دراسة حالة: تحسين الاستراتيجية والتحكم الاستراتيجي في المالية

ساعدت BSC Designer CAJA RURAL DE SALAMANCA على تحسين الكفاءة الاستراتيجية والرقابية.

لقد مضى عام منذ أن بدأت CAJA RURAL في تنفيذ نظام بطاقة الأداء المتوازن باستخدام أداة BSC Designer. أصبح المنتج البرمجي السهل الفهم ولكنه قوي الحل الأمثل لتنظيم عملية التنفيذ بسلاسة. دعونا نتعرف على التجربة التي شاركها معنا أجوستين غارسيا، مدير التخطيط والرقابة!

المقدمة

كاجا رورال دي سالامانكا هي مؤسسة مالية كبيرة تقع في إسبانيا. تقدم مجموعة واسعة من الخدمات المالية بما في ذلك القروض، عمليات بطاقات الائتمان، الادخار، الحسابات الجارية والعديد من الخدمات الأخرى. أظهرت الشركة نموًا اقتصاديًا في السنوات الأخيرة. بالتعامل مع هذا العدد الكبير من الأنشطة داخل الشركة وزيادة عدد العملاء، قررت الإدارة العليا تنفيذ نظام بطاقة الأداء المتوازن. بعد إجراء البحث، اعتُبرت بطاقة الأداء المتوازن أداة مثالية يمكن أن تساعد ليس فقط في إنشاء هيكل منظم جيدًا للأنشطة، ولكن أيضًا في فهم أهداف الشركة ووجهات نظرها ووضع توقعات وتنبؤات واقعية لنمو الأداء في المستقبل.

تحديات بطاقة الأداء المتوازن. دراسة حالة

التحدي

عملية تعريب التغييرات التي توقعها المديرون من نظام بطاقة الأداء المتوازن أدت بالفعل إلى مساعدة رؤساء الشركة على فهم كيان أعمالهم وأهدافها بشكل أفضل. خطة التنفيذ التي استمرت لأربع سنوات تضمنت الكثير من الأهداف لتحقيقها، بما في ذلك:

تطوير القسم الاستراتيجي؛
بناء مخطط لأنشطة الحصول على خريطة لآفاق الشركة (خريطة الاستراتيجية)؛
مراجعة النشاط الاستراتيجي والتخطيطي، والعثور على المؤشرات القيادية والمتأخرة؛
إنشاء عملية الربط بين الأنشطة الاستراتيجية والتشغيلية؛
مراقبة النشاط التشغيلي ليتم توجيهه نحو الأهداف الاستراتيجية؛
تحسين أداء الشركة (باعتباره الأهم)؛
وأخرى.

باعتباره القسم المسؤول عن الاستراتيجية، بدأ قسم التخطيط والسيطرة في توفير تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن وكذلك اختيار الأداة التي يمكن أن تقدم لوحة متابعة مفيدة، مما يوفر الوقت والموارد. بعد الاطلاع على عدة برامج للوحة المتابعة، تم اختيار BSC Designer كأداة توفر كل الوظائف المطلوبة. كما أن BSC Designer كان سهل الاستخدام (مما وفر الكثير من وقت تعليم الموظفين كيفية استخدام البرنامج).

بعد اختيار لوحة المتابعة، بدأ قسم التخطيط والسيطرة في التنفيذ، مركزاً على استخدام البرنامج. المناطق التي تم تقييمها كانت التجارية والتسويقية، الموارد البشرية، التدخل العام، الاستثمارات، التنظيم ومعالجة البيانات. تم تعديل التقويم ليتناسب مع فترة أداء كل قسم من أقسام العمل. الأفق الزمني هو أربع سنوات، ولكن أنشطة القسم تتم خلال عام.

حل BSC Designer

أصبح مدير التخطيط والتحكم هو المسؤول عن توفير المعلومات لبرنامج BSC Designer بالتنسيق مع مجموعة عمل تقوم بتصميم ومتابعة الخطة الاستراتيجية. تم استخدام المعلومات الناتجة من قبل المقر الرئيسي ورؤساء الأقسام.

تم تقديم الدعم الفني في قسم التخطيط والتحكم: كانت وظيفتهم حل أي مشكلة تظهر مع خدمة الدعم عبر البريد الإلكتروني والهاتف لبرنامج BSC Designer. على سبيل المثال، كانت إحدى المشاكل الحاجة إلى تقارير باللغة الإسبانية؛ وتم حلها بنجاح خلال عدة أيام.

قبل عام، عندما بدأت عملية التنفيذ، تقرر استخدام برنامج BSC Designer دون اتصال: حيث تم تقييم الأهداف بشكل دوري ومراجعتها من قبل فريق العمل. لكن الإدارة تفكر في إمكانية إعداد التشغيل عبر الإنترنت للبرنامج، وخلق شبكة من لوحات القيادة التي يمكن أن تحسن نموذج التسلسل للإدارة وتقلل من الوقت والجهد المبذول في توفير المعلومات المحدثة.

أما بالنسبة لمراقبة الأنشطة والأقسام، فقد مضت المجموعة المسؤولة عن BSC في تحليل العمليات الداخلية بالتعاون مع رؤساء الأقسام، مع مراعاة احتياجات العميل وبدأت أيضًا في استقبال وجمع وتحليل المعلومات المتعلقة بمنظور العميل والابتكار والتعلم والمالية.

اختصاصيو CAJA RURAL استخدموا ليس فقط نموذج الشجرة للمشروع في BSC Designer ولكن أيضًا بعض الوظائف الأخرى التي يمكن أن يوفرها الأداة. كانت الوظائف الأكثر استخدامًا هي:

المؤشرات المستوردة: تم استخدام هذه الوظيفة لتجميع المعلومات المستوردة من الكيان؛
خريطة الاستراتيجية: قام متخصصو الشركة بإعداد خريطة استراتيجية مع سببية بإدخال كل من الأهداف الاستراتيجية؛
التقارير: استخدم الفريق التقارير (المعتمدة على HTML وMS Excel) لمتابعة الخطة الاستراتيجية وللإبلاغ عن نتائج عملهم إلى المستوى الأعلى في الهيكل الهرمي (المقر الرئيسي). كانت التقارير الأكثر استخدامًا هي التقرير بتنسيق HTML وتقرير لوحة القيادة؛
الصيغ المخصصة: يستخدم المتخصصون الصيغ المخصصة في بعض الأحيان (حيث تحتاج عدة مؤشرات إلى بعض الصيغ الخاصة ليتم حسابها).

النتيجة

بعد مرور عام منذ بدء عملية تنفيذ نظام BSC، الذي قدمه BSC Designer كلوحة قيادة، نجحت الشركة في تطوير نشاطها الاستراتيجي – النظام الفرعي المهم للإدارة، مما سمح للشركة بمعرفة الاتجاه الذي يجب أن تتحرك فيه.

قامت إدارة التخطيط والتحكم، الفريق المسؤول عن تنفيذ النظام، بمراجعة الاستراتيجية، وتحديد الأهداف الاستراتيجية وأوزانها. بإدخال هذه المعلومات إلى مشروع BSC Designer خطوة بخطوة، أنشأ الفريق خريطة استراتيجية واضحة ودقيقة. تمكن BSC من نقل الأهداف المحددة المتوافقة مع رؤية المؤسسة المالية. بعد ذلك، بدأت الأهداف الاستراتيجية تُترجم إلى مهام تشغيلية بمساعدة رؤساء الأقسام. لم تنته عملية هذه الترجمة بعد، لكن الإدارة لديها توقعات ممتازة بشأنها.

حتى الآن، مستوى التنفيذ الحالي هو لإدارة التخطيط والتحكم. جميع الأقسام الأخرى بدأت فقط في العمل تحت تغطية النظام. لكن BSC قد قدم بالفعل بعض الفوائد للشركة. على سبيل المثال، سمح بتوحيد الخطة الاستراتيجية للكيان لمدة أربع سنوات. وأيضًا، مع الخطة الاستراتيجية وBSC، قامت Caja Rural بإعداد خريطة استراتيجية تدعم الإجراءات المقترحة من قبل كل قسم. هذا سيوفر ويقيم أهداف الخطة.

بالنسبة لشركة كبيرة، تحتاج إلى وقت لتنفيذ أي نظام أو تطبيق؛ حتى آلة حاسبة جديدة قد تُنفذ على مدى شهور. بطاقة الأداء المتوازن ليست شيئًا سهل التنفيذ، فهي تحتاج إلى كمية هائلة من العمل لبناء خريطة BSC وربطها بكل نظام فرعي للإدارة. بعبارة أخرى، يجب استعراض النظام الإداري بأكمله وفقًا لاستراتيجية الشركة. يهدف BSC Designer إلى مساعدة المديرين الشجعان، الذين قرروا تنفيذ هذا النظام، بتزويدهم بأدوات مفيدة لمنع هدر الوقت والموارد وتسهيل عملهم. بعد الانتهاء من التنفيذ، يمكن للبرنامج توفير صيانته، وحساب قيم الأداء، وتنظيم الربط مع أجزاء قاعدة البيانات وأتمتة عملية عمل BSC بطرق عديدة أخرى.