تُظهر دراسة الحالة هذه كيف عززت منظمة خيرية غير ربحية التنسيق الداخلي والشفافية والمساءلة عن الأداء عبر الإدارات ومراكز الخدمة باستخدام بي إس سي ديزاينر.
حقائق رئيسية حول تنفيذ بطاقات الاداء المتوازن في المنظمات غير الربحية
قبل
استخدمت الإدارات المختلفة والمراكز الإقليمية أساليب تقييم منفصلة، مما جعل من الصعب مقارنة النتائج أو مواءمة جهود التحسين.
بعد
تمت إدارة الاستراتيجية، ومؤشرات الأداء، ولوحات البيانات، والوثائق ضمن منصة مشتركة واحدة مع بطاقات الأداء المُواءَمة عبر الإدارات والمراكز الإقليمية.
نظرة عامة على المنظمة
تدير المنظمة برامج تقديم المنح وتطوير المجتمع وتشرف على مراكز خدمة المانحين في عدة مناطق. ويشمل هيكلها الداخلي عدة وحدات وظيفية أساسية:
- المالية
- الموارد البشرية
- تقنية المعلومات
- التميز المؤسسي
- وحدات الاستراتيجية والمعرفة
- الاتصالات والمشاركة المجتمعية
- الخدمات الإدارية
بالإضافة إلى وظائفها المركزية، تدير المنظمة مراكز إقليمية لخدمة المانحين لدعم احتياجات المجتمع، ومشاركة المانحين، وتنسيق البرامج الخيرية.
تعمل المؤسسة مع شبكات من المستفيدين والمانحين في جميع مناطق المملكة العربية السعودية وتحافظ على علاقات عمل في جميع دول مجلس التعاون الخليجي.
لماذا كانت هناك حاجة إلى التخطيط الاستراتيجي لدعم النمو والاتساق
مع توسّع المنظمة في برامج المنح والأنشطة الإقليمية، أصبح من المهم بشكل متزايد ضمان الاتساق في كيفية تفسير الأهداف الاستراتيجية ومراقبتها. استخدمت وحدات مختلفة أساليب تقييم مختلفة، مما جعل من الصعب مقارنة الأداء أو مواءمة جهود التحسين عبر المناطق.
ولذلك سعت المنظمة إلى:
- توحيد التوجه الاستراتيجي – ضمان عمل جميع الوحدات التشغيلية نحو أولويات استراتيجية مشتركة.
- تحسين وضوح الأداء – تمكين تقييم واضح وقابل للمقارنة للتقدم في المنح والعمليات ومشاركة المانحين.
- الحفاظ على السياق الاستراتيجي – ضمان أن تعكس مقاييس الأداء الرسالة، بدلاً من أن تصبح أهدافًا رقمية معزولة.
«بصفتنا منظمة غير ربحية، فإن إدارة استراتيجيتنا وأدائنا بفعالية تُعدّ مفتاحًا لتعظيم تأثيرنا. وينطبق هذا بشكل خاص على مؤسسات تقديم المنح مثل مؤسستنا، حيث تُعدّ الشفافية والمواءمة مع الأهداف الاستراتيجية أمرين أساسيين».
كيف تم تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن باستخدام بي إس سي ديزاينر
اعتمدت المنظمة بي إس سي ديزاينر كمنصة مشتركة لهيكلة الأهداف الاستراتيجية، ومؤشرات الأداء، ولوحة البيانات، والوثائق الداعمة. تم تسلسل الاستراتيجية إلى بطاقات الأداء مع مواءمتها مع الإدارات الوظيفية ومراكز خدمة المانحين الإقليمية. حافظت كل وحدة تشغيلية على بطاقة الأداء الخاصة بها مع مواءمتها مع الإطار الاستراتيجي عالي المستوى، مما أسفر عن ما يقرب من 200 بطاقة أداء في جميع أنحاء المؤسسة.
شملت الممارسات الرئيسية ما يلي:
- تسلسل الاستراتيجية إلى بطاقات الأداء – استراتيجية عالية المستوى متسقة مقترنة بتفسير تشغيلي محلي.
- لوحات بيانات موحدة – لوحات البيانات المستخدمة خلال مراجعات الأداء المجدولة ضمنت مقارنة موحدة.
- منفذ قائم على الدور – شارك نحو 150 من المستخدمون في المنصة؛ قام بعضهم بتحديث الأهداف والمؤشرات، بينما راجع آخرون النتائج في وضع العرض فقط.
- طرق عرض تقارير مرنة – تمكن المستخدمون من التبديل بين دورات إعداد التقارير، وغالبًا ما تكون ربع سنوية ونصف سنوية، اعتمادًا على توقيت المعاينة.
- وثائق موحدة – تم تخزين الوثائق الداعمة والإرشادات المنهجية ضمن بطاقات الأداء واستخدامها كدليل عند تحديث KPI (مؤشر الأداء الرئيسي).
- مقاييس درجات مخصصة – تم استخدام مقياس نوعي (سيئ / متوسط / جيد / ممتاز) حيث لم تكن المقاييس الرقمية مناسبة.
“ساعدنا بي إس سي ديزاينر على هيكلة استراتيجيتنا، وتحديد أهداف واضحة، وتعيين المسؤوليات عبر الفرق. المنصة بديهية وسهلة الاستخدام ومرنة — حتى موظفونا غير التقنيين تمكنوا من استخدامها بثقة.”
ضمان المواءمة مع متطلبات RBM (إدارة النتائج)
كان بعض الشركاء الخارجيين للمنظمة وكالاتٍ تابعة للأمم المتحدة ومؤسساتٍ أخرى تستخدم إطار إدارة النتائج (RBM). لذلك كان من المهم أن تكون بطاقات الاداء الداخلية متوافقة مع مصطلحات RBM ونماذج المنطق، لا سيما عند عرض الاستراتيجية والتقدم خارجيًا.
باستخدام وظائف تسلسل في بي إس سي ديزاينر، حافظت المنظمة على التوافق بين:
- بطاقات الأداء الاستراتيجية الداخلية – تُستخدم للتخطيط وتنفيذ الاستراتيجية.
- هياكل التقارير المتوائمة مع RBM – تُستخدم للتنسيق مع الشركاء الخارجيين.
أتاح ذلك للمنظمة إيصال المخرجات والتقدم بصيغ مألوفة لدى أصحاب المصلحة في RBM، دون تكرار جهد إدارة البيانات.
مؤشرات الأداء المستخدمة لتتبع التقدم الاستراتيجي
تم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) لقياس الأهداف الاستراتيجية المحددة كمياً. نظمت بطاقات الأداء والأهداف المنطق الاستراتيجي، بينما قاست مؤشرات الأداء الرئيسية التقدم نحو تلك الأهداف. تضمنت مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة:
- كفاءة استخدام المنح والالتزام بالجدول الزمني
- درجات رضا المانحين والمستفيدين
- مشاركة الموظفين في التطوير والتدريب
- معدلات تبني الخدمات الرقمية
- مقاييس الحوكمة وتحسين الجودة
تم تحديث المؤشرات بشكل دوري، ووُثقت الأدلة الداعمة مباشرة في المنصة. ولعدد من المؤشرات الرئيسية، تم تحديد إطار عمل للأدلة يحدد الوثائق المطلوبة للتحقق. وقد سهّل ذلك عملية التحقق الداخلي وساعد أصحاب المصلحة في التأكد من دقة النتائج المبلغ عنها.
تأثير مواءمة الاستراتيجية وإطار الأداء
أدى التنفيذ إلى ممارسات تنفيذ أوضح وأكثر اتساقًا عبر المنظمة:
- مواءمة الأهداف بشكل أوضح
- عمليات إعداد التقارير بشكل أكثر اتساقًا
- احتفاظ أفضل بالمعرفة والتوثيق
- مشاركة أعلى عبر الأقسام والمناطق
- تحسين القدرة على عرض الاستراتيجية والنتائج على المانحين وأصحاب المصلحة الخارجيين
“نحن نقدر بشكل خاص القدرة على لامركزية إدخال البيانات مع الحفاظ على السيطرة والإشراف، مما أدى إلى تعزيز المشاركة بين الأقسام.”
تعمل المنظمة الآن من خلال إطار أداء مشترك يدعم التعلم المستمر والشفافية واتخاذ القرار المتوافق مع المهمة.
كيف تُوائم الاستراتيجية عبر منظمة غير ربحية؟
تضمن المواءمة الفعّالة أن تفسّر الوظائف المركزية والمراكز الإقليمية الأولويات الاستراتيجية وتطبّقها بشكل متسق.
- أرسِ أهدافًا مشتركة واضحة – حدِّد أهدافًا مرتبطة بالرسالة تُوجِّه جميع الوحدات دون فرض إجراءات متطابقة.
- استخدم بطاقات الأداء المتسلسلة – اسمح لكل قسم أو منطقة بترجمة هذه الأهداف إلى أنشطته ومؤشراته الخاصة.
- وحِّد ممارسات المعاينة والدليل – طبِّق لوحات بيانات متسقة، وأساليب تسجيل الدرجات، وقواعد التوثيق للمساءلة.
- طبِّق بي إس سي ديزاينر كمنصة للتنسيق – ادعم إدخال البيانات الموزع والإشراف المركزي، مع الحفاظ على السياق الاستراتيجي.
دراسات حالة أخرى في قطاع المنظمات غير الربحية
تواجه المنظمات في قطاع المنظمات غير الربحية والتأثير الاجتماعي تحديات مماثلة تتعلق بالشفافية، والمواءمة، وإعداد التقارير متعددة أصحاب المصلحة. فيما يلي حالات إضافية توضح كيف تدعم بطاقة الأداء المتوازن وأدوات المواءمة الاستراتيجية الأداء الموجه بالرسالة:
تُظهر هذه الحالات، إلى جانب المثال الذي تم تسليط الضوء عليه في هذه الدراسة، كيف يمكن للأنظمة الهيكلية للأداء أن تدعم وضوح الرسالة، وثقة أصحاب المصلحة، والتأثير الاجتماعي القابل للقياس في قطاع المنظمات غير الربحية.
من دراسة الحالة إلى التطبيق العملي
تعرّف على كيفية تطبيق منصة BSC Designer عملياً لبناء هيكل استراتيجي قوي، وضمان المواءمة الاستراتيجية، وتمكين مراقبة الأداء الفعّالة.
تنزيل ملف PDF 
تسجيللا تتردد في التواصل مع فريق BSC Designer لمناقشة التحديات الخاصة بك.
BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية يعتمد في جوهره على بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على تحويل الخطط الاستراتيجية إلى هيكلية استراتيجية مترابطة من خلال مواءمة الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و المبادرات والمخاطر وخرائط الاستراتيجية في مكان واحد. يوضح نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا كيفية وضع الاستراتيجية موضع التطبيق، ويساعد قالب ورشة عمل تنفيذ الاستراتيجية الفرق على تطبيقه في جلسات الاستراتيجية الداخلية.