Für eine effektive Strategiebesprechung besprechen Sie die Ergebnisse des vorherigen Treffens, analysieren Sie aktuelle Leistungslücken und überprüfen Sie neue erkannte Faktoren.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Organisationen bei der Umsetzung ihrer Strategien durch unsere Plattform und Beratung haben wir einen Strategieüberprüfungsprozess entwickelt, der sich als ergebnisorientiert erwiesen hat. Organisieren Sie Ihr Strategietreffen nach diesen Perspektiven:
- Vorbereitung – aktualisieren Sie Leistungskennzahlen und erkennen Sie neue Faktoren.
- 1. Ergebnisse des letzten Treffens rekapitulieren. Folgen Sie den Ergebnissen der letzten Strategieüberprüfung nach.
- 2. Aktuelle Leistungsübersicht. Überprüfen Sie Leistungslücken und führen Sie eine Ursachenanalyse durch.
- 3. Analyse neuer Faktoren. Diskutieren Sie neue Faktoren, die im Geschäftsumfeld auftauchen.
Vorbereitung: Leistungskennzahlen aktualisieren
Voraussetzung: Es wird davon ausgegangen, dass Sie über eine korrekt formulierte und beschriebene Strategie verfügen, bei der die übergeordnete Strategie in funktionale und strategische Scorecards kaskadiert ist, mit einer klaren Aufschlüsselung in Ziele, Initiativen, Kennzahlen und Risiken. Wenn Ihre Strategie noch nicht umgesetzt ist, finden Sie Orientierung in unserem System zur Strategieumsetzung.
Vor der Strategiebesprechung aktualisieren Sie Scorecards mit aktuellen Leistungsdaten:
- Bei manuell aktualisierten Kennzahlen listen Sie die KPIs auf, die aktualisiert werden müssen oder nicht rechtzeitig aktualisiert wurden.
- Listen Sie die Initiativen mit nahenden Fristen auf.
Nutzen Sie Analysemethoden, um Leistungslücken zu identifizieren. Sie sollten sich auf Folgendes konzentrieren:
- Trends identifizieren
- Anomalien erkennen
- Korrelationen finden
- Benchmarking
Vorbereitung: Erkennen Sie neue Faktoren
Erstellen oder aktualisieren Sie funktionale Scorecards mit Fokus auf die strategische Analyse des Geschäftsumfelds:
- Fügen Sie neue externe Faktoren hinzu (PESTEL analysis oder SWOT).
- Ordnen Sie wesentliche Schritte von Wettbewerbern zu (Five Forces Analysis).
- Verfolgen Sie Veränderungen in den Bedürfnissen der Interessensvertreter (Stakeholderanalyse).
- Überprüfen Sie kommende Vorschriften in Bezug auf bestehende Kontrollen (GRC controls Scorecard).
- Erfassen Sie neue Risiken im Kontext der bestehenden Strategie (Risiko-Management Scorecard).
KI-gestützte Tools können in diesem Prozess unterstützen. Beispielsweise können Benutzer von BSC Designer Daten aus bestehenden Analyse-Scorecards übernehmen und die KI bitten, diese mit den neuesten bekannten Trends, Risiken und Vorschriften zu vergleichen.
1. Rückblick auf die Ergebnisse des letzten Meetings
Ein typisches Strategiemeeting endet mit umsetzbaren Hypothesen und Verantwortlichen, die diesen Hypothesen zugewiesen werden. Beginnen Sie das Meeting mit einer kurzen Strategiepräsentation, und folgen Sie dann den Ergebnissen des vorherigen Meetings nach.
Mögliche Fragen, die gestellt werden können:
- Was waren die umsetzbaren Erkenntnisse aus dem letzten Meeting?
- Was wurde umgesetzt? Was sind die Ergebnisse?
- Welche Herausforderungen wurden festgestellt? Wie sollten wir unseren Ansatz überarbeiten?
2. Root-Ursachen-Analyse von Leistungslücken
Besprechen Sie die identifizierten Leistungslücken und Anomalien. Konzentrieren Sie sich während des Meetings darauf, die Ursachen zu analysieren und Hypothesen zu formulieren, die getestet werden sollen.
Aus der Perspektive der Softwareautomatisierung:
- Verwenden Sie Dashboards, um Daten zu visualisieren.
- Formulieren Sie Erkenntnisse als neue Aktionspläne, Hypothesen oder Ziele.
Mögliche Fragen:
- Welche Anomalien wurden erkannt?
- Wo blieb die Leistung hinter den Erwartungen zurück?
- Was sind die möglichen Ursachen?
- Wie ist der allgemeine Trend? Wie ist die Leistung im Quartalsvergleich oder im Jahresvergleich?
- Wie lauten die Ergebnisse des internen und externen Benchmarkings?
3. Analyse neuer Faktoren im Geschäftsumfeld
Verwenden Sie die Ergebnisse der strategischen Analyse, um neue Faktoren zu überprüfen, die das Geschäftsumfeld prägen, wie sich ändernde Bedürfnisse der Interessengruppen, externe Faktoren, Wettbewerber und Risiken.
Fragen, die zu berücksichtigen sind:
- Wie haben sich die Bedürfnisse der Interessengruppen verändert? (Verwenden Sie die Vorlage für Stakeholder-Analyse)
- Wurden neue Chancen erkannt?
- Gibt es neue externe Faktoren, die für unsere Organisation relevant sind? (Verwenden Sie die PESTEL-Vorlage)
- Wurden neue relevante Risiken identifiziert? (Überprüfen und aktualisieren Sie das Risiko-Scorecard-Register)
- Gab es Veränderungen im Verhalten der Wettbewerber? (Verwenden Sie die Vorlage der Fünf-Kräfte-Analyse)
Toolkit zum Verwalten von Erkenntnissen
In jedem Schritt der Überprüfung stellt die Softwareautomatisierung relevante Kontextinformationen bereit und hilft dabei, die bestehende Strategie mit den Erkenntnissen und gewonnenen Einsichten abzugleichen. Die Auswahl der Tools hängt von der Art und dem Umfang der Erkenntnisse ab.
Vor dem Meeting:
- Sammeln Sie Ideen, indem Sie E-Mails an eine dedizierte Adresse senden (in BSC Designer werden solche Ideen als Initiativen abgebildet).
- Bitten Sie die Teilnehmer, ihre KPIs und Analyse-Scorecards zu aktualisieren (siehe den Vorbereitungsschritt).
- Laden Sie relevante Dokumente direkt zu den Zielen oder KPIs hoch, um zukünftige Diskussionen zu erleichtern.
Während des Meetings:
- Notieren Sie bei Leistungsanomalien wertvolle Erkenntnisse als Kommentare zu einem KPI mit dem entsprechenden Datum.
- Fügen Sie für Aktionspläne Kommentare zu den Initiativen hinzu.
- Bildenen Sie neue Erkenntnisse als Hypothesen für die Ziele ab.
- Bildenen Sie neue Metriken und Risiken direkt bei den Zielen in der Scorecard ab.
- Nutzen Sie beim Besprechen von Zielen, KPIs, Dashboards oder Karten das Tool für Direktlinks (besonders nützlich für Online-Meetings).
Baue die Fähigkeit auf, effektive Strategieüberprüfungen durchzuführen
Eine produktive Strategieüberprüfung hängt von mehr ab als von einer Meeting-Agenda. Teams benötigen klare Rollen, disziplinierte Vorbereitung, gemeinsame Methoden zur Interpretation der Leistung und konsistente Routinen für die Nachverfolgung.
Für den übergreifenden organisatorischen Ansatz zur Entwicklung dieser Praktiken siehe Aufbau von Fähigkeiten zur Strategieumsetzung.
Strategiebesprechungen auf der Corporate Governance Scorecard
Aus der Perspektive der Corporate Governance, stellen Sie die Regelmäßigkeit der Strategiebesprechungen sicher und führen Sie nachvollziehbare Aufzeichnungen der Besprechungen.
Zur Verfolgung der Regelmäßigkeit:
- Erstellen Sie auf der Governance Scorecard einen neuen Indikator namens „Regelmäßige Strategiebesprechung“.
- Legen Sie das Aktualisierungsintervall des Indikators auf die erwartete Häufigkeit der Besprechungen fest (in der Regel vierteljährlich).
- Weisen Sie eine verantwortliche Person zu.
- Laden Sie relevante Dokumente zu diesem Indikator hoch (Besprechungsagenda und Zusammenfassung).
Für nachvollziehbare Besprechungsergebnisse:
- Erstellen Sie Berichte, die die Strategiekarte, das Dashboard, Leistungsdaten und Besprechungsnotizen enthalten (das Berichtsformat kann über das Berichtsdialogfeld angepasst werden).
- Zugriff auf den Audit-Trail für ein detailliertes Änderungsprotokoll.
Alexis Savkin ist Strategiearchitekt und Gründer von BSC Designer, einer Softwareplattform zur Strategieumsetzung, deren Kern die Balanced Scorecard bildet. Er unterstützt Organisationen dabei, Strategien in messbare Ziele, KPIs und Initiativen zu übersetzen. Alexis ist der Entwickler des Strategy Execution Canvas, Autor von über 100 Artikeln zu Strategie und Leistungsmessung sowie regelmäßiger Redner.