OKR-Framework für Zielsetzung und Selbsteinschätzung

OKR ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, um greifbare Ziele zu setzen und die erreichten Ergebnisse zu bewerten.

Das Objectives and Key Results Framework (OKR-Framework) wird heutzutage immer beliebter. Es wurde von Intel, Google, LinkedIn und anderen eingeführt. Es ist schlank, transparent und soll weniger voreingenommen sein. Schlüsselergebnisse machen Ziele quantifizierbar und greifbarer.

Quelle: OKR-Vorlage.

Hier sind die Hauptthemen dieses Artikels:

• Was ist OKR? Geschichte und Schlüsselprozesse.
• Selbstbeurteilung – Verwendung von OKR für die Selbstbeurteilung von Mitarbeitern
• Warum OKR? Beispiele für die Verwendung von OKR.
• Verbesserung von OKR – Nicht nur Ergebnisse, sondern Führungsfaktoren
• Verbesserung von OKR – Verknüpfung von Zielen mit der Strategie
• OKR vs. BSC – der Unterschied zwischen dem OKR- und Balanced Scorecard-Framework.
• OKR-Framework Checklist – Die unverzichtbaren Komponenten von OKR

Geschichte von OKR

Die Idee, ein Unternehmen zu führen, indem man sich auf konkrete Ziele konzentriert, ist nicht neu:

• Bereits 1954 führte Peter Drucker in „The Practice of Management“ das Management by Objectives (MBO) ¹ ein.

ein

• In den 1970er Jahren beschäftigte sich Intel mit OKR-Praktiken ². Damals arbeitete John Doerr unter der Leitung von Andy Grove mit OKR.
• Später stellte John Doerr OKR dem Führungsteam von Google vor ³.

Heute umfasst die Liste der Unternehmen, die OKR nutzen ⁴ Amazon, Intel, Google, LinkedIn, Oracle, Salesforce.com. Natürlich ist es aber schwer zu sagen, ob das Schlagwort in verschiedenen Organisationen dasselbe bedeutet.

Was ist ein typisches OKR-System?

Das OKR-Framework ist recht flexibel. Es gibt kein offizielles „Manifest“ für OKR, und Unternehmen wird geraten, es an ihre Kultur anzupassen. Dennoch gibt es einige gemeinsame Merkmale.

• Anfangspunkt: OKR ist ein Rahmen für die Festlegung von Zielen und die Messung von Ergebnissen
• Größter Nutzen: Das OKR-Framework hilft bei der Kommunikation und Priorisierung von Zielen
• Ziele sind qualitative Ziele (Träume)
• Schlüsselergebnisse sind quantitative Ergebnisse (Kennzahlen)
• In der Regel gibt es jeweils 3-4 Ziele und 3-5 Ergebnisse
• Das OKR-System ist zeitgebunden (in der Regel vierteljährlich berichtet)
• OKRs sind für die persönliche, Team- und Unternehmensebene
• OKRs müssen innerhalb einer Organisation öffentlich sein
• Das OKR-System ist nicht mit der direkten Leistungsbeurteilung verbunden (OKR sollte nicht der einzige Teil davon sein)

OKR-Prozess

Der OKR-Prozess ist relativ leicht. Während sich die endgültige Implementierung von Organisation zu Organisation unterscheidet, können vier gemeinsame Schritte definiert werden.

Selbsteinschätzung der Mitarbeiter mit OKR

Können wir OKR verwenden, um Mitarbeiter zu bewerten? Die Antwort lautet „ja“ und „nein“.

• Nein, das Management sollte OKR nicht zur Bewertung von Mitarbeitern verwenden
• Ja, Mitarbeiter können OKR verwenden, um Selbsteinschätzungen durchzuführen

Was passiert, wenn das Management OKR dennoch für die Leistungsbewertung verwenden will? Hier sind einige mögliche Szenarien.

Das Unternehmen wird erkennen, wer den größten Beitrag geleistet hat und entsprechend vergüten.

durchzuführen.

Szenario	Erwartungen	Realität
(A) Manager verknüpfen OKR fest mit Vergütungsplänen	Mitarbeiter werden einen Weg finden, das System zu manipulieren. Sowohl der „Ziele“- als auch der „Ergebnisse“-Teil werden bald durchbrochen werden, indem man sich zum Beispiel auf leicht zu erreichende aber bedeutungslose Ziele konzentriert.
(B) Manager führen Leistungsbewertungen mit den Ergebnissen von OKR durch	Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen.	Abhängig von der Umsetzung: Wenn es sich um eine andere Form von nicht-monetärem Anreiz handelt (z.B. Reputationsbelohnung), dann sollten Sie auf Szenario (A) vorbereitet sein.
(C) Die Mitarbeiter werden ermutigt, Selbstbeurteilungen mit OKR	Mitarbeiter werden von ihren Fortschritten lernen, ohne Angst vor möglichen Strafen haben zu müssen.	Großartig für die selbstverwaltete Teams, die OKR nutzen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine angemessene kulturelle Basis vorbereiten, bevor Sie dieses Szenario ausprobieren.

Wie Sie sehen können, ist die Selbsteinschätzung das sicherste Szenario, da wir Geld- und Reputationsbelohnungen durch intrinsische Belohnungen ersetzen. Laut Kenneth Thomas⁵ gibt es vier intrinsische Belohnungen:

• Gefühl der Bedeutung. In unserem Fall wird sie durch die gut formulierte Mission auf der Balanced Scorecard geliefert.
• Gefühl der Wahl. Die meisten Ziele auf in OKR sind das Ergebnis von Diskussionen und werden von den Mitarbeitern vorgeschlagen.
• Gefühl der Kompetenz. Die richtig ausgewählten „Schlüsselergebnisse“ sind der Indikator für die Qualität der geleisteten Arbeit.
• Gefühl des Fortschritts. Er wird vom Mitarbeiter als Veränderung der Werte der Leitkennzahlen und Schlüsselergebnisse wahrgenommen.

Wie kann die Selbsteinschätzung im OKR-Framework umgesetzt werden?

• Tatsächlich ist sie schon vorhanden. Schauen Sie sich den OKR-Prozess noch einmal an (insbesondere den Teil des Rückblicks).

Hier haben Sie ein Mitarbeiter Selbsteinschätzungs-Formular für das OKR-Framework.

Schritt	Beschreibung	TO-DO
1. Grundlegende Einschätzung	Berechnen Sie die Gesamtpunktzahl von OKR.	Schlüsselergebnisse (Spätindikatoren) in Automatisierungssoftware prüfen. Benutzer von BSC Designer können sich die Leistungsbewertungen für die Perspektiven, Ziele und Kennzahlen ansehen:
2. Ursachenanalyse	Warum wurden einige OKRs verpasst? Zum Beispiel hängt das Ziel von einem anderen Ziel ab, das Ziel ist nicht mehr relevant, andere Ziele hatten höhere Priorität, oder es werden Fähigkeiten/Kenntnisse benötigt.	Ergebnisse der Analyse: 1. 2. 3. 4. Benutzer von BSC Designer können die Ergebnisse der Ursachenanalyse in die Initiativen einfügen.
3. Aktionsplan	Was kann ich unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Ursachenanalyse für die nächste Periode besser machen?	Neu planen: Ziele Früh- und Spätindikatoren Initiativen Benutzer von BSC Designer können neue Ziele und Initiativen direkt über ihre Strategiekarte hinzufügen.

Warum OKR?

Das OKR-Framework ist nicht nur eine Möglichkeit, eine To-Do-Liste zu haben. Es hilft, einige typische Managementprobleme zu lösen. Hier sind einige allgemeine Vorteile der Verwendung des OKR-Frameworks:

• Prioritäten verstehen. Zu wissen (und zu kommunizieren), was wichtig ist und was nicht >/li>
• Bemühungen konzentrieren. Deshalb beschränken wir die Anzahl der Ziele auf 3-4
• Angleichen der Aktionen mit dem, was für andere wichtig ist (deshalb sind OKR innerhalb des Unternehmens öffentlich)
• Unvoreingenommene Betrachtung der erzielten Ergebnisse (deshalb ist es nicht empfehlenswert, ein OKR-System direkt mit den Leistungsbewertungen zu verbinden)

Quelle: OKR-Vorlage.

Nachteile von OKR oder wie man OKR besser machen kann

Die offensichtlichen Risiken sind mit einer „falschen“ Verwendung von OKR verbunden:

• Zu viele Ziele haben (kein Fokus auf das Wesentliche)
• Aggressive Verknüpfung des OKR-Systems mit der Leistungsbeurteilung oder dem Vergütungsplan (mit voreingenommenen Messungen als Ergebnis)
• Informationssilos bauen und OKR privat halten (keine Möglichkeit, sich mit den Zielen anderer abzustimmen)

Es gibt auch weniger offensichtliche Nachteile/Risiken, die ich im Folgenden zusammen mit möglichen Verbesserungsmöglichkeiten erörtern möchte.

Trick 1. Nicht nur Schlüssel-„Ergebnisse“ – Wie man führende Faktoren berücksichtigt

Die „Schlüsselergebnisse“ sind ihrer Definition nach verzögert, sie dienen der Validierung der Leistung, nicht aber der Quantifizierung der Erfolgsfaktoren. Man könnte argumentieren, dass im Zusammenhang mit dem Ziel das Schlüsselergebnis auch ein führender Faktor sein könnte. Das ist richtig, und es ist wichtig, das bei der Erörterung von Schlüsselergebnissen und später im Rückblick im Hinterkopf zu behalten.

• Um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, warum das Ziel ein Erfolg/Misserfolg war, müssen wir beides haben – führende Faktoren und verzögerte Ergebnisse.

Sehen Sie sich das Ziel „Erstellen einer perfekten Website-Landingpage“ im Beispiel 2 oben an. Eines der Schlüsselergebnisse war „Bereinigte Absprungrate <= 30%". Das ist ein erwartetes Ergebnis, aber wie sollen wir dorthin gelangen? Die Absprungrate der Website hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel von der Qualität des Inhalts; der Inhalt sollte mit dem Publikum resonieren, daher ist es in diesem Fall sinnvoll, das Schlüsselergebnis "Angepasste Absprungrate <= 30%" mit führenden Faktoren zu paaren:

• Führender Faktor: das Verhalten der Website-Besucher analysieren; fünf Themen finden, die für die Besucher am interessantesten sind;
• Verzögerter Faktor: Neuerstellung von Inhalten unter Verwendung der Erkenntnisse über das Besucherverhalten

Quelle: OKR-Vorlage.

Das endgültige OKR könnte wie dieser aussehen:

Ziel: Erstellen Sie eine perfekte Website-Landingpage! Wobei „perfekt“ bedeutet:

• Schlüsselergebnis 1 (führend) Fünf Themen finden, die für die Besucher am interessantesten sind; Überarbeitung der Inhalte unter Verwendung der Erkenntnisse;
• Schlüsselergebnis 2 (verzögert): Bereinigte Absprungrate <= 30%

Trick 2. Ziele mit einer Strategie verknüpfen

Während des Diskussionsschritts sollten die Teams ihr Bestes tun, um Ziele zu formulieren, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. Während die Herausforderung der Abstimmung zwischen Zielen und Strategie klar ist, schlägt das OKR-Framework keine explizite Vorgehensweise zur Bewältigung dieser Herausforderung vor.

Ein guter Ansatz wäre in diesem Fall, die Ziele aus dem OKR-System mit den Zielen aus der Strategie-Scorecard zu verbinden, wie zum Beispiel der K&N Balanced Scorecard.

• Eine Strategiekarte funktioniert in diesem Fall als Filter der ersten Ebene für mögliche Ideen.

Die Verbindung zwischen OKR und Strategie-Scorecard kann konzeptionell sein („dieses Ziel unterstützt dieses strategische Ziel!“) oder es kann eine harte Verbindung durch die OKRs verschiedener Ebenen sein (z.B. OKR-Kaskadierung).

In beiden Fällen hilft der Einsatz von Automatisierungssoftware. So kann z.B. BSC Designer die strategischen Ziele eines Unternehmens auf einer Strategiekarte visualisieren, die Leistung des Ziels mit den spezifischen Schlüsselergebnissen verknüpfen und die OKR bei Bedarf kaskadieren.

Wie kann man OKR kaskadieren?

In vielen Beispielen von OKR sind die Ergebnisse binär, zum Beispiel hat „Funktion ABC hinzufügen“ die möglichen Bewertungen „ja“ oder „nein“. Das funktioniert in kleinem Maßstab gut, aber es ist kein effektiver Ansatz für längerfristige Herausforderungen.

Zum Beispiel geht es beim Hinzufügen neuer Funktionen in der Software nicht nur darum, entsprechend der neuen Anforderungen zu programmieren, sondern es geht auch darum, das Benutzerverhalten zu analysieren, zu verstehen, wie Dinge einfacher gemacht werden können, einige Hypothesen zu testen und so weiter.

In diesem Fall würde ich vorschlagen, das Ergebnis „ABC-Funktion hinzugefügt“ mit spezifischeren Teilergebnissen zu unterstützen, wie „A/B-Testanalyse“, „Eindeutige Anforderungen geschrieben“, „Tests hinzugefügt“.

• Dieser Ansatz wird einem Eigentümer des OKR einen viel besseren Aktionsplan bieten.
• Andere Teammitglieder werden ein besseres Gespür dafür haben, wo sie einen Beitrag leisten können.

Das ist ein unkomplizierter Weg, OKR auf natürliche Weise zu kaskadieren, insbesondere wenn Automatisierungssoftware verwendet wird.

Was ist der Unterschied zwischen dem OKR- und Balanced Scorecard-Framework?

Auf den ersten Blick mögen sie ähnlich aussehen, da sich beide Frameworks mit Geschäftszielen befassen. In Wirklichkeit ist das Anwendungsgebiet dieser Werkzeuge jedoch völlig unterschiedlich.

Um eine detaillierte Antwort auf diese Frage zu geben, müssen wir uns den strategischen Planungsprozess ansehen. Lassen Sie uns fünf Schritte des strategischen Planungsprozesses in Hinsicht der Anwendbarkeit des OKR-Frameworks analysieren.

Schritt 1. Definition von Mission, Vision, Werten – keine Anwendung des OKR

Das Balanced Scorecard-Framework hilft bei der Abbildung der Mission, der Vision und der Werte.

• Das OKR-Framework ist hier nicht anwendbar.

Schritt 2. Strategieformulierung – Verwenden Sie die Quartalsergebnisse der OKRs

Für den Schritt der Strategieformulierung (Schritt 2 der strategischen Planung) müssen wir uns die Hypothese ausdenken, die wir später beschreiben (Schritt 3 der strategischen Planung) und im Rahmen der Ausführung der Strategie (Schritt 5) beweisen werden.

Es gibt eine Reihe von Frameworks, die uns dabei helfen könnten, wie z.B. Balanced Scorecard, SWOT, 7-S, Three Horizons, VRIO.

Was ist mit OKR?

OKR ist nicht speziell darauf ausgerichtet, strategische Ziele zu formulieren.

Die Fragen aus dem Diskussionsschritt des OKR-Prozesses („Was ist wichtig? Was ist unsere Strategie? Wo stehen wir jetzt? Wohin wollen wir? Wie können wir dorthin gelangen?“) helfen sicherlich, den Anfang zu machen. Aber das ist weit entfernt von einer umfassenden Analyse.

Dennoch kann das OKR-Framework viel zum Schritt der Strategieformulierung beitragen. Um dies zu erreichen, müssen wir die Ergebnisse regelmäßiger Rückblicke (Schritt 4 des OKR-Prozesses) nutzen. Die Analyse erfolgreicher und gescheiterter OKRs hilft, eine bessere Strategie zu entwickeln.

• Die Ergebnisse der regelmäßigen OKR-Rückblicke sind für die nächste Strategieüberprüfungssitzung sehr wertvoll.

Schritt 3. Strategiebeschreibung – OKR für niedrigere Ebenen verwenden

Alle Erkenntnisse, die sich aus den unterschiedlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen ergeben, müssen in irgendeiner Weise artikuliert werden. Je nach Abstraktionsgrad können wir einige Details aus dem OKR- oder BSC-Framework erfassen.

• Für eine Strategie auf hoher Ebene ist die Strategiekarte der Balanced Scorecard eine ausgezeichnete Wahl
• Für die unteren (handlungsorientierten) Ebenen könnte das OKR-Framework helfen, die Ideen abzubilden (Anwendung von OKR für die Kaskadierung: siehe unten)

Schritt 4. Kaskadierung und Ausrichtung – OKR-Anwendungsbereich

In diesem Schritt müssen wir die strategischen Ziele der obersten Ebene in etwas Konkreteres umwandeln, etwas, zu dem jeder Mitarbeiter beitragen könnte.

• Eine Möglichkeit ist die Kaskadierung der Balanced Scorecard (z.B. eine lokale Strategiekarte erstellen, die mit einer Top-Level Strategiekarte verbunden ist)
• Eine andere, agilere und schlankere Option ist die Verwendung des OKR-Frameworks

Die kaskadierten Ziele aus der Strategiekarte und ihre Kennzahlen werden zu „Zielen“ bzw. „Schlüsselergebnissen“ des OKR-Frameworks.

Schritt 5. Ausführung – OKR-Anwendungsbereich

Ähnlich wie im vorigen Schritt haben wir eine große Auswahl an Werkzeugen zur Verfügung. Wir können unseren Ausführungsansatz über Initiativen auf der Strategiekarte beschreiben oder ihn als einen von OKRs unterstützten Aktionsplan formulieren, wie er in diesem Artikel gezeigt wurde.

OKR vs. BSC: Was ist das bessere Framework?

Wie oben gezeigt, hängt die Antwort auf diese Frage davon ab, wo Sie das Framework anwenden möchten:

• Die Balanced Scorecard ist gut für die strategische Planung auf hoher Ebene (Schritte 1-5 des strategischen Planungsprozesses). Sie bietet eine solide Grundlage für weitere Diskussionen über die Strategie.
• Das OKR-Framework ist ein schlankes Werkzeug, das hilft, sich auf spezifische Ziele und deren Umsetzung zu konzentrieren (Schritte 4 und 5 des strategischen Planungsprozesses).

Wie sind OKR und BSC miteinander verbunden?

Zwei Frameworks werden durch die Ziele und durch die Kennzahlen miteinander verbunden.

• Woher kommen die Ziele der OKRs? Idealerweise von der gut durchdachten Strategie (die auf der Strategiekarte der Balanced Scorecard beschrieben wurde).
• Woher kommen die „Schlüsselergebnisse“ der OKRs? Im Idealfall werden sie von den Leistungskennzahlen abgeleitet, die für die strategischen Ziele auf der Strategiekarte definiert sind.

Wenn wir OKR zur Durchführung der Strategie einsetzen (Schritt 5), werden die Erkenntnisse der regelmäßigen OKR-Rückblicke als Input für den nächsten Strategieüberprüfungszyklus (Schritt 2) dienen.

OKR in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld – Beispiel Spotify

Bietet OKR in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld einen Mehrwert, oder verlangsamt es nur das Geschäft?

Nehmen wir den Fall Spotify als Beispiel. Sie haben das OKR-Framework ausprobiert und festgestellt, dass sie mehr Zeit damit verbrachten, OKR zum Funktionieren zu bringen, als das Geschäft zum Funktionieren zu bringen.

OKR war für sie nicht wirklich effektiv. Wie sind sie zu diesem Schluss gekommen? Sie betrachteten OKR in Aktion und analysierten einige Schlüsselergebnisse:

• [Kontext] Ihre Ziele auf höchster Ebene änderten sich schnell (eine natürliche Sache für einen aufstrebenden Geschäftsbereich)
• [Aufwand vs. Wert] Die Anpassung der OKRs auf individueller Ebene wurde zeitaufwändig, und gleichzeitig waren die besten Ergebnisse auf individueller Ebene nicht die Ergebnisse der Anpassung an die OKRs der obersten Ebene

Was war eine Alternative? In ihrem neuen Ansatz Spotify Rhythm begannen sie, „sich auf das Warum zu konzentrieren“ statt „sich auf das Wie zu konzentrieren“.

• Anstatt den Leuten zu sagen, was sie tun sollen, erklären sie ihnen die wichtigsten Prioritäten, die sie haben (die Ziele des Unternehmens) und erwarten, dass ihr Team den besten Weg findet, die Dinge zu erledigen.

Für mich hat dies viel mit einem berühmten Zitat von Steve Jobs zu tun: „Es macht keinen Sinn, kluge Leute einzustellen und ihnen zu sagen, was sie tun sollen; wir stellen kluge Leute ein, damit sie uns sagen können, was wir tun sollen.

Lessons learnt:

• Vergleichen Sie den Aufwand für die Erhaltung des Frameworks mit dem durch das Framework geschaffenen Wert.
• Finden Sie das Framework, das sowohl mit der Art Ihres Unternehmens als auch mit Ihrem Managementstil übereinstimmt.

Automationstools für OKR

Hier ist ein Fahrplan, den ich für die Implementierung eines OKR-Automatisierungstools vorschlage:

• Starten Sie mit einem einfachen Benotungssystem, das keine Automatisierungswerkzeuge erfordert
• Stellen Sie sicher, dass OKR emotional und praktisch akzeptiert werden
• Stellen Sie sicher, dass OKR innerhalb der Organisation öffentlich sind
• Wenn der OKR-Prozess gut definiert ist, erwägen Sie den Einsatz spezialisierter Software

BSC Designer ist in diesem Fall eine interessante Wahl, da es sich in der Vergangenheit vor allem für die Verwaltung von Leistungskennzahlen und die Erstellung von Strategiekarten geeignet hat. Das OKR-Framework kann mit einer nativen Unterstützung für Früh-/Spätindikatoren (Schlüsselergebnisse), der Erstellung einer Karte der Ziele und der Verknüpfung von OKR mit den Strategie-Scorecards automatisiert werden.

OKR-Checkliste

Im Folgenden habe ich eine Checkliste für das OKR-Framework zusammengestellt. Hier finden Sie auch die Live-Version davon, die mit der Software BSC Designer automatisiert wurde.

Fazit

Das OKR-Framework ist nicht nur eine weitere Möglichkeit, Ziele zu quantifizieren, wie es auf den ersten Blick scheinen könnte:

• Es erleichtert die Diskussion und Kommunikation der Ziele und hilft, die Teams auf das Wesentliche zu konzentrieren;
• Die besten OKRs sind auf die Strategie eines Unternehmens abgestimmt; sie berücksichtigen sowohl erwartete Ergebnisse als auch führende Faktoren.

Weitere Beispiele für die Balanced Scorecard