Strategieumsetzungs-Workshop: Leitfaden und Vorlage für Moderatoren

Eine praxisnahe interne Workshop-Vorlage, die Organisationen dabei unterstützt, strategische Pläne auf hoher Ebene in Ziele zu überführen, die klar, messbar und für die Umsetzung bereit sind.

Dieser Workshop kann von Ihrem internen Team durchgeführt werden. Alternativ kann das BSC Designer-Team den Workshop leiten und den Teilnehmenden dabei helfen, die Methodik direkt auf ihren Strategischen Plan anzuwenden.

Workshop-Richtlinien Für Moderatoren

Viele Organisationen verfügen über einen Strategischen Plan, haben jedoch Schwierigkeiten, ihn effektiv umzusetzen. Strategische Pläne enthalten häufig Zielvorstellungen und Initiativen, es fehlt ihnen jedoch an der Klarheit, die erforderlich ist, damit Teams konsequent danach handeln und Fortschritte messen können.

Typische Probleme sind:

• Fehlende Abstimmung mit Interessensvertretern, wenn unklar ist, welchen Interessensvertretergruppen das Ziel dient.
• Vage Ziele, die wie Zielvorstellungen klingen und vor der Umsetzung durch ein Team weiter zerlegt werden müssen.
• Überladene SMART-Ziele, die Ziele, Maßnahmen, Kennzahlen und Zielwerte in einem einzigen Satz zusammenfassen.

Dieser Workshop hilft Teams, ihren Strategischen Plan umsetzungsreif zu machen, indem drei grundlegende Werkzeuge eingesetzt werden:

• Abstimmung mit Interessensvertretern
• Wertebasierte Zerlegung
• Quantifizierung

Workshop-Agenda

Framework-Kompatibilität

Diese Workshop-Vorlage ist rahmenwerkunabhängig. Sie kann mit den meisten Rahmenwerken für strategische Planung und Umsetzung verwendet werden¹, einschließlich:

• Balanced Scorecard
• OKRs (Objectives and Key Results)
• Hoshin Kanri
• Andere zielorientierte Rahmenwerke zur Strategieumsetzung

Workshop-Ergebnisse

Am Ende des Workshops werden die Teilnehmenden mit greifbaren Ergebnissen aus dem Workshop gehen:

• 1–2 überarbeitete strategische Ziele pro Teilnehmergruppe aus dem realen Strategischen Plan der Organisation, so umformuliert, dass sie umsetzungsreif sind;
• Identifizierte Interessensvertreter und Wertversprechen für jedes Ziel (wem das Ziel dient und welcher Wert geschaffen wird);
• Entwürfe einer wertbasierten Zerlegung, die Unterziele und Initiativen auf Maßnahmenebene für jedes Ziel aufzeigen;
• Vorgeschlagene Indikatoren, die jedes Ziel messbar und spezifisch machen;
• Follow-up-Memo zum Workshop mit Verantwortlichen und Überprüfungsdaten, um verbleibende Ziele zu verfeinern und die Verbesserungen umzusetzen.

Workshop-Logistik

• Format: Interner Workshop
• Dauer (Kernworkshop): 5 Stunden (Netto-Arbeitssitzungen) + optional 1 Stunde für Schritt 8 (Strategie-Software)
• Gruppengröße: 5–12 Teilnehmer (empfohlen: 3 Teilnehmer pro Gruppe)

Optionales erweitertes Format

Abhängig vom Hintergrund der Teilnehmenden kann der Workshop zu einem zweitägigen Format erweitert werden:

Schritt 1 — Einführung in die Herausforderungen der Strategieumsetzung

Eine häufig zitierte Statistik besagt, dass bis zu 80 % der Strategien bei der Umsetzung scheitern. Oft liegt der Grund nicht in schlechten strategischen Entscheidungen, sondern in einem strategischen Plan, der schwer zu interpretieren, umzusetzen und konsequent nachzuverfolgen ist.

Ziel dieses Schritts: die Erfahrungen der Teilnehmenden mit dem Thema des Workshops verknüpfen.

Empfohlene Zeit: 15 Minuten.

Anweisungen für Teilnehmer

Arbeiten Sie in kleinen Gruppen und diskutieren Sie die Frage:

„Was macht die Strategieumsetzung in unserer Organisation schwierig?“

Überspringen Sie offensichtliche Antworten wie „fehlendes Budget“. Versuchen Sie, mehrere Muster zu identifizieren, die verhindern, dass die in der Unternehmensstrategie formulierten Ideen in praktische Ergebnisse umgesetzt werden.

Moderator-Anweisungen

Beginnen Sie mit einer kurzen Diskussion darüber, warum Strategien bei der Umsetzung scheitern. Verwenden Sie in diesem Schritt nicht den Strategischer Plan. Konzentrieren Sie sich auf die allgemeine Geschäftserfahrung der Teilnehmer.

• Sammeln Sie Antworten auf Haftnotizen
• Gruppieren Sie sie auf einem Board in Kategorien (Zielklarheit, Abstimmung mit Interessensvertretern, messbare Fortschritte und Ergebnisse usw.).

Reflexions- / Entdeckungsmoment

Stellen Sie die Verbindung zwischen den Erfahrungen der Teilnehmenden und dem Thema des Workshops her.

Selbst starke Strategien scheitern, wenn die Verbindung zu den Interessen der Interessensvertreter verloren geht, wenn Ziele vage und nicht umsetzbar sind oder wenn nicht klar ist, was Erfolg tatsächlich bedeutet.

Schritt 2 — Strategie-Realitätscheck

Unmittelbar nach der einführenden Diskussion führen die Teilnehmenden eine kurze Übung durch, die die Klarheit eines realen strategischen Ziels überprüft. Ziel ist es, schnell aufzuzeigen, warum viele strategische Ziele ohne zusätzliche Struktur schwer umzusetzen sind.

Ziel des Schritts: die Relevanz der Herausforderung anhand von Beispielen aus dem Strategischen Plan veranschaulichen.

Empfohlene Dauer: 30 Minuten.

Anweisungen für Teilnehmer

Arbeiten Sie in kleinen Gruppen und wählen Sie ein reales strategisches Ziel aus dem strategischen Plan Ihrer Organisation aus. Beantworten Sie diese Fragen:

1. Wer ist der primäre Interessensvertreter?
2. Welcher Wert wird für diesen Interessensvertreter geschaffen?
3. Wie wird erwartet, dass der Wert geschaffen wird?
4. Welches Ergebnis würde den Erfolg belegen?

Das Ziel der Übung ist es, offenzulegen, wo dem Ziel die Klarheit fehlt. Wenn die Antwort auf eine Frage nicht offensichtlich ist oder mehrdeutig erscheint, vermerken Sie dies ausdrücklich, anstatt eine Antwort zu erfinden. Schreiben Sie die Antworten auf Haftnotizen, damit sie geteilt werden können.

Anweisungen für den Moderator

• Bitten Sie jede Gruppe, ihre Antworten kurz vorzustellen (5 Minuten).
• Lösen Sie das Problem noch nicht. Lassen Sie Variationen und Unsicherheiten zu.

Reflexion / Entdeckungsmoment

Die meisten Gruppen haben Schwierigkeiten, mindestens eine Frage klar zu beantworten. Nutzen Sie dies, um Folgendes hervorzuheben:

Strategische Ziele klingen oft sinnvoll, es fehlt ihnen jedoch die Klarheit, die für eine konsistente Umsetzung und eine messbare Validierung erforderlich ist.

Dies bereitet die Teilnehmenden auf das als Nächstes vorgestellte Toolkit vor.

Schritt 3 — Toolkit zur Strategieumsetzung

Stellen Sie die drei Werkzeuge vor, die während des gesamten Workshops verwendet werden.

Ziel des Schritts: ein Wechsel von „vorher“ (vage Ziele, schwer umzusetzen) zu „nachher“ (konkrete Ziele, bereit zur Umsetzung, fokussiert auf das, was Interessensvertreter benötigen).

Empfohlene Zeitplanung: 60 Minuten.

Anweisungen für den Moderator

Erklären Sie, dass die Werkzeuge zusammenwirken: Interessensvertreteranalyse → wertbasierte Zerlegung → Quantifizierung. Darauf folgt die Lernschleife, um die Zerlegung und sogar die anfänglichen Ambitionen der Interessensvertreter zu hinterfragen.

• Strategische Ausrichtung der Interessensvertreter. Identifizieren Sie Interessensvertretergruppen und klären Sie die strategische Ambition/den Wert, den sie von dem Ziel erwarten.²
• Wertbasierte Zerlegung. Zerlegen Sie übergeordnete Ziele in kleinere Teilziele, bis sie ein umsetzbares Niveau erreichen und den Wert für die Interessensvertreter widerspiegeln.³
• Quantifizierung. Definieren Sie Indikatoren, die die Bedeutung von Zielen explizit und überprüfbar machen (beginnen Sie mit dem Ziel und wählen Sie dann Metriken).⁴

Anweisungen für Teilnehmende

Jede Gruppe erstellt auf einer Seite:

• Eine Definition eines Interessensvertreters und die damit verbundene strategische Ambition
• Eine Zerlegung der strategischen Ambition bis auf die umsetzbare Ebene
• Mindestens einen Indikator zur Validierung des für Interessensvertreter geschaffenen Werts

Die Gruppen präsentieren ihre vorgeschlagenen Indikatoren und diskutieren, ob die Ergebnisse zur Ausführung bereit sind.

Reflexion / Entdeckungsmoment

Teilnehmer erkennen in der Regel, dass viele Ziele nicht ausreichend spezifisch oder für andere verständlich sind. Diskussionen über Indikatoren helfen dabei, diese Ziele klarer und umsetzbarer zu machen.

Schritt 4 — Strategischen Plan Überprüfen

Nachdem die Teilnehmer das Toolkit verstanden haben, analysieren sie reale Ziele aus ihrem Strategischen Plan und identifizieren die wichtigsten Themen. Das Ziel besteht hier in der Erkennung und Klassifizierung, nicht in einer vollständigen Überarbeitung.

Ziel des Schritts: ein Gesamtbild darüber zu erstellen, wie der bestehende Strategische Plan verbessert werden kann.

Empfohlenes Timing: 30 Minuten.

Anweisungen für den Moderator

Teilen Sie mit den Teilnehmern die Checkliste der schlechten Muster:

• Fehlausrichtung der Interessensvertreter — unklarer Interessensvertreter und/oder unklarer geschaffener Wert
• Vage Ziele — abstrakte Formulierung, die mehrere Interpretationen zulässt
• SMART-Ziele mit gemischten Komponenten — Ziele, die Ergebnisse, Maßnahmen, Kennzahlen, Zielwerte und Fristen in einer Aussage kombinieren

Teilnehmeranweisungen

Jede Gruppe wählt 5 Ziele aus dem Strategischen Plan aus. Identifizieren Sie für jedes die primären Probleme.

• Schreiben Sie das Ziel auf den weißen Haftzettel,
• Kennzeichnen Sie das Ziel mit einem oder mehreren farbigen Haftzetteln: Rot (unklares Ziel), Gelb (gemischte Komponenten), Blau (Fehlausrichtung der Interessensvertreter).
• Bringen Sie sie an einer Tafel an, um Muster zu visualisieren.

Reflektieren / Entdeckungsmoment

Teilnehmer stellen in der Regel fest, dass ein erheblicher Teil der Strategie ohne Klarstellung nicht konsequent umgesetzt und nachverfolgt werden kann.

Schritt 5 — Geführte Praxis: Ziele für die Umsetzung vorbereiten

Die Teilnehmer üben, Stakeholder-Ausrichtung, wertbasierte Zerlegung und Quantifizierung auf ein Ziel anzuwenden.

Ziel des Schritts: Demonstration der Theorie in der Praxis, um den Teilnehmern ein solides Beispiel zu geben, dem sie folgen können.

Empfohlenes Zeitfenster: 60 Minuten.

Anweisungen für den Moderator

Verwenden Sie Beispielziele oder wählen Sie ein Ziel aus der Strategie aus, das repräsentativ, aber nicht politisch sensibel ist.

Beispielziele:

• Digitale Präsenz stärken
• Kundenvertrauen erhöhen
• Mitarbeiterengagement verbessern
• Organisatorische Bereitschaft für Bedrohungen verbessern

Teilnehmeranweisungen

Jede Gruppe:

• Analysieren Sie die Interessensvertreter hinter dem Ziel,
• Zerlegen Sie das Ziel bis auf die umsetzbare Ebene,
• Schlagen Sie mindestens einen wertbezogenen Indikator vor,
• Identifizieren Sie mindestens eine Initiative.

Während der gemeinsamen Präsentation und Diskussion hinterfragen die Gruppen die verbesserten Ziele im Hinblick auf Umsetzungsklarheit und Ausrichtung an den Bedürfnissen der Interessensvertreter.

Reflexion / Entdeckungsmoment

Die Teilnehmer erkennen den Wert der strategischen Zerlegung und Quantifizierung. Während der Diskussion stellen sie möglicherweise fest, dass die vorgeschlagene Zerlegung nicht ausreichend ist und dass die Ergebnisse der Umsetzung nicht unbedingt mit dem erklärten Wert für die Interessensvertreter übereinstimmen. 

Schritt 6 — Bereiten Sie Ziele aus dem Strategischen Plan für die Umsetzung vor

In der letzten Phase des Workshops wählt jede Gruppe 1–2 problematische strategische Ziele aus der Strategie der Organisation aus und formuliert sie mithilfe der Workshop-Methode neu. Ziel ist es, verbesserte Ziele zu erarbeiten, die für die Implementierung bereit sind.

Ziel des Schritts: Wissen in der Praxis anwenden, reale strategische Ziele verbessern.

Mehr erfahren über das Strategy Execution Canvas.

Moderationsanweisungen

Die Übung kann in zwei Formaten durchgeführt werden:

• Verwenden Sie das Strategy Execution Canvas. Die Teilnehmer können ihre Antworten mithilfe der oben dargestellten visuellen Canvas strukturieren. Einige Felder auf der Canvas (wie z. B. Ist-Zustand, Fähigkeiten und Enabler, Annahmen und Risiken) sind optional und können in einem zeitlich getakteten Workshop übersprungen werden.
• Verwenden Sie die Textvorlage. Alternativ können Moderatoren die unten stehende strukturierte Textvorlage verwenden, die sich auf die wesentlichen Elemente konzentriert, die zur Vorbereitung eines Ziels für die Umsetzung erforderlich sind.

Anweisungen für Teilnehmende

Wählen Sie 1–2 Ziele aus, die strategisch wichtig sind und derzeit schwer umzusetzen oder nachzuverfolgen sind. Wenden Sie für jedes Ziel Folgendes an:

• Interessensvertreter-Ausrichtung — identifizieren Sie die primäre(n) Interessensvertretergruppe(n)
• Wertdefinition — klären Sie, welcher Wert geschaffen wird
• Zerlegung — in Teilziele aufteilen (und Initiativen, wo relevant)
• Vorgeschlagene Indikatoren — definieren Sie, wie der Erfolg gemessen und verifiziert wird

Empfohlener Zeitrahmen: 20 Minuten (Gruppenarbeit).

Gruppenpräsentationen

Jede Gruppe präsentiert ihre neu formulierten Ziele. Der Fokus liegt auf Klarheit, Umsetzungsreife und Mehrwert für Interessensvertreter.

Präsentationsformat (pro Ziel):

• Ursprüngliches Ziel (wie geschrieben)
• Neu formuliertes Ziel (umsetzungsreife Version)
• Interessensvertreter + Wert
• Zerlegungszusammenfassung (Teilziele / Initiativen)
• Vorgeschlagene Indikatoren (wie der Erfolg gemessen wird)

Vorgeschlagenes Zeitbudget: 45 Minuten. Wenn es 4 Gruppen oder mehr gibt, präsentieren Sie ein Ziel pro Gruppe, um innerhalb des Zeitbudgets zu bleiben.

Leitfaden für Moderatoren: Leiten Sie die Überprüfungsdiskussion

Nach jeder Präsentation leiten Sie eine kurze, strukturierte Überprüfung. Verwenden Sie Fragen wie:

• Interessensvertreter: Ist der primäre Interessensvertreter klar identifiziert (nicht mit dem Verantwortlichen des Ziels verwechselt)?
• Wert: Erläutert die Wertdefinition, warum dieses Ziel wichtig ist und was sich für den Interessensvertreter verbessert?
• Zerlegung: Sind Unterziele unabhängig, logisch miteinander verbunden und umsetzbar?
• Indikatoren: Überprüfen die vorgeschlagenen Indikatoren Fortschritt und Ergebnisse? Sind sie praktisch messbar?
• Nächste Überprüfung: Welche eine Klarstellung würde dieses Ziel am meisten verbessern (Definition, Datenquelle, Ausgangswert, Zielwert, Verantwortlichkeit, Frühindikatoren/Spätindikatoren)?

Reflexion / Entdeckungsmoment

Heben Sie hervor, was sich geändert hat: Die neu formulierten Ziele sind jetzt leichter konsistent zu interpretieren, mit dem Wert für Interessensvertreter zu verknüpfen und mithilfe von Indikatoren zu validieren – was eine disziplinierte Umsetzung und Nachverfolgung ermöglicht.

Empfohlenes Timing: 10 Minuten.

Schritt 7 — Workshop-Follow-up-Memo

Der letzte Schritt stellt sicher, dass die während des Workshops gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert und in konkrete nächste Schritte überführt werden. Die Teilnehmenden fassen die wichtigsten Ergebnisse zusammen, identifizieren Verbesserungsschwerpunkte im Strategischen Plan und halten die im Workshop neu formulierten Ziele fest.

Ziel des Schritts: die Workshop-Ergebnisse in einem kurzen internen Memo konsolidieren, das Erkenntnisse, verbesserte Ziele und die vereinbarten nächsten Maßnahmen festhält.

Empfohlenes Timing: 30 Minuten.

Teilnehmeranweisungen

Jede Gruppe erstellt ein kurzes „Workshop-Follow-up-Memo“.

Moderator-Anweisungen

• Konzentrieren Sie sich auf praktische Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen, anstatt die Workshop-Theorie zu wiederholen.
• Sammeln Sie die Memos nach dem Workshop, damit sie in einem einzigen Folgedokument zusammengeführt werden können.

Reflexion / Moment der Erkenntnis

Die Teilnehmenden erkennen in der Regel, dass der Workshop nicht nur verbesserte Ziele hervorgebracht hat, sondern auch ein klareres Verständnis struktureller Probleme im Strategischen Plan.

Die Strategieumsetzung verbessert sich, wenn Organisationen den Wert für Interessensvertreter systematisch klären, Ambitionen in umsetzbare Ziele zerlegen und konkrete nächste Schritte dokumentieren.

Schritt 8 — Strategieautomatisierung (optional)

Wenn Ihre Organisation eine strategische Planungssoftware wie BSC Designer verwendet, möchten Sie im letzten optionalen Schritt des Workshops möglicherweise aufzeigen, wie die besprochenen Ideen und deren praktische Umsetzung in die Benutzeroberfläche der Softwareplattform passen.

Ziel des Schritts: Verknüpfung des konzeptionellen Wissens mit der Strategie-Software.

Empfohlene Dauer: 60 Minuten.

Anleitung für den Moderator:

1. Beginnen Sie mit einem Beispiel für das korrekt beschriebene Ziel
2. Definieren Sie eine Ausgangsbasis: wie dies derzeit gemacht wird und welche Aufwände entstehen (z. B. Verwendung von Tabellenkalkulationen, 4 Stunden/Woche, Risiko fehlerhafter Formeln)
3. Nutzen Sie die Softwareplattform, um zu zeigen, wie das Ziel hinzugefügt wird, eine wertbasierte Zerlegung durchgeführt wird, eine Ausrichtung an den Werten der Interessensvertreter erfolgt und wie es quantifiziert wird
4. Erläutern Sie, wie die Leistungsüberwachung und das Lernen in der Plattform automatisiert werden
5. Erläutern Sie, wie die einzelnen Scorecards anhand von Daten und anhand des Kontexts ausgerichtet werden können

Reflexion / Entdeckungsmoment

Ziehen Sie Schlussfolgerungen zu den Zeiteinsparungen bei der Nutzung der Strategieautomatisierungsplattform sowie zur Verbesserung der Qualität der Strategieüberwachung. Verwenden Sie den ROI-Rechner, um die erwarteten Zeiteinsparungen zu visualisieren. Definieren Sie Lernziele für die Plattform, um die Akzeptanz sicherzustellen.

Moderieren Sie Workshops zur Strategieumsetzung

Diese Workshop-Vorlage kann intern von Ihrem Team durchgeführt werden. Alternativ kann das BSC Designer Team den Workshop moderieren und den Teilnehmenden helfen, die Methode direkt auf den strategischen Plan Ihrer Organisation anzuwenden.

• Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung bei der Moderation dieses Workshops in Ihrer Organisation wünschen.