لعقد مراجعة فعّالة للاستراتيجية، ناقش نتائج الاجتماع السابق، حلل الفجوات الحالية في الأداء، واستعرض العوامل الجديدة المكتشفة.
مع أكثر من 20 عامًا من مساعدة المنظمات في تنفيذ استراتيجياتها عبر منصتنا والاستشارات، قمنا بتطوير عملية مراجعة استراتيجية أثبتت تركيزها على النتائج. نظم اجتماعك الاستراتيجي وفقًا لهذه المنظورات:
- التحضير – تحديث مؤشرات الأداء واكتشاف العوامل الجديدة.
- 1. استعراض نتائج الاجتماع الأخير. متابعة نتائج مراجعة الاستراتيجية السابقة.
- 2. نظرة عامة على الأداء الحالي. استعراض فجوات الأداء وإجراء تحليل الأسباب الجذرية.
- 3. تحليل العوامل الجديدة. مناقشة العوامل الجديدة الناشئة في بيئة العمل.
التحضير: حدّث مقاييس الأداء
المتطلب السابق: يُفترض أن لديك استراتيجية مُصاغة ومُوصوفة بشكل صحيح، حيث يتم تسلسل الاستراتيجية عالية المستوى إلى بطاقات الاداء الوظيفية والاستراتيجية، مع تحليل واضح إلى الأهداف والمبادرات والمقاييس والمخاطر. إذا لم يتم تنفيذ الاستراتيجية لديك بعد، يمكنك العثور على إرشادات في نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا.
قبل جلسة مراجعة الاستراتيجية، حدّث بطاقات الاداء ببيانات أداء حديثة:
- بالنسبة للمقاييس التي يتم تحديثها يدويًا، أدرج KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) التي تحتاج إلى تحديث أو لم يتم تحديثها في الوقت المحدد.
- أدرج المبادرات ذات المواعيد النهائية التي تقترب.
استخدم الأساليب التحليلية للعثور على فجوات الأداء. ينبغي أن تركز على:
- تحديد الاتجاهات
- اكتشاف الشذوذ
- العثور على الارتباطات
- إجراء المقارنة المعيارية
التحضير: اكتشف عوامل جديدة
أنشئ أو حدّث بطاقات الأداء الوظيفية التي تركز على التحليل الاستراتيجي لمشهد الأعمال:
- أضف أي عوامل خارجية جديدة (تحليل PESTEL أو SWOT).
- ارسم خريطة للتحركات المهمة من قبل المنافسين (تحليل القوى الخمس).
- تتبّع التحولات في احتياجات أصحاب المصلحة (تحليل أصحاب المصلحة).
- راجع اللوائح القادمة بالارتباط مع الضوابط الحالية (بطاقة أداء ضوابط GRC).
- سجّل مخاطر جديدة في سياق الاستراتيجية الحالية (بطاقة الأداء لإدارة المخاطر).
يمكن للأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي المساعدة في هذه العملية. على سبيل المثال، يمكن لمستخدمي بي إس سي ديزاينر تمرير البيانات من بطاقات الأداء الخاصة بالتحليل الحالية وطلب من الذكاء الاصطناعي مقارنتها بأحدث الاتجاهات والمخاطر واللوائح المعروفة.
1. ملخص نتائج الاجتماع الأخير
ينتهي اجتماع الاستراتيجية النموذجي بفرضيات قابلة للتنفيذ وتعيين مالكين لتلك الفرضيات. ابدأ الاجتماع بعرض موجز للاستراتيجية عرض الاستراتيجية، ثم تابع نتائج الاجتماع السابق.
أسئلة ممكن طرحها:
- ما هي الأفكار القابلة للتنفيذ من الاجتماع الأخير؟
- ما الذي تم تنفيذه؟ وما هي النتائج؟
- ما هي التحديات التي تم اكتشافها؟ وكيف يجب أن نعدل نهجنا؟
2. تحليل الأسباب الجذرية لفجوات الأداء
ناقش فجوات الأداء والظواهر الشاذة التي تم تحديدها. خلال الاجتماع، ركز على تحليل الأسباب الجذرية وصياغة الفرضيات للاختبار.
من منظور أتمتة البرمجيات:
- استخدم لوحات المعلومات لتصور البيانات.
- صغ النتائج كخطط عمل جديدة أو فرضيات أو أهداف.
أسئلة محتملة لطرحها:
- ما هي الظواهر الشاذة التي تم اكتشافها؟
- أين كان الأداء أقل من التوقعات؟
- ما هي الأسباب الجذرية المحتملة؟
- ما هو الاتجاه العام؟ كيف يكون الأداء من ربع إلى آخر أو من سنة إلى أخرى؟
- ما هي نتائج القياس الداخلي والخارجي؟
3. تحليل العوامل الجديدة في مشهد الأعمال
استخدم نتائج التحليل الاستراتيجي لمراجعة العوامل الجديدة التي تشكل بيئة الأعمال، مثل تغيّر احتياجات أصحاب المصلحة، والعوامل الخارجية، والمنافسين، والمخاطر.
أسئلة للنظر فيها:
- كيف تغيرت احتياجات أصحاب المصلحة؟ (استخدم قالب تحليل أصحاب المصلحة)
- هل تم اكتشاف أي فرص جديدة؟
- هل هناك عوامل خارجية جديدة ذات صلة بمنظمتنا؟ (استخدم قالب PESTEL)
- هل تم تحديد أي مخاطر جديدة ذات صلة؟ (راجع وقم بتحديث بطاقة أداء سجل المخاطر)
- هل حدثت أي تغييرات في سلوك المنافسين؟ (استخدم قالب القوى الخمس)
مجموعة أدوات لإدارة الرؤى
في كل خطوة من خطوات المعاينة، توفر الأتمتة البرمجية معلومات سياقية ذات صلة وتساعد في مواءمة الاستراتيجية القائمة مع النتائج والرؤى المُولَّدة. يعتمد اختيار الأدوات على طبيعة الرؤى ونطاقها.
قبل الاجتماع:
- اجمع الأفكار عبر إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عنوان مخصص (في بي إس سي ديزاينر، سيتم تعيين هذه الأفكار كمبادرات).
- اطلب من المشاركين تحديث KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الخاصة بهم وبطاقات الأداء الخاصة بالتحليل (راجع خطوة التحضير).
- ارفع المستندات ذات الصلة مباشرةً إلى الأهداف أو مؤشرات الأداء لتسهيل المناقشات المستقبلية.
أثناء الاجتماع:
- بالنسبة للشذوذ في الأداء، دوّن النتائج القيّمة على شكل تعليقات على KPI مع التاريخ ذي الصلة.
- بالنسبة لخطط العمل، أضف تعليقات إلى المبادرات.
- عيّن الرؤى الجديدة على أنها فرضيات للأهداف.
- عيّن المقاييس الجديدة والمخاطر مباشرةً إلى الأهداف في بطاقات الاداء.
- عند مناقشة الأهداف أو مؤشرات الأداء أو لوحات المعلومات أو الخرائط، استخدم أداة الرابط المباشر (مفيدة بشكل خاص للاجتماعات عبر الإنترنت).
بناء القدرة على إجراء مراجعات فعّالة لتنفيذ الاستراتيجية
تعتمد مراجعة تنفيذ الاستراتيجية المثمرة على أكثر من جدول أعمال الاجتماع. تحتاج الفرق إلى أدوار واضحة، وإعداد منضبط، وأساليب مشتركة لتفسير الأداء، وروتين متابعة منتظم.
للاطلاع على النهج التنظيمي الأشمل لتطوير هذه الممارسات، راجع بناء القدرة على تنفيذ الاستراتيجية.
اجتماعات الاستراتيجية على بطاقة الأداء لحوكمة الشركات
من منظور حوكمة الشركات، تأكد من انتظام اجتماعات الاستراتيجية وحافظ على سجلات قابلة للتتبع للاجتماعات.
لتتبع الانتظام:
- على بطاقة الأداء للحكومة، قم بإنشاء مؤشر جديد يسمى “اجتماع استراتيجي منتظم“.
- حدد فترة تحديث المؤشر لتتناسب مع التواتر المتوقع للاجتماعات (عادةً ربع سنوي).
- تعيين شخص مسؤول.
- تحميل الوثائق ذات الصلة بهذا المؤشر (جدول أعمال الاجتماع والملخص).
لنتائج الاجتماعات القابلة للتتبع:
- إنشاء تقارير تتضمن خريطة الاستراتيجية، لوحة التحكم، بيانات الأداء، وملاحظات الاجتماع (يمكن تخصيص شكل التقرير عبر حوار التقرير).
- الوصول إلى سجل التدقيق للحصول على سجل تغييرات مفصل.
Alexis Savkín هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. وهو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف كتابين وأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث في مؤتمرات دولية. تواصل مع أليكسيس عبر LinkedIn.