Event-KPIs: ROI-Berechnung basierend auf dem Anwesenheitswert

Die Teilnahme an einem Event ist mit einem erheblichen finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Lassen Sie uns die Kennzahlen besprechen, die vor, während und nach dem Event verfolgt werden müssen, um die positiven Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu maximieren.

Zur Berechnung des Event-ROI werden wir eine Analyse durchführen:

1. Kennzahlen vor dem Event. Erstellung einer Scorecard für die Eventanalyse; Auswahl der richtigen Events. Erfahren Sie mehr…
2. Kennzahlen während des Events. Fokussierung der Netzwerk- und Präsentationsfähigkeiten auf das, was zählt. Erfahren Sie mehr…
3. Kennzahlen nach dem Event. Erkenntnisse umsetzen, effektives Nachfassen von Eventleads. Erfahren Sie mehr…

Wir werden Ansätze und KPIs auf einer einseitigen Strategiekarte zusammenfassen:

4. Eventstrategie. Ein kohärenter Satz von Zielen für das nächste Event. Erfahren Sie mehr…

1. Kennzahlen vor dem Event

„Dinge sind leichter zu messen, wenn ein System durch sein Design messbar ist“. 10-schrittiges KPI-System.

Statt die Wirksamkeit eines bereits vergangenen Events oder einer Messe zu messen, sollten Sie die Gelegenheiten durch die Teilnahme an einem Event im Voraus analysieren. Dieser Ansatz wird nicht nur die Einschätzung der Wirksamkeit des Events verbessern, sondern auch die Erfolgschancen erhöhen. Im Folgenden sind die zu berücksichtigenden Faktoren aufgeführt.

Stakeholder-Analyse

• Analyse des Besucherprofils. Allgemeine demographische Analyse. Werden Sie dort Ihre potenziellen Kunden treffen? Suchen Sie nach einem Medien-/Sponsorenpaket mit aggregierten demografischen Informationen. Manchmal haben Sie Zugriff auf die vollständige Teilnehmerliste (suchen Sie nach der mobilen App der Veranstaltung und der Veranstaltungs-Community in sozialen Netzwerken).
• Referentenanalyse. Wer sind sie? Was sind ihre Gründe, einen Beitrag zu leisten (professionelle Referenten, Berater, Lösungsanbieter)? Welche Bücher/Artikel haben sie geschrieben? Betreiben sie Blogs/YouTube-Kanäle? Vernetzen Sie sich mit ihnen über LinkedIn.
• Rekrutierungsmöglichkeiten. Wie schätzen Sie die Rekrutierungsmöglichkeiten bei diesem Event ein? Wenn Sie während des Events Talente finden, hat dies Auswirkungen auf Ihre HR-Einstellungskennzahlen.
• Möglichkeiten zur Informationssammlung über Konkurrenten. Werden Ihre Konkurrenten dabei sein?
• Lieferantenbeschaffung. Wollen Sie Lieferanten/Auftragnehmer treffen, die für Ihre Herausforderungen relevante Lösungen anbieten? Die Teilnahme an Events kann die Kosten der Beschaffung senken.

Quelle: Event-Strategiescorecard.

Metrik:

• %, Übereinstimmung zwischen Zielpublikum des Events und Ihrem perfekten Kunden
• Anzahl der Infuencer in Ihrer Branche
• Rekrutierungsmöglichkeiten-Index (kann eine qualitative Kennzahl mit den möglichen Optionen „keine Möglichkeiten“ – „gelegentliche Möglichkeiten“ – „signifikante Möglichkeiten“ sein)
• Möglichkeiten zur Informationssammlung über Konkurrenten (eine binäre Kennzahl mit den Werten „ja“ oder „nein“)
• Präsenz relevanter Lösungsanbieter (binäre Kennzahl)

Quelle: Event-Strategiescorecard.

Allgemeine Event-Analyse

• Event-Programmanalyse. Stimmt das Eventprogramm/Hauptthema mit Ihrer Geschäftsstrategie überein? Wird das Programm Ihre potenziellen Kunden, Partner, Mitarbeiter anziehen?
• Analyse vergangener Events. Was waren die Ergebnisse vergangener Events? Wie war zum Beispiel die Berichterstattung in den Medien? Wer teilte Feedback über die Events?
• Marketing-Bereitschaft. Gibt es einen Hashtag und einen Twitter-Namen? Gibt es eine Gemeinschaft oder eine Gruppe, die mit dem Event verbunden ist?
• Regemöglichkeiten. Auf dem Event zu sprechen ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Teilnahmekosten zu senken und die Wirkung zu erhöhen. Ich bevorzuge ein Workshop-Format, da es mehr Möglichkeiten bietet, mit Teilnehmern in Kontakt zu treten.
• Erwartete Lernergebnisse. Organisatoren von Workshops machen Ihnen das Leben leichter, indem sie Ihnen erwartete Resultate zur Verfügung stellen.

Kennzahlen:

• % der Themen, die für die aktuellen geschäftlichen Herausforderungen relevant sind
• Marketingbereitschaft, % – Möglichkeiten, Ihre Teilnahme/Vortrag/Ihren Workshop unter den Teilnehmern bekannt zu machen
• Redemöglichkeit (binäre Kennzahl)

Quelle: Event-Strategiescorecard.

Standortanalyse

• Interessierte Kunden in der Region. Gab es Interessenten aus der Region?
• Aktuelle Kunden in der Region. Gibt es Bestandskunden in der Region?
• Potentielle Partner in der Region. Nehmen Ihre potentiellen Partner an der Veranstaltung teil?
• Teammitglieder in der Region. Leben Mitglieder des Remote-Teams in der Region?

Kennzahlen:

• # der potentiellen Kunden, die an einem Treffen/einer Demo interessiert sind
• # der aktuellen Kunden, die an einem Business-Frühstück interessiert sind

Quelle: Event-Strategiescorecard.

Logistikanaylse

• Geschätzte Teilnahmekosten. Einschließlich Reisekosten, Zeitaufwand, Eintrittskosten, indirekte Kosten. Erfahren Sie im Folgenden mehr.
• Events kombinieren. Informieren Sie sich vor der Flugbuchung über weitere Events von Interesse; in vielen Fällen können Sie die Logistik so anpassen, dass Sie zwei Events besuchen.

Berechnung der realen Kosten des Events

Die Komponente „Investition“ der ROI-Formel scheint klar zu sein, aber dennoch werden oft weniger greifbare Kosten übersehen. Hier sind die veranstaltungsbedingten Kosten zu berücksichtigen.

• Reisekosten. Flugtickets, Taxis, Parkplätze, Autovermietung, Benzin, Unterbringungskosten, Mahlzeiten.
• Materialkosten. Visitenkarten, Broschüren, Banner, Standgebühren, Miete für Standausrüstung.
• Zeitinvestitionen. Dollar-Äquivalent der für Reisen aufgewendeten Zeit. Zeit, die für die Vorbereitung eines Events aufgewendet wird (Reiseplanung, Vorbereitung von Dias, Recherchen vor dem Event). Zeit, die für das Event aufgewendet wird. Verarbeitung der Eventergebnisse. Zeit, die der Teilnehmer nicht in seine Hauptaufgabe involviert ist.
• Veranstaltungskosten. Eintritt, Workshops, gesellschaftliche Events, Zertifizierung, Stadtexkursionen.
• Indirekte Kosten. Jet-Lag-Auswirkungen, Kosten für Flüge am frühen Morgen, Kosten für lange Wartezeiten auf Anschlussflüge. Persönliche Kosten, die durch Geschäftsreisen verursacht werden, wie z.B. das Bringen eines Haustiers zur Tierpension.

Quelle: Event-Strategiescorecard.

Multiplizieren Sie die Gesamtzahl mit der Anzahl der Personen, die teilnehmen müssen:

• Bei normaler Anwesenheit oder einem Hauptreferat kann eine Person die Aufgabe übernehmen
• Für eine Messe benötigen Sie mindestens zwei Mitarbeiter

Eventbewertungs-Scorecard

Sobald Sie eine Reihe von Kennzahlen haben, die zu Ihrer Eventstrategie passen, ist es sinnvoll, sie für verschiedene Events wiederzuverwenden.

Verwenden Sie die Vorlage der Event-Scorecard, die wir in diesem Artikel besprochen haben, als Vorlage für Ihre eigene Bewertungs-Scorecard.

• Wenn Sie jedes Jahr an einigen wenigen Events teilnehmen, dann genügt eine Liste von Kennzahlen in einer Excel-Tabelle.
• Wenn Ihre Organisation an vielen Events teilnimmt und plant, Ihre Eventstrategie mit anderen Strategien zu verbinden, dann wird eine professionelle Software zur Strategieumsetzung wie BSC Designer helfen.

Benutzer von BSC Designer können:

• Die Event-Scorecard-Vorlage zur Berechnung des geschätzten ROI eines Events wiederverwenden.

Maximierung des Event-ROI durch Auswahl des richtigen Teilnahmeformats

Die Wirksamkeit eines Events hängt von Ihrem Teilnahmeformat ab. In unserem Fall gab es folgende Optionen:

• Online-Events. An Webinaren teilnehmen und/oder Webinare veranstalten. Funktioniert am besten, wenn Sie „das Wasser testen“ und sich ein Bild von den Bedürfnissen Ihres Publikums machen müssen.
• Normale Teilnahme. Besuch einer Konferenz oder Messe. Funktioniert gut, wenn Lernen Ihr primäres Ziel ist und das Programm des Events mit Ihren Herausforderungen übereinstimmt. Sie erhalten eine Vorstellung von den Problemen, mit denen Ihr Zielpublikum konfrontiert ist.
• Redemöglichkeit. Durchführung einer Grundsatzrede oder eines Workshops. Funktioniert gut, wenn Sie sich mit dem Publikum auseinandersetzen müssen. Das Workshop-Format ist durch die Anzahl der Teilnehmer begrenzt, hat aber die größte Wirkung. Achten Sie darauf, Ihre Teilnahme zu bewerben, um +1 auf Ihr Experten-Karma zu bekommen.
• Sponsoring-Möglichkeit. Als offizieller Partner des Events auftreten. Ermöglicht den Zugang zu den Marketingkanälen, Event-Materialien, oft auch Redemöglichkeiten. Gut für die Markenbekanntheit und Anerkennung der Fachkompetenz des Unternehmens.
• Firmenstand. Teilnahme an einer Konferenz/Messe mit einem Stand. +1 für die Anerkennung der Fachkompetenz des Unternehmens, mehr Möglichkeiten zum Vernetzen mit potenziellen Kunden und Partnern. Es ist sinnvoll, das normale Teilnahmeformat auszuprobieren, bevor Sie dieses ausprobieren.
• Eigene Veranstaltungen organisieren.. Zum Beispiel, um bestehende Kunden aufzuklären oder Gemeindeversammlungen zu ermöglichen. Sie haben die volle Kontrolle über die Eventlogistik. Die größte Herausforderung besteht darin, genügend interessierte Teilnehmer und Sponsoren für das Programm zu gewinnen und gleichzeitig einen positiven ROI des Events zu erreichen.

Im Fall von BSC Designer:

• Webinare helfen uns dabei, schnelle Ideen auszutauschen und einem Puls aufkommender Themen nachzugehen. Wenn Sie am Event teilnehmen, bitten wir Sie, die Herausforderungen, denen Sie sich im Zusammenhang mit dem Thema des Events stellen, einzureichen. Das hilft uns, unsere Inhaltsstrategie zu fokussieren.
• Normale Anwesenheit. Als Softwareunternehmen nehmen wir an Fachkonferenzen teil, um über neue Technologietrends auf dem Laufenden zu bleiben und uns mit Kollegen zu vernetzen. Dadurch entstehen viele Ideen für unsere Innovationspipeline.
• Keynotes und Workshops. Das ist im Moment unser bevorzugtes Format. Wir sprechen über KPIs, Strategie und die Balanced Scorecard. Der Vortrag/Workshop ist anbieterneutral, aber wir verwenden unsere Software organisch, um einige der Ideen zu veranschaulichen.

Gespräche und Workshops verbessern auch die Vernetzung – „Ja, ich habe Ihren Namen auf dem Konferenzprogramm gesehen“ oder „Netter Vortrag übrigens, ich habe eine Frage…“ helfen, sinnvolle Gespräche zu beginnen.

• Sponsoring-Möglichkeit. Funktioniert bei uns gut, wenn das Zielpublikum Spezialisten für die Strategieumsetzung sind, wie z.B. „Jornadas de Estrategia“ in Spanien oder „Strategy Execution Master Class“ in Belgien.

Folgekontakt vor dem Event

Wenn das Event die Vorauswahl überstanden hat, können Sie mit der Planung und Vorbereitung beginnen.

Ein wesentlicher Teil der Vorbereitung besteht im Folgekontakt mit den Menschen vor dem Event. Die Art und Weise, wie Sie dies angehen, hängt von Ihrer Nische ab; hier erklärt Howard Kingston zum Beispiel, wie er es mit diesem Start-Up gemacht hat.

ROI-Zahlen vergleichen

Eine der Möglichkeiten, den ROI von Events einzuordnen, besteht darin, ihn mit Ihren Marketing-Richtwerten zu vergleichen.

• Eine Schlüsselkennzahl sind in diesem Fall die CPL (Kosten pro Lead).

Sie können einen groben Vergleich der Reichweite des Events im Vergleich zu anderen von Ihnen verwendeten Marketingkanälen anstellen (wir haben es mit Google Ads gemacht). Eine gute Erklärung für diesen Ansatz finden Sie in diesem Artikel von Matthew Wainwright.

Treffen Sie Ihr Remote-Team

Wir haben viele Wertströme und ihre Quantifizierung diskutiert. Lassen Sie uns über weniger offensichtliche Gründe sprechen, an Events teilzunehmen.

Einer unserer Werte ist „Talente weltweit einstellen“. Aus diesem Grund gibt es viele Remote-Mitarbeiter, die für BSC Designer arbeiten.

Wir nutzen Events , um unsere lokalen Partner und Remote-Mitarbeiter persönlich zu treffen.

Die Kosten des Events bleiben die gleichen, aber wir können mehr Wert schaffen, wenn wir unsere Teammitglieder besser kennenlernen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Remote-Teams.

Besuch eines Events als Mitarbeiterbonus

Die meisten Menschen reisen gerne, vor allem, wenn das Ziel schöne Städte wie Venedig oder Prag sind.

Wir haben bereits über bewährte Vorgehensweisen im Zusammenhang mit Belohnungen und Boni gesprochen. Betrachten Sie die Eventkosten als einen Bonus, den Sie Leistungsträgern zahlen. Diese Art von Bonus funktioniert nachweislich gut.

Auch hier bleiben die Kosten für die Teilnahme an einem Event gleich, aber Ihre Investitionen werden sich in Form eines hoch engagierten Teams auszahlen (siehe den Mitarbeiterengagement-Index, den wir zuvor besprochen haben).

2. Während der Veranstaltung zu betrachtende Kennzahlen

Ein Event ist nur ein Spielfeld – seine Ergebnisse hängen davon ab, wie Sie spielen.

Was sind die Erfolgsfaktoren, die während des Events zu beachten sind? Geschäftsleute sind sich einig, dass Vernetzung der wichtigste Teil jedes Events ist. Wir werden uns hier mit zwei Gruppen von Kennzahlen befassen:

• Spätindikatoren, die zur Validierung der Ergebnisse beitragen
• Frühindikatoren, die helfen, Erfolg vorherzusagen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Managementteam den Unterschied zwischen diesen beiden Arten von Indikatoren versteht.

Beginnen wir mit Spätindikatoren.

Bedeutungsvolle Gesprächs-Kennzahl

Der einfache Austausch von Visitenkarten ist kein Zeichen für ein bedeutungsvolles Gespräch. Wenn mich jemand in den ersten Sekunden eines Gesprächs nach einer Visitenkarte fragt, dann ist das für mich eine rote Flagge.

Was sind die Anzeichen für ein bedeutungsvolles Gespräch? Ich definiere diese vier:

• [ ] Eisbrecher. Mein Gegenüber und ich haben herausgefunden, wie sich unsere Geschäftsinteressen überschneiden (das ist einfach, da wir die gleiche Veranstaltung besuchen). Ich kenne das Interessengebiet der Person, mit der ich spreche.
• [ ] Produkt. Ich hatte die Gelegenheit, zu erklären, was unser Produkt leistet und wie es hilfreich sein kann. Der Trick besteht nicht darin, sich wie ein Verkäufer zu verhalten, sondern ein Verkaufsgespräch als organischen Teil des Gesprächs zu integrieren (lesen Sie unten, wie wir das machen).
• [ ] Persönlich. Neben den geschäftlichen Themen hatten wir die Möglichkeit, uns auf etwas Persönlicheres zu konzentrieren (Reiseerfahrung, Fremdsprachen lernen, Hobbys usw.)
• [ ] Vernetzung. Schließlich haben wir uns auf LinkedIn verbunden. Wenn es angebracht ist, ziehe ich es vor, das zusammen mit dem Austausch von Visitenkarten zu tun.

Qualifizierte Leads

Die besten bedeutungsvollen Gespräche werden in qualifizierte Leads umgewandelt. Hier sind die Kennzahlen für qualifizierte Leads:

• # der Problemlösungs-Matches. Zum Beispiel sucht das Unternehmen des Lead nach einer Möglichkeit, seine KPIs von einer Tabellenkalkulationssoftware auf etwas Professionelleres umzustellen. Das ist ein guter Ansatz für uns.
• # der Präsentationen/Demos, die wir während des Events gemacht haben. Sie müssen nicht immer einen Laptop benutzen. Dabei hilft Ihnen die Materialverfügbarkeits-Kennzahl. In unserem Fall können wir eine Papierversion einer Strategiekarte verwenden, um zu zeigen, was unsere Software leistet.

• # von Nachfolgeanfragen – der Interessent bittet um die Weitergabe einer spezifischen Fallstudie oder um Zugang zu einer voll funktionsfähigen Testversion. Wenn Sie zum Beispiel erwägen, Ihre Scorecard von einer Tabellenkalkulationssoftware auf eine Balanced Scorecard-Lösung umzustellen, dann sende ich Ihnen einen Link zu diesem Artikel.

Nun stellt sich die Frage, was wir tun können, um diese bedeutungsvollen Gespräche zu erreichen und in qualifizierte Leads umwandeln zu können. Lassen Sie uns die Erfolgsfaktoren und die jeweiligen Frühindikatoren diskutieren.

Netzwerkfähigkeits-Kennzahlen

Es gibt Menschen, die es auf natürliche Weise tun; es gibt einige, die es lernen müssen (hier werden einige gute Punkte diskutiert). Was sind die Erfolgsfaktoren für gute Netzwerkfähigkeiten? Eine schnelle Antwort ist – Praxis und bestimmte Verhaltensmuster.

Hier sind einige Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt:

• # der von Ihnen eingeleiteten Gespräche (Frühindikator)
• # der Fragen, die Sie Rednern gestellt haben (Frühindikator)
• % der Konversation nach bedeutungsvollem Konversationsmuster (siehe Erklärung unten)

Präsentationsfähigkeits-Kennzahl

Ähnlich wie Netzwerkfähigkeiten – man lernt, indem man übt. Einige zu betrachtende Kennzahlen:

• # der Präsentationstaktiken, die Sie aus dem Event gelernt haben (es geht darum, sie zu bemerken, nicht nur zu zählen) (Frühindikator)
• # der öffentlichen Vorträge, die Sie im letzten Jahr gehalten haben (Frühindikator)
• # der Fragen, die die Leute nach Ihrem Vortrag stellen
• Durchschnittliches Feedback nach dem Vortrag, %

Verfügbarkeit von Werkzeugen und Materialien

Bei BSC Designer experimentieren wir gerne mit Visitenkarten. Wenn wir auf diesjährigen Konferenzen Visitenkarten austauschen, finden Sie auf der einen Seite meine Kontaktdaten, und auf der anderen Seite sehen Sie dies:

Wenn Sie mich fragen, was das bedeutet, werde ich sagen, dass es ein kleines Stück einer mit unserer Software entworfenen Strategiekarte ist, dass Sie dort ein Geschäftsziel, Kennzahlen und Initiativen sehen. Wenn wir dieses Stadium erreicht haben, werde ich es sicherlich als ein bedeutungsvolles Gespräch betrachten.

Andere Dinge, die man betrachten sollte:

• Materialverfügbarkeit, %. Sorgen Sie dafür, dass die Logistik funktioniert und Ihre Visitenkarten, Broschüren und Standmaterialien pünktlich und vollständig eintreffen.
• Material-Wow-Faktor, %. Werden Ihre Materialien in der Mülltonne eines Hotels landen, oder werden die Teilnehmer sie behalten? Testen Sie es – wir haben es mit unserer Strategiekarten-Vorlage getan.

3. KPIs nach dem Event

Das Event ist zu Ende, aber wir haben noch viel zu tun. Hier sind einige Kennzahlen, die wir uns ansehen sollten.

„Greifbare“ Ergebnisse der Veranstaltung

Etwas, das wir leicht zählen können:

• # der erhaltenen Visitenkarten
• # der Teilnehmer

Meiner Meinung nach verdienen diese Kennzahlen nur eine schnelle Überprüfung:

Das Sammeln vieler Visitenkarten hat nichts mit effektiver Vernetzung zu tun

• Die Anzahl der Veranstaltungsteilnehmer korreliert selten mit dem geschaffenen Wert

Event-Auswirkungskennzahlen und ihre Vertreter

Wenn greifbare Ergebnisse wie die Anzahl der erhaltenen Visitenkarten keinen Sinn machen, was sollten wir dann in Betracht ziehen?

Im Idealfall befassen wir uns mit den tatsächlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen:

• Netzwerkkontakte, die nützlich sind
• Abgeschlossene Deals – wenn es unser Ziel ist, potentielle Kunden zu treffen
• Ideen umgesetzt – wenn wir Lernziele hätten, als wir an einer Konferenz teilgenommen haben

Das Problem mit Auswirkungskennzahlen besteht darin, dass sie schwer zu verfolgen sind (Notwendigkeit, die Auswirkungen verschiedener Marketingkanäle zu verstehen, langer Kaufzyklus). Die Lösung besteht darin, sich ihre Vertreter anzusehen:

• Anstelle der Verfolgung von bedeutungsvollen Netzwerkkontakten, betrachten Sie die „# der bedeutsvollen Gesprächen“
• Anstatt auf abgeschlossene Deals zu schauen, schauen Sie auf die „# der qualifizierten Leads“
• Anstatt darauf zu warten, dass Ideen vollständig umgesetzt und getestet werden, schauen Sie sich die „# der qualifizierten neuen Vorschläge“ für die erste Stufe Ihrer Innovationspipeline an.

Operative Kennzahlen für ein Ereignis

Wir können auch einige operative Kennzahlen verfolgen. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Ihr Team sie mit den entsprechenden Geschäftszielen in Einklang bringt.

• % der nachgefassten Leads (finden Sie unten unseren Ansatz zum Nachfassen)
• # der Ideen, die in die Innovationspipeline aufgenommen wurden (finden Sie unten unseren Ansatz)
• # von Social Media-Beiträgen, die nach dem Event gepostet wurden (Ihre Gedanken, Fotos, Erkenntnisse), stellen Sie sicher, dass dies mit Ihrer Marketing-Scorecardverbunden ist.
• # der Presserwähnungen (hilft, die Teilnahme an zukünftigen Events wie diesem zu rechtfertigen)
• # der internen Präsentationen, die vor Ihrem Team gemacht wurden (siehe Erklärung unten)
• # der Möglichkeiten zur Schaffung von Inhalten (siehe unten)

Nachfassen der Leads

Ich vermute, jeder hasst robotisierte „Nachfassaktionen“, wenn man mit E-Mails und Telefonanrufen bombardiert wird, so dass man bedauert, seine Visitenkarte abgegeben zu haben.

Im Fall von BSC Designer:

• Ich schicke Ihnen eine E-Mail mit relevanten Links, um versprochene Informationen bereitzustellen.
• Ich werde mich mit Ihnen über LinkedIn vernetzen. Sie werden meine zukünftigen Updates sehen und sich mit uns in Verbindung setzen, wenn etwas mit Ihren aktuellen Bedürfnissen übereinstimmt.

Feedback-Analyse und Implementierung

Wenn Sie das Glück haben, Ihre aktuellen Kunden auf der Veranstaltung zu treffen, stellen Sie sicher, dass Sie offen für Feedback sind (= Ihr Kunde nimmt 90% der Zeit ein). Sobald Sie wieder im Büro sind – umsetzen!

Ich habe an einer Software-Konferenz teilgenommen, bei der drei konkurrierende E-Commerce-Unternehmen die Veranstaltung sponserten und ihre Plattformen vorstellten. Zwei davon waren „große Jungs“, und das dritte war ein „Start-Up“. Als ich zwei Jahre danach dieselbe Konferenz besuchte, gab es nur ein einziges eCommerce-Unternehmen, das den Markt beherrschte (das „Start-Up“).

Alle drei schnitten in Bezug auf Präsentation, Nachfassen und Netzwerken gut ab. Was war der Trick? Die Leute vom „Startup“ haben die meisten Anforderungen implementiert, die sie von den Teilnehmern gelernt haben.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback-Anfragezyklus mit der Umsetzung endet.

Ideen, die für die Innovationspipeline qualifiziert wurden

Jedes Event ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, etwas Neues zu lernen. In meinem Fall hatten die Ideen, die auf den Konferenzen gelernt wurden, einen kurzen Lebenszyklus – normalerweise bin ich während des Events von einer Idee begeistert, und dann wird sie mit anderen „wir werden das irgendwann einmal ausprobieren“-Ideen begraben, weil die Idee im Moment keine Priorität hat oder ihr Ausprobieren zusätzliche Ressourcen erfordert.

Um das zu vermeiden, haben wir eine Innovationspipeline eingerichtet:

• • Interessante Ideen werden im Textformat oder als Foto einer interessanten Folie notiert
  • Dann werden sie überprüft (typischerweise auf dem Rückflug nach Hause) und in formellere Innovationskandidaten (Titel, Beschreibung, Begründung)

umgewandelt

• • Innovationsvorschläge werden auf dem Kanban-Board gesammelt und warten darauf, dass sie durch die Innovationspipeline (Diskussion, Prototyp, Test, Implementierung)

bearbeitet werden.

Intuitives Lernen

Ich spreche hier von der Fähigkeit, zwischen den Zeilen zu lesen.

• Welche Themen waren für die Teilnehmenden von hohem Interesse? Wir können diese Themen zu unserer Inhaltsstrategie hinzufügen.
• Welche Redner waren gut darin, eine Verbindung mit dem Publikum aufzubauen? Wir können sie zu unseren eigenen Veranstaltungen einladen oder ihre Videos auf YouTube verwenden, um die Präsentationsfähigkeiten unseres Teams zu verbessern.
• Welche Folien erhielten die größte Aufmerksamkeit? Ist es der Schmerzpunkt, der zu einem Schlüsselelement eines neuen Produkts werden kann?

Interne Präsentation

Es ist sinnvoll, die auf dem Event gelernten Ideen mit Ihren Kollegen zu teilen. Übrigens ist dies eine weitere Möglichkeit, den Wert der Veranstaltung zu steigert. Das Dollar-Äquivalent des Lernwertes kann für die ROI-Berechnung verwendet werden.

In unserem Fall ist es etwas weniger formell:

• „Hey, ich habe an diesem Event teilgenommen und schaue mir an, was für ein hervorragendes Werkzeug benutzt wurde, um dieses Problem zu lösen…“

oder

• Dieser Typ hat Social Media Marketing gesprochen, hier ist seine Checkliste. Können wir etwas davon testen, um unseren Ansatz zu verbessern?

Machen Sie die Präsentation nach der Veranstaltung nicht zu einer Formalität. Versuchen Sie, Ihr Team zu motivieren, über die Essenz des Gelernten zu referieren, nicht Folien wiederzukäuen, die sie gesehen haben.

Möglichkeiten zur Inhaltserstellung

Das Geschäftsmodell von BSC Designer stützt sich stark auf die Aufklärung der Kunden. Die besten Inhalte werden aus der Praxis geboren.

Man lernt, indem man einfach an Konferenzen und Workshops teilnimmt, und man lernt noch mehr, wenn man dort spricht. Das Sprechen auf der Konferenz zwingt Sie dazu, das Thema im Detail zu analysieren, Experimente durchzuführen und die Informationsquellen zu überprüfen.

Nutzen Sie diese Mitbringsel, um Inhalte für Ihr Engagement zu schaffen:

• Dieser Artikel basiert auf meinen Erfahrungen mit öffentlichen Reden, der Durchführung von Workshops, der Teilnahme an Konferenzen und als Sponsor.
• Der Artikel Qualitäts-Scorecard wurde durch die Teilnahme an der Konferenz „Software Quality Days“ in Wien inspiriert.
• Das Buch 10-schrittiges KPI System wurde von einer Pecha-Kucha-Präsentation inspiriert, die ich auf der OOP Konferenz in München gehalten habe.

Ziehen Sie in Betracht, die aufschlussreichsten Ideen, die Sie über die Events erfahren, in immergrüne Inhalte für eine Website umzuwandeln.

Allgemeine Effektivität

Hier sind einige allgemeine Effektivitätskennzahlen. Sie helfen Ihrem Team bei der Analyse der Wirksamkeit verschiedener Ereignisse und der Wirksamkeit der internen Geschäftssysteme:

• # der kontaktierten Leads vs. # der geplanten Meetings
• # der geplanten Meetings vs. # der abgehaltenen Meetings
• # der abgehaltenen Meetings# vs. # der bedeutungsvollen Gespräche
• # der bedeutungsvollen Gespräche vs. # der abgeschlossenen Geschäften

4. Event-Strategiekarte

Die Eventstrategie ist ein kohärenter Satz von Prioritäten und Zielen für die Events, an denen Ihr Unternehmen teilnehmen wird.

Wir haben viele KPIs und Verbesserungsvorschläge diskutiert. Meine Vermutung ist, dass Ihre nächsten Herausforderungen die folgenden sein werden:

• Zusammenstellen all dieser Ideen in einem 1-2-seitigen Dokument
• Effektives Kommunizieren dieser Strategie an Ihr Team
• Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Vorgehensweisen für das Event stabile Verhaltensmuster werden

Eine gute Strategiekarte wird Ihnen dabei helfen. Zuvor haben wir einen klassischen K&N Balanced Scorecard-Ansatz mit vier Perspektiven diskutiert. Mit dem gleichen Ansatz können wir eine Karte für die Eventstrategie erstellen.

Quelle: Event-Strategiescorecard.

Kundenperspektive

Was sind die Bedürfnisse der Kunden? Welche Bedürfnisse werden befriedigt, wenn unsere Organisation an dem Event teilnimmt?

Geschäftsziele (Kundenbedürfnisse):

• Das Unternehmen wird als Experte wahrgenommen. Ein Unternehmen wird als Experte in einem Bereich wahrgenommen, wenn es auf Branchenveranstaltungen präsent ist, Keynotes hält, an Messen teilnimmt.
• Persönliche Interaktion mit der Marke bieten. Es ist eine Sache, Ihre Website zu besuchen, aber Sie müssen auch auf einem Messestand mit Ihrem Team sprechen. Die physische Präsenz ist nur der Anfang, und es ist wichtig, von den Kunden zu lernen und ihr Feedback umzusetzen, wie oben besprochen.

Metrik:

• Markenbekanntheit, % (gemessen in der Marken-Scorecard)
• # der verschickten Einladungen zu Events und Messeständen (jedes Mal, wenn Kundenbetreuer erwähnen, dass der Kunde unser Team bei einer bestimmten Veranstaltung treffen kann)
• Hochkarätige Kunden, % (dies ist eine indirekte Kennzahl dafür, wie effektiv unsere Eventstrategie ist, um hochkarätige Kunden zu erreichen)

Finanzperspektive

Was sind die finanziellen Ergebnisse der Zielerreichung aus der Kundenperspektive? Was sind unsere finanziellen Ziele im Zusammenhang mit der Veranstaltungsstrategie?

Geschäftsziel:

• Machen Sie die Teilnahme an Events finanziell tragfähig

Kennzahlen:

• Reale Kosten des Events, $
• Dollar-Äquivalent des Wertes des Events, $
• CPL am Event vs. CPL anderer Marketingkanäle

Initiativen:

• Kosten kontrollieren
• ROI maximieren

Interne Perspektive

Was können wir tun, um Kundenbedürfnisse zu befriedigen? Unter allen möglichen Zielen werden wir uns hier auf die Ziele konzentrieren, die mit der Eventstrategie zusammenhängen.

Die Ziele wiederholen die oben diskutierten Faktoren vor, während und nach der Veranstaltung:

• Ziel vor dem Event. Auswahl- und Vorbereitungsprozess für Events verbessern.
• Ziel während des Events. Wirksame Verhaltensmuster für Veranstaltungen implementieren.
• Ziel nach dem Event. Nachbereitung der Veranstaltung und kontinuierliches Lernen.

Kennzahlen vor dem Event:

• %, Event-Score nach der Ereignisanalyse-Scorecard
• # der Kontakte, die vor dem Ereignis Event nachgefasst wurden

Kennzahlen während des Events:

• # der erreichten potentiellen Kunden
• # der bedeutungsvollen Interaktionen
• # von qualifizierten Leads

Kennzahlen nach dem Event:

• # der Ideen für die Innovationspipeline
• Präsentationen zum internen Lernen, Stunden (verwenden Sie diese Vorlage für einen stärker ergebnisorientierten Ansatz)

Innovationsperspektive

Was sind unsere Verbesserungspunkte? Was müssen wir lernen, um Events besser durchzuführen und die Bedürfnisse unserer Kunden besser zu befriedigen?

Diese Perspektive ist Teil Ihrer Innovationsstrategie:

• Was sind die Verbesserungspunkte der Prozesse? Reiseoptimierung, wobei Veranstaltungen als Gelegenheit genutzt werden, Mitglieder Ihres Remote-Teams zu treffen.
• Welche Fähigkeiten muss unser Eventteam beherrschen? Präsentationsfähigkeiten, Networking-Fähigkeiten, Marketingmaterialien.
• Fokussierung der Kundenentwicklungsbemühungen. Welche Konferenzen besuchen unsere potenziellen Kunden tatsächlich? Was sind die heutigen Bedürfnisse unserer Kunden?

Metrik:

• Geschätztes Eventbudget vs. reales Eventbudget
• # der gefundenen Verbesserungspunkte
• Schulungen zu Netzwerkfähigkeiten, Stunden
• Schulungen zu Präsentationstechniken, Stunden
• Präsentationsfertigkeiten üben, Stunden
• Durchschnittliches Feedback der Präsentation, %

Zusammenfassung

Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse dieses Artikels:

• Kennen Sie die realen Kosten einer Eventteilnahme.
• Berechnen Sie den Event-ROI unter Verwendung der Quantifizierung des Gesamtwertes, nicht nur der generierten Direktverkäufe.
• Ihre Eventstrategie ist einzigartig – verwenden Sie die Kennzahlen und Strategien in diesem Artikel als Ansatzpunkt für Ihre internen Diskussionen.
• Das Endziel besteht NICHT darin, Ihr Team durch die Event-KPIs zu stressen, sondern die besten Taktiken zu diskutieren und sie greifbar zu machen.

Obwohl wir in diesem Artikel viele Kennzahlen erörtert haben, sollten Sie Veranstaltungen und Networking nicht als ein Spiel mit einem Punktestand betrachten. Es geht mehr darum, Geschäftsfreunde zu gewinnen als Kontakte zu knüpfen.

Weitere Beispiele für die Balanced Scorecard