Implementieren einer Bestehenden Balanced Scorecard: Fallstudie von Excel zu BSC Designer

Eine Beratungsfirma für Umwelt- und Katastrophenrisikominderung implementierte ihre bestehende Balanced Scorecard in BSC Designer, um die Eigentümerschaft, Nachverfolgbarkeit und die tägliche Umsetzung über alle Abteilungen hinweg zu verbessern.

Balanced Scorecard für Umweltberatung: Wichtige Fakten

Haben Sie eine bestehende Balanced Scorecard, eine Excel-Scorecard oder Materialien zur strategischen Planung?

Besprechen Sie mit unserem Team ein fokussiertes Pilotprojekt, um zu sehen, wie BSC Designer Ihnen helfen kann, von statischen Planungsdokumenten zu einem vernetzten System für KPI-Tracking, Abteilungseigentümerschaft, evidenzbasierte Berichterstattung und Strategieumsetzung überzugehen.

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Unternehmensprofil: Umweltberatungsunternehmen im GCC

Der Kunde ist eine im GCC ansässige Beratungsfirma für Umwelt- und Katastrophenvorsorge, die operative Programme, technische Beratungsleistungen und professionelle Schulungen anbietet. Die Organisation arbeitet in Umfeldern mit hoher Rechenschaftspflicht, in denen die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und transparente Berichterstattung für langfristige Partnerschaften zentral sind.

Die Organisation beschäftigt etwa 50 Fachkräfte und unterstützt mehrjährige Programme zur Reduzierung von Umwelt- und Katastrophenrisiken in der gesamten Region. Zu ihren Leistungen zählen typischerweise die Minderung von Umweltrisiken, Unterstützung an Gefahrstoff- und Altlastenstandorten, Notfallvorsorge sowie der Aufbau institutioneller Kapazitäten für Kunden aus dem öffentlichen und privaten Sektor.

Geschäftskontext & Herausforderungen bei der Umsetzung

Der Kunde arbeitete bereits mit einer definierten Balanced Scorecard, die in Excel-Tabellen dokumentiert und durch Foliensätze sowie Textdokumente unterstützt wurde. Während diese Struktur für die Strategieentwicklung ausreichend war, eignete sie sich nicht für das Management der Umsetzung über mehrere Abteilungen hinweg.

Die wichtigsten identifizierten Herausforderungen bei der Umsetzung waren:

• Strategie in umsetzbare Arbeit überführen – strategische Ziele mussten in Initiativen und Aktivitäten überführt werden, die von den Abteilungen verantwortet werden;
• Eigentümerschaft klären – Ziele und Initiativen erforderten eine formale Zuweisung statt informeller Koordination;
• Nachverfolgbarkeit sicherstellen – Änderungen und Fortschrittsaktualisierungen mussten konsistent erfasst werden, einschließlich der Verwaltung unterstützender Nachweise zur Begründung von Leistungsdaten;
• Unverbundenes Risikomanagement – Risiken wurden in einer separaten Tabelle gepflegt, ohne klare Ausrichtung an strategischen Zielen und ohne konsistenten Ansatz zur Risikobewertung;
• Fortschritt an einem Ort sehen – Führungskräfte wünschten Dashboards und eine Strategie-Karte, die Ziele, KPIs, Initiativen und Ergebnisse miteinander verknüpft.

Die Balanced Scorecard der Organisation existierte primär als Planungsartefakt. Es fehlte ein strukturierter Ansatz, um Eigentümerschaft zu managen, Initiativen abteilungsübergreifend zu verfolgen, Nachweise zu pflegen und sicherzustellen, dass Leistung, Risiken und Strategie miteinander verbunden bleiben. Die zentrale Lücke wurde vom Kunden in einer kritischen Aussage zusammengefasst:

Wir benötigen ein Tool, das unsere Balanced Scorecard in ein funktionierendes System zur Steuerung von Strategie und Betrieb verwandeln kann.

Implementieren der bestehenden Balanced Scorecard

Die Implementierung konzentrierte sich darauf, die bestehende unternehmensweite Balanced Scorecard des Kunden aus Excel und Dokumenten in ein einziges verwaltetes System zu übertragen, ohne die Strategie selbst neu zu gestalten. Ziel war es, die Scorecard für das tägliche Management nutzbar zu machen.

Die wichtigsten Schritte waren:

• Formalisieren der Unternehmens-Scorecard – der größte Teil der bestehenden Strategieinhalte aus Tabellenkalkulationen und Dokumenten wurde wiederverwendet und direkt in die BSC Designer-Plattform importiert;
• Zuweisen der Abteilungsverantwortung – jedes strategische Element wurde mit verantwortlichen Teams wie Operations, Technical Services, Quality & Compliance, Training und Finanzen verknüpft;
• Aktivieren der integrierten Nachverfolgbarkeit – das Team des Kunden wurde darin geschult, die integrierte Historie, die Verfolgung von Eigentümern und die Änderungsprotokolle von BSC Designer zu nutzen, einschließlich des Anfügens von Nachweisen an spezifische Ziele, KPIs und Initiativen;
• Erstellen gemeinsamer Dashboards und einer Strategie-Karte – Dashboards und die Strategie-Karte wurden so konfiguriert, dass Führungskräfte und Abteilungen den Fortschritt in einer Umgebung verfolgen können.

Obwohl die aktuelle Phase auf einer unternehmensweiten Scorecard basiert, wurde die Scorecard für eine zukünftige Kaskadierung vorbereitet. Dies wird relevant, wenn der Detailgrad und die Anzahl der Unterziele in der Haupt-Scorecard zunehmen und die Verwaltung von allem in einer Struktur unpraktisch wird.

KPIs Für Beratung Zu Umwelt- Und Katastrophenrisikominderung

Zur Unterstützung der Ursache-Wirkungs-Logik der Balanced Scorecard wurden sowohl Frühindikatoren als auch Spätindikatoren definiert. Dadurch konnte die Organisation nicht nur Ergebnisse nachverfolgen, sondern auch die Treiber, die zukünftige Resultate beeinflussen, und innerhalb der Scorecard klar zwischen Frühindikatoren und Spätindikatoren unterscheiden.

Beispiele relevanter KPIs sind:

• Programmdurchführung – abgeschlossene Projekte im Vergleich zum Plan und Einhaltung von Meilensteinen (Spätindikator);
• Ergebnisse der Reduzierung von Umweltrisiken – bewertete, sanierte oder unterstützte Standorte (Spätindikator);
• Sicherheitsindikatoren – Meldungen von Beinaheunfällen, Abdeckung von Sicherheitsunterweisungen und Compliance-Prüfungen (Frühindikator);
• Qualitätsleistung – abgeschlossene interne Feststellungen und Ergebnisse externer Prüfungen (Spätindikator);
• Zuverlässigkeit von Kunden und Partnern – Vertragstreue und wiederholte Beauftragungen (Spätindikator);
• Berichtsdisziplin – Pünktlichkeit der Berichterstattung und Vollständigkeit der Dokumentation (Frühindikator);
• Kompetenzentwicklung – Abschluss von Schulungen und Abdeckung durch Zertifizierungen (Frühindikator).

Für Berater, die Kunden dabei unterstützen, von bestehenden Strategien zur aktiven Umsetzung überzugehen, sehen Sie sich an, wie Software zur Strategieumsetzung KPIs, Initiativen und Berichterstattung unterstützt.

Ergebnisse: Klare Verantwortlichkeiten und Konsistente Nachverfolgbarkeit

In der Anfangsphase wurde eine stärker strukturierte Vorgehensweise zur Steuerung der Strategieumsetzung in der gesamten Organisation etabliert.

• Zentrale Informationsquelle für die Strategie – die Balanced Scorecard in BSC Designer ersetzte fragmentierte Excel-Tabellen und ist nun der zentrale Bezugspunkt für die Strategie der Organisation;
• Klare Rechenschaftspflicht – Ziele und Initiativen sind formal zugewiesen, in der Plattformoberfläche sichtbar und in Berichten für Stakeholder abgebildet;
• Konsistente Nachverfolgbarkeit – Aktualisierungen, Änderungen und historische Aufzeichnungen werden automatisch in einem System gepflegt;
• Verbesserte Transparenz – Dashboards und die Strategie-Karte bieten eine gemeinsame Sicht auf den Fortschritt.

BSC Designer

BSC Designer ist eine Software zur Strategieumsetzung mit der Balanced Scorecard als Kernstück. Sie unterstützt Organisationen dabei, strategische Pläne in eine vernetzte Strategiearchitektur zu überführen, indem Ziele, KPI, Initiativen, Risiken und Strategie-Karten an einem Ort aufeinander abgestimmt werden. Unser System zur Strategieimplementierung erläutert, wie Strategie in die Praxis umgesetzt wird, und die Workshop-Vorlage zur Strategieumsetzung hilft Teams, dies in internen Strategiesitzungen anzuwenden.