BSC Designer hat CAJA RURAL DE SALAMANCA geholfen, die strategische und Kontrolleffizienz zu verbessern
Es ist ein Jahr vergangen, seit CAJA RURAL mit der Implementierung des Balanced Scorecard-Systems mit dem BSC Designer-Tool begonnen hat. Ein leicht verständliches, aber leistungsstarkes Softwareprodukt wurde zur perfekten Lösung, um den Implementierungsprozess reibungslos zu organisieren. Lassen Sie uns die Erfahrungen prüfen, die AGUSTIN GARCÍA, der Direktor für Planung und Kontrolle, mit uns geteilt hat!
Einführung
CAJA RURAL DE SALAMANCA ist eine große Finanzinstitution in Spanien. Sie bietet eine breite Palette von Finanzdienstleistungen an, darunter Kredite, Kreditkartentransaktionen, Spar- und Girokonten und viele andere. Das Unternehmen zeigte in den letzten Jahren wirtschaftliches Wachstum. Angesichts der großen Anzahl von Aktivitäten innerhalb des Unternehmens und der steigenden Kundenzahl entschied sich das obere Management, das Balanced Scorecard-System zu implementieren. Nach durchgeführter Forschung wurde BSC als perfektes Werkzeug betrachtet, das nicht nur helfen könnte, eine gut organisierte Struktur der Aktivitäten zu schaffen, sondern auch die Unternehmensziele und Perspektiven zu verstehen sowie realistische Erwartungen und Prognosen des zukünftigen Leistungswachstums zu erstellen.
Die Herausforderung
Der Prozess der Lokalisierung von Änderungen, die von den Managern erwartet wurden, dass das Balanced Scorecard-System sie durchführt, hat den Führungskräften des Unternehmens bereits geholfen, das Wesen ihres Geschäfts und dessen Ziele besser zu verstehen. Der vierjährige Implementierungsplan umfasste viele zu erreichende Ziele, darunter:
- Entwicklung der strategischen Abteilung;
- Erstellung eines Aktivitätsdiagramms, um die Perspektiven des Unternehmens zu kartieren (Strategiekarte);
- Überprüfung der strategischen und planenden Tätigkeit, Finden von Früh- und Spätindikatoren;
- Einrichtung des Verknüpfungsprozesses zwischen strategischen und operativen Aktivitäten;
- Überwachung der operativen Tätigkeit, um auf strategische Ziele ausgerichtet zu sein;
- Verbesserung der Unternehmensleistung (als das wichtigste Ziel);
- Und andere.
Als Abteilung, die für Strategie, Planung und Kontrolle verantwortlich ist, begann die Abteilung mit der Bereitstellung der Balanced Scorecard sowie der Auswahl des Tools, das ein nützliches Dashboard präsentieren konnte, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Nach der Durchsicht mehrerer Dashboard-Programme wurde BSC Designer als Werkzeug ausgewählt, das jede benötigte Funktion bereitstellte. Außerdem erwies sich BSC Designer als einfach zu bedienen (was viel Zeit beim Schulungspersonal sparte, wie man die Software verwendet).
Nachdem das Dashboard ausgewählt wurde, begann die Planungs- und Kontrollabteilung mit der Implementierung und zentralisierte die Nutzung des Programms. Die bewerteten Bereiche waren Handel und Marketing, Personalwesen, Allgemeine Intervention, Investitionen, Organisation und Datenverarbeitung. Der Kalender wurde an den Zeitraum der Leistungserbringung der Aktionen jeder Abteilung angepasst. Der Zeithorizont beträgt vier Jahre, aber die Aktionen der Abteilung erfolgen in einem Jahr.
BSC-Designer-Lösung
Der Direktor für Planung und Kontrolle wurde zur Person, die verantwortlich für die Bereitstellung der Informationen für das Programm BSC Designer in Koordination mit einer Arbeitsgruppe war, die den strategischen Plan entwirft und dessen Nachverfolgung durchführt. Die ausgegebenen Informationen wurden von der Zentrale und den Abteilungsleitern genutzt.
Der technische Support wurde im Bereich Planung und Kontrolle realisiert: Ihre Aufgabe war es, auftretende Probleme zu lösen, zusammen mit dem E-Mail- und Telefonsupport-Service von BSC Designer. Zum Beispiel war eines der Probleme die Notwendigkeit von Berichten auf Spanisch; und es wurde erfolgreich in mehreren Tagen gelöst.
Vor einem Jahr, als der Implementierungsprozess begann, wurde entschieden, BSC Designer offline zu verwenden: Die Ziele wurden regelmäßig bewertet und von der Arbeitsgruppe überprüft. Aber das Management denkt über die Möglichkeit nach, die Online-Funktionalität des Programms einzurichten, indem ein Netzwerk von Dashboards geschaffen wird, das das Kaskadenmodell des Managements verbessern und die Zeit und den Aufwand für die Bereitstellung aktueller Informationen reduzieren könnte.
Was die Überwachung von Aktivitäten und Abteilungen betrifft, so führte die für BSC verantwortliche Gruppe eine Analyse der internen Prozesse in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern durch, unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse und begann auch, Informationen für die Kunden-, Innovations- und Lern- sowie Finanzperspektiven zu erhalten, zu sammeln und zu analysieren.
Fachleute von CAJA RURAL nutzten nicht nur das Baumodell des Projekts von BSC Designer, sondern auch einige andere Funktionen, die das Tool bietet. Die am häufigsten genutzten Funktionen waren:
- Importierte Indikatoren: Die Funktion wurde genutzt, um importierte Informationen von der Entität zu konsolidieren;
- Strategiekarte: Die Spezialisten des Unternehmens erstellten eine strategische Karte mit Kausalität, indem sie jedes der strategischen Ziele eingaben;
- Berichte: Das Team nutzte Berichte (sowohl auf HTML- als auch auf MS Excel-Basis) zur Überwachung des strategischen Plans und um die Ergebnisse ihrer Arbeit an die höhere Hierarchieebene (Zentrale) zu berichten. Die am häufigsten genutzten Berichte waren der HTML-Bericht und der Dashboard-Bericht;
- Benutzerdefinierte Formeln: Spezialisten verwenden gelegentlich benutzerdefinierte Formeln (einige Indikatoren benötigten spezielle Formeln zur Berechnung).
Ergebnis
Nach einem Jahr seit dem Startdatum des Implementierungsprozesses des BSC-Systems, bereitgestellt von BSC Designer als Dashboard, hatte das Unternehmen erfolgreich seine strategische Aktivität entwickelt – das wichtige Management-Subsystem, das es dem Unternehmen ermöglicht, die Richtung zu kennen, in die es sich bewegen soll.
Die Abteilung für Planung und Kontrolle, das Team, das für die Implementierung des Systems verantwortlich ist, hatte die Strategie überprüft, die strategischen Ziele und deren Gewichtungen bestimmt. Durch schrittweises Eingeben dieser Informationen in das Projekt von BSC Designer hatte das Team eine klare und genaue Strategiekarte erstellt. BSC hatte es geschafft, spezifische Ziele zu übertragen, die mit der Vision der Finanzinstitution übereinstimmten. Danach begannen die strategischen Ziele, mit Hilfe der Abteilungsleiter in operative Aufgaben übersetzt zu werden. Der Prozess dieser Übersetzung ist noch nicht abgeschlossen, aber das Management hat hervorragende Erwartungen daran.
Bis jetzt befindet sich der aktuelle Implementierungsstand auf der Ebene der Abteilung für Planung und Kontrolle. Alle anderen Abteilungen beginnen erst, unter der Abdeckung des Systems zu arbeiten. Aber BSC hat dem Unternehmen bereits einige Vorteile gebracht. Zum Beispiel ermöglichte es die Standardisierung des strategischen Plans der Einheit für vier Jahre. Außerdem hat Caja Rural zusammen mit dem strategischen Plan und BSC eine strategische Karte erstellt, die die von jeder Abteilung vorgeschlagenen Maßnahmen unterstützt. Dies wird die Ziele des Plans bereitstellen und bewerten.
Für ein großes Unternehmen braucht es Zeit, um ein System oder eine Anwendung zu implementieren; selbst ein neuer Taschenrechner könnte monatelang implementiert werden. Die Balanced Scorecard ist nicht einfach zu implementieren, sie erfordert eine enorme Menge an Arbeit, um die BSC-Karte zu erstellen und sie mit jedem Management-Subsystem zu verknüpfen. Mit anderen Worten, das gesamte Managementsystem sollte gemäß der Unternehmensstrategie überprüft werden. BSC Designer zielt darauf ab, den mutigen Managern zu helfen, die sich entschieden haben, dieses System zu implementieren, indem es ihnen nützliche Werkzeuge bietet, um Zeit- und Ressourcenverschwendung zu verhindern und ihre Arbeit zu erleichtern. Nach Abschluss der Implementierung kann das Programm seine Wartung bereitstellen, Leistungswerte berechnen, die Verknüpfung mit Teilen der Datenbank organisieren und den Prozess der BSC-Funktion in vielerlei Hinsicht automatisieren.
Weitere Beispiele für die Balanced Scorecard
BSC Designer ist eine Software zur Strategieumsetzung, die die Strategieformulierung und -umsetzung durch KPIs, Strategiepläne und Dashboards verbessert. Unser firmeneigenes Strategie-Implementierungssystem leitet Unternehmen bei der praktischen Anwendung der strategischen Planung an.