Das OKR-Framework, idealisiert als leichtgewichtiges Instrument zur Zielsetzung für die Nachverfolgung der ehrgeizigsten Ziele, entwickelt sich zunehmend zu einem universell einsetzbaren Instrument der strategischen Planung.
OKRs - Beispiel. Content:
Die Rolle von OKRs in Der Strategischen Planung
Ursprünglich war OKR ein Zielsetzungs-Framework mit einem Fokus auf eher vage Dekompositionskriterien – ambitionierte/inspirierende Ziele, unterstützt durch einige greifbare Key Results. Heute hat seine Einfachheit dazu geführt, dass Organisationen1 es für die umfassende Strategieplanung und -umsetzung implementieren und damit in Konkurrenz zur Balanced Scorecard und zu Hoshin Kanri treten.
Dennoch lautet die praktische Frage, welche Rolle jede der beiden in der Strategieumsetzung spielen sollte.
In unserem Ökosystem-Diagramm für strategische Planungsframeworks haben wir OKR im Segment Strategieumsetzung neben der Balanced Scorecard und Hoshin Kanri eingeordnet. Hinsichtlich seiner Dekompositionsmethode konzentriert es sich in erster Linie auf die Ursache-Wirkungs-Logik, etwa auf die Verknüpfung von Zielen mit Key Results und das Verbinden von OKRs verschiedener Ebenen.
In OKR finden wir die erforderlichen Bausteine für die Strategiebeschreibung und -umsetzung:
- Definition der Ziele
- Quantifizierung der Ziele mit Key Results
- Definition von Risiken und Aktionsplänen für die Ziele
- Ausrichtung zwischen Zielen und funktionalen Strategien
Durch die Integration von OKR mit Werkzeugen zur Strategiedefinition und gegebenenfalls einigem internem Rebranding kann das Framework leicht so angepasst werden, dass es als primäre Lösung für die strategische Planung eingesetzt werden kann.
OKR – Best Practices
Beginnen wir mit der Darstellung einiger Best Practices für die praktische Umsetzung von OKRs:
- Verfolgen Sie Ergebnisse, nicht nur Outputs.2 Blicken Sie über die unmittelbaren Resultate der Aktivität hinaus, um zu den Ergebnissen zu gelangen, die einen Einfluss auf die Leistung haben.
- Überspringen Sie individuelle OKRs, insbesondere bei kleinen Unternehmen.3 OKRs sollen den Fokus auf Entscheidungen auf hoher Ebene legen, nicht eine Liste von Aufgaben erstellen.
- Verknüpfen Sie das Belohnungssystem nicht mit den OKRs. Mitarbeiter werden einen Weg finden, das System auszutricksen. Nutzen Sie OKRs stattdessen zur Selbsteinschätzung und ersetzen Sie monetäre Belohnungen durch intrinsische Belohnungen.4
- Zielen Sie auf eine Erfolgsquote von 70 % für Key Results ab.5 Dieses Kriterium stellt sicher, dass die Ziele ambitioniert genug waren.
- OKRs müssen innerhalb einer Organisation öffentlich sein.6 Fördern Sie funktionsübergreifende OKRs, bei denen die Ziele eines Teams mit den Zielen eines anderen Teams abgestimmt sind.
- Das OKR-System ist zeitgebunden (in der Regel quartalsweise berichtet) mit wöchentlichen Check-ins.7 Der quartalsweise Planungszeitraum hilft, OKRs agiler zu halten, und unterscheidet sie von der jährlichen strategischen Planung.
Software-Implementierung von OKR
Im Folgenden werden wir einige praktische Ratschläge zur Automatisierung von OKRs mit der Software BSC Designer teilen.
Wir werden über Folgendes sprechen:
- Bereiten Sie den Arbeitsbereich vor für OKRs
- Einrichten von Objectives und Key Results
- Kaskadierung von OKRs und Abstimmung mit anderen Strategie- und funktionalen Scorecards
- Automatisierung regelmäßiger Check-ins und der abschließenden Überprüfung von OKRs
Bereiten Sie den Arbeitsbereich für OKRs vor
Bevor wir spezifische OKRs einrichten, bereiten wir einen Arbeitsbereich vor.
Teammitglieder Onboarden
Fügen Sie Mitglieder Ihres Teams zu BSC Designer als Benutzer hinzu (über Menü > Abschnitt Benutzer) und organisieren Sie sie in Teams.
Weisen Sie einem Benutzer oder einem Team die Rolle als Verantwortlicher für OKRs zu. Verantwortliche erhalten Erinnerungen zu Check-ins sowie andere relevante Benachrichtigungen zu ihren OKRs.
OKR Template. OKR-Transparenz innerhalb einer Organisation
Eine der OKR-Best Practices besteht darin, Team- und individuelle OKRs in der gesamten Organisation sichtbar zu machen. Verwenden Sie in BSC Designer die Teilen-Funktion, um den OKRs geeignete Zugriffsrechte zuzuweisen.
Eine typische Einrichtung ist:
- Alle Benutzerteams haben Nur-Ansicht-Zugriff auf alle OKRs
- Eigentümer haben Änderungsrechte für ihre OKRs
OKR Als Standardvorlage Festlegen
Wenn OKR das wichtigste strategische Planungswerkzeug in Ihrer Organisation ist, können Sie es als Standardvorlage für alle neuen Scorecards festlegen.
- Erstellen und öffnen Sie eine OKR-Scorecard, die Sie als Vorlage für alle neuen OKRs verwenden werden
- Wählen Sie Werkzeuge > Als Vorlage speichern
- Navigieren Sie zu Menü > Einstellungen > Registerkarte Workflow
- Legen Sie unter Scorecard-Vorlagen die erforderliche Vorlage als Standardvorlage für neue Scorecards fest
Planen Sie die OKR-Ablösung
Am Ende des Quartalszeitraums sammeln die OKRs wertvolle Informationen in Form von Initiativen, Begründungen und Leistungsdaten der Key Results.
Wenn es an der Zeit ist, Ihre OKRs neu zu formulieren, erstellen Sie eine Kopie der aktuellen Version (Meine Scorecards > Verwalten > Kopieren), um sie als Referenz für zukünftige Analysen zu verwenden.
Richten Sie Ziele und Schlüsselergebnisse im BSC Designer ein
Im Folgenden erläutern wir die Schritte zum Einrichten von OKRs im BSC Designer, einschließlich:
- Verwenden der OKR-Vorlage
- Einrichten von Zielen
- Einrichten von Schlüsselergebnissen
- Hinzufügen von Initiativen und Risiken
- Anpassen der Leistungsberechnung
Erstellen von OKR aus einer Vorlage
Eine gebrauchsfertige OKR-Vorlage erleichtert die Ersteinrichtung:
- Navigieren Sie zum Abschnitt Meine Scorecards
- Wählen Sie Neu > Neues Projekt > Weitere Vorlagen…
- Wählen Sie OKR aus der Gruppe der Business-Frameworks
OKR-Vorlage. Erstellen Sie ein Ziel
Die OKR-Vorlage enthält bereits einige Vorlagenziele. Wenn Sie ein neues hinzufügen müssen:
- Wählen Sie ein übergeordnetes Element für ein neues Ziel (ein Stammelement oder ein anderes Ziel)
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Hinzufügen
So ändern Sie die Eigenschaften des Ziels:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Allgemein, um den Namen des Ziels zu ändern
- Geben Sie die Beschreibung des Ziels an
- Verwenden Sie das Feld Eigentümer, um einen der Benutzer Ihres Kontos als Eigentümer zuzuweisen
- Klicken Sie auf das Symbol neben dem Zielnamen, um es zu ändern
OKR Template. Erstellen Sie Ein Schlüsselergebnis
Die OKR-Vorlage enthält einige Schlüsselergebnisse, die auf Ziele ausgerichtet sind. Wenn Sie ein neues Schlüsselergebnis hinzufügen müssen:
- Wählen Sie ein Ziel aus
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Hinzufügen
Um die Eigenschaften der Schlüsselergebnisse anzupassen:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Allgemein, um den Namen und die Beschreibung des Schlüsselergebnisses zu definieren
- Wechseln Sie zur Registerkarte Daten, um Schlüsselergebnisse zu quantifizieren, indem Sie den aktuellen Zustand und den gewünschten Zielzustand festlegen
- Wechseln Sie zur Registerkarte Kontext, um den Typ des Schlüsselergebnisses zu definieren
OKR Template. Eine der Best Practices für OKRs besteht darin, Frühindikator- und Spätindikator-Schlüsselergebnisse zu kombinieren:
- Der Typ Spätindikatoren sollte für Ergebnisse verwendet werden, die mit Outcomes zusammenhängen
- Der Typ Frühindikatoren sollte für die Quantifizierung von Aktivitäten verwendet werden
Erstellen Sie Initiativen
Die OKR-Vorlage enthält Initiativen unterschiedlicher Typen, die an Zielen ausgerichtet sind. Sie finden Begründung, Risiko, Erfolgsfaktor, erwartetes Ergebnis und Aktionsplan.
OKR Template. So fügen Sie einem Ziel eine neue Initiative hinzu:
- Wählen Sie ein Ziel aus
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Initiativen neben dem Ziel
- Ändern Sie bei Bedarf den Typ der Initiative
Berechnen Sie die Leistung von Zielen
Standardmäßig wird die Leistung eines Ziels als gewichteter Durchschnitt der Leistung der Key Results berechnet.
So passen Sie die Leistungsberechnung an:
- Wählen Sie ein Ziel aus
- Wechseln Sie zur Registerkarte Leistung, um festzulegen, wie die Leistung des Ziels berechnet werden soll
So ändern Sie die Gewichtung der Key Results:
- Wählen Sie ein Key Result aus
- Wechseln Sie zur Registerkarte Leistung
- Ändern Sie die entsprechende Gewichtung in der Gesamtleistungsbewertung des Ziels
Leistung von Schlüsselergebnissen berechnen
Um die Schlüsselergebnisse vergleichbar zu machen, berechnet der BSC Designer eine normalisierte Leistung. Dabei werden der aktuelle Zustand des Schlüsselergebnisses und eine Messskala (Baseline … Ziel) verwendet, um seine Leistung zu berechnen.
So passen Sie die Leistungsfunktion für ein Schlüsselergebnis an:
- Wählen Sie ein Schlüsselergebnis aus
- Wechseln Sie zur Registerkarte Leistung
- Ändern Sie die Formel im Abschnitt Optimierung
OKR Template. Verwenden Sie beispielsweise „Minimierung“ für den Fall „weniger ist besser“ oder passen Sie die Formel entsprechend spezifischeren Anforderungen an.
Kaskadierung und strategische Ausrichtung von OKRs mit Funktionalen Scorecards
OKRs können in Hierarchien gruppiert werden. Lassen Sie uns besprechen, wie diese Verknüpfungen mit BSC Designer automatisiert werden.
Teilziel
Beim Erstellen eines Ziels wählen wir ein übergeordnetes Element, das ein anderes Ziel sein kann. In diesem Fall erstellt die Software ein Teilziel.
- Wenn es bestehende Ziele gibt, die mit einem anderen Ziel verknüpft werden müssen, verschieben Sie ein Ziel (Drag-and-drop) in ein anderes Ziel.
In beiden Fällen berücksichtigt die Software das Ergebnis des Teilziels automatisch als Key Result für das übergeordnete Ziel.
Querverknüpfungen
In diesem Fall befassen wir uns mit unterschiedlichen Zweigen von Zielen. Ein Ziel aus einem Zweig sollte als Key Result zu einem Ziel in einem anderen Zweig beitragen.
So verknüpfen Sie Ziele auf diese Weise:
- Wählen Sie ein Ziel aus, das die Rolle des Key Result übernimmt
- Wählen Sie Werkzeuge > Kopieren
- Wählen Sie ein Ziel aus, das das Key Result übernimmt
- Wählen Sie Werkzeuge > Einfügen
- Klicken Sie bei Aufforderung auf die Schaltfläche Verknüpfen
Scorecard-übergreifende Verknüpfungen
Ähnlich wie im vorherigen Fall der Querverknüpfung, aber das Ziel, das als Schlüsselergebnis für ein anderes Ziel dienen soll, befindet sich in einer anderen Scorecard.
Die Schritte zum Verbinden von Schlüsselergebnissen und Zielen sind ähnlich:
- Öffnen Sie eine Scorecard mit einem Ziel, das die Rolle des Schlüsselergebnisses übernehmen soll, und wählen Sie das Ziel aus
- Klicken Sie auf Werkzeuge > Kopieren
- Öffnen Sie eine Scorecard mit einem Ziel, das Schlüsselergebnisse übernehmen soll
- Klicken Sie auf Werkzeuge > Einfügen
- Klicken Sie bei entsprechender Aufforderung auf die Schaltfläche Verknüpfen für das Element
Nach derselben Logik können wir OKR-basierte Scorecards mit Strategien in der Balanced Scorecard sowie mit funktionalen Scorecards verknüpfen.
Check-ins und Überprüfung von OKRs
Nutzen Sie OKRs wöchentlich, um sich auf die Ziele mit hoher Priorität zu konzentrieren. Im BSC Designer gibt es einige Automatisierungsfunktionen, die helfen werden.
Automatisieren Sie Die Check-In-Frequenz
Die Überprüfungsfrequenz wird über die für die Key Results verwendeten Aktualisierungsintervalle automatisiert.
- Eigentümer der OKR erhalten automatische Benachrichtigungen über bevorstehende Check-ins (Aktualisierungen) für die Key Results.
In der OKR-Vorlage ist das Standard-Aktualisierungsintervall für die Key Results auf „monatlich“ festgelegt (siehe Werkzeuge > Optionen > Standard-Aktualisierungsintervall). Falls erforderlich, kann dies über den Werte-Editor für bestimmte Key Results angepasst werden.
OKR Template. Bewertung von Schlüsselergebnissen zuweisen
Um einem Schlüsselergebnis eine Bewertung zuzuweisen:
- Wählen Sie das entsprechende Datum (Quartal) im internen Kalender aus
- Wählen Sie ein Schlüsselergebnis aus
- Wechseln Sie zur Registerkarte Daten
- Geben Sie die aktuelle Bewertung in das Feld Wert ein
Verwenden Sie den Werte-Editor, um die aktuellen Bewertungen zu prüfen, sowie den Audit-Trail zu den vorgenommenen Änderungen zu konsultieren.
Kommentieren Sie Die Ergebnisse
Warum verbessern sich einige OKRs nicht wie erwartet? Was können wir für den nächsten Zeitraum besser machen?
OKR-Vorlage. Klicken Sie in BSC Designer auf das Kommentar-Symbol (neben der Bewertung des Key Results), um Ihre Gedanken zu den aktuellen Ergebnissen und Erkenntnisse für den nächsten OKR-Zyklus festzuhalten.
Direkter Link zu OKRs
Während Strategiediskussionen müssen Sie möglicherweise auf ein bestimmtes Ziel, ein Key Result oder eine Initiative verweisen. Verwenden Sie das für diese Elemente verfügbare Verknüpfungswerkzeug, um einen direkten Link zu erstellen.
Visualisieren Sie Ziele auf der Karte
BSC Designer visualisiert OKRs automatisch auf der Strategie-Karte.
- Die Ziele werden als Rechtecke innerhalb der Perspektiven visualisiert
- Die Key Results werden als Linien in Grau (Spätindikator-Ergebnisse) und Grün (Frühindikator-Aktivitäten) visualisiert
- Die Initiativen werden mit dem entsprechenden Initiative-Symbol visualisiert
OKRs - Example. Standardmäßig visualisiert BSC Designer alle Ziele auf der Karte. Um den Detaillierungsgrad zu begrenzen:
- Wählen Sie ein Ziel auf der Strategie-Karte aus
- Verwenden Sie die Schaltflächen Fold / Unfold (blaue Schaltflächen mit den Symbolen + und -)
Um die Visualisierung ausgewählter OKRs auf der Karte zu beenden:
- Wechseln Sie zur Registerkarte KPIs
- Wählen Sie ein Ziel aus
- Wechseln Sie zur Registerkarte Kontext
- Verwenden Sie die Einstellung Auf der Strategiekarte anzeigen
Visualisieren von Key Results und Initiativen im Dashboard
Das Standard-Dashboard der OKR-Vorlage listet alle im OKR verfügbaren Initiativen auf.
- Fügen Sie das Gantt-Diagramm hinzu, um Initiativen zu visualisieren, die ein Start- und Enddatum haben
- Fügen Sie relevante Diagramme für die Key Results hinzu
OKRs - Example. Geplante Berichte
Planen Sie einen wöchentlichen/monatlichen Bericht, den das System als PDF-Datei mit dem aktuellen OKR-Status, einem Export der aktuellen Strategie-Karte und dem Dashboard an wichtige Stakeholder senden kann.
Schlussfolgerungen
Das agile OKR-Framework passt sich perfekt an das Geschäftsumfeld an, das durch hohe Volatilität und Komplexität geprägt ist.
Mit korrekt definierten und automatisierten OKRs können sich Organisationen auf ihre Prioritäten konzentrieren und schnell aus Fehlern lernen.
Zu den wichtigsten Schritten der OKR-Implementierung gehören:
- Vorbereiten des Arbeitsbereichs
- OKRs einrichten
- Kaskadierung
- Check-ins und Überprüfung automatisieren
- Geschichten über Triumph und Scheitern und Momente dazwischen, What Matters, Zugriff am 26. Oktober 2023. ↩
- Five Mantras for the OKRs Coach, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Objectives and Key Results), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- The Four Intrinsic Rewards that Drive Employee Engagement, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Transparency: How OKRs Can Restore Public Trust, 2019, What Matters ↩
- How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkin ist Strategiearchitekt und Gründer von BSC Designer, einer Softwareplattform zur Strategieumsetzung, deren Kern die Balanced Scorecard bildet. Er unterstützt Organisationen dabei, Strategien in messbare Ziele, KPIs und Initiativen zu übersetzen. Alexis ist der Entwickler des Strategy Execution Canvas, Autor von über 100 Artikeln zu Strategie und Leistungsmessung sowie regelmäßiger Redner.