توضح هذه الدراسة الحالة كيف عززت منظمة غير ربحية خيرية التنسيق الداخلي، والشفافية، ومسؤولية الأداء عبر الأقسام ومراكز الخدمة باستخدام بي إس سي ديزاينر.
نظرة عامة على المنظمة
تدير المنظمة برامج تقديم المنح وتطوير المجتمع وتشرف على مراكز خدمة المانحين في عدة مناطق. ويشمل هيكلها الداخلي عدة وحدات وظيفية أساسية:
- المالية
- الموارد البشرية
- تقنية المعلومات
- التميز المؤسسي
- وحدات الاستراتيجية والمعرفة
- الاتصالات والمشاركة المجتمعية
- الخدمات الإدارية
بالإضافة إلى وظائفها المركزية، تدير المنظمة مراكز إقليمية لخدمة المانحين لدعم احتياجات المجتمع، ومشاركة المانحين، وتنسيق البرامج الخيرية.
تعمل المؤسسة مع شبكات من المستفيدين والمانحين في جميع مناطق المملكة العربية السعودية وتحافظ على علاقات عمل في جميع دول مجلس التعاون الخليجي.
لماذا كان التخطيط الاستراتيجي ضروريًا لدعم النمو والاتساق
مع توسع المنظمة في برامج المنح وأنشطتها الإقليمية، أصبح من المهم بشكل متزايد ضمان الاتساق في كيفية تفسير الأهداف الاستراتيجية ومتابعتها. استخدمت الوحدات المختلفة أساليب تقييم مختلفة، مما صعّب من مقارنة الأداء أو مواءمة جهود التحسين عبر المناطق.
لذا سعت المنظمة إلى:
- توحيد التوجه الاستراتيجي – ضمان عمل جميع الوحدات التشغيلية نحو أولويات استراتيجية مشتركة.
- تعزيز وضوح الأداء – تمكين تقييم واضح وقابل للمقارنة للتقدم في المنح والعمليات وتفاعل المانحين.
- الحفاظ على السياق الاستراتيجي – التأكد من أن مقاييس الأداء تعكس الرسالة بدلاً من أن تصبح أهدافًا رقمية معزولة.
“بصفتنا منظمة غير ربحية، فإن إدارة الاستراتيجية والأداء لدينا بفعالية هو أمر أساسي لتعظيم تأثيرنا. وهذا ينطبق بشكل خاص على المؤسسات المانحة مثل منظمتنا، حيث تعد الشفافية والمواءمة مع الأهداف الاستراتيجية أمرًا جوهريًا.”
كيفية تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن باستخدام بي إس سي ديزاينر
اعتمدت المنظمة بي إس سي ديزاينر كمنصة مشتركة لتنظيم الأهداف الاستراتيجية، ومؤشرات الأداء، ولوحات البيانات، والوثائق الداعمة. تم تسلسل الاستراتيجية إلى بطاقات الأداء تتماشى مع الإدارات الوظيفية ومراكز خدمات المانحين الإقليمية. قامت كل وحدة تشغيلية بالحفاظ على بطاقة الأداء الخاصة بها والمتوافقة مع الإطار الاستراتيجي عالي المستوى، مما أدى إلى وجود حوالي 200 بطاقة أداء عبر المؤسسة.
شملت الممارسات الرئيسية ما يلي:
- تسلسل الاستراتيجية في بطاقات الأداء – استراتيجية عالية المستوى متسقة مع تفسير تشغيلي محلي.
- لوحات بيانات موحدة – تم استخدام لوحات البيانات خلال مراجعات الأداء المجدولة لضمان مقارنة موحدة.
- منفذ مبني على الدور – شارك حوالي 150 مستخدمًا في المنصة؛ حيث قام بعضهم بتحديث الأهداف والمؤشرات، بينما استعرض الآخرون النتائج في وضع العرض فقط.
- طرق عرض تقارير مرنة – تمكن المستخدمون من التبديل بين دورات التقارير، وغالبًا ما كانت العروض ربع السنوية ونصف السنوية، وذلك حسب توقيت المراجعة.
- توثيق موحد – تم تخزين الوثائق الداعمة والإرشادات المنهجية ضمن بطاقات الأداء واستخدامها كدليل عند تحديث مؤشرات الأداء الرئيسية.
- مقاييس تقييم مخصصة – تم استخدام مقياس نوعي (سيئ / متوسط / جيد / ممتاز) في الحالات التي لا تكون فيها المقاييس الرقمية مناسبة.
“ساعدنا بي إس سي ديزاينر في تنظيم استراتيجيتنا، وتحديد أهداف واضحة، وتوزيع المسؤوليات على الفرق. المنصة بديهية وسهلة الاستخدام ومرنة — حتى الموظفون غير التقنيين لدينا تمكنوا من استخدامها بثقة.”
ضمان مواءمة مع متطلبات إدارة النتائج (RBM)
كان بعض الشركاء الخارجيين للمنظمة من وكالات الأمم المتحدة ومؤسسات أخرى تستخدم إطار عمل إدارة النتائج (RBM). لذا كان من المهم أن تكون بطاقات الأداء الداخلية متوافقة مع مصطلحات ونماذج منطق RBM، خاصة عند عرض الاستراتيجية والتقدم بشكل خارجي.
باستخدام وظائف التسلسل في BSC Designer، حافظت المنظمة على التوافق بين:
- بطاقات الأداء الاستراتيجية الداخلية – تُستخدم للتخطيط والتنفيذ.
- هياكل التقارير المتوافقة مع RBM – تُستخدم للتنسيق مع الشركاء الخارجيين.
وقد سمح ذلك للمنظمة بالتواصل حول النتائج والتقدم بصيغ مألوفة لأصحاب المصلحة في RBM، دون تكرار جهد إدارة البيانات.
مؤشرات الأداء المستخدمة لتتبع التقدم الاستراتيجي
تم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) لقياس الأهداف الاستراتيجية المحددة كمياً. نظمت بطاقات الأداء والأهداف المنطق الاستراتيجي، بينما قاست مؤشرات الأداء الرئيسية التقدم نحو تلك الأهداف. تضمنت مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة:
- كفاءة استخدام المنح والالتزام بالجدول الزمني
- درجات رضا المانحين والمستفيدين
- مشاركة الموظفين في التطوير والتدريب
- معدلات تبني الخدمات الرقمية
- مقاييس الحوكمة وتحسين الجودة
تم تحديث المؤشرات بشكل دوري، ووُثقت الأدلة الداعمة مباشرة في المنصة. ولعدد من المؤشرات الرئيسية، تم تحديد إطار عمل للأدلة يحدد الوثائق المطلوبة للتحقق. وقد سهّل ذلك عملية التحقق الداخلي وساعد أصحاب المصلحة في التأكد من دقة النتائج المبلغ عنها.
تأثير مواءمة الاستراتيجية وإطار الأداء
أدى التنفيذ إلى ممارسات تنفيذ أوضح وأكثر اتساقًا عبر المنظمة:
- مواءمة الأهداف بشكل أوضح
- عمليات إعداد التقارير بشكل أكثر اتساقًا
- احتفاظ أفضل بالمعرفة والتوثيق
- مشاركة أعلى عبر الأقسام والمناطق
- تحسين القدرة على عرض الاستراتيجية والنتائج على المانحين وأصحاب المصلحة الخارجيين
“نحن نقدر بشكل خاص القدرة على لامركزية إدخال البيانات مع الحفاظ على السيطرة والإشراف، مما أدى إلى تعزيز المشاركة بين الأقسام.”
تعمل المنظمة الآن من خلال إطار أداء مشترك يدعم التعلم المستمر والشفافية واتخاذ القرار المتوافق مع المهمة.
كيف توائم الاستراتيجية عبر منظمة غير ربحية؟
تضمن المواءمة الفعالة أن تقوم الوظائف المركزية والمراكز الإقليمية بتفسير وتطبيق الأولويات الاستراتيجية بشكل متسق.
- حدد أهدافًا مشتركة وواضحة – ضع أهدافًا مرتبطة بالرسالة توجه جميع الوحدات دون فرض إجراءات متطابقة.
- استخدم بطاقات الأداء المتسلسلة – اسمح لكل قسم أو منطقة بترجمة هذه الأهداف إلى أنشطته ومؤشراته الخاصة.
- وحد ممارسات المعاينة وتقديم الأدلة – طبق لوحات بيانات، وأساليب تقييم، وقواعد توثيق موحدة لضمان المساءلة.
- استخدم بي إس سي ديزاينر كمنصة للتنسيق – دعم إدخال البيانات الموزع والإشراف المركزي، مع الحفاظ على السياق الاستراتيجي كما هو.
دراسات حالة أخرى في قطاع المنظمات غير الربحية
تواجه المنظمات في قطاع المنظمات غير الربحية والتأثير الاجتماعي تحديات مماثلة تتعلق بالشفافية، والمواءمة، وإعداد التقارير متعددة أصحاب المصلحة. فيما يلي حالات إضافية توضح كيف تدعم بطاقة الأداء المتوازن وأدوات المواءمة الاستراتيجية الأداء الموجه بالرسالة:
تُظهر هذه الحالات، إلى جانب المثال الذي تم تسليط الضوء عليه في هذه الدراسة، كيف يمكن للأنظمة الهيكلية للأداء أن تدعم وضوح الرسالة، وثقة أصحاب المصلحة، والتأثير الاجتماعي القابل للقياس في قطاع المنظمات غير الربحية.
من دراسة الحالة إلى التطبيق العملي
تعرّف على كيفية تطبيق منصة BSC Designer عملياً لبناء هيكل استراتيجي قوي، وضمان المواءمة الاستراتيجية، وتمكين مراقبة الأداء الفعّالة.
تنزيل ملف PDF 
تسجيللا تتردد في التواصل مع فريق BSC Designer لمناقشة التحديات الخاصة بك.
برنامج BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية الذي يعزز صياغة وتنفيذ الاستراتيجية من خلال KPIs وخرائط الاستراتيجية ولوحات التحكم. نظامنا الخاص بـ تنفيذ الاستراتيجية يوجه الشركات في التطبيق العملي للتخطيط الاستراتيجي.