herramientas están diseñadas para gestionar hipótesis educadas, priorizando la adaptabilidad sobre los planes rígidos.
A lo largo del artículo, exploramos las etapas esenciales del proceso de compras, ofreciendo recomendaciones para facilitar el viaje de toma de decisiones.
Para una mayor discusión sobre tus requisitos para automatizar tu estrategia, por favor revisa las 
diapositivas de presentación oficiales y no dudes en comunicarte con el equipo de BSC Designer.
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias en 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento, incluyendo el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.