Sales Backlog steht für die Menge an Verkaufsaufträgen, die ein Unternehmen erhalten hat, aber noch nicht abgeschlossen hat; dies wird auch als Auftragsbestand oder BI bezeichnet.
Die Wahrnehmung der Auswirkungen, die Auftragsbestände auf ein Unternehmen haben, variiert. Die Mehrheit der Unternehmen misst ihre Auftragsbestandsquoten in Umsatzwerten. Ist der Auftragsbestands-Umsatzwert hoch, wird dies als sehr positiv für das Unternehmen angesehen, da es auf eine hohe Kundennachfrage sowie künftige finanzielle Stabilität hinweist.
Sales Order KPIs.Wenn beispielsweise ein Telefonhersteller einen Auftragsbestand in Höhe von 200.000 $ an Bestellungen hat, betrachten Investoren dies als einen positiven Wert, der einen Mindestumsatz von 200.000 $ sicherstellt.
Backlog – Positive oder negative Auswirkungen auf das Unternehmen?
Wenn der Backlog jedoch in Tagen gemessen wird, wird dies zu einer Angelegenheit der Unternehmensleistung. Hier bewerten die meisten Unternehmen den Zustand der Kundenaufträge, die sich im Backlog befinden (erteilte Aufträge, die noch nicht versandt wurden), im Verhältnis zum Umsatz der letzten Woche.
Untersuchungen zeigen, dass ein gesunder Backlog zwischen 1 Tag und 2 Wochen liegt, da dies stark vom Unternehmen und seinen Leistungszielen abhängt.
Wenn ein Backlog sinkt, könnte dies ein Zeichen für eine höhere Unternehmensleistung oder sogar für einen erheblichen Umsatzrückgang sein. Wenn beispielsweise pro Mitarbeiter täglich mehr Aufträge bearbeitet werden, ist das definitiv eine Verbesserung; wenn jedoch der Umsatz zurückgegangen ist und sich das Unternehmen nun ausschließlich darauf konzentriert, Backlog-Aufträge auszuliefern, ist das eine alarmierende Situation für das Unternehmen.
Daher ist es grundlegend, die Backlog-Leistung Ihres Unternehmens zu analysieren und zu untersuchen, wie sich Veränderungen im Backlog auf den Unternehmenserfolg auswirken.
Herausforderung: Umsatz-Backlog
Unternehmen A zielt darauf ab, seine Backlog-Leistung aus der Prozessperspektive zu verbessern und ein übergeordnetes Ziel von 1 Tag Backlog pro Kundenauftrag zu erreichen.
Um dies zu erreichen, haben wir eine Liste nützlicher Leistungsindikatoren zusammengestellt und eine Analyse der Aufschlüsselung vorgeschlagen, um Unternehmen A dabei zu unterstützen, den Leistungserfolg seines Backlog-Managements zu messen.
KPI 1: Auftragsbestand im Verhältnis zum wöchentlichen Umsatz
- Formel: Gesamtauftragsbestand (am Messtag) / Wöchentlicher Umsatz
Sales Order KPIs. Hypothetisches Beispiel
- Datum – 15. April
- Wöchentlicher Umsatz (8.-14. April) = 100 Bestellungen
- Gesamtauftragsbestand am Ende der Woche = 40 Bestellungen
Verhältnis Auftragsbestand zu wöchentlichem Umsatz: 40/100 = 0,4: 1. Üblicherweise messen Unternehmen dies im Umsatzwert.
Sales Order KPIs. KPI 2: Tägliche Auftragsabschlusskapazität
- Formel: Gesamtzahl der abgeschlossenen Aufträge / Gesamtzahl der Tage (gemessen über einen bestimmten Zeitraum), z. B. 1 Woche (bei 7 Arbeitstagen pro Woche)
Gesamtzahl der abgeschlossenen Aufträge: 60. Gesamtzahl der Tage: 7. 60/7 = 8,5 abgeschlossene Aufträge pro Tag
Sales Order KPIs. KPI 3: Auftragsbestandstage
- Formel: Gesamtzahl offener Aufträge am Messtag (Auftragsbestand) / pro Tag abgeschlossene Aufträge (Auftragsabschlusskapazität)
Sales Order KPIs. Aufschlüsselung der Analyse der Backlog-Leistung
Fall 1
Nehmen wir an, es gibt einen Backlog von 40 Aufträgen. Das Unternehmen erhält wöchentlich 100 Aufträge und schließt wöchentlich 60 ab.
- Kapazität zum Abbau des Backlogs: 8,5 Aufträge pro Tag.
- Gesamter Backlog: 40. 40/8,5 = 4,7 Tage im Rückstand.
Der Backlog steigt wöchentlich, wenn die Aufträge in diesem Tempo weiterlaufen – weil die Aufträge höher sind als die Kapazität des Unternehmens, Aufträge zu bearbeiten.
Fall 2
Wöchentliche Aufträge: 100. Wöchentliche Kapazität: 60. 60/100 = 0,4. Verhältnis 0,4 : 1 – pro bearbeitetem Auftrag sind 0,4 im Backlog.
Die Zahlen am 21sten April sehen wie folgt aus:
Backlog zu Beginn der Woche + neue Aufträge – abgeschlossene Aufträge. 40 + 100 – 60 = 80.
- Backlog-Tage: 80/8,5 = 9,4 Tage
Fall 3
Nehmen wir an, das Unternehmen erhöht die tägliche Auftragskapazität auf 12 Aufträge pro Tag.
- Gesamtzahl offener Aufträge: 40
- Pro Tag abgeschlossene Aufträge: 12
- Gesamtzahl offener Aufträge/pro Tag abgeschlossene Aufträge
- 40/12 = 3,3 Tage im Rückstand
Bei einer Kapazität von 12 Aufträgen pro Tag sehen die Zahlen am 21sten April wie folgt aus:
- Formel: Backlog zu Beginn der Woche + neue Aufträge – abgeschlossene Aufträge
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Backlog-Tage:
- 56/12 = 4,6 Tage
Der Backlog wird weiterhin steigen, weil das Unternehmen unter Kapazität arbeitet – entweder muss das Unternehmen die Kapazität zum Abschluss von Aufträgen über den wöchentlichen Umsatz erhöhen, oder der Umsatz sollte sinken – die erste Option wird bevorzugt
Best Practice Advice
Die Best Practice zeigt, dass der Backlog im Vergleich zum Umsatz der Vorwoche gemessen werden sollte, da dies die Effizienz der Backlog-Leistung relativ zur Umsatzleistung aufzeigt.
Wenn das Unternehmen jedoch auf ein Ziel hinarbeitet, in unserem Fall die 1-Tages-Backlog-Challenge, könnte es den aktuellen Backlog mit dem Backlog der letzten Woche vergleichen. Dies hilft dabei, Fortschritte zu messen, z. B. den prozentualen Anstieg oder den prozentualen Rückgang der Backlog-Tage.
Automatisierungssoftware
Wenn die Verfolgung von Backlog-Indikatoren für Ihre Geschäftsstrategie relevant ist, dann ziehen Sie in Betracht, hierfür die professionelle Balanced Scorecard-Software BSC Designer zu verwenden.
Sales Order KPIs. Einerseits können Sie es nutzen, um Ihre Leistungsindikatoren zu verfolgen und sie mit geeigneten Aktionsplänen abzustimmen, und andererseits können Sie Ihre Kennzahlen (wie zum Beispiel den Backlog) automatisch überwachen, und wenn er in den gelben oder roten Bereich gerät, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung, dass etwas schiefgelaufen ist.
Nutzen Sie Sales Order KPIs Vorlage
BSC Designer hilft Organisationen bei der Implementierung ihrer komplexen Strategien:
- Melden Sie sich für einen kostenlosen Plan auf der Plattform an.
- Verwenden Sie die
Sales Order KPIs Vorlage als Ausgangspunkt. Sie finden sie unter Neu > Neue Scorecard > Weitere Vorlagen. - Folgen Sie unserem Strategie-Implementierungssystem, um Stakeholder und strategische Ambitionen in eine umfassende Strategie zu integrieren.
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Oana Boteanu ist Expertin für KPIs und Unternehmensleistung, sie hat einen Bachelor-Abschluss mit Auszeichnung in Management und Marketing und verfügt über mehrere Jahre Erfahrung im Umgang mit Leistungsmanagement-Tools in der Beschäftigungsleistung und strategischen Leistung. Sie arbeitete auch von 2012 bis 2013 als Online-Beraterin für Leistungsmanagement bei BSC Designer.