Ein in Mexiko ansässiges Finanzinstitut nutzte den KI-gestützten Import in BSC Designer, um Strategie-Tabellenkalkulationen in ein Strategieumsetzungsmodell mit klaren Verantwortlichkeiten, KPI-Logik, Berechtigungen, Berichterstattung und Evidenz-Workflows umzuwandeln.
Wichtige Fakten Zum KI-Tabellenkalkulationsimport
- Vorher. Die Strategie in Excel, mit unklaren Berechtigungen, KPI-Logik und planübergreifenden Verknüpfungen.
- Nachher. Der Plan wurde in strukturierte Ziele und KPIs migriert, mit Aktualisierungsplänen, Eigentümern und Evidenz-Workflows.
Kennzahlen
- 200+ Ziele und KPIs wurden in der ersten Phase importiert.
- 1 Voller Arbeitstag – der geschätzte manuelle Aufwand, der erforderlich ist, um die Excel-Hierarchie ohne KI mit den Softwarefeldern abzugleichen.
- 15 Minuten werden benötigt, um mithilfe des KI-Assistenten die initiale Struktur aus den Tabellenkalkulationsdaten zu erstellen.
Haben Sie einen Excel-basierten strategischen Plan oder eine operative Scorecard wie die hier beschriebene? Teilen Sie Ihre bestehenden Planungsunterlagen mit dem BSC Designer-Team, um zu testen, wie KI-gestütztes Importieren diese vor einem breiteren Rollout in ein vernetztes System zur Strategieumsetzung für KPI-Tracking, Verantwortlichkeiten und Berichterstattung überführen kann.
Unternehmensprofil
Das Unternehmen ist ein in Mexiko ansässiges Finanzinstitut mit Schwerpunkt auf sozialer Finanzierung. Es bietet Sparprodukte, Kredite, Karten, Geldautomaten, digitales Banking, Überweisungen und damit verbundene Finanzdienstleistungen an. Es betreut mehr als 1,5 Millionen Mitglieder über 64 Filialen und beschäftigt zwischen 1.001 und 5.000 Mitarbeitende. Es ist eines der größten genossenschaftlichen Finanzinstitute in der Region, mit Vermögenswerten von über 3,7 Mrd. USD und zuvor gemeldeten jährlichen Einnahmen von 408,1 Mio. USD.
Die Herausforderung: Wechseln Sie von Tabellenkalkulationen zu einer nachhaltigen Strategieumsetzung
Die Organisation hatte ihren Planungsprozess bereits in Excel aufgebaut. Die Tabellenkalkulationen erfassten sowohl die strategische als auch die operative Planung, aber die Struktur war in großem Maßstab schwer zu steuern. So formulierte der Beauftragte für die Leistungsmessung des Unternehmens den Bedarf:
„Wir wollten unsere bestehende Excel-Datei in das Tool übertragen, ohne alles manuell neu aufzubauen.“
Das Planungsmodell umfasste separate, miteinander verknüpfte strategische und operative Tabellenkalkulationen. Das Team musste entscheiden, wie die bestehende Struktur innerhalb einer dedizierten Strategie-Software funktionieren sollte.
Das Excel-Modell ließ sich nicht sauber auf die Logik der Software abbilden. Beispielsweise verwendete es globale Gewichtungen, d. h. jedes Element wurde gegenüber allen Elementen in der Scorecard gewichtet; die Plattform verwendete relative Gewichtungen, bei denen jedes Element gegenüber anderen Elementen auf derselben Ebene gewichtet wird. Dies erforderte eine Interpretation, bevor die Daten korrekt importiert werden konnten.
Vor dem Import waren noch einige weitere Punkte zu klären:
- Unklare Struktur. Die Hierarchie, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und planübergreifenden Verknüpfungen waren nicht konsistent.
- Lücken in der KPI-Logik. Einige Indikatoren mussten korrigiert werden, bevor sie für Fortschrittsberechnungen verwendet werden konnten.
- Governance-Anforderungen. Die Organisation musste festlegen, wer jeden Teil des Plans besitzen, aktualisieren, genehmigen und ändern darf.
Aufgrund der Gesamtkomplexität des bestehenden Strategiemodells war ein direkter 1:1-Upload nicht möglich. Das Team musste die Excel-Datei zunächst interpretieren und anpassen.
Die Lösung: KI Nutzen, Um Das Planungsmodell Zu Bereinigen Und Zu Strukturieren
Das Implementierungsteam nutzte den KI-gestützten Import in BSC Designer, um die vorhandenen Tabellenkalkulationen in ein strukturiertes Strategiemodell zu überführen. Der Prozess wandelte den Plan in Ziele, Indikatoren, Formeln, Beschreibungen, Aktualisierungsfrequenzen und verantwortliche Benutzer um.
„Wir dachten nicht nur an den Import des Plans, sondern auch daran, wer die einzelnen Teile davon besitzen und aktualisieren würde.“
Das Team nutzte einen Schritt-für-Schritt-Workflow auf Basis von Copy-and-Paste-Eingaben und KI-Prompts. Dadurch konnte der Import vor der Freigabe des finalen Imports überprüft und verfeinert werden.
Die anfängliche Struktur wurde in etwa 10 bis 15 Minuten importiert. Ohne KI hätte dieselbe Arbeit einen ganzen Arbeitstag erfordert, allein um die Excel-Hierarchie den Softwarefeldern zuzuordnen.
KI wurde auch eingesetzt, um die Logik der Fortschrittsberechnung einzurichten. In Excel verfolgten einige Indikatoren nur den aktuellen Wert, während die Optimierungsrichtung (Maximieren oder Minimieren) implizit war. In der Software mussten diesen Indikatoren eine spezifische Optimierungsfunktion zugewiesen werden. Bei Kostenindikatoren stehen beispielsweise niedrigere Werte für bessere Leistung, daher wurde die Minimierungsfunktion durch KI zugewiesen.
Die praktische Umsetzung umfasste:
- KI-Gestützter Import. Die Tabellenkalkulationen wurden in strukturierte Ziele, KPIs, Formeln, Beschreibungen, Aktualisierungsfrequenzen und Eigentümer umgewandelt.
- KPI-Normalisierung. Indikatorrichtung, Formeln, Aktualisierungsfrequenzen und Gewichtungen wurden durch KI geprüft, damit die Berechnungen korrekt funktionieren.
- Zuweisung Von Eigentümerschaft. Jeder Datenpunkt konnte einem verantwortlichen Benutzer zugewiesen werden, um die Rechenschaftspflicht zu unterstützen.
- Schritt-Für-Schritt-Verfeinerung. Das Team nutzte KI-Prompts, um das importierte Modell vor der Finalisierung zu überprüfen und zu verbessern.
Relevantes Video: Importieren des strategischen Plans mit KI
Die Ergebnisse: Schnellere Einrichtung und Zuverlässigere Berichterstattung
Die Organisation gewann mehr Kontrolle über die Strategieumsetzung. Das System machte Aktualisierungshäufigkeit, Berechnungslogik, Verantwortlichkeiten und Anforderungen an Nachweise explizit.
KI lieferte den größten Mehrwert in Form von Zeitersparnissen beim Import von Daten: Der initiale Import dauerte etwa 10 bis 15 Minuten statt des vollen Arbeitstages, der normalerweise benötigt wird, um eine komplexe Planungs-Tabellenkalkulation vorzuverarbeiten.
Eine weitere greifbare Verbesserung war die Optimierung der laufenden Berichterstattung, da Aktualisierungshäufigkeiten, Verantwortlichkeiten, Genehmigungen und Anforderungen an Nachweise einmalig konfiguriert wurden, anstatt in jedem Berichtszyklus manuell verwaltet zu werden.
Das Hauptergebnis: eine Verlagerung von tabellenkalkulationsbasierter Strategieplanung hin zu einer gesteuerten Strategieumsetzung, bei gleichzeitiger Bewahrung der Substanz des bestehenden Planungsmodells.
Der KI-gestützte Import ist nur ein Teil eines nachhaltigen Strategiesystems. Für das übergeordnete Steuerungsmodell siehe, wie Sie die Aufsicht über die KI-Implementierung über Strategie, KPIs, Risiken und menschliche Validierung hinweg strukturieren.
BSC Designer ist eine Software zur Strategieumsetzung mit der Balanced Scorecard als Kernstück. Sie unterstützt Organisationen dabei, strategische Pläne in eine vernetzte Strategiearchitektur zu überführen, indem Ziele, KPI, Initiativen, Risiken und Strategie-Karten an einem Ort aufeinander abgestimmt werden. Unser System zur Strategieimplementierung erläutert, wie Strategie in die Praxis umgesetzt wird, und die Workshop-Vorlage zur Strategieumsetzung hilft Teams, dies in internen Strategiesitzungen anzuwenden.