لعقد مراجعة فعّالة للاستراتيجية، ناقش نتائج الاجتماع السابق، حلل الفجوات الحالية في الأداء، واستعرض العوامل الجديدة المكتشفة.
مع أكثر من 20 عامًا من مساعدة المنظمات في تنفيذ استراتيجياتها عبر منصتنا والاستشارات، قمنا بتطوير عملية مراجعة استراتيجية أثبتت تركيزها على النتائج. نظم اجتماعك الاستراتيجي وفقًا لهذه المنظورات:
- التحضير – تحديث مؤشرات الأداء واكتشاف العوامل الجديدة.
- 1. استعراض نتائج الاجتماع الأخير. متابعة نتائج مراجعة الاستراتيجية السابقة.
- 2. نظرة عامة على الأداء الحالي. استعراض فجوات الأداء وإجراء تحليل الأسباب الجذرية.
- 3. تحليل العوامل الجديدة. مناقشة العوامل الجديدة الناشئة في بيئة العمل.
التحضير: تحديث مقاييس الأداء
المتطلبات السابقة: من المفترض أن تكون لديك استراتيجية مصاغة بشكل صحيح ومُوصَفة، حيث يتم تسلسل الاستراتيجية عالية المستوى إلى بطاقات الأداء الوظيفية والاستراتيجية، مع تحليل واضح للأهداف والمبادرات والمقاييس والمخاطر. إذا لم يتم تنفيذ استراتيجيتك بعد، يمكنك العثور على إرشادات في نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا.
قبل جلسة مراجعة الاستراتيجية، قم بتحديث بطاقات الأداء ببيانات الأداء الجديدة:
- بالنسبة للمقاييس التي يتم تحديثها يدويًا، قم بإعداد قائمة بـ KPIs (مؤشرات الأداء الرئيسية) التي تحتاج إلى تحديث أو لم يتم تحديثها في الوقت المحدد.
- قم بإعداد قائمة بالمبادرات ذات المواعيد النهائية القريبة.
استخدم الأساليب التحليلية للعثور على فجوات الأداء. يجب أن تركز على:
- تحديد الاتجاهات
- كشف الشذوذات
- العثور على الارتباطات
- المقارنة المعيارية
التحضير: اكتشاف عوامل جديدة
إنشاء أو تحديث بطاقات الأداء الوظيفية التي تركز على التحليل الاستراتيجي لمشهد الأعمال:
- إضافة أي عوامل خارجية جديدة (تحليل PESTEL أو SWOT).
- رسم تحركات المنافسين المهمة (تحليل القوى الخمس).
- متابعة التغيرات في احتياجات أصحاب المصلحة (تحليل أصحاب المصلحة).
- مراجعة اللوائح القادمة فيما يتعلق بالضوابط الحالية (بطاقة أداء ضوابط GRC).
- تسجيل المخاطر الجديدة في سياق الاستراتيجية الحالية (بطاقة أداء إدارة المخاطر).
يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي أن تساعد في هذه العملية. على سبيل المثال، يمكن لمستخدمي BSC Designer تمرير البيانات من بطاقات الأداء التحليلية الحالية وطلب من الذكاء الاصطناعي مقارنتها بأحدث الاتجاهات والمخاطر واللوائح المعروفة.
1. ملخص نتائج الاجتماع الأخير
ينتهي اجتماع الاستراتيجية النموذجي بفرضيات قابلة للتنفيذ وتعيين مالكين لتلك الفرضيات. ابدأ الاجتماع بعرض موجز للاستراتيجية عرض الاستراتيجية، ثم تابع نتائج الاجتماع السابق.
أسئلة ممكن طرحها:
- ما هي الأفكار القابلة للتنفيذ من الاجتماع الأخير؟
- ما الذي تم تنفيذه؟ وما هي النتائج؟
- ما هي التحديات التي تم اكتشافها؟ وكيف يجب أن نعدل نهجنا؟
2. تحليل الأسباب الجذرية لفجوات الأداء
ناقش فجوات الأداء والظواهر الشاذة التي تم تحديدها. خلال الاجتماع، ركز على تحليل الأسباب الجذرية وصياغة الفرضيات للاختبار.
من منظور أتمتة البرمجيات:
- استخدم لوحات المعلومات لتصور البيانات.
- صغ النتائج كخطط عمل جديدة أو فرضيات أو أهداف.
أسئلة محتملة لطرحها:
- ما هي الظواهر الشاذة التي تم اكتشافها؟
- أين كان الأداء أقل من التوقعات؟
- ما هي الأسباب الجذرية المحتملة؟
- ما هو الاتجاه العام؟ كيف يكون الأداء من ربع إلى آخر أو من سنة إلى أخرى؟
- ما هي نتائج القياس الداخلي والخارجي؟
3. تحليل العوامل الجديدة في مشهد الأعمال
استخدم نتائج التحليل الاستراتيجي لمراجعة العوامل الجديدة التي تشكل بيئة الأعمال، مثل تغيّر احتياجات أصحاب المصلحة، والعوامل الخارجية، والمنافسين، والمخاطر.
أسئلة للنظر فيها:
- كيف تغيرت احتياجات أصحاب المصلحة؟ (استخدم قالب تحليل أصحاب المصلحة)
- هل تم اكتشاف أي فرص جديدة؟
- هل هناك عوامل خارجية جديدة ذات صلة بمنظمتنا؟ (استخدم قالب PESTEL)
- هل تم تحديد أي مخاطر جديدة ذات صلة؟ (راجع وقم بتحديث بطاقة أداء سجل المخاطر)
- هل حدثت أي تغييرات في سلوك المنافسين؟ (استخدم قالب القوى الخمس)
مجموعة الأدوات لإدارة الأفكار
في كل خطوة من خطوات المراجعة، توفر أتمتة البرامج معلومات سياقية ذات صلة وتساعد في مواءمة الاستراتيجية الحالية مع النتائج والأفكار المستخلصة. يعتمد اختيار الأدوات على طبيعة وحجم الأفكار.
قبل الاجتماع:
- جمع الأفكار عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عنوان مخصص (في BSC Designer، سيتم تعيين هذه الأفكار كمبادرات).
- اطلب من المشاركين تحديث KPIs وبطاقات الأداء التحليلية (انظر خطوة التحضير).
- تحميل المستندات ذات الصلة مباشرة إلى الأهداف أو KPIs لتسهيل المناقشات المستقبلية.
أثناء الاجتماع:
- بالنسبة لعدم انتظام الأداء، قم بتدوين النتائج القيمة كـ تعليقات على KPI مع التاريخ المناسب.
- بالنسبة لخطط العمل، أضف تعليقات إلى المبادرات.
- تعيين الأفكار الجديدة كفرضيات للأهداف.
- تعيين المقاييس والمخاطر الجديدة مباشرة إلى الأهداف في بطاقة الأداء.
- عند مناقشة الأهداف أو KPIs أو لوحات المعلومات أو الخرائط، استخدم أداة الرابط المباشر (خاصة في الاجتماعات عبر الإنترنت).
اجتماعات الاستراتيجية على بطاقة الأداء لحوكمة الشركات
من منظور حوكمة الشركات، تأكد من انتظام اجتماعات الاستراتيجية وحافظ على سجلات قابلة للتتبع للاجتماعات.
لتتبع الانتظام:
- على بطاقة الأداء للحكومة، قم بإنشاء مؤشر جديد يسمى “اجتماع استراتيجي منتظم“.
- حدد فترة تحديث المؤشر لتتناسب مع التواتر المتوقع للاجتماعات (عادةً ربع سنوي).
- تعيين شخص مسؤول.
- تحميل الوثائق ذات الصلة بهذا المؤشر (جدول أعمال الاجتماع والملخص).
لنتائج الاجتماعات القابلة للتتبع:
- إنشاء تقارير تتضمن خريطة الاستراتيجية، لوحة التحكم، بيانات الأداء، وملاحظات الاجتماع (يمكن تخصيص شكل التقرير عبر حوار التقرير).
- الوصول إلى سجل التدقيق للحصول على سجل تغييرات مفصل.
أليكسيس سافكين هو مستشار استراتيجي أول والرئيس التنفيذي لمنصة BSC Designer، وهي منصة بطاقة الأداء المتوازن. يتمتع بخبرة تزيد عن 20 عامًا في هذا المجال، مع خلفية في الرياضيات التطبيقية وتكنولوجيا المعلومات. أليكسيس هو مؤلف “نظام تنفيذ الاستراتيجية”. نشر أكثر من 100 مقالة حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ويتحدث بانتظام في فعاليات القطاع، وغالبًا ما يتم الاستشهاد بأعماله في الأبحاث الأكاديمية.