مثال على تنفيذ الاستراتيجية لشركة ذات وحدات عمل متعددة وأصحاب مصلحة متنوعين.
مجموعة إيكو التخيلية، المكرسة لإنشاء وإدارة المساحات الخضراء الحضرية الصديقة للبيئة، كان عليها إدارة وحدات عمل متعددة. بدأوا في البداية استراتيجيتهم وقياس الأداء في إكسيل، ولكن مع نمو عملياتهم، أصبح إدارة جداول البيانات المختلفة غير مستدام.
أدناه، نناقش كيف نفذت مجموعة إيكو استراتيجيتها المعقدة باستخدام خطوات نظام تنفيذ الاستراتيجية.
تسجيل جلسة تنفيذ الاستراتيجية العملية
شاهد تسجيل جلستنا العملية لتنفيذ الاستراتيجية، حيث ناقشنا التحديات التي واجهتها مجموعة إيكو التخيلية ووضحنا كيفية معالجتها باستخدام BSC Designer.
الخطوة 1. صياغة جوهر الاستراتيجية (تحليل المهمة وأصحاب المصلحة)
قام فريق الاستراتيجية في مجموعة إيكو التخيلية بإنشاء حسابهم في BSC Designer. هنا بعض الأشياء التي قاموا بها لإعداد مساحة عمل الاستراتيجية الخاصة بهم:
- تنقلوا إلى الإعدادات > الاستراتيجية لإدخال بيانات المهمة والرؤية والقيم الحالية.
- في علامة التبويب المنظمة، قاموا بتحميل شعار الشركة لإدراجه في الواجهة والتقارير.
تم تعريف جوهر الاستراتيجية لمجموعة إيكو التخيلية تحت الإعدادات > علامة تبويب الاستراتيجية.
قام فريق الاستراتيجية في مجموعة إيكو التخيلية بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة لرسم خريطة لأصحاب المصلحة المعنيين واحتياجاتهم.
نتائج تحليل أصحاب المصلحة لمجموعة إيكو التخيلية، مع تعريف اهتمامات أصحاب المصلحة ومقاييس قيمهم.لضمان المساءلة والشفافية والوعي بالاستراتيجية، قامت إدارة الفريق بتحديد أدوار الموظفين في عملية الاستراتيجية وفقًا لنموذج المشاركة في التخطيط الاستراتيجي. في قسم المستخدمين، تم تعريف الفرق التالية:
- فريق الإدارة
- فريق تكنولوجيا المعلومات
- التخضير الحضري
- فريق الاستراتيجية
- المستثمرون
فرق المستخدمين داخل مجموعة إيكو التخيلية
الخطوة 2. تسلسل الرسالة إلى بطاقات الأداء الاستراتيجية
تم تنظيم أعمال مجموعة إيكو التخيلية حول ثلاثة مجالات رئيسية:
- إنشاء المنطقة الخضراء، الذي يركز على تحويل المناطق الحضرية إلى مناطق صديقة للبيئة؛
- الإدارة الذكية، باستخدام أجهزة استشعار مدعومة بتقنية إنترنت الأشياء لصيانة المساحات الخضراء بشكل فعال ومستدام؛ و
- المياه من الهواء، بالاستفادة من توليد المياه من الغلاف الجوي وإعادة استخدام مياه الأمطار لضمان الري المستدام.
قام فريق الاستراتيجية بتسلسل الخطة الرئيسية عالية المستوى إلى “بطاقة أداء استراتيجية التخضير الحضري” و”بطاقة أداء دمج التكنولوجيا الذكية” مع خطط لتطوير بطاقة أداء استراتيجية مخصصة لمنطقة “المياه من الهواء”.
لتحقيق ذلك، في قسم بطاقاتي للأداء، أنشأ فريق الاستراتيجية عدة بطاقات أداء ونظمها في تسلسل هرمي.
مساحة عمل الاستراتيجية لمجموعة إيكو التخيلية، حيث يتم تسلسل الاستراتيجية إلى بطاقات أداء استراتيجية ووظيفية. قام المستخدم المسؤول لفريق الاستراتيجية بتعيين حقوق الوصول المطلوبة للفرق. على سبيل المثال:
- بالنسبة لبطاقة أداء “الخطة الرئيسية”، حصل فريق الإدارة على حقوق التعديل، بينما حصل فريق مستخدمي المستثمرين على حقوق الاطلاع فقط.
- حصل فريق التخضير الحضري على الوصول إلى “بطاقة أداء استراتيجية التخضير الحضري” وكذلك إلى بطاقة “تقييم الأداء المستمر”.
- كما تم منح فريق الإدارة حقوق الإشراف على جميع بطاقات الأداء في الحساب.
الخطوة 3. إنشاء بطاقات أداء وظيفية (تقييم الأداء، PESTEL)
من بين عوامل النجاح، حدد استراتيجيو مجموعة إيكو التخيلية:
- الإدارة الفعالة لمناطقهم الخضراء و
- إقامة علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مثل البلديات المحلية وشركاء وسائل الإعلام والمستثمرين.
على مستوى تنفيذ الاستراتيجية، تم إنشاء بطاقات أداء وظيفية متنوعة. بطاقة الأداء “تقييم الأداء المستمر” ركزت على مراقبة أداء المناطق الخضراء. ضمن هذه البطاقة، تم إنشاء مؤشر يحلل بشكل مستمر كل موقع عن طريق مجموعة من المعايير المرجحة:
- “تكاليف التشغيل لكل متر مربع”،
- “تصنيف المجتمع”، و
- “تقليل درجة الحرارة المحيطة”.
إحدى بطاقات الأداء الوظيفية مخصصة للتقييم المستمر لأداء المناطق الخضراء التي تديرها مجموعة إيكو التخيلية.
- كانت لدى مجموعة إيكو التخيلية بيانات أداء تاريخية لمؤشرات معينة. لتجميع جميع معلومات الأداء ذات الصلة في مكان واحد، قامت فريق الاستراتيجية باستيراد البيانات التاريخية من جداول Excel إلى مؤشرات الأداء الرئيسية في BSC Designer.
تم إنشاء بطاقة أداء أخرى، “مجموعة إيكو – تحليل PESTEL“، لتخطيط نتائج تحليل العوامل الخارجية بشكل رسمي. ساعدت هذه البطاقة في تصور أفضل للمشهد التشغيلي وسهلت التواصل مع المستثمرين والحكومات المحلية من خلال إظهار مواءمة استراتيجية مجموعة إيكو مع اتجاهات التغير المناخي العامة.
لوصف نموذج عمل الشركة، تم إنشاء بطاقة أداء نموذج العمل التجاري، تربط خطوات خلق القيمة مع مقاييس الأداء عبر لوحة بصرية. ساعدت هذه البطاقة في شرح نموذج عمل الشركة للمستثمرين والبلديات.
كان وجود الحكومات البلدية كعملاء يتطلب من مجموعة إيكو التخيلية تلبية متطلبات امتثال معينة، بما في ذلك الحفاظ على سجل مخاطر وبرنامج استمرارية الأعمال رسمي. تم معالجة هذه التحديات من خلال إنشاء بطاقة أداء سجل المخاطر، والتي تحدد المخاطر ذات الصلة وتوضح خطط العمل في حالة حدوث خطر.
لإنشاء بطاقات الأداء الوظيفية، تم استخدام بعض القوالب المحددة مسبقاً.
ضمن خارطة الطريق الاستراتيجية، تتوقع مجموعة إيكو التخيلية تطوير المزيد من بطاقات الأداء الوظيفية التي تركز على الجودة واللوجستيات وإدارة المخاطر.
الخطوة 4. تحليل الأهداف الرئيسية إلى أهداف، KPIs، مخاطر، مبادرات
مهمة مجموعة إيكو التخيلية في إنشاء المساحات الخضراء الحضرية معقدة، تتضمن العديد من أصحاب المصلحة، وتتطلب تحليلًا.
في خطوة التسلسل، قدمت مجموعة إيكو التخيلية الاستراتيجية العامة كـ ‘الخطة الرئيسية’، مدعومة بالاستراتيجيات الفرعية ‘التخضير الحضري’ و ‘تكامل التكنولوجيا الذكية’. وتم تحليل الأهداف الرئيسية بشكل أكبر إلى أهداف محددة، KPIs، مخاطر، ومبادرات.
مثال على تحليل الأهداف إلى مبادرات، KPIs، ومخاطر.على سبيل المثال، في ‘بطاقة أداء استراتيجية التخضير الحضري’، يتم تقديم محركات الاستراتيجية كما يلي:
- تطوير نظام فعال للمساحات الخضراء
- تحسين الأعمال الورقية
كل هذه الأهداف الفرعية متوائمة مع أصحاب المصلحة المعنيين الذين تم تحديدهم في الخطوة السابقة. يتم تحليل الأهداف الرئيسية إلى مبادرات محددة، KPIs، ومخاطر.
على سبيل المثال، يتم تقسيم هدف ‘تحسين الأعمال الورقية’ إلى:
- مبادرة: برامج شراكة مع الحكومات البلدية
- عامل رئيسي: توسيع الوعي العام
- مؤشر متأخر: فعالية الجدول الزمني للموافقة
- المخاطر المحددة كـ ‘التغيرات في لوائح الاستدامة’
سيقوم فريق التخضير الحضري بتفصيل هذه الاستراتيجية بشكل أكبر عن طريق إضافة خطط عمل أكثر تحديدًا.
فيما يتعلق بإدخال البيانات، جمعت فريق استراتيجية مجموعة إيكو التخيلية بين العديد من النهج:
- تم تحديث بعض المؤشرات يدويًا، مثل ‘عدد الأحداث المشتركة سنويًا’. ولهذا الغرض، تمت إضافة مستخدمي إدخال البيانات إلى الحساب.
- تم استيراد مؤشر ‘معدل الدوران، %’ عبر جدول بيانات Excel من نظام الموارد البشرية، مع خطط لأتمتة إدخال البيانات عبر RESTful API أو Zapier أو موصل مشابه.
- كان مؤشر ‘مؤشر جودة الهواء (AQI)’ متاحًا بالفعل في قاعدة البيانات. في هذه الحالة، تم إنشاء مؤشر SQL لتحديث المؤشر تلقائيًا.
لتمثيل حالة تنفيذ الاستراتيجية بصريًا، أنشأ فريق استراتيجية مجموعة إيكو التخيلية لوحة أداء تعرض حالة المقاييس الأساسية، المخاطر الأساسية، وخطة التنفيذ عبر مخطط جانت.
لوحة أداء لاستراتيجية بطاقة الأداء الرئيسية.
الخطوة 5. مواءمة بطاقات الأداء (حسب البيانات والسياق)
تم تحقيق المواءمة الاستراتيجية بواسطة مجموعة إيكو التخيلية على مستويات مختلفة من خلال ربط بطاقات الأداء عبر البيانات والسياق.
لمواءمة بطاقات الأداء في BSC Designer:
- افتح بطاقات الأداء التي تريد مواءمتها في تبويبات مختلفة.
- انسخ عنصرًا من بطاقة أداء واحدة.
- الصق العنصر في بطاقة أداء أخرى.
- حدد الاتصال حسب السياق أو حسب البيانات.
تم ربط بطاقة أداء الخطة الرئيسية بالبيانات مع بطاقات أداء التزيين الحضري والتكنولوجيا الذكية عبر نقاط اتصال مختلفة. على سبيل المثال، يتم تحقيق الهدف العام “قيمة يمكن تتبعها لأصحاب المصلحة الحكوميين” بمساهمة من مقاييس من بطاقات الأداء ذات المستويات الأدنى:
- “تحسين مثبت في جودة الهواء” من بطاقة أداء التزيين الحضري، و
- “الشفافية في التقارير” من بطاقة أداء التكنولوجيا الذكية
أنموذج لمواءمة ‘الخطة الرئيسية’ مع بطاقات أداء ‘التزيين الحضري’ و’التكنولوجيا الذكية’. تم إنشاء الاتصال بالبيانات بين “تحليل أصحاب المصلحة – مجموعة إيكو” وغيرها من بطاقات الأداء الاستراتيجية والوظيفية:
- لقياس القيمة المخلوقة للمجتمعات المحلية والسكان، تم استخدام مقياس “% من السكان الذين لديهم وصول لمدة 10 دقائق إلى المساحات الخضراء” من بطاقة أداء التزيين الحضري.
- تم استخدام مؤشرين لقياس القيمة المخلوقة للمستثمرين: “التكلفة لكل وحدة من المساحة المطورة” من بطاقة أداء التزيين الحضري والأداء الكلي للمناطق الخضراء وفقًا لبطاقة أداء “تقييم الأداء المستمر”.
إدارة الأداء المستمرة
بمجرد أن تم تنفيذ الاستراتيجية الأولية بنجاح، بدأت فريق الاستراتيجية في مجموعة إيكو التخيلية في دمج BSC Designer في سير عمل استراتيجيتهم.
- استخدم ملاك الاستراتيجية من الفرق المختلفة بطاقات الأداء الخاصة بهم لمواءمة أفعالهم مع الاستراتيجية وتحديث الاستراتيجية مع مدخلات جديدة.
- تم تسهيل مراقبة الأداء المنتظمة من خلال إدخال البيانات من إكسيل أو قواعد البيانات أو الموصلات أو بواسطة مستخدمي إدخال البيانات.
- أثناء اجتماعات الاستراتيجية ومراجعة الأداء، تم رسم الأفكار كتعليقات ومبادرات جديدة.
- إتاحة جميع بيانات الأداء في منصة واحدة مكن من التحليل المتقدم للمقاييس، بما في ذلك التحليل الترابطي المدعوم بالذكاء الاصطناعي.
- طلب فريق الإدارة تقارير أداء منتظمة مع مؤشرات الأداء المتدنية. تم أتمتة ذلك باستخدام وظيفة التقارير والمرشحات حسب الأداء.
- بمجرد تنفيذ الاستراتيجية، استخدم المدراء الكبار تدقيق الاستراتيجية للتحقق من فعالية التنفيذ واكتشاف نقاط التحسين.
- تم ترتيب تدريب عملي لتطبيق المنصة في مجالات الأعمال المحددة مع فريق BSC Designer.
النتائج التي حققتها مجموعة إيكو التخيلية
من خلال اتباع نظام تنفيذ الاستراتيجية، أنشأت مجموعة إيكو التخيلية مصدرًا واحدًا للحقيقة حول الاستراتيجية. من بين نتائج اتباع النظام، ذكرت مجموعة إيكو التخيلية:
- فهم أفضل لاحتياجات أصحاب المصلحة وأهميتها للاستراتيجية
- معالجة فجوة التخطيط والتنفيذ من خلال تحويل الاستراتيجية عالية المستوى إلى استراتيجيات فرعية محددة، وأهداف، ومؤشرات الأداء الرئيسية، ومبادرات
- تحديد المسؤولية عن الأهداف بوضوح من خلال تعيين المالكين
- تحسين الفهم المفاهيمي وقابلية تفسير الاستراتيجية من خلال تنفيذ المواءمة عبر البيانات والسياق
- تأسيس إطار عمل لمراقبة الأداء المستمر الذي يكمل الاستراتيجية
- تسهيل المناقشات مع أصحاب المصلحة الحكوميين والجهات الراعية، بالإضافة إلى دعم المبيعات الاستراتيجية
- فهم أفضل للمخاطر المرتبطة
- أتمتة تقارير الأداء لأصحاب المصلحة
أليكسي سافكين هو مستشار أول للاستراتيجية والرئيس التنفيذي لـ BSC Designer، منصة معمارية وتنفيذ الاستراتيجية. لديه أكثر من 20 عامًا من الخبرة في هذا المجال، مع خلفية في الرياضيات التطبيقية وتكنولوجيا المعلومات. أليكسي هو مؤلف “نظام تنفيذ الاستراتيجية”. نشر أكثر من 100 مقالة حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ويتحدث بانتظام في فعاليات الصناعة، وغالبًا ما يتم الاستشهاد بأعماله في الأبحاث الأكاديمية.