كيف يمكننا حساب العائد على الاستثمار (ROI) لتطبيق برنامج التخطيط الاستراتيجي وتبرير هذا الاستثمار للإدارة العليا؟
أُثير سؤال مهم مؤخراً من قبل عميل محتمل:
كيف نبرر تطبيق منصة تنفيذ الاستراتيجية الخاصة بكم أمام فريق الإدارة العليا لدينا؟
إذا كنت تدافع عن أتمتة التخطيط الاستراتيجي في منظمتك، فإن الحقائق والأفكار أدناه يمكن أن تساعد في دعم قضيتك.
نقطة البداية: وفورات إجمالية في الوقت مثبتة تجريبياً
كما هو الحال مع جهود التحول الرقمي الأخرى، يبدأ فهم التحسينات المتوقعة بتحليل الوضع الحالي وتحديد مراكز الوقت والتكلفة.
استناداً إلى استطلاعات آراء العملاء الذين نفّذوا مشروعاً تجريبياً لـ BSC Designer، إليكم ما نعرفه عن حالة ما قبل التطبيق:
4 ساعات أسبوعياً هي متوسط الوقت الذي يقضيه المدير في تحديث جدول بيانات «الخطة الاستراتيجية».
أما الحالة النموذجية بعد التطبيق، وفقاً لما أفاد به مستخدمو المشروع التجريبي، فهي:
توفير 70% من الوقت مقارنةً بالتخطيط الاستراتيجي القائم على جداول البيانات.
قد تبدو فكرة صيانة/تحديث جدول بيانات «الخطة الاستراتيجية» غامضة، لكنها عادةً ما تشمل أنشطة مثل إنشاء بطاقات الأداء، وتحديث مؤشرات الأداء، وإرفاق الأدلة الداعمة، وإعداد التقارير.
اعتماداً على مجال العمل ونوع المنظمة، قد يترجم ذلك إلى توفير من 25 ألف دولار إلى 100 ألف دولار سنوياً في جهد إعداد التقارير وحده. كما نوفر حاسبة عائد الاستثمار لتنفيذ الاستراتيجية حيث يمكنك إدخال بياناتك الخاصة لتقدير الوفورات المحتملة.
جزء كبير من الاستثمار هو الوقت اللازم لإتقان البرنامج. في حالة BSC Designer، أفاد مستخدمو المشروع التجريبي بحوالي 15 ساعة في المتوسط، بما في ذلك التجربة على البرنامج، ومقاطع الفيديو التدريبية، وجلسات التدريب المباشر.
هل تنطبق المعايير المرجعية نفسها على منظمتك؟
وجدنا أن أهم عامل مُميِّز هو نضج المنظمة في انضباط التخطيط الاستراتيجي. فالمنظمات التي لديها تدفقات عمل راسخة وبنية واضحة للاستراتيجية تحتاج وقتاً أقل لاعتماد التكنولوجيا الجديدة. وبهذا المعنى، يُعد التدقيق الذاتي للاستراتيجية نقطة بداية جيدة.
قياس تكلفة التخطيط بالمقارنة المرجعية
لإضافة معيار مرجعي آخر والتحقق من التقديرات التجريبية من منظور آخر، يمكننا النظر إلى المشكلة الأوسع المتمثلة في أتمتة التخطيط.
وفقًا لـ APQC، كما ورد في CFO.com1، تنفق المنظمات نحو 0.1% من الإيرادات على التخطيط والمحاسبة الإدارية. وعلى الرغم من أن هذه الفئة واسعة، فإنها تقدم تقديرًا تقريبيًا للتكلفة الإجمالية لإعداد الميزانية، والتنبؤ، والتقارير الإدارية، وتحليل الانحرافات، وغيرها من الأنشطة التي تندرج ضمن التخطيط الاستراتيجي.
ويأتي تقدير آخر من استطلاع أجرته شركة ماكينزي2. أفاد المديرون بأنهم يقضون ما يقرب من نصف وقت عملهم في أعمال غير إدارية، بما في ذلك الأعمال الإدارية، والأعمال المرتبطة بالاستراتيجية، وإدارة المواهب والأفراد. وغالبًا ما تظهر إدارة جداول البيانات عبر جميع هذه المجالات لتتبع الأهداف، والحفاظ على مؤشرات الأداء، وإرفاق الأدلة، أو احتساب الحوافز.
معدلات الخطأ ومخاطرة عدم اتساق البيانات
إذا لم تكن تقديرات توفير الوقت مقنعة، فإن منظورًا آخر هو تقييم مخاطر إدارة تنفيذ الاستراتيجية في جداول البيانات.
تشير المقالة «الأخطاء في جداول البيانات التشغيلية»3 إلى أن 94% من جداول البيانات تحتوي على أخطاء.
وتظهر تقديرات مماثلة تتراوح بين 86% و100% في «أخطاء جداول البيانات: ما نعرفه. ما نعتقد أننا نستطيع فعله.»4
في التخطيط الاستراتيجي، تؤدي مشكلات اتساق البيانات إلى:
- أخطاء في الحسابات
- أخطاء في بنية البيانات
- أخطاء في الأدلة التي تم تحميلها
تُترجم هذه المشكلات إلى وقت إضافي لإعادة العمل وهو منعكس بالفعل في تقديرات الوقت أعلاه.
وأقل ملموسية، لكنه غالبًا أكثر أهمية، هو مخاطرة عدم توفر البيانات أو الأدلة المطلوبة عند الحاجة إليها لمناقشات الإدارة أو عمليات التدقيق، أو اتخاذ قرارات بناءً على معلومات غير مكتملة أو غير صحيحة.
دمج عوامل العائد على الاستثمار
ينبع العائد على الاستثمار لبرامج التخطيط الاستراتيجي من ثلاثة مصادر رئيسية:
- أولاً، توفير وقت قابل للقياس في صيانة بطاقات الأداء وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) والتقارير. حتى التقديرات المتحفظة تبرر الاستثمار خلال السنة الأولى.
- ثانياً، تقليل مخاطر الأخطاء وتحسين اتساق البيانات.
- ثالثاً، تحسين الانضباط الاستراتيجي. إن هيكل الاستراتيجية الواضح، وملكية شفافة، وتتبع قائم على الأدلة، ومواءمة أفضل عبر الفرق تخلق قيمة طويلة الأجل يصعب قياسها كمياً لكنها حاسمة لتنفيذ الاستراتيجية.
الخلاصة
لتقييم العائد على الاستثمار (ROI) في منظمتك، اتبع الخطوات التالية.
- قدّر تكلفتك الحالية للتخطيط الاستراتيجي المعتمد على جداول البيانات. يمكنك استخدام حاسبة ROI الخاصة بنا.
- نفّذ تجربةً تجريبية باستخدام جدول بيانات واحد ممثل للتخطيط الاستراتيجي.
- قِس مقاييس الوقت قبل وبعد.
- احسب الوفورات باستخدام بياناتك الفعلية وقارنها بتكاليف البرنامج والتدريب.
- يسهم تعاون فريق المالية في خفض تكاليف العمليات: مقياس الشهر، بيري دي. ويغينز، المدير المالي، 2024 ↩
- توقف عن إهدار أثمن مواردك: المديرون المتوسطون، 2023، ماكينزي ↩
- Errors in Operational Spreadsheet, Powell, Baker, Lawson. Journal of Organizational and End User Computing, 2009 ↩
- Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do. Dr. Raymond R. Panko, 2000, University of Hawaii ↩
أليكسيس سافكين هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة برمجية لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على ترجمة الاستراتيجية إلى أهداف قابلة للقياس وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) ومبادرات. أليكسيس هو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف لأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث منتظم.