Beispiel einer KPI-Scorecard für eine Zahnarztpraxis

Finden Sie unten die Liste der sofort einsatzbereiten KPIs für eine Zahnarztpraxis.

• Es ist sinnvoll, diese KPIs als Teil Ihres Dental Practice Business Scorecard zu verwenden.
• Wenn Sie ein Beispiel für eine allgemeinere Scorecard für eine Gesundheitseinrichtung suchen, dann empfehlen wir Ihnen, diese Krankenhaus-Scorecard-Vorlage anzusehen.

Neue Patienten-Konversionsrate

Verwenden Sie diesen KPI, um herauszufinden, wie effizient Ihr Marketingsystem ist. Sie müssen festlegen, was Ihr qualifizierter Lead ist, und dann die Konversionsrate der qualifizierten Leads in aktive Patienten ermitteln.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategieziel

• Verbessern Sie die Qualität der Marketingmaterialien und der Erstbehandlungen

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 70%

Messung: (Neue aktive Patienten) * 100% / (Qualifizierte Leads)

Menge Pro Aktiven Patienten Pro Jahr Bezahlt

Wenn Sie eine neue Marketingmethode wählen, ist es wichtig zu wissen, welche aktuellen Kosten anfallen, um einen neuen aktiven Patienten zu gewinnen.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategie-Ziel:

• Relevante Informationen sammeln, um die Kosten für die Gewinnung eines aktiven Patienten zu kennen
• Eine datengetriebene Entscheidung treffen, wenn Marketingmethoden gewählt werden

KPI-Kategorie: Kundenperspektive

Ziel: $80

Messung: (Gesamtes Marketingbudget pro Jahr) / (Anzahl der neuen aktiven Patienten pro Jahr)

Profitabilität der Zahnarztpraxis KPI

Das Ziel jedes Unternehmens ist der Gewinn. Neben der Bereitstellung exzellenter zahnärztlicher Versorgung führen Sie ein Unternehmen. Sie müssen die Profitabilität Ihrer Zahnarztpraxis vor der Vergütung des Eigentümers kennen. Der Branchenrichtwert im Durchschnitt liegt bei 40%.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Profitabilität der Zahnarztpraxis verbessern

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: 40%

Messung: (Betriebsausgaben)/(Generierte Einnahmen)

Initiativen:

• Kostenstruktur analysieren und bei Bedarf Kostensenkungsmaßnahmen einführen, zum Beispiel FTA managen

Jährliche Produktion Pro Vollzeitmitarbeiter

Die jährliche Produktion pro Mitarbeiter hängt davon ab, wo sich Ihre Zahnarztpraxis befindet. Für die USA wäre ein ausgezeichnetes Benchmark-Ziel 15.000 $.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Zielsetzung: Überwachung und Verbesserung der Effizienz der Mitarbeiter

KPI-Kategorie: Bildung und Wachstum

Ziel: 15.000 $

Messung: (Die Gesamtproduktion, $) / (Anzahl der Vollzeitmitarbeiter)

Initiativen:

• Algorithmen und Standards einführen, um eine höhere Leistungsfähigkeit zu gewährleisten

Behandlungsakzeptanzrate

Sie müssen wissen, wie gut Ihr Team einem Patienten die Risiken und Chancen einer Behandlung erklärt. Eine niedrige Behandlungsakzeptanzrate (der Branchenmaßstab liegt bei 50 %) bedeutet, dass Ihr Team zusätzliche Schulungen und/oder erklärende Techniken benötigt.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel:

• Stellen Sie sicher, dass Patienten in den meisten Fällen die vorgeschlagene Behandlung akzeptieren
• Schulen Sie Ihr Team, um Behandlungspläne zu präsentieren

KPI-Kategorie: Bildung und Wachstum

Ziel: 50 % und mehr

Messung: (Die Anzahl der akzeptierten Behandlungen) * 100 % / (Die Gesamtzahl der empfohlenen Behandlungen)

Initiativen: 

• Gestalten Sie visuell ansprechende Erklärmaterialien
• Führen Sie ein Schulungsprogramm für Ihr Team ein

 % der Patienten, die eine Zahnarztpraxis verlassen

Überprüfen Sie, ob die Patienten den Service aufgrund des Preises oder der Qualität oder aus natürlicheren Gründen (wie Umzug) nicht mehr nutzen. Wenn Sie ein Problem feststellen, müssen Sie Qualitätskontrollverfahren einleiten, z. B. um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Qualitätssicherung durchführen, um den Verlust von Patienten in der Zukunft zu verhindern

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 5%

Messung: (Die Anzahl der verlorenen Patienten pro Jahr) * 100% / (Die Gesamtzahl der Patienten)

Initiativen:

• Qualitätskontroll- und Sicherungsprogramme einführen

% Neuer Patienten für Zahnarztpraxis

Jedes Unternehmen verliert einen bestimmten Prozentsatz an Patienten pro Jahr. Um im Geschäft zu bleiben und zu wachsen, müssen Sie regelmäßig neue Patienten finden.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategie-Ziel: Entwickeln Sie ein Marketing-System, das Ihre Praxis neuen Patienten vorstellt

KPI-Kategorie: Kunden

Ziel: 7% neue Patienten pro Jahr

Messungen: (Die Anzahl neuer aktiver Patienten pro Jahr) * 100% / (Die Gesamtanzahl der Patienten)

Initiativen:

• Entwickeln Sie ein Marketing-Programm

Dentalpraxis Gemeinkosten (Betriebsausgaben) KPI

Um effektive Managemententscheidungen zu treffen, müssen Sie Ihre Gesamtausgaben kennen. Gemeinkosten umfassen Betriebsausgaben, Miete, Ausrüstung und Nebenkosten. Der Branchenrichtwert für Gemeinkosten beträgt 60 % oder weniger.

Quelle: Dentalpraxis Scorecard.

Strategisches Ziel:

• Betriebsausgaben kontrollieren;
• Kostensenkungsmaßnahmen einführen, wo möglich;

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: 60 % oder weniger

Messung: (Gemeinkosten * 100 %) / (Einnahmen)

Initiativen:

• Gemeinkosten nachverfolgen
• Plan zur Kontrolle der Betriebsausgaben entwickeln

Durchschnittliche Produktion pro neuer Patient KPI

Dieser KPI zeigt, wie gut Sie mit neuen Patienten umgehen. Anders als bei alten Patienten zeigt das Verhalten neuer Patienten, wie effektiv Ihr Team und Ihre Bemühungen um Patientenbindung sind. Der grundlegende Ansatz besteht darin, neuen Patienten nicht nur eine Lösung für das bestehende Problem vorzustellen, sondern ihnen einen detaillierten Behandlungs- oder Präventionsplan anzubieten.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Stellen Sie neuen Patienten den Behandlungsplan vor, nicht nur eine Lösung des aktuellen Problems

KPI-Kategorie: Finanzperspektive

Ziel: 800$

Messung: Wert des Behandlungsplans, $

Initiativen:

• Entwickeln Sie ein „Willkommens“-Paket, das umfassende Mundgesundheitsuntersuchungen und die Entwicklung eines Behandlungsplans umfasst

Durchschnittliche Jährliche Produktion Pro Aktivem Patienten, KPI

Erklären Sie den Patienten in Ihrer Zahnarztpraxis die möglichen Behandlungen, die sie erhalten könnten. Ihr Ziel ist es nicht nur, das Problem zu lösen, sondern umfassende zahnärztliche Versorgung zu bieten.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Durchschnittlichen Umsatz pro Patient erhöhen

KPI-Kategorie: Finanzen

Aktuell: $500

Ziel: $800

Messung: Messen Sie den Gewinn, der von einem Patienten über einen Zeitraum von 1 Jahr generiert wird

Initiativen:

• Führen Sie eine komplexe Untersuchung der Mundgesundheit durch
• Führen Sie kosmetische Zahnuntersuchungen durch
• Entwickeln und teilen Sie mit jedem Patienten einen Behandlungsplan

KPI für die Anzahl der Aufhellungsverfahren

Aufhellungsverfahren sollen einen positiven Effekt auf das Engagement der Patienten haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahnarztpraxis angemessene Dienstleistungen anbietet. Es gibt unterschiedliche Branchenbenchmarks dazu. Einige schlagen vor, mindestens 1 Aufhellung pro Tag zu haben. Andere schlagen vor, 30% der verfügbaren Aufhellungsverfahren durchzuführen.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Verbesserung des Patienteneinbezugs

Kategorie: Kunden

Ziel: 25% und mehr

Messung: (Die Anzahl der Aufhellungsverfahren) * 100% / (Gesamtanzahl der Behandlungen pro Tag)

Initiativen:

• Förderung von ästhetischen Aspekten der Aufhellungsbehandlung
• Erklärung gesundheitlicher Aspekte der Aufhellungsbehandlung

Forderungen KPI für Zahnarztpraxis

Studien zeigen, dass Sie Zahlungen innerhalb eines Zeitraums von 2 Monaten einziehen müssen, da sonst Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Einziehung erheblich sinken. Diese KPIs sind in den USA anwendbar und weniger in Europa. Zum Beispiel arbeiten Zahnarztpraxen in Spanien nach einem Vorauszahlungsschema.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Verbesserung des Zahlungseinzugsverhältnisses auf bis zu 98,5%

KPI-Kategorie: Kundenperspektive

Ziel: 98,5%

Messung: Prozentsatz der fälligen Zahlungen, die nach 2 Monaten nach der eigentlichen Behandlung eingehen

Initiativen:

• Informieren Sie Patienten vor der eigentlichen Behandlung über die Gebühren, die sie für die Behandlung zahlen müssen
• Einführung einer Möglichkeit zur Vorauszahlung

% der Einrichtungs- und Gerätekosten KPI für Zahnärztliche Praxis

Was zahlen Sie für Miete und Geräte? Branchenbenchmarks besagen, dass diese etwa 10% der Einnahmen betragen sollten. Wenn Ihre Ausgaben höher sind, bedeutet das nicht unbedingt, dass Sie etwas ändern müssen.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategie-Ziel: Kontrolle der Einrichtungskosten

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: 10%

Messung: (Einrichtungs- und Gerätekosten) * 100% /  (Gesamteinnahmen pro Monat)

Initiativen: 

• Keine spezifische Aktion erforderlich. Verwenden Sie diesen KPI für Benchmarking-Zwecke.

% der Marketingausgaben – KPI der Zahnarztpraxis

Was sind die Marketingausgaben Ihrer Zahnarztpraxis? Die Branchen-Benchmarks sagen uns, dass der Wert des KPI etwa 10 % des gesamten Praxisumsatzes betragen sollte. Wenn Sie 15 % haben, bedeutet das nicht, dass Sie etwas ändern müssen. Dies könnte geschäftsspezifisch für Ihre Region sein.

Quelle: Dental Practice Scorecard.

Strategisches Ziel: Marketingausgaben kontrollieren

KPI-Kategorie: Finanzen

Ziel: 10 %

Messung: (Marketingausgaben pro Monat) * 100 % / (Gesamteinnahmen pro Monat)

Initiativen:

• Keine spezifische Aktion erforderlich. Verwenden Sie diesen KPI zu Benchmarking-Zwecken.

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Anwendungsfälle im Gesundheitswesen

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Referenz

• „Die Reduzierung von versäumten Terminen in der allgemeinen Zahnarztpraxis: Ein Audit- und Interventionsansatz“. Patel, Piyush; Forbes, Michael; Gibson, John. Primary Dental Care, Band 7, Nummer 4, 1. Oktober 2000, S. 141-144(4)
• „7 Wichtigste Dinge, die in Ihrer Zahnarztpraxis gemessen werden sollten“, Gary Takacs
• „Finanzielle Gesundheit Ihrer Praxis„, Satish Patel, Gerry J Casazza
• „Überwachung der Vitalzeichen Ihrer Praxis„, Dr. Michael Sernik, Juli 2005
• „Leistungsindikatoren„, Roger P. Levin, DDS, dentaleconomics.com