Ein Getränkehersteller ersetzte verstreute Excel-Berichte durch ein gemeinsames KPI-System, zunächst im Qualitätsteam und später im gesamten Werk, und nutzte dafür eine ERP-Integration sowie einen klaren ROI-Nachweis, um die Umstellung zu begründen.
KPI-Systemimplementierung in der Getränkeherstellung: Zentrale Fakten
Vorher
Abteilungen verfolgten Kennzahlen in separaten Excel-Dateien mit unterschiedlichen Definitionen, und Manager verbrachten Stunden damit, Berichte zusammenzuführen.
Nachher
Teams nutzten eine gemeinsame KPI-Plattform, die mit ERP-Daten verbunden war, mit einheitlichen Definitionen und Belegen, die an jeden KPI angehängt waren.
Haben Sie einen Excel-basierten KPI-Bericht oder eine Abteilungs-Scorecard? Teilen Sie ihn mit dem BSC-Designer-Team, um zu testen, wie das KPI-Tracking von verstreuten Tabellenkalkulationen zu einem vernetzten System für die Strategieumsetzung werden kann.
Beginnen Sie mit einer Abteilung, validieren Sie den Ansatz und nutzen Sie die Ergebnisse, bevor Sie einen breiteren Rollout durchführen.
Unternehmensprofil: Getränkehersteller
Dieser Fall beschreibt einen in den USA ansässigen Getränkehersteller, der Getränke für große Einzelhandelskunden und regionale Kunden in einer Produktionsstätte herstellt.
Das Unternehmen beschäftigt etwa 230 Mitarbeiter und produziert rund 90 Millionen Gallonen pro Jahr. Rohstoffe treffen im Werk ein, die Getränke werden vor Ort produziert, und die Fertigwaren werden landesweit versandt.
Wesentliche Herausforderungen: Gemeinsame KPI-Definitionen und Audit-Bereitschaft
Das Unternehmen verfügte über Produktionsdaten, Versanddaten und Qualitätsdaten. Das Problem bestand darin, dass jede Abteilung die Leistung unterschiedlich verfolgte, wodurch die unternehmensweite Berichterstattung unzuverlässig wurde.
- Unterschiedliche KPI-Tracking-Methoden. Die Abteilungen verwendeten ihre eigenen Tabellenkalkulationen oder Berichte.
- Keine gemeinsamen Definitionen. Dieselbe Kennzahl bedeutete in verschiedenen Teams unterschiedliche Dinge.
- Manuelle Berichterstattung. Führungskräfte verbrachten jeden Monat Stunden damit, Excel-Dateien zusammenzuführen.
- Lücken in der Audit-Bereitschaft. Beweise für Qualitätskennzahlen wurden getrennt von KPI-Berichten gespeichert.
Die Situation wurde vom Kunden wie folgt zusammengefasst:
„Jede Abteilung erfasst auf irgendeine Weise bestimmte Dinge, aber unternehmensweit haben wir keine Transparenz über die Kennzahlen aller.“
Pilotprojekt in der Qualitätsabteilung und Aufbau des Business Case
Das Unternehmen begann mit einer Abteilung, um den Nutzen nachzuweisen, bevor das System breiter ausgerollt wurde. Das Qualitätsteam wurde ausgewählt, weil es klare Kennzahlen, häufige Audits und eine hohe Berichtslast hatte.
Während des Piloten mussten Führungskräfte der Leitung erläutern, wie sich die Veränderung auf Kosten, Zeit und Risiko auswirken würde. Das Team nutzte den BSC Designer ROI-Rechner als beispielhaftes Modell und maß anschließend die Einsparungen in der eigenen Umgebung, um die Zahlen zu validieren. Im Fokus standen:
- Berichtszeit. Stunden, die für die Vorbereitung und Prüfung von Tabellenkalkulationen aufgewendet wurden, gemessen mit mindestens 7 Stunden pro Qualitätsmitarbeiter und Woche.
- Fehlerkosten. Nacharbeit, die durch inkonsistente Zahlen verursacht wurde.
- Audit-Vorbereitung. Zeitaufwand für das Zusammenstellen von Dokumenten für Kunden- oder Qualitätsprüfungen.
Der Pilot zeigte praktische Verbesserungen.
- Geteilte KPI-Definitionen. Abteilungen berichteten dieselben Kennzahlen auf dieselbe Weise.
- Reduzierung der Berichtszeit. Die Vorbereitung von Tabellenkalkulationen im Qualitätsteam sank um etwa 70-80%.
- Bessere Audit-Bereitschaft. Die Zeit, die benötigt wurde, um unterstützende Belege zu finden, sank um etwa 90%, und interne Umfragen bestätigten ein höheres Vertrauen in die Audit-Bereitschaft.
- Bessere Koordination. Produktion, Logistik und Qualität nutzten dieselben Zahlen.
Diese quantifizierten Ergebnisse halfen den Führungskräften, einen klaren Business Case für die Ausweitung des Systems zu präsentieren.
Nachdem der Pilot klare Ergebnisse gezeigt hatte, wurde derselbe Ansatz in Logistik, Produktion und Instandhaltung angewendet. Scorecards für diese Abteilungen wurden mithilfe der Ausrichtungsfunktion der Plattform verbunden, damit das Management sehen konnte, wie die Ergebnisse der Abteilungen die Unternehmensziele unterstützten.
Evidenzbasierte Leistungsberichterstattung
Das Qualitätsteam bewahrte Nachweise wie Inspektionsberichte, Notizen oder gescannte Checklisten in separaten Ordnern und E-Mail-Verläufen auf. Das Auffinden der richtigen Version während eines Audits war schwierig und zeitaufwendig.
Für jede KPI wurde ein Nachweisrahmen definiert, damit die Teams wussten, welche Dokumente erforderlich waren, welche optional waren und wann Nachweise hochgeladen werden mussten, bevor eine KPI-Aktualisierung akzeptiert wurde.
Dies reduzierte den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und erhöhte das Vertrauen in die berichteten Ergebnisse.
KPIs mit ERP-Daten verbinden
Das Unternehmen exportierte operative Daten aus seinem ERP-System in CSV-Dateien und verwendete diese Exporte in Tabellenkalkulationen der Abteilungen. Dieselben Dateien wurden während der Pilotphase verwendet, um KPI-Scorecards zu befüllen. Die folgenden Verbesserungen ermöglichten eine stabilere Integration:
- Datenbanken direkt verbinden. Berichts-tabellen wurden verknüpft, sodass KPI-Werte direkt aus kontrollierten Datenquellen stammten.
- API-Integration nutzen. Automatisierte Aktualisierungen wurden konfiguriert, sodass ERP-Daten KPIs ohne manuelle Schritte speisten.
Dieser Ansatz ermöglichte es dem KPI-System, mit bestehenden Datenquellen zu arbeiten, ohne zu ändern, wie ERP-Transaktionen erfasst wurden.
Wie Sie den Wechsel von Excel zu einer KPI-Plattform Begründen
Einer der entscheidenden Schritte in diesem Fall war das Pilotprojekt mit der Qualitätsabteilung, das half, erwartete Ergebnisse und Einsparungen zu quantifizieren und der Geschäftsleitung klare Gründe lieferte, sich von Tabellenkalkulationen zu lösen. Hier sind Schritte, denen andere Organisationen folgen können:
- Beginnen Sie mit einer Abteilung. Wählen Sie eine Abteilung mit klaren Kennzahlen und einem hohen Reporting-Aufwand.
- Messen Sie die eingesparte Zeit und weniger Fehler. Verwenden Sie einen ROI-Rechner, um die finanziellen Auswirkungen abzuschätzen.
- Verbinden Sie Daten schrittweise. Beginnen Sie mit Exporten und automatisieren Sie anschließend mit API-Integration.
- Nutzen Sie BSC Designer als KPI-Plattform. Er bietet eine strukturierte KPI-Nachverfolgung, Beweis-Links und Ausrichtung über Abteilungen hinweg, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.
BSC Designer ist eine Software zur Strategieumsetzung mit der Balanced Scorecard als Kernstück. Sie unterstützt Organisationen dabei, strategische Pläne in eine vernetzte Strategiearchitektur zu überführen, indem Ziele, KPI, Initiativen, Risiken und Strategie-Karten an einem Ort aufeinander abgestimmt werden. Unser System zur Strategieimplementierung erläutert, wie Strategie in die Praxis umgesetzt wird, und die Workshop-Vorlage zur Strategieumsetzung hilft Teams, dies in internen Strategiesitzungen anzuwenden.