KPIs für eine Zahnarztpraxis

Unten finden Sie die Liste gebrauchsfertiger KPIs für eine Zahnarztpraxis.

• Es ist sinnvoll, diese KPIs als Teil der Business Scorecard Ihrer Zahnarztpraxis zu verwenden.
• Wenn Sie nach einem Beispiel einer allgemeineren Scorecard für eine Organisation des Gesundheitswesens suchen, dann empfehlen wir Ihnen, sich diese Scorecard-Vorlage für Krankenhäuser anzuschauen.

Konversionsrate bei neuen Patienten

Verwenden Sie diesen KPI, um herauszufinden, wie effizient Ihr Marketingsystem ist. Sie müssen angeben, welcher Lead ein qualifizierter Lead ist, und dann die Konversionsrate der qualifizierten Leads in aktive Patienten ermitteln.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel

• Verbesserung der Qualität von Marketingmaterialien und Erstbehandlungen

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 70%

Messung: (Neue aktive Patienten) * 100% / (Qualifizierte Leads)

Betrag, der pro aktivem Patienten pro Jahr gezahlt wird

Bei der Wahl einer neuen Marketingmethode ist es wichtig zu wissen, wie hoch Ihre derzeitigen Kosten sind, um einen neuen aktiven Patienten zu bekommen.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel:

• Sammeln Sie relevante Informationen, um die Kosten für die Werbung eines aktiven Patienten zu kennen
• Treffen Sie eine datengesteuerte Entscheidung bei der Wahl der Marketingmethoden

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: $80

Messung: (Gesamtes Marketingbudget pro Jahr) / (Anzahl der neuen aktiven Patienten pro Jahr)

Rentabilitäts-KPI für Zahnarztpraxen

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist Profit. Neben dem Angebot exzellenter zahnärztlicher Versorgung führen Sie ein Unternehmen. Vor der Vergütung des Eigentümers müssen Sie die Rentabilität Ihrer Zahnarztpraxis kennen. Der Branchendurchschnitt liegt bei 40%.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Verbesserung der Rentabilität der Zahnarztpraxis

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: 40%

Messung: (Betriebsausgaben) / (Generierte Einnahmen)

Initiativen:

• Analyse der Kostenstruktur und gegebenenfalls Einführung von Kostensenkungsmaßnahmen, zum Beispiel Verwaltung der FTA

Jährlicher Gewinn pro Vollzeitmitarbeiter

Der jährliche Gewinn pro Mitarbeiter hängt davon ab, wo sich Ihre Zahnarztpraxis befindet. Für die USA wäre ein hervorragendes Benchmark-Ziel $ 15.000.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Ziel: Die Effizienz der Mitarbeiter verfolgen und verbessern

KPI-Kategorie: Bildung und Wachstum

Ziel: $ 15.000

Messung: (Gesamtgewinn, $) / (Anzahl der Vollzeitbeschäftigten)

Initiativen:

• Einführung von Algorithmen und Standards zur Gewährleistung einer höheren Leistungsfähigkeit im Betrieb

Behandlungsakzeptanzrate

Sie müssen wissen, wie gut Ihr Team einem Patienten die Risiken und Chancen einer Behandlung erklärt. Eine niedrige Behandlungsakzeptanzrate (der Branchenmaßstab liegt bei 50%) bedeutet, dass Ihr Team zusätzliche Schulungen und/oder Erklärungstechniken benötigt.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel:

• Sicherstellen, dass die Patienten die vorgeschlagene Behandlung in den meisten Fällen akzeptieren
• Das Team darin schulen, Behandlungspläne zu präsentieren

KPI-Kategorie: Bildung und Wachstum

Ziel: 50% und mehr

Messung: (Anzahl der akzeptierten Behandlungen) * 100% / (Gesamtzahl der empfohlenen Behandlungen)

Initiativen:

• Visuell ansprechende Erklärungsmaterialien gestalten
• Schulungsprogramm für Ihr Team einführen

% der Patienten, die die Zahnarztpraxis verlassen

Kontrolle, ob die Patienten die Dienstleistung aufgrund des Preises oder der Qualität der Dienstleistung oder aus natürlicheren Gründen (z.B. Umzug) nicht mehr in Anspruch nimmt. Wenn Sie ein Problem finden, müssen Sie Qualitätssicherungsverfahren einleiten, z.B. um zu verhindern, dass ähnliche Probleme auftreten.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Qualitätssicherung betreiben, um zu verhindern, dass in Zukunft Patienten verloren gehen

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 5%

Messung: (Anzahl der verlorenen Patienten pro Jahr) * 100% / (Gesamtzahl der Patienten)

Initiativen:

• Einführung von Programmen zur Qualitätskontrolle und -sicherung

% der neuen Patienten der Zahnarztpraxis

Jedes Unternehmen verliert pro Jahr einen bestimmten Prozentsatz an Patienten. Um im Geschäft zu bleiben und zu wachsen, müssen Sie regelmäßig neue Patienten finden.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Ein Marketingsystem entwickeln, das Ihre Praxis bei neuen Patienten bekannt macht.

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 7% neue Patienten pro Jahr

Messungen: (Anzahl der neuen aktiven Patienten pro Jahr) * 100% / (Gesamtzahl der Patienten)

Initiativen:

• Marketing-Programm entwickeln

Gemeinkosten der Zahnarztpraxis (Betriebsausgaben)

Um effektive Managemententscheidungen treffen zu können, müssen Sie Ihre Gesamtausgaben kennen. Zu den Gemeinkosten gehören Betriebskosten, Miete, Ausrüstung und Versorgungseinrichtungen. Der Branchenmaßstab für Gemeinkosten liegt bei 60% oder weniger.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel:

• Betriebsausgaben kontrollieren;
• Wo möglich kostenreduzierende Maßnahmen einführen;

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: 60% oder weniger

Messung: (Gemeinkosten * 100%) / (Einnahmen0)

Initiativen:

• Gemeinkosten verfolgen
• Plan zur Kontrolle der Betriebsausgaben entwickeln

Durchschnittlicher Behandlungsplanwert pro neuem Patienten

Dieser KPI zeigt, wie gut Sie mit neuen Patienten umgehen. Im Gegensatz zu alten Patienten zeigt das Verhalten neuer Patienten an, wie effektiv Ihr Team und Ihre Bemühungen um die Einbeziehung der Patienten sind. Der grundlegende Ansatz besteht darin, neuen Patienten nicht nur eine Lösung für das Problem, das sie haben, vorzustellen, sondern ihnen einen detaillierten Behandlungs- oder Präventionsplan anzubieten.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Neuen Patienten den Behandlungsplan vorstellen, nicht nur eine Lösung des eigentlichen Problems

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: $ 800

Messung: Wert des Behandlungsplans, $

Initiativen:

• Entwerfen Sie ein „Willkommen“-Paket, das komplexe Untersuchungen zur Mundgesundheit und die Entwicklung eines Behandlungsplans beinhaltet

Durchschnittlicher Jahresumsatz pro aktivem Patienten

Erklären Sie den Patienten in Ihrer Zahnarztpraxis die möglichen Behandlungen, die sie erhalten könnten. Ihr Ziel ist nicht nur die Lösung des Problems, sondern eine umfassende zahnärztliche Versorgung.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Erhöhung des durchschnittlichen Umsatzes pro Patient

KPI-Kategorie: Finanzen

Aktuell: $ 500

Ziel: $ 800

Messung: Messen Sie den Umsatz, den ein Patient in einem Zeitraum von 1 Jahr erwirtschaftet

Initiativen:

• Durchführen einer komplexen Untersuchung der Mundgesundheit
• Kosmetischen zahnmedizinische Bewertung durchführen
• Einen Behandlungsplan entwickeln und ihn jedem Patienten zur Verfügung stellen

KPI für die Anzahl der Zahnaufhellungs-Behandlungen

Es wurde berichtet, dass Zahnaufhellungs-Behandlungen einen positiven Effekt auf das Engagement der Patienten haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahnarztpraxis entsprechende Dienstleistungen anbietet. Hierfür gibt es unterschiedliche Branchenmaßstäbe. Einige schlagen vor, mindestens eine Zahnaufhellung pro Tag durchzuführen. Andere schlagen vor, 30% der verfügbaren Bleichverfahren anzubieten.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Das Engagement der Patienten verbessern

Kategorie: Kunden

Ziel: 25% und mehr

Messung: (Anzahl der Aufhellungs-Behandlungen) * 100% / (Gesamtbehandlungen pro Tag)

Initiativen:

• Fördern Sie alle ästhetischen Aspkekte der Aufhellungs-Behandlung
• Erklären Sie alle Gesundheitsprobleme der Aufhellungs-Behandlung

Zahlungsforderungs-KPI für Zahnarztpraxen

Studien zeigen, dass Sie Zahlungen innerhalb von zwei Monaten eintreiben müssen, sonst sinken Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Eintreibung erheblich. Dieser KPI ist in den USA anwendbar, in Europa eher weniger anwendbar. In Spanien zum Beispiel arbeiten Zahnarztpraxen nach einem Vorauszahlungssystem.

Quelle: Zahnarztpraxis-Scorecard.

Strategisches Ziel: Verbesserung der Zahlungsrate auf bis zu 98,5%

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 98,5%

Messung: Prozentualer Anteil der fälligen Zahlungen, die zwei Monate nach der Behandlung eingegangen sind

Initiativen:

• Informieren Sie die Patienten vor der eigentlichen Behandlung über die Gebühren für die Behandlung, die sie zu zahlen haben werden
• Führen Sie eine Möglichkeit ein, im Voraus zu zahlen

% der Ausgaben für Einrichtungen und Ausrüstung

Was zahlen Sie für Miete und Ausrüstung? Branchenvergleiche besagen, dass diese Kosten etwa 10% der Einnahmen ausmachen sollten. Wenn Ihre Ausgaben höher sind, bedeutet das aber nicht unbedingt, dass Sie etwas ändern müssen.

Strategisches Ziel: Ausrüstungskosten kontrollieren

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel : 10%

Messung: (Ausgaben für Räumlichkeiten und Ausrüstung) * 100% / (Gesamteinnahmen pro Monat)

Initiativen:

• Keine besonderen Maßnahmen erforderlich. Verwenden Sie diesen KPI für Vergleichszwecke.

% der Marketingausgaben

Wie hoch sind die Marketingausgaben Ihrer Zahnarztpraxis? Branchenvergleiche besagen, dass der Wert dieses KPIs 10 % der Gesamteinnahmen der Praxis betragen sollte. Wenn Sie 15% haben, bedeutet das nicht, dass Sie etwas ändern müssen. Dies könnte geschäftsspezifisch für Ihre Region sein.

Strategisches Ziel: Kontrolle der Marketingausgaben

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel : 10%

Messung: (Marketingausgaben pro Monat) * 100% / (Gesamteinnahmen pro Monat)

Initiativen:

• Keine besonderen Maßnahmen erforderlich. Verwenden Sie diesen KPI für Benchmarking-Zwecke.

Weitere Beispiele für die Balanced Scorecard

 

Referenzen

• „The Reduction of Broken Appointments in General Dental Practice: An Audit and Intervention Approach“. Patel, Piyush; Forbes, Michael; Gibson, John. Primary Dental Care, Volume 7, Number 4, 1 October 2000, pp. 141-144(4)
• „7 Most Important Things to Measure in Your Dental Practice„, Gary Takacs
• „Financial Health of Your Practice„, Satish Patel, Gerry J Casazza
• „Monitoring your practice’s vital signs„, Dr Michael Sernik, July 2005
• „Key Performance Indicators„, Roger P. Levin, DDS, dentaleconomics.com