Facility Management ist eine komplexe Disziplin, die die koordinierte Zusammenarbeit mehrerer Stakeholder erfordert. In diesem Artikel besprechen wir ein Beispiel für die Nutzung des Balanced Scorecard-Frameworks zur Dokumentation und Umsetzung einer Facility-Management-Strategie.
Neue Treiber, wie beispielsweise nachpandemische Veränderungen in der Nachfrage nach Unternehmensimmobilien, haben das Interesse3 an der Nutzung des Frameworks für seine Hauptzwecke wie Strategieumsetzung und die Steuerung strategischer Veränderungen gesteigert.
In diesem Artikel besprechen wir ein Beispiel für eine Balanced Scorecard im Facility Management. Diese Strategie-Scorecard kann sich auf eine bestimmte Einrichtung fokussieren und mit anderen Strategie-Scorecards abgestimmt werden oder als Vorlage dienen, um einen ähnlichen strategischen Ansatz im gesamten Facility-Management-Unternehmen zu verbreiten.
Sie finden außerdem Beispiele dafür, wie sich diese Ansätze auf der BSC Designer-Plattform automatisieren lassen, für die Sie sich unter dem kostenlosen Plan anmelden und in der Praxis ausprobieren können.
Stakeholder des Facility Managements
Ein guter Ausgangspunkt für die strategische Analyse ist das Stakeholder-Management. Im Fall des Facility Managements umfasst die Liste der Stakeholder:
- Eigentümer der Immobilie
- Mieter
- Facility-Team
- Regulierungsbehörden
Verwenden Sie in BSC Designer die Stakeholder-Analyse-Vorlage, um die Liste der Stakeholder zu formulieren und deren strategische Ambitionen, Ressourcen und Prioritäten zu definieren.
Strategische Analyse
In unserer Vorlage haben wir einige Ziele auf der Strategiekarte formuliert. Diese Ziele dienen als Beispiele, aber in einer realen Situation sind wir daran interessiert, die externe Umgebung sowie das Wettbewerbs- und Gesetzgebungsumfeld zu analysieren, um strategische Hypothesen zu entwickeln und sie auf die Strategie zu projizieren.
Zu den empfohlenen Rahmenwerken gehören die PESTEL-Analyse für externe Faktoren und Five Forces zur Analyse des Wettbewerbsumfelds. In einem anderen Artikel diskutieren wir Geschäftsrahmenwerke und ihre Rolle in der strategischen Planung.
Zum Beispiel wird der aktuelle Stand des Facility Managements je nach Standort von den folgenden Faktoren geprägt:
- Nachhaltigkeit und Energieeffizienz
- Kostenmanagement
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Einführung von KI- und AR-Technologien (erweiterte Realität)
Strategie-Karte für Facility Management
Unser Beispiel umfasst eine Strategie-Karte. Nach den Prinzipien der klassischen Kaplan & Norton Balanced Scorecard ist die Karte in vier Perspektiven unterteilt:
- Die ersten beiden Perspektiven – Finanzperspektive und Kundenperspektive – in denen wir die erwarteten Ergebnisse für die Stakeholder formulieren.
- Die Lern- und Wachstumsperspektive und die Prozessperspektive – in denen wir den umsetzbaren Teil der Strategie formulieren.
Facility Management Scorecard. Ein Beispiel für einen Strategie-Treiber ist das Ziel „Digitale Architektur“, das in der Lern- und Wachstumsperspektive abgebildet ist. Es wird durch die interne Umsetzung über das Ziel „Integration der digitalen Architektur in tägliche Workflows“ unterstützt.
Folgt man der Ursache-Wirkung-Logik, die durch die Pfeile definiert ist, können wir die Ergebnisse dieser Treiber in der Kunden- und Finanzperspektive verfolgen. In diesem Fall sind die Ergebnisse kosteneffiziente Facility-Betriebe und letztlich nachhaltiges Wachstum.
Die Ursache-Wirkung-Verbindung ist nicht nur logisch. In diesem Beispiel schlug die Plattform beim Verbinden von zwei Zielen vor, sie mit Daten zu verknüpfen.
Facility Management Scorecard. Zum Beispiel wird „Digitale Architektur“ durch zwei Spätindikatoren quantifiziert: „Nutzungsrate der Benutzer“ und „Systemausfallzeit“. Diese vergangenheitsbezogene Leistung wird als Input oder Frühindikator für das Ziel „Integration der digitalen Architektur in tägliche Workflows“ verwendet.
Im Anwender-Tutorial zur Strategie-Karten-Funktion erfahren Sie mehr über das Erstellen von Strategie-Karten.
Zerlegung in KPIs, Initiativen und Risiken
Die übergeordneten Ziele auf der Karte sind zu abstrakt, um erreicht zu werden. Aus diesem Grund zerlegen wir sie oder teilen sie auf in greifbarere Komponenten.
Analysieren wir beispielsweise das Ziel „Mitarbeiterschulung und -entwicklung“ innerhalb der Prozessperspektive.
Facility Management Scorecard. Darin finden wir:
- Eine Initiative „Eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Innovation implementieren“, die klassische Projektmanagement-Details wie Start- und Endtermine sowie Budgets enthalten kann.
- Einen Spätindikator „Leistungsbewertung nach der Schulung“, der die Wirksamkeit von Schulungsprogrammen quantifiziert.
- Verschiedene Frühindikatoren wie „Ausrichtung an strategischen Zielen“, die die Leistung des Ziels nicht direkt beeinflussen, aber helfen, Erfolgsfaktoren zu quantifizieren.
- Ein weiterer Frühindikator ist „Kontinuierliche Analyse des Schulungsbedarfs“, welcher neben der Funktion als Frühindikator auch mit dem gleichnamigen Ziel in der Lern- und Wachstumsperspektive verbunden ist.
- Ein Risiko „Fehlende messbare Wirkung“, quantifiziert durch Risikoauswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit, mit eigenem Risikominderungsplan.
Für jede dieser Komponenten können wir einen Interessensvertreter zuweisen, um die dahinterstehende Begründung zu erläutern, sowie einen Verantwortlichen – einen Benutzer, der Benachrichtigungen erhält und diese Komponenten auf seinem personalisierten Dashboard sieht.
Vollständige Liste der KPIs aus der Facility Management Scorecard
Nachfolgend finden Sie die Liste der KPIs aus der Facility Management Scorecard. Für grundlegende (Definition, Gewichtungen, Zielsetzung) und erweiterte (Gewichtungen, Berechnungen, zeitliches Tracking) Automatisierungsfunktionen für KPIs greifen Sie über die BSC Designer Plattform auf die genannte Vorlage zu.
Gesamtkosten des Betriebs Immobilieneigentümer: Effizienter und kostengünstiger Gebäudebetrieb Mieter: Komfortabler und gut gewarteter Raum Facility-Team: Effiziente Workflow-Prozesse Betriebsergebnis des Facility Managements Integration der digitalen Architektur in tägliche Workflows Rendite der Facility Management-Investitionen Zeit zur Behebung von Wartungsproblemen Wahrgenommene Sicherheits- und Schutzmaßnahmen Regulatorisches Bewusstsein und Überwachung Technologie-Adoptionsrate Kommunikationszufriedenheit Mitarbeiterschulung und -entwicklung Sicherheits-Compliance-Rate Digitale Architektur Effizienzsteigerung der Workflows Reduktion der Fehlerquoten Abhängigkeit von externen Anbietern Regulatorische Compliance % der dokumentierten Compliance-Richtlinien und -VerfahrenStrategie Umsetzen und Kontinuierlich Überwachen
Wir haben die Analyse- und Beschreibungsphasen des Strategie-Prozesses durchlaufen. Der nächste Schritt ist die tatsächliche Strategieumsetzung.
Ihr Team kann mit der Arbeit an den definierten Plänen beginnen:
- KPIs werden mit aktuellen Daten aktualisiert.
- Wenn Ziele nicht erreicht werden, können die Verantwortlichen ihre Kommentare notieren.
- Relevante Dokumente werden als Nachweis für die ordnungsgemäße Strategieumsetzung an die KPIs und Ziele angehängt.
Das Management-Team kann den Fortschritt über Dashboards und geplante Berichte verfolgen.
Facility Management Scorecard. Strategie auf Spezifische Einrichtungen Kaskadieren
Die besprochene Facility-Management-Scorecard kann als Vorlage verwendet werden, um die Strategie zu definieren und die Leistung für verschiedene Einrichtungen zu verfolgen.
Konzeptionell beinhaltet dies:
- Erstellen einer Vorlage mit gemeinsamen Zielen, KPIs und Initiativen.
- Testen der Vorlage im kleinen Maßstab für einige Einrichtungen.
- Anpassen der Vorlage entsprechend den Best Practices.
- Kaskadieren der Vorlage auf weitere Einrichtungen.
Jede der Untervorlagen kann durch Daten mit der Hauptvorlage verbunden werden. Auf diese Weise können die Scorecards für einzelne Einrichtungen als Cluster gruppiert und gemessen werden.
Facility Management Mit Gesamtstrategie Ausrichten
Facility Management ist nicht von anderen Sub-Strategien isoliert. In diesem Fall sprechen wir davon, die Facility Management Scorecard mit anderen Scorecards zu verbinden.
Die Ausrichtung kann durch Daten erfolgen, wenn bestimmte KPIs verbunden werden, oder durch Kontext, indem ein kontextbezogener Eintrag erstellt wird.
Zum Beispiel können wir die Facility Management Scorecard kontextuell mit Scorecards für Sicherheit, Compliance oder Schulung verbinden.
Es kann auch eine kontextuelle Verbindung mit Scorecards für Nachhaltigkeit und Innovation geben.
Zusammenfassung
Facility Management ist eine komplexe Geschäftsdiziplin, die verschiedene Stakeholder einbezieht und in einer komplexen Geschäftslandschaft agiert.
In diesem Artikel haben wir besprochen, wie man:
- Eine Strategie für eine einzelne Einrichtung definiert und beschreibt,
- sie auf das gesamte Facility Management skaliert, und
- sie mit anderen Strategie- und funktionalen Scorecards innerhalb der Organisation verbindet.
- Performance evaluation in facilities management: Using the balanced scorecard approach, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, The University of Salford, UK, 2020 ↩
- Performance Measurement in Facility Management Department Using Balanced Score Card, Tony Nurdiansyah, Bandung Institute of Technology (ITB), 2014 ↩
- The Balanced Scorecard: Repurposing a time-tested strategic framework for the New Model of Work, Jenn Shelton, FMJ (International Facility Management Association), 2021 ↩
Alexis Savkin ist Strategiearchitekt und Gründer von BSC Designer, einer Softwareplattform zur Strategieumsetzung, deren Kern die Balanced Scorecard bildet. Er unterstützt Organisationen dabei, Strategien in messbare Ziele, KPIs und Initiativen zu übersetzen. Alexis ist der Entwickler des Strategy Execution Canvas, Autor von über 100 Artikeln zu Strategie und Leistungsmessung sowie regelmäßiger Redner.