Tabellenkalkulation vs. Spezialisierte Scorecard-Software

Wenn ein Unternehmen eine Business Scorecard erstellen und automatisieren will, steht eine Entscheidung zwischen dem guten alten Excel und spezialisierter Software an. Tabellenkalkulationsprogramme (wie MS Excel oder Google Sheets) erfordern keine lange Einarbeitung und sind in der Regel auf vielen Computern installiert; gleichzeitig bietet professionelle Scorecard-Software einige attraktive Funktionen, ist aber mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Inhalt des Artikels:

Der Sinn dieses Artikels ist es, zu analysieren, in welchem Fall Excel gewinnt und in welchem Fall spezialisierte Software die bessere Wahl sein könnte. Wenn Sie zusätzliche Ideen haben, die Unternehmern bei der Lösung eines Dilemmas helfen können, können Sie diese gerne in den Kommentaren mitteilen.

Wo Excel gewinnt

Scorecard in einer Tabellenkalkulation (wie Excel)

Eine Tabellenkalkulation (wie MS Excel) ist ein ausgezeichnetes Geschäftsinstrument. Es ist auf vielen Computern zu finden, und es ist auch in der Cloud verfügbar. Wenn es um Scorecards/Dashboards/KPIs geht, hat es bestimmte Vorteile und Anwendungsbereiche.

1. Keine Notwendigkeit für zusätzliche Investitionen

Wenn Sie kein Budget für ein neues Programm haben, dann ist Excel eine ausgezeichnete Wahl für die Automatisierung einer Aufgabe. Mit wenigen Klicks kann man eine grundlegende Scorecard mit allen notwendigen Details für die KPIs erstellen, einschließlich Zielwerten, Initiativen und Geschäftskontext. Mit einigen Tricks kann eine grundlegende Scorecard in Excel noch schneller erstellt werden.

2. Einzelbenutzer-Scorecard

Wenn eine Person einen “schwarzen Gürtel” in Excel hat und er/sie der einzige Benutzer der Scorecard ist, dann ist Excel ebenfalls eine gute Wahl. Die Verwendung von Formeln, Registerkarten und Querverweise hilft, alle möglichen Leistungsdaten darzustellen und zu analysieren.

3. Erstellen eines Prototyps

Es gibt keine “Einheitslösungen” für Leistungsbewertung und Management. Bevor man in Automatisierungssoftware investiert, ist es sinnvoll, verschiedene Ansätze auszuprobieren und zu verstehen, welche besser zu den Bedürfnissen der Organisation passen. Tabellenkalkulationssoftware ist ein gutes Testgelände für solche Experimente. Der Prototyp der Scorecard kann später in spezialisierte Werkzeuge wie verschoben werden, wie einige unserer Benutzer es getan haben.

Risiken von Scorecards in Excel und wie man sie vermeidet

Nun wollen wir uns auf einige typische Risiken ansehen, die mit einer Scorecard in einem Tabellenkalkulationsprogramm verbunden sind. Einige von ihnen wurden von unseren Benutzern in den Fallstudien erwähnt.

1. Das Risiko einer Spaghetti-Scorecard

Während jede spezialisierte Scorecard-Software bestimmte Ansätze für die Scorecards diktiert, gibt uns das Tabellenkalkulationsprogramm absolute Freiheit. In einigen Fällen ist das Ergebnis dieser Freiheit eine Spaghetti-Scorecard mit vielen Querverbindungen zwischen Hunderten von Kennzahlen und mehreren Registern. Es wird wahrscheinlich eine Zeit lang funktionieren, aber die nächste Aktualisierung könnte zu einem Albtraum werden. Wenn Sie sich für die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms entscheiden, achten Sie darauf, die Struktur der KPIs einfach zu halten.

2. Historische Daten sind schwer zu verwalten

Wie verändert sich die Kundenbindung im Laufe der Zeit? Warum sind die Verkäufe im Juni dieses Jahres hoch? Wachsen wir schneller als der Markt? Die Analyse von Trends ist eine großartige Quelle für Geschäftseinblicke. Das Problem ist, dass Tabellenkalkulationsprogramme einfach nicht für die Speicherung historischer Daten konzipiert wurden.

Natürlich gibt es einige Wendepunkte, wie das Klonen der Spalte vor der Eingabe neuer Daten, die Aufbewahrung historischer Daten auf einer separaten Registerkarte oder in einem separaten Arbeitsblatt. Diese Tricks werden in kleinem Maßstab funktionieren, aber bei größeren Scorecards wird die Kalkulationstabelle bald zu einem riesigen Monster, das es schwierig macht, die Leistung im Zeitverlauf zu analysieren. Überlegen Sie sich vorher, wie historische Daten gespeichert werden sollen.

3. Die Strategiekarte ist eingefroren

Eine gute Business Scorecard sollte eine Strategiekarte enthalten, die den Zusammenhang der KPIs erklärt. Diejenigen, die Scorecards in Excel erstellen, können eingebaute Zeichenfunktionen verwenden oder eine Strategiekarte in einer Präsentationssoftware wie z.B. Power Point erstellen.

Das Erscheinungsbild mag in diesem Fall sehr professionell aussehen, aber jedes Detail zu ändern, bereitet Kopfzerbrechen. Deshalb bleiben diese visuell ansprechenden Strategiekarten normalerweise bis zur nächsten jährlichen Leistungsüberprüfung unangetastet. Eine Möglichkeit, dieses Spiel in Excel zu gewinnen, besteht darin, die visuelle Karte durch eine Datentabelle oder eine textbasierte Karte zu ersetzen, wodurch sie weniger attraktiv, aber dafür editierbarer wird.

4. Zeitaufwändige KPI-Normalisierung und Gewichtung

In den meisten Fällen werden die Werte der Indikatoren auf verschiedenen Skalen gemessen, und für die Zwecke der weiteren Analyse müssen sie an die gemeinsame Skala angepasst werden. Wenn zum Beispiel der Indikator “E-Mail-Antwortzeit” in Stunden gemessen wird, muss er mit dem Indikator “Zufriedenheitsquote”, gemessen in %, verglichen werden, wofür die “E-Mail-Antwortzeit” normalisiert werden muss, indem man zum Beispiel ihren Wert auf der Skala [0..24 Stunden] darstellt und die Leistung entsprechend berechnet.

Wenige Wochen nach der Implementierung werden die Endbenutzer wahrscheinlich ihre Anforderungen aktualisieren. Die typischen Anforderungen sind:

  • Die Messskala für die Indikatoren kann sich im Laufe der Zeit ändern
  • Betrachten Sie Fälle wie “geringerer Wert bedeutet bessere Leistung”
  • Indikatoren könnten mit unterschiedlicher Gewichtung zur Gesamtleistung beitragen

Es ist keine Hexerei, und die Mathematik ist einfach, aber es ist eine zeitaufwändige Aufgabe, die leicht automatisiert werden kann.

5. Die Notwendigkeit, sich auf den Arbeitsablauf zu einigen

Die meisten Unternehmer sind mit Excel vertraut, so dass es nicht notwendig ist, sie für die grundlegenden Vorgänge zu schulen. Excel ist jedoch kein auf Scorecards spezialisiertes Tool, so dass es keinen festen Arbeitsablauf für die Erstellung von Scorecards und die Dateneingabe bietet. Unternehmen müssen definieren und den Teams mitteilen, wie ein Scorecard-bezogener Workflow verwendet werden soll: wie neue KPIs hinzugefügt werden, wie Daten aktualisiert und validiert werden, wie Änderungen auf der Strategiekarte reflektiert werden, wie über die Leistung berichtet wird, usw.

Wie die Analyse der Geschichte der Software zeigt, geht der Trend zu spezialisierten Werkzeugen.

Wo spezialisierte Scorecard-Software gewinnt

Scorecard in spezialisierter Software

Mit einer spezialisierten Software können Benutzer die Automatisierung verschiedener Aspekte der Business Scorecard erwarten. Zu Beginn bietet jedes Automatisierungswerkzeug einen Rahmen, um eine Scorecard zu erstellen, KPIs zu beschreiben und Leistungsdaten einzugeben.

1. Mehrstufige KPIs

Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie die “Kundenzufriedenheit in %” messen müssen, die mit der “Antwortzeit” und der “Antwortqualität” korreliert, und diese beiden Indikatoren müssen weiter präzisiert werden. Eine solche mehrstufige Struktur ist in Excel möglich, aber ihre Beibehaltung könnte schwierig sein. Mit Automatisierungssoftware sind mehrstufige Scorecards viel benutzerfreundlicher.

2. Strategiekarte mit Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen

Im Gegensatz zu Präsentationssoftware können die meisten Automatisierungstools für Scorecards eine Live-Strategiekarte erstellen, auf der die aktuellen Leistungsdaten visualisiert werden. Einige visuell ansprechende Vorlagen sind im Tool bereits verfügbar, und selbst Benutzer ohne Designkenntnisse können professionelle Karten von Grund auf erstellen.

Wenn Sie keine Strategiekarte benötigen, dann suchen Sie wahrscheinlich nach einer KPI-Software, aber nicht nach einem Balanced Scorecard-Tool.

3. Teamarbeit und Zugriffsverwaltung

Unter dem Dach der “Teamarbeit” ermöglicht es Ihnen die Automatisierungssoftware, Daten in der Cloud zu pflegen, Zugriffsrechte auf die Scorecard und die Indikatoren zuzuweisen und Benachrichtigungen an die Teammitglieder zu senden.

All dies ist in Excel möglich, indem man z.B. eine Tabellenkalkulation in die Cloud stellt oder durch den Austausch von E-Mails mit angehängten Dateien das gleiche Ergebnis erzielt, allerdings mit einem wesentlich höheren Zeitaufwand.

Ein Ding, das die Anwendungsmöglichkeiten von Excel-Tabellen einschränkt, ist die Art und Weise, wie historische Daten behandelt werden. Jeder, der das Recht hat, ein Dokument zu ändern, kann nicht nur neue Informationen eingeben, sondern auch historische Daten ändern. Auf diese Weise kann der Manager nicht sicher sein, dass die in der Tabellenkalkulation gespeicherten Informationen nicht manipuliert wurden. Die Tabellenkalkulationssoftware wurde einfach nicht für diesen Zweck entwickelt.

Wie BSC Designer mit historischen Daten umgeht

In einer spezialisierten Software, wie BSC Designer, können Sie die Rechte der Benutzer zur Änderung historischer oder zukünftiger Daten einschränken. Darüber hinaus können Sie entscheiden, welche Daten als historische Daten betrachtet werden. Sie können beispielsweise den Arbeitsablauf so anpassen, dass die Bearbeitung von Daten möglich ist, die nicht älter als 30 Tage sind, und Werte nur für die nächste Zukunft ändern, d.h. 3 Tage ab dem heutigen Datum.

4. Scorecard auf dem neuesten Stand halten

Spezialisierte Automatisierungswerkzeuge erleichtern die Datenaktualisierung und tragen in vielen Fällen dazu bei, die Dateneingabe zu automatisieren, indem die erforderlichen Informationen direkt aus der Datenbank abgerufen werden.

5. Kaskadierung/Ausrichtung

Business Scorecards sind nicht nur für Topmanager gedacht. Die wichtigen Geschäftsziele müssen mit den Zielen anderer Geschäftsbereiche abgestimmt werden, bzw. diese Geschäftsbereiche müssen aktiv einbezogen werden (in der Praxis gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Organisationen das tun). Die spezialisierte Scorecard-Software bietet ihren Benutzern die eine oder andere Möglichkeit, Kaskadierungen durchzuführen.

Sehen Sie sich 16 kostenlose Beispiele für Balanced Scorecards mit KPIs an, die mit der BSC Designer-Software erstellt wurden

Sehen Sie sichkostenlose Beispiele der Balanced Scorecards mit KPIs, Strategiekarten und Dashboards an, die mit BSC Designer erstellt wurden.

Was Experten sagen

Wir haben einige Anwender von Strategie-Scorecards befragt und unter anderem nach ihrer Meinung zu Automatisierungswerkzeugen gefragt. Hier sind einige der Antworten:

Aus dem Interview mit James Creelman:

Beginnen Sie mit Office-Tools, etc. Wechseln Sie nach etwa einem Jahr zu einem Automatisierungstool für Scorecards. Die Automatisierung ermöglicht es einem Unternehmen, das Beste aus der Scorecard herauszuholen – Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung, Austausch von Best Practices usw.

Aus dem Interview mit Jeroen De Flander:

Ich würde vorschlagen, dass Sie sich entweder für eine Standardsoftwarelösung entscheiden und Ihren Prozess ändern oder die Automatisierung verschieben, bis Sie mit dem zugrunde liegenden Prozess zu 100 Prozent zufrieden sind.

Aus dem Interview mit Juan Carlos Aranibar:

Excel ist ein gutes Werkzeug, um eine Balanced Scorecard-Methodik zu initiieren und zu prototypisieren. In den letzten Versionen stehen ergänzende Funktionen zur Automatisierung der Informationsmodellierung, -extraktion und -visualisierung zur Verfügung. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, strategische Karten als native und andere Aufgaben zu verwalten, die sich mit fortgeschrittenen Dashboards befassen.

Tatsächlich ist Excel kein Werkzeug, um Dashboarding-Funktionen auf anspruchsvolle Weise zu verwalten. Es ist zwar möglich, eine Karte zu zeichnen, die Blasen oder Kreise verbindet, aber es ist komplex, mit ihnen zu interagieren, da Makros und andere Umgehungslösungen benötigt werden, was bedeutet, dass es keine leichte Aufgabe ist, sie zu verstehen und zu pflegen.

Aus diesem Grund ist eine spezialisierte Software die bessere Option, insbesondere wenn eine Leistungskultur ein Paradigma ist, das eine Organisation zu übernehmen versucht.

Aus dem Interview mit Ignacio Castillo:

Ich muss mit großem Stolz sagen, dass das einzige Tool, mit dem wir arbeiten, BSC Designer ist und wir es bei allen unseren Kunden implementieren, und die bevorzugte Version die Cloud-Lösung ist.

Aus dem Interview mit Dan Montgomery:

Gute Visualisierung ist notwendig, um eine gemeinsame strategische Perspektive in Ihrem Team zu schaffen…

Sie benötigen eine gemeinsame Datenbank mit gültigen Informationen, mit einer anpassbaren Benutzeroberfläche, das sie für eine Einzelperson tatsächlich nützlich macht, und gute Präsentationswerkzeuge zur Unterstützung der Konversation und Entscheidungsfindung.

Tabellenkalkulationsprogramme leisten dabei keine gute Arbeit.

Aus dem Interview mit Gavin Lawrie:

Unserer Ansicht nach umfasst eine gut gestaltete Balanced Scorecard eine Auswahl von etwa 20 finanziellen und nicht-finanziellen Messgrößen, die vierteljährlich aktualisiert werden. Die Vorstellung, dass Sie für eine einzelne Balanced Scorecard spezielle Software zur Unterstützung dieser Aktivität benötigen, ist lächerlich. Wir sind der Ansicht, dass für die Berichterstattung über eine einzelne Balanced Scorecard keine spezielle Software erforderlich ist (und manchmal eine Ablenkung darstellt) – die Software ist im Vergleich zu den Alternativen (z.B. Excel) in der Regel teuer und in der Regel nicht viel funktioneller.

Wenn Sie jedoch viele Balanced Scorecards in einer Periode aktualisieren müssen (mehr als fünf, so unsere derzeitige Auffassung), werden automatisierte Lösungen attraktiver. Es hängt jedoch wirklich von Ihrer Organisation ab, und es gibt keine festen Regeln, die Sie befolgen können. Klar ist jedoch, dass keine der (etwa 100) verfügbaren Software-Lösungen Ihnen beim Entwurf einer Balanced Scorecard helfen wird – es handelt sich einfach um Automaten, die die Erstellung von Berichten für den Entwurf einer Balanced Scorecard erleichtern (unabhängig davon, was der Anbieter sagen mag).

Was Benutzer sagen

Einige Benutzer von BSC Designer berichteten über ihre Erfahrungen mit dem Umstieg von Scorecards, die in Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt wurden, auf BSC Designer.

Wir finden BSC Designer ein sehr ergonomisches und intuitives Werkzeug. Es passt sich schnell an die Art und Weise an, wie Sie die Informationsanalyse durchführen. Es ist einfach, schnell und effektiv. BSC Designer hilft, die Verwendung und Pflege selbst erstellter Excel-Tabellenblätter zu vermeiden und produziert professionelle Ergebnisse. Lesen Sie mehr…

Sehen Sie sich das LinkedIn-Profil anEmmanuel Jaunart, Gründer von Mielabelo, Belgien

Wir haben sehr gute Erfahrungen mit BSC Designer gemacht, da dieses Instrument die Implementierung der Balanced Scorecard in unserer Einheit erleichtert hat. Wir haben versucht, eine MS Excel-Tabelle zu entwerfen, aber dieser Ansatz hat sich als schwieriger erwiesen als erwartet. BSC Designer ist daher eine sehr willkommene Lösung, um eine elektronische Version der Balanced Scorecard zu erstellen. Lesen Sie mehr…

Sehen Sie sich das LinkedIn-Profil anPierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, Südafrika

Ich war auf der Suche nach einem Werkzeug, das mir helfen würde, einen Gesamtindex für die Leistung der Supply-Chain-Abteilung zu erstellen. BSC Designer scheint das richtige Werkzeug zu sein – einfach zu benutzen und auch mit anderen zu teilen. Bisher habe ich versucht, etwas Ähnliches in MS Excel vorzubereiten, aber es war zu kompliziert, es mit neuen Daten zu aktualisieren. Ich werde sehen, ob BSC Designer all meine Bedürfnisse erfüllt. Lesen Sie mehr…

Jiri Kratochvil, Manager Lieferkettenprojekte, PMI, Tschechische Republik

Wie man Balanced Scorecards und KPIs in Excel erstellt

Wir erhalten fast jeden Tag die gleiche Frage:

“Wie kann ich eine Balanced Scorecard in MS Excel erstellen?”

Wir haben darüber nachgedacht, ein Tutorial zu erstellen, das alles erklärt, was Sie wissen müssen: die Grundlagen von Excel, Formeln erstellen, Zellen formatieren… Dann wurde uns klar, dass wir ein einstündiges Video-Handbuch erstellen mussten. Und das haben wir getan. Und darüber hinaus haben wir uns für eine einfachere Lösung entschieden.

Unten teilen wir beides:

  • Video-Tutorials für Tabellenkalkulationssoftware
  • Eine einfachere Lösung mit dem automatischen Export von BSC Designer
KPI Scorecard in Excel

Video tutorials: Scorecard in Spreadsheet Software

Tabellenkalkulations-Scorecard mit BSC Designer erstellen

Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Balanced Scorecard in nur zwei Minuten in Excel einrichten können – ohne all diesen Aufwand!

Hier ist, was Sie tun müssen:

1. Holen Sie sich BSC Designer

Gehen Sie zum Download-Bereich und laden Sie die kostenlose Testversion von BSC Designer Pro herunter. Installieren und starten Sie die Software.

Indikatoren in BSC Designer

2. KPI-Scorecard erstellen

Verwenden Sie die Schaltfläche “Indikator hinzufügen” in der Symbolleiste, um die Grundstruktur Ihrer Scorecard zu erstellen, und erstellen Sie dann die Indikatoren, die Ihre Unternehmensleistung in jeder Kategorie überwachen werden.

  • Sie können sogar Unterkategorien für eine mehrstufige Scorecard erstellen. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine vollständige KPI-Scorecard wie diese erstellen.

Neue Indikatoren und Container hinzufügen

3. KPI-Scorecard nach Excel exportieren

Öffnen Sie das Menü “Berichte”, und klicken Sie auf “Export nach MS Excel”.

  • BSC Designer fragt Sie, ob Sie einen leistungsbasierten Bericht oder einen Fortschrittsbericht erstellen möchten. Wählen Sie vorerst einfach die Standardoption

KPI Scorecard nach MS Excel exportieren

4. Ihre KPI-Scorecard ist fertig

Klicken Sie auf OK, und Sie sind fertig! Ihre Scorecard wird in MS Excel exportiert.

KPI Scorecard in Excel

Beachten Sie, dass dies nicht nur ein einfacher Textexport ist. Im Gegenteil enthalten diese Zellen alle Formeln, die Sie benötigen.

KPI Formulas

Wenn Sie den Wert in einer Zelle ändern, werden alle zugehörigen Zellen automatisch aktualisiert.

Wenn ich zum Beispiel meinen Wert für die Leistung einer Gruppe ändere, sehen Sie, dass die Gesamtleistung meines Unternehmens entsprechend aktualisiert wird. Sie können sogar das relative Gewicht eines Indikators ändern, um seine Rolle im Gesamtwert Ihrer Scorecard zu erhöhen oder zu verringern.

Ganz oben sehen Sie sogar eine Zusammenfassung all Ihrer Spitzenkategorien, die Leistung Ihres Unternehmens in jeder einzelnen Kategorie und die Gesamtleistung Ihrer gesamten Scorecard.

Leistungszahlen aktualisieren

Wie lange hat es gedauert, das einzurichten? Weniger als zwei Minuten!

  • Wollen Sie die verwendeten Formeln verstehen? Dann schauen Sie sich den Artikel Scorecard und KPI 101 an.

Es gibt Raum für Verbesserungen

Die Verwendung einer Balanced Scorecard in Excel ist praktisch, da auf den meisten Computern bereits Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm installiert ist.

Das Problem ist, dass Scorecards in Tabellenkalkulationen schwer zu verwalten, aktualisieren und teilen sind.

  • Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen neuen Indikator oder einen neuen Unterindikator hinzufügen! Sie müssten über fortgeschrittene Kenntnisse in MS Excel verfügen.
  • Und was, wenn Sie die Werte einiger Ihrer Indikatoren mit Ihren Kollegen teilen müssen? Das ist möglich, aber sicher nicht praktisch.

MS Excel ist keine Balanced Scorecard-Software; dafür wurde es nicht entwickelt.

Glücklicherweise gibt es eine Alternative, die Sie nichts kostet. Testen Sie einfach die kostenlose Version, BSC Designer Light. Der Funktionsumfang ist begrenzt, aber Sie können damit Ihre Balanced Scorecard entwerfen, aktualisieren und mit anderen teilen. Es ist ein einfacher Einstieg in die Verwendung einer Balanced Scorecard, und es ist eine perfekte Lösung für Einsteiger und kleine Unternehmen.

Eine leistungsfähigere Lösung erhalten Sie mit BSC Designer PRO.

  • Verfolgen Sie Ihre Unternehmensleistung über die Zeit.
  • Analysieren Sie den historischen Wert Ihrer Indikatoren.
  • Planen Sie für die Zukunft.
  • Setzen Sie Ausgangs- und Zielwerte fest, und messen Sie Ihren Fortschritt auf dem Weg zu Ihren Zielen.
  • Passen Sie die Leistungsformeln für Ihre Key Performance Indikatoren an.
  • Importieren und delegieren Sie Indikatoren von einer Ebene Ihrer Organisation auf eine andere, damit Ihr gesamtes Team effektiver zusammenarbeiten kann.
  • Sie können sogar Strategiekarten, Diagramme und Berichte erstellen, so dass Sie Ihre Geschäftsziele planen und Ihre Fortschritte mit Investoren und anderen Interessengruppen teilen können.

Sollten Sie Ihre Scorecard in Excel erstellen oder die BSC Designer-Software verwenden?

Hier ist unsere Empfehlung:

  • Starten Sie mit MS Excel oder mit unserer kostenlosen Version, BSC Designer Light.
  • Gewöhnen Sie sich an die Arbeit mit der Balanced Scorecard. Finden Sie heraus, wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann und welche Automatisierungswerkzeuge Sie eventuell benötigen.
  • Wenn Sie Ihre Bedürfnisse verstanden haben, upgraden Sie auf BSC Designer Online.

Auswahl des Software-Tools für die Balanced Scorecard

Unserer Erfahrung nach rüsten Leute, die die Balanced Scorecard in Excel verwenden, in ein bis zwei Monaten auf unsere Software BSC Designer um. Wir freuen uns also darauf, Sie in ein oder zwei Monaten unter unseren Kunden zu sehen! Wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen, sind wir bereit, Ihnen zu helfen.

Haben Sie noch Fragen? Zögern Sie nicht, in den Kommentaren nachzufragen!

Migration von einer Excel-basierter Scorecard zu spezialisierter Software

Wir diskutierten die Vor- und Nachteile einer Strategie- oder KPI-Scorecard in Excel. Lassen Sie uns besprechen, wie man von einer solchen Scorecard zu einer in einer spezialisierten Software gepflegten Scorecard migriert.

Hier sind einige Themen, die Sie mit Ihrem Team besprechen sollten:

Absolute Gewichtung vs. Relative Gewichtung der Indikatoren

In vielen Scorecards sind die Indikatoren nach ihrer Gewichtung sortiert. Eine Gewichtung zeigt den Einfluss des Indikators auf die Leistung der Scorecard an.

Wenn Sie von Excel zu einem spezialisierten Tool wechseln, stellen Sie sicher, dass das Konzept der Gewichtung, das auf Ihrer alten Scorecard verwendet wurde, mit der Art und Weise übereinstimmt, wie sie in der Software berechnet wird.

Es gibt zwei Ansätze für die Berechnung der Gewichtung:

  • Verwendung der absoluten Gewichtung
  • Verwendung der relevanten Gewichtung (empfohlen)

Was ist der Unterschied? Nehmen wir an, Sie haben eine Scorecard mit mehreren Ebenen wie dieser:

  • Ziel 1
    • Ziel 1.1.
        Ziel 1.1.

      • Indikator 1.1.1
      • Indikator 1.1.2
    • Ziel 1.2
      • Indikator 1.2.1
      • Indikator 1.2.2.
  • Ziel 2
    • Ziel 2.1.
        Ziel 2.1.

      • Indikator 2.1.1
      • Indikator 2.1.2.

Mit dem Ansatz der “absoluten Gewichtung” müssen Sie die Gewichtung aller Indikatoren definieren. Zum Beispiel können Sie sagen:

  • Die Gewichtung des Indikators 1.1.1 beträgt 10%
  • Die Gewichtung des Indikators 1.1.2 beträgt 15%
  • Die Gewichtung des Indikators 1.2.1 beträgt 5%
  • Die Gewichtung des Indikators 1.2.2 beträgt 20%

Das Problem bei diesem Ansatz besteht darin, dass man grundsätzlich in der Lage sein muss, eine quantitative Einschätzung darüber abzugeben, wie alle Indikatoren auf verschiedenen Ebenen miteinander verglichen werden. Wenn Sie nur wenige Indikatoren haben, ist das möglich, aber wenn Sie mehr als 12 Indikatoren haben, machen diese Schätzungen keinen Sinn.

Beim Ansatz der “relevanten Gewichtung” müssen Sie über die Wichtigkeit des Objekts im Vergleich zur Wichtigkeit eines anderen Objekts auf derselben Ebene entscheiden.

Mit anderen Worten könnten Sie sagen:

  • “Indikator 1.2.1” hat eine Gewichtung von 30%, während “Indikator 1.2.2” eine Gewichtung von 70% hat – Sie vergleichen Indikatoren auf gleicher Ebene, nicht alle Indikatoren auf Ihrer Scorecard

Dann fahren Sie mit anderen Gruppen und Ebenen fort:

  • Welches Ziel ist wichtiger? Ziel 1.1 oder Ziel 1.2? Um diese Frage zu beantworten, können Sie die Gewichtung für jedes dieser Ziele definieren.

Letztendlich:

  • Welches Ziel ist wichtiger? Ziel 1 oder Ziel 2?

Wenn man all diese Daten kennt, ist es möglich, den Einfluss jedes einzelnen Indikators auf die Gesamtleistung der Scorecard zu berechnen (die absolute Gewichtung!).

Wenn Sie an der Mathematik, die hinter diesen Berechnungen steht, interessiert sind, lesen Sie den Gewichtungsabschnitt des Artikels zur Scorecard-Berechnung.

Wie Sie sehen können, wird der Ansatz der “relevanten Gewichtung” empfohlen. Dieser Ansatz lässt sich problemlos skalieren, und die Gewichtungszuweisung erfolgt auf natürliche Weise.

Im BSC Designer verfolgen wir für die Indikatoren den Ansatz der relevanten Gewichtung. Sie können die Gewichtung für jedes Element in der Registerkarte “Kontext” festlegen.

Relevante Gewichtung im BSC Designer

Was die absolute Gewichtung betrifft, so ist sie nützlich, wenn Sie einen globalen Blick auf Ihre Scorecard werfen müssen. Im BSC Designer können Sie die absolute Gewichtung in einem speziellen “Gewichtungs”-Diagramm visualisieren.

Überarbeiten Sie die Definitionen der Indikatoren

Betrachten Sie Ihre Scorecard in einer Tabellenkalkulationsdatei oder einem Textdokument.

Haben Sie Indikatoren wie “Steigerung der Kundenzufriedenheit von 70 % auf 80 % innerhalb des nächsten Quartals”?

Solche Indikatoren sind eigentlich eine Mischung aus:

  • Einem Indikator (“Kundenzufriedenheit”)
  • Einem aktuellen Wert (70%) und einem Zielwert für den Indikator (80%)
  • Einem Zeitrahmen (1 Quartal)
  • Optimierungsrichtung (“Zunahme”, nicht “Abnahme”)
  • Maßeinheiten (“%”)

Während dieser S.M.A.R.T.-Ansatz für manuell verwaltete Scorecards funktioniert, müssten wir die Dinge ein wenig bei der Umstellung auf die Automatisierungssoftware ein wenig organisieren.

Aber genau das ist das Ziel von Automatisierungssoftware! Nicht wahr? Wir sprechen darüber ausführlich im vollständigen Leitfaden zu KPIs.

Lassen Sie uns all diese Nuancen in BSC Designer definieren:

  • In der Registerkarte “Daten” können wir den aktuellen Wert (Feld “Wert“), das 80 %-Ziel (Feld “Ziel“) definieren.
  • In der Registerkarte “Leistung” definieren wir, dass wir den Wert des Indikators erhöhen und nicht verringern wollen.
  • In der Registerkarte “Allgemein” definieren wir den Namen des Indikators und seine Maßeinheiten.

Registerkarte "Daten" in BSC Designer

Lassen Sie uns nun auf die Schaltfläche “Werte-Editor” klicken, um den Indikator noch weiter anzupassen:

  • Wir können den Update-Intervall auf “vierteljährlich” setzen, und
  • den Zielwert für das nächste Quartal auf 80 % einstellen

Ein Beispiel für die Definition des Aktualisierungsintervalls für die Kundenzufriedenheit

Wenn Sie planen, Ihre alte Scorecard auf eine spezialisierte Software umzustellen, dann wird die Datenimportfunktion den Übergang wesentlich erleichtern.

Attribute eines Ziels: Rationale, Initiativen, Kommentare, Budgets, Eigentümer

Lassen Sie uns über andere Merkmale einer gut beschriebenen Strategie sprechen.

Wenn Ihre alte Scorecard korrekt gestaltet war, dann haben Sie neben den Zielen/KPIs auch einige der folgenden:

  • Beschreibung – eine detailliertere Erklärung, worum es bei dem Ziel geht und wie ein KPI berechnet wird.
  • Unterstützende Dokumentation – eine ausführlichere Erklärung der Begründung – die Gründe für die Ziele, die Wahl der Kennzahlen.
  • Initiativen – spezifische Aktionspläne, die auf die Ziele und KPIs abgestimmt sind.
  • Kommentare – einige datumsspezifische Notizen Ihres Teams, die die Schwankungen der Kennzahlen erklären und Korrekturmaßnahmen vorschlagen.
  • Andere Attribute wie Budget, Zeitleiste, und Eigentümer.

Ich persönlich halte die Kommentare für den wertvollsten Teil des Strategieumsetzungsprozesses.

Auf diese Weise notiert sich das Team einige wichtige Gedanken, die später ein Hinweis für das Refactoring der Strategie sein könnten.

In der spezialisierten Software bleiben die Zielattribute erhalten. Zum Beispiel in BSC Designer:

  • Der Name des Ziels und seine Beschreibung wird in der Registerkarte “Allgemein” definiert.
  • Die Initiativen helfen, alle anderen Details zu erfassen – die Kommentare, das Budget, den Zeitplan, die Eigentümer und den Link zur unterstützenden Dokumentation.

Initiativen-Dialog im BSC Designer

Was ist in diesem Fall der Vorteil spezialisierter Werkzeuge? Die Daten werden auf besser organisierte Weise gespeichert. Wir können zum Beispiel leicht mehrere verschiedene Initiativen auf ein Ziel ausrichten, den Status der Initiativen bestimmen und sie automatisch auf der Strategiekarte visualisieren.

Ähnlich wie bei den KPI-Daten können Sie Ihre Initiativen mit der Datenimportfunktion importieren, wenn Sie diese bereits in einer Tabellenkalkulation haben.

Kaskadierung: Mehr Personen können einbezogen werden

Es wird auch auf organisatorischer Ebene Veränderungen geben. Mit der Scorecard in einer Tabellenkalkulationssoftware hatten wahrscheinlich nur wenige Personen effektiven Zugang zu den Daten. Dies führt in der Regel zu einer bestimmten Art und Weise, die Kaskadierung der Scorecard zu organisieren.

Fall 5 - Abteilungen senden ihre Leistungsdaten

Wenn Sie eine manuell gepflegte Scorecard hatten, dann war Ihr Kaskadierungsschema höchstwahrscheinlich wie Fall 5, den wir neben anderen Fällen von Kaskadierung diskutiert haben.

Mit Scorecards, die durch spezialisierte Software automatisiert werden, können Sie zu einem adäquateren kaskadierenden Ansatz übergehen. Etwas Ähnliches wurde in Fall 11 besprochen.

 Fall 11 - Die Strategie-Scorecard ist ein Produkt der Diskussion

Dies wird durch flexible Zugriffsrechte erreicht, die in der Software festgelegt werden können. Beispielsweise kann der Zugriff auf die Scorecards, Kennzahlen oder historischen Daten eingeschränkt werden.

Der Vorteil dieser Änderung besteht darin, dass mehr Personen an der gleichen Strategie mitarbeiten können. Ich spreche nicht nur von der Aktualisierung der KPIs mit frischen Daten, sondern davon, dass jede Abteilung ihre eigene detaillierte Strategie hat, die mit der Strategie der obersten Ebene verbunden ist.

Rückwärtskompatibilität: Berichterstattung über die Scorecard

Mit spezialisierter Scorecard-Software können Sie eine neue Art der Datenerfassung und -verarbeitung etablieren.

Dennoch werden einige Mitglieder Ihres Teams es vorziehen, sich die Berichte im alten Format anzusehen. Diese Anforderung ist besonders während der Übergangsphase sinnvoll.

Die Lösung besteht in diesem Fall darin, die spezialisierte Software zu verwenden und die entsprechenden Berichte im Voraus vorzubereiten.

Ein Beispiel für einen Bericht mit laufendem Datum

Beispielsweise können Sie im BSC Designer verschiedene benutzerdefinierte Berichtsprofile erstellen, um diesen Wunsch zu erfüllen. Die Berichte können online präsentiert oder als PDF oder Excel heruntergeladen werden.

Erwartete Ergebnisse

Als Ergebnis des Übergangs von einer manuell gepflegten Scorecard in einer Tabellenkalkulationssoftware zu einer mit einem spezialisierten Tool automatisierten Scorecard können Sie mehr Transparenz und Organisation in der Scorecard erwarten.

Bei BSC Designer haben wir ein kostenloses Abonnement für kleine Projekte, bei dem Sie sich anmelden und sehen können, wie er zu Ihrem Workflow passt. Wie immer wird unser Team Sie gerne unterstützen.

Fazit

Tabellenkalkulationssoftware wie MS Excel ist eine gute Wahl für Ein-Benutzer Business Scorecards mit wenigen Indikatoren. Es hilft, mit den Daten zu spielen und Prozesse zu sortieren, bevor man beginnt, spezialisierte Software einzusetzen. Die Pflege und gemeinsame Nutzung umfangreicher Scorecards ist mit Tabellenkalkulationssoftware zeitaufwändig.

Spezialisierte Scorecard-Tools wie BSC Designer erfordern zusätzliche Investitionen in Form von Abonnementkosten. Solche Tools wurden unter Berücksichtigung eines bestimmten Arbeitsablaufs entwickelt und helfen bei der Automatisierung vieler Routineaufgaben wie Dateneingabe, Erstellung von Strategiekarten, gemeinsame Nutzung von Scorecards, Berichterstattung und Kaskadierung.

Das Gute daran ist, dass man die meisten professionellen Tools kostenlos ausprobieren, mit echten Daten spielen und, wenn etwas nicht gut funktioniert, Daten zurück nach Excel exportieren kann.

Erneut lesen

Ich lade Leser ein, in den Kommentaren ihre Erfahrungen mit der Erstellung von Scorecards in Excel, die Migration von Excel zu spezialisierter Software oder rückwärts oder von den professionellen Tools zur Tabellenkalkulation mitzuteilen.

Experte für Strategie-Scorecards | Trainer | Author

BSC Designer ist eine Balanced Scorecard-Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Strategien besser zu formulieren und den Prozess der Strategieumsetzung mit Kennzahlen greifbarer zu machen.

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