La creciente complejidad del entorno empresarial y regulatorio se encuentra entre las tendencias actuales en la disciplina de la estrategia. Estas fuerzas impulsoras están impactando los requisitos para el software de planificación estratégica:
- En lugar de simplemente automatizar los KPIs, las organizaciones ahora buscan integrar la gestión de stakeholders, los controles internos y las funciones de GRC.
- El papel de los proveedores de software de estrategia ha evolucionado de simplemente proporcionar software a educar a los clientes sobre las mejores prácticas en planificación estratégica.
Descargar la Plantilla de Documento RFP: un documento editable de MS Word para solicitar propuestas de proveedores de software de planificación estratégica.
Como proveedor de BSC Designer, software de planificación estratégica, recibimos regularmente Solicitudes de Propuesta (RFP) de los departamentos de compras. En este artículo, me gustaría compartir algunos consejos para ayudar a las empresas a elegir el software de planificación estratégica adecuado.
He estructurado el artículo para cubrir estos temas:
- Clase del software: Cuadro de Mando Integral vs. Planificación Estratégica; OKRs vs. Planificación Estratégica; Seguimiento de Metas vs. Planificación Estratégica
- Características clave de herramientas especializadas de planificación estratégica
- Criterios comerciales genéricos a considerar (ritmo de innovación, soporte)
- Matices técnicos para estar preparados
Si cree que hay algunos criterios adicionales, por favor compártalos en los comentarios.
Introducción: ¿Qué es el software especializado de planificación estratégica?
Comencemos con una definición de lo que estamos buscando y lo que no.
Cuadro de mando integral vs. software de planificación estratégica
Comencemos destacando la diferencia entre el software de ‘Cuadro de Mando Integral’ y el software de ‘Planificación Estratégica’.
Una respuesta sencilla y rápida es:
El software de Cuadro de Mando Integral automatiza el marco de Cuadro de Mando Integral de K&N, mientras que el software de planificación estratégica es un término más general que se refiere a la automatización de una gama más amplia de modelos de negocio.
Para proporcionar una respuesta más específica, examinemos el ecosistema de marcos de planificación estratégica.
Cada marco sugiere su propio enfoque único para descomponer las complejidades del entorno externo e interno. Mientras ubicamos el Cuadro de Mando Integral en el segmento de marcos de ejecución de estrategias, existen otros marcos de apoyo, como PESTEL, Cinco Fuerzas, y Análisis de Partes Interesadas, que abordan los desafíos de la planificación estratégica desde diferentes ángulos.
Cuando se utiliza el Cuadro de Mando Integral de K&N en la práctica, usted necesita:
- Conectarlo al análisis de factores externos (marco PESTEL),
- Mapear las expectativas de clientes internos y externos (derivadas del análisis de partes interesadas),
- Tener en cuenta la competencia y conectarlo a algunos cuadros de mando de apoyo (funcionales), etc.
En este sentido, el término “software de planificación estratégica” es una explicación más versátil de lo que una organización está buscando.
OKR vs. software de planificación estratégica
Similar al Cuadro de Mando Integral, el marco de OKR ocupa el segmento de ejecución de estrategia en nuestro diagrama. En términos de automatización, se aplican las mismas ideas: en un entorno empresarial real, el marco necesitará entradas de otras herramientas de negocio.
A primera vista, los OKR pueden parecer completamente diferentes, pero si miramos más allá de la diferencia en la terminología, parece que el marco de OKR puede ser automatizado según un modelo típico de metas/KPI/iniciativas.
Otro aspecto a mencionar: dentro de la arquitectura de cuadros de mando de estrategia alineada, las organizaciones pueden seguir diversos marcos de ejecución dependiendo del nivel de descomposición. Algunos de nuestros clientes han combinado exitosamente el clásico Cuadro de Mando Integral con los ligeros OKR.
¿Qué marco de trabajo admite BSC Designer?
BSC Designer inicialmente se centró únicamente en el marco de trabajo del Cuadro de Mando Integral. Siguiendo las cambiantes necesidades de nuestros clientes, nos dirigimos hacia una solución más integral. Nuestra visión actual de la planificación estratégica se explica en el Sistema de Implementación de Estrategias.
Un resumen breve del Sistema de Implementación es que para una ejecución efectiva de la estrategia, necesitamos comenzar con un análisis de las necesidades de los interesados, combinar varios marcos de negocio, desglosar objetivos complejos en tres cuantificaciones (objetivos, KPIs, iniciativas), organizar estas cuantificaciones en cuadros de mando y finalmente, alinear los cuadros de mando entre sí para formar una estrategia integral.
Seguimiento de objetivos vs. software de planificación estratégica
Otra fuente de confusión surge de los especialistas en marketing del software de seguimiento de objetivos. En un intento de abordar todos los mercados, tienden a presentar sus herramientas como una solución universal para cualquier desafío, incluida la planificación estratégica. El software de seguimiento de objetivos es efectivo para su área de aplicación, pero puede no alinearse con las necesidades del equipo de estrategia.
| Ejemplos | Trello, Asana, Notion, Jira, Monday.com, Basecamp, Wrike | BSC Designer, Corporater, Cascade, ClearPoint |
| Seguimiento del progreso | Básico como % de finalización | Impulsado por indicadores de rendimiento y cálculos del cuadro de mando usando ponderaciones, funciones de rendimiento, descomposición multinivel, métricas de actuación/resultado |
| Gestión de riesgos | Seguimiento básico de riesgos en una escala cualitativa | Gestión de riesgos según ISO 31000; diagramas de riesgo especializados; seguimiento de probabilidad e impacto a lo largo del tiempo |
| Visualización | Tableros Kanban, diagramas de Gantt, paneles de control | Mapas estratégicos, diagramas de Gantt, paneles de control |
| Gestión de interesados | Limitado a una gestión simple de usuarios | Automatización del análisis y gestión de interesados |
| Marcos de planificación estratégica | Sin soporte especializado | Ecosistema de marcos que están alineados con la estrategia |
| Mejor para | Gestión de proyectos; tareas predecibles; dominios de negocio estables | Planificación a largo plazo; dominios de negocio complejos e impredecibles; alineación estratégica; validación de hipótesis |
Las herramientas de seguimiento de objetivos son algo que cada miembro de su equipo debería tener para informar sobre su progreso, mientras que el software especializado en ejecución de estrategia será utilizado principalmente por el equipo de estrategia para ver la imagen a gran escala y seguir las iniciativas estratégicas. En la planificación estratégica, todavía seguimos los objetivos, pero usamos un conjunto de herramientas muy diferente para hacerlo.
La diferencia entre ‘operativo’ y ‘estratégico’ en este caso no es meramente semántica; también refleja una elección específica de herramientas optimizadas para trabajar con un nivel más alto de incertidumbre dentro del panorama empresarial del dominio GRC (Gobernanza, Riesgo, Cumplimiento).
Usuarios y roles en la adopción de software de planificación estratégica
Uno de los factores que define el presupuesto designado para la compra de una suscripción de software de planificación estratégica, así como su efectividad futura, es cuántos empleados están involucrados en la planificación estratégica.
Usted podría haber escuchado la expresión de que la estrategia debería ser el trabajo de todos en la organización. Esta afirmación tiene algo de sentido si estamos hablando de la ejecución de la estrategia, pero cuando se trata del desarrollo de la estrategia, los roles de los empleados varían dependiendo de la organización y la madurez de su proceso de planificación estratégica.
Definimos tres niveles de empleados dependiendo de su participación en la planificación estratégica:
- Nivel 1. Conciencia
- Nivel 2. Contribución
- Nivel 3. Colaboración/Responsabilidad
Al escalar al nivel de unidad de negocio, departamento u organizacional, hablamos de varios niveles de madurez en la planificación estratégica:
- Nivel 1. Estrategia formal
- Nivel 2. Estrategia en cascada
- Nivel 3. Estrategia colaborativa
Además, con la creciente complejidad de la organización, surge el rol de la Oficina de Gestión de la Estrategia.
Características imprescindibles del software de planificación estratégica
Una herramienta de software especializada en planificación estratégica debería soportar de forma nativa estas funciones:
- Gestión y alineación de los interesados. Identificación de los interesados e implementación de sus ambiciones estratégicas.
- Mapeo de estrategia. El mapa de estrategia de una página derivado del Cuadro de Mando Integral de K&N es una herramienta poderosa para comunicar la estrategia.
- Indicadores de actuación y de resultado. Mientras que cualquier herramienta de seguimiento de objetivos cuantifica el progreso, en la planificación estratégica, necesitamos distinguir el progreso relacionado con los factores de éxito (indicadores de actuación) y los resultados (cuantificados por indicadores de resultado).
- Iniciativas. En la planificación estratégica, los objetivos o metas juegan el papel principal; los KPI e iniciativas son roles secundarios. Eso es un buen diferenciador para las herramientas de establecimiento de objetivos que están centradas en tareas.
- Alineación o Cascada. En el mejor de los casos, las herramientas de seguimiento de objetivos ven la estrategia como una pirámide donde los elementos de nivel bajo contribuyen a niveles superiores; esto funciona a nivel operativo. A nivel estratégico, la mecánica cambia: a veces es la mencionada conexión jerárquica, a veces son conexiones contextuales. El grado de volatilidad y ambigüedad en la planificación estratégica es mucho mayor, por lo que podríamos necesitar conectar varias sub-estrategias.
- Gestión de Riesgos. El efecto de la incertidumbre es importante en el ámbito de la planificación estratégica; consideramos el riesgo al formular objetivos y trabajar en iniciativas.
Criterios de negocio para la elección
Hablemos sobre algunos criterios de negocio comunes para la elección de software especializado en planificación estratégica.
Ritmo de innovaciones
En mi artículo sobre innovaciones en Medium, recomendé que las empresas se conviertan en ‘innovadores sistemáticos’, utilizando a Singapore Airlines y Tesla como ejemplos.
Al seleccionar una solución de planificación estratégica, elija proveedores que mejoren regularmente su producto. Busque registros de lanzamientos, anuncios de nuevas versiones en YouTube y discusiones en grupos de usuarios.
Soporte y capacitación
Tesla no solo lideró la transición a vehículos eléctricos, sino que también cambió el modelo de ventas y posservicio, eliminando tarifas innecesarias de los concesionarios locales. Idealmente, el software que va a utilizar no debería requerir una capacitación específica para comenzar y debería incluir materiales de capacitación interactivos relevantes.
Debe haber alguien en el equipo de soporte que pueda ayudarle, pero tener a alguien que le visite en el sitio podría ser un costo innecesario.
Finalmente, si el software que va a utilizar está en la nube, ¿por qué el soporte debería proporcionarse en el sitio?
Negocio establecido
Continuando con el tema de la innovación y el apoyo personalizado, me centraría en la adquisición de un grupo de proveedores con al menos 5 años de experiencia en el ámbito de la planificación estratégica.
La extensa base teórica de la planificación estratégica limita a los nuevos participantes en el desarrollo rápido de software profesional.
Múltiples marcos de trabajo compatibles
Evite herramientas que se especialicen en un solo marco de planificación estratégica, como OKR, Hoshin Kanri o Cuadro de Mando Integral exclusivamente.
La complejidad del entorno empresarial requerirá que su organización aborde los desafíos desde diferentes perspectivas, involucrando varios marcos de trabajo y herramientas de apoyo.
La flexibilidad del software de automatización y su capacidad para adaptarse a diversas herramientas empresariales es clave para optimizar el costo total de propiedad.
Testimonios, Reseñas, Opiniones
Los sitios de reseñas como G2 pueden ser útiles, pero en el caso del software de planificación estratégica, no se deje impresionar por el gran número de reseñas. Entre nuestros competidores, hay empresas de software de planificación estratégica establecidas que no tienen más de 1000 reseñas simplemente porque priorizan el desarrollo sobre el marketing.
Por ejemplo, Michael Rasmussen, un reconocido analista de GRC, prioriza la experiencia de primera mano con el producto en su investigación:
“Soy un analista a la antigua y he estado haciendo esto por 24 años. Quiero demostraciones en vivo de productos/soluciones, y quiero hablar con referencias de clientes y hacerles preguntas difíciles.”
En el caso de BSC Designer, nuestros clientes potenciales nunca estuvieron interesados en reseñas genéricas; en cambio, preguntaron sobre la aplicación del software a un dominio de negocio específico o la existencia de referencias de su región. Puede encontrar y filtrar la información requerida en la sección de historias de clientes.
Criterios técnicos para la elección de software de planificación estratégica
Discutamos algunos criterios técnicos a considerar al elegir un software de planificación estratégica. Si planea usar un conjunto completo de criterios para evaluar a los proveedores potenciales, considere usar la plantilla de cuadro de mando de evaluación disponible en BSC Designer para calificar a los proveedores.
La nube es la opción preferida sobre el sitio local
A partir de aproximadamente 2014, vimos un descenso en el interés en la implementación de la versión alojada. Después de Covid-19, la mayoría de las empresas prefieren la nube como la forma garantizada de tener siempre acceso a la última versión y eliminar el mantenimiento en el sitio.
A menos que esté en una industria estrictamente regulada, concéntrese en soluciones de planificación estratégica basadas en la nube.
Busque herramientas con:
- Mecánicas adecuadas de gobernanza de datos implementadas y
- La posibilidad de migrar datos para evitar el bloqueo.
Cualquier empresa con sede en Europa debería proporcionar esta funcionalidad de acuerdo con la regulación de privacidad de datos.
Se prefiere la web adaptable sobre las aplicaciones nativas
Esta recomendación puede parecer paradójica, pero la práctica muestra que las herramientas web adaptables superan a las aplicaciones nativas a largo plazo. La razón es que mantener el mismo ritmo de desarrollo para varias plataformas (escritorio, web, iOS, Android) es un desafío. Si un proveedor de software pretende ofrecer la mejor experiencia de su clase, debería enfocarse en una sola cosa. De lo contrario, veremos aplicaciones desactualizadas que carecen de funciones importantes en comparación con sus versiones web.
Las empresas que priorizan el móvil (como startups fintech, por ejemplo) concentran sus principales esfuerzos de desarrollo en aplicaciones nativas. En el caso del software de planificación estratégica, los smartphones se utilizan principalmente para ver estrategias y entradas rápidas de datos, mientras que el trabajo principal ocurre en escritorios o tabletas.
Obtenga más información sobre cómo la aplicación BSC Designer se adapta a las pantallas de los smartphones.
Prepárese para la IA con una pista de auditoría detallada
El estado de desarrollo de la IA todavía está lejos de reemplazar a los estrategas, pero es razonable prever que en la próxima década su papel de copiloto revolucionará la forma en que se crean las estrategias.
Al elegir una herramienta de planificación estratégica, considere la capacidad del software para retener registros de actividad o una pista de auditoría. Hoy, esto puede parecer una característica menor relevante solo para propósitos de cumplimiento, pero piense en la gran cantidad de datos relevantes que podría proporcionar a la futura IA.
Imagine una herramienta de IA que entienda y recuerde el razonamiento detrás de todas las decisiones que tomó, todas las hipótesis estratégicas que validó, sus resultados, las interdependencias y los factores externos en constante cambio. Imagine una IA que utilizará toda esta información para apoyar a su equipo con las decisiones que tome hoy.
El estado actual de la IA aún no está allí, pero es crucial comenzar a recopilar todos los datos relevantes hoy. En la práctica, esto significa digitalizar su estrategia en primer lugar y usar herramientas digitales para todas las futuras sesiones de discusión de estrategia.
Conozca más sobre la funcionalidad de IA en BSC Designer.
Migración de la estrategia existente
Una implementación típica de software de planificación estratégica comienza con la migración de la estrategia existente. Lo más probable es que encuentre algunas herramientas de automatización para la migración, como las que tenemos en nuestro software.
En la etapa de adquisición, es una buena idea proporcionar al proveedor una muestra de los datos de su estrategia en Excel para estimar la posibilidad de importación y la necesidad de algún preprocesamiento de datos.
Conectarse a la fuente de datos
Un desafío típico al implementar una herramienta de planificación estratégica es conectarla a las soluciones empresariales existentes. Es posible crear una conexión fluida si las herramientas empresariales que usted utiliza tienen interfaces para herramientas de terceros.
El requisito de ‘integración completa de la solución XYZ’ no tendrá sentido para el proveedor de software de planificación estratégica. Al trabajar en solicitudes de propuestas, trate de responder estas preguntas:
- ¿Qué herramientas necesitan integrarse con la herramienta de planificación estratégica?
- ¿Tienen esas herramientas acceso a la nube a través de API?
- ¿Qué tipo de datos necesitan compartirse?
- ¿Son datos estructurados/agrupados?
En el caso de BSC Designer, tenemos varios conectores que los usuarios pueden aplicar.
Pruebe las aguas creando un prototipo
Si filtra a los obvios forasteros (las herramientas de establecimiento de metas), el conjunto de características presentado por la herramienta especializada en planificación estratégica será similar.
La diferencia principal es cómo se siente el software y si se ajusta a la cultura estratégica que sigue en su organización.
No hay atajos aquí; la única manera es seleccionar de 3 a 5 herramientas, inscribirse con una versión de prueba y tratar de construir un prototipo.
Datos heredados
La implementación de un software de planificación estratégica también es una forma de renovar su cultura de gestión del desempeño. No intente migrar todos sus datos heredados a la herramienta. La automatización ayuda a evitar mucho papeleo innecesario. Vea el enfoque promovido por la herramienta, decida qué llevar consigo al nuevo software.
Conclusiones
Las herramientas de planificación estratégica juegan un papel crucial en guiar a las organizaciones a través del periodo VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad). Estas herramientas están diseñadas para gestionar hipótesis fundamentadas, priorizando la adaptabilidad sobre los planes rígidos.
A lo largo del artículo, exploramos las etapas esenciales del proceso de adquisición, ofreciendo recomendaciones para facilitar el camino de la toma de decisiones.
Para una discusión más detallada acerca de sus necesidades para automatizar su estrategia, por favor revise las 
diapositivas de la presentación oficiales y no dude en ponerse en contacto con el equipo de BSC Designer.
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Con formación en matemáticas aplicadas y tecnología de la información, aporta una fuerte perspectiva analítica y orientada a sistemas en la gestión de estrategia y desempeño. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias de 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha escrito más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del desempeño, así como el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.