عندما تصل الاستراتيجية إلى مستوى معين من التعقيد، لا يصبح من المستدام إدارتها باستخدام برامج الجداول والعروض التقديمية.
في هذا البرنامج التعليمي، سنقوم بتحديد أجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية.
- سنستخدم ستة مناظير مختلفة للتغيير لتحليل الحالة الماضية – النهج العشوائي للاستراتيجية و
- سنقوم بصياغة حالة مستقبلية حيث يتم أتمتة الاستراتيجية باستخدام برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة
مناظير التغيير:
- المنظور 1. مؤشرات الأداء
- المنظور 2. خرائط الاستراتيجية
- المنظور 3. الأطر والقوالب التجارية
- المنظور 4. المواءمة الاستراتيجية
- المنظور 5. التقارير
- المنظور 6. العمل الجماعي
- تحميل الشرائح
- Video tutorial
المنظور 1. مؤشرات الأداء
تعمل جداول البيانات بشكل جيد في مرحلة النموذج الأولي، لكن الحفاظ على بطاقات الاداء هذه يصبح أكثر تحدياً مع نمو نطاق الاستراتيجية وتعقيدها.
- قد يؤدي خطأ بسيط في صيغة إلى حسابات معطلة.
- وبسبب صعوبات الصيانة، تكون الاستراتيجيات النموذجية القائمة على جداول البيانات محدودة بمستويين إلى ثلاثة مستويات من الأهداف.
في المقابل، تجعل البرمجيات المتخصصة التخطيط الاستراتيجي أكثر تنظيماً منذ البداية:
- يمكن للمستخدمين إضافة مؤشرات جديدة دون خطر تعطيل بطاقة الأداء، وتُدار جميع الحسابات بواسطة الأداة.
- تدعم البرمجيات المتخصصة تحليل الاستراتيجية بلا حدود.
علاوة على ذلك، تفتقر البرمجيات ذات الأغراض العامة إلى الوعي بنوع البيانات التي تديرها.
في المقابل، تفهم البرمجيات المتخصصة العملية وتضمن اتساق البيانات:
- تتبع KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) وفقاً لـفترات التحديث المحددة.
- تدير الأوزان وتُطبّع البيانات لجعل المؤشرات قابلة للمقارنة.
- تعرف كيفية تتبع تأثير كلٍّ من المؤشرات الرائدة واللاحقة.
- تحسب البيانات المجمّعة بناءً على تجميع المؤشرات وإعدادات التوريث.
- تساعد في الحفاظ على مجموعة مقاييس الأداء متزامنة مع قالب التقييم المعتمد.
استراتيجية التحول الرقمي. المنظور 2. خرائط الاستراتيجية
تمثل خرائط الاستراتيجية نقطة ألم أخرى…
إن مخطط الخريطة الذي يتم إنشاؤه في برنامج العروض التقديمية هو صورة ثابتة يصعب تحديثها برؤى جديدة وتفتقر إلى البيانات الحديثة. لهذا السبب، فإنها تساهم بالقليل من القيمة في مناقشات أو عروض الاستراتيجية.
على النقيض من ذلك، يستخدم البرنامج المتخصص مثل BSC Designer البيانات من بطاقة الأداء الخاصة بك لإنشاء خريطة استراتيجية تلقائيًا:
- لا حاجة للرسم اليدوي،
- هي دائمًا محدثة.
- تُظهر صورة مفصلة عن الاستراتيجية، بما في ذلك الأهداف والمخاطر والمؤشرات والمبادرات.
بطاقة الأداء المتوازن للموارد البشرية. هذا يُغير دور خريطة الاستراتيجية:
- يتم استخدامها بشكل أكثر فعالية في مناقشات وعروض الاستراتيجية.
- التفاصيل الداعمة على بعد بضع نقرات فقط، و
- يمكن لأعضاء الفريق إضافة رؤاهم مباشرة إلى خريطة الاستراتيجية أثناء جلسات العصف الذهني.
المنظور 3. أطر العمل والقوالب الخاصة بالأعمال
في التخطيط الاستراتيجي، نجمع بين أدوات أعمال متنوعة للحصول على صورة تفصيلية عن بيئة التشغيل.
على سبيل المثال، نستخدم تحليل القوى الخمس لفهم المشهد التنافسي بشكل أفضل، وPESTEL لتقييم العوامل الخارجية، أو مصفوفة أنسوف لتخطيط استراتيجيات النمو.
من السهل العثور على بعض القوالب الجذابة بصريًا لهذه الأطر الخاصة بالأعمال على الإنترنت. المشكلة أنها تظل منفصلة عن بعضها البعض وعن الاستراتيجية الشاملة.
من أجل تنفيذ الاستراتيجية بفعالية، ينبغي أن تكون أطر العمل الخاصة بالأعمال وبطاقات الأداء الاستراتيجية متاحة ضمن مساحة عمل الاستراتيجية المشتركة.
مع بي إس سي ديزاينر، لديك منفذ إلى أكثر أدوات الأعمال شيوعًا مباشرةً داخل البرنامج.
- يمكن لفريقك تنظيم هذه القوالب في مساحة عمل الاستراتيجية الخاصة بهم ومواءمة الرؤى المتولدة عن أطر العمل مباشرةً مع الاستراتيجية.
- لدينا أيضًا قوالب لبعض بطاقات الأداء الشائعة للاستراتيجية والوظائف، مثل الأمن السيبراني، وسلسلة التوريد، وإدارة المواهب، والتي ستوفر عليك الوقت عند التركيز على التحديات الجديدة.
المنظور 4. المواءمة الاستراتيجية
المواءمة الاستراتيجية ربما تكون التحدي الأهم لبرمجيات الجداول الإلكترونية.
يتم حلها على مستوى منخفض عندما نقوم بمواءمة الأهداف مع KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) والمبادرات، ولكن عندما يتعلق الأمر بمواءمة بطاقات الأداء الاستراتيجية، بطاقات الأداء الوظيفية، الرؤى المستخلصة من الأطر، السيناريوهات، استراتيجيات النمو البديلة… فإن الأدوات العامة الغرض تفشل.
مع BSC Designer، المواءمة تكون بسيطة…
- على مستوى منخفض، يتم مواءمة الأهداف، KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، المخاطر، والمبادرات بتصميم داخل بطاقة الأداء.
- على مستوى عالٍ، يمكن مواءمة بطاقات الأداء بين بعضها البعض بواسطة المنظورات، الأهداف الموحدة، أو ببساطة بواسطة سياق مشترك.
مجتمعة، تلك البطاقات الاستراتيجية والوظيفية تخلق مصدراً وحيداً للحقيقة فيما يتعلق بالاستراتيجية.
المنظور 5. التقارير
التقارير التلقائية هي سبب آخر وراء انتقال الشركات إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة.
يوفر البرنامج المتخصص نموذجًا مختلفًا لإعداد التقارير.
- أولاً، يتغير مفهوم إعداد التقارير باستخدام الأداة. في العديد من الحالات، لا توجد حاجة لإنشاء ملفات PDF على الإطلاق. بدلاً من ذلك، يمكن ببساطة مشاركة رابط للبيانات المطلوبة.
- ثانياً، إذا كانت هناك حاجة لتقرير، يمكن للبرنامج إنشاؤه تلقائيًا باستخدام ملف تعريف إعداد التقارير الذي يحدده المستخدم.
- ثالثاً، يمكن للبرنامج إرسال تلك التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين وفقًا للجدول الزمني.
المنظور 6. العمل الجماعي
أخيرًا، نقص المساءلة هو مشكلة أخرى في برامج الأغراض العامة.
على سبيل المثال، لا توجد طريقة لتتبع من قام بإدخال التغييرات ولماذا تم إجراؤها.
الأداة المتخصصة في التخطيط الاستراتيجي مجهزة بشكل أفضل للعمل الجماعي المتعلق بالاستراتيجية.
-
- يوجد سجل تدقيق مخصص لسير العمل الاستراتيجي.
- يمكن للمسؤولين منح صلاحية “التعديل” أو “المشاهدة” لمجموعة من بطاقات الأداء أو بطاقات أداء فردية أو حتى مؤشرات محددة.
- يتلقى مالكو الأهداف وKPI والمبادرات إشعارات تلقائية.
- يمكن قفل الأهداف والبيانات التاريخية من أجل التعديل، و
- يمكن تمرير جميع البيانات الجديدة من خلال سير العمل للموافقة عليها.
الشرائح
- الوصول إلى الشرائح لـ “أجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية”
ماذا يقول الخبراء
لقد أجرينا مقابلات مع بعض ممارسي بطاقات الأداء الاستراتيجية، ومن بين الأسئلة الأخرى، سألناهم عن رأيهم في أدوات الأتمتة. هنا بعض الاقتباسات:
من المقابلة مع جيمس كريل مان:
ابدأ بأدوات المكتب، وما إلى ذلك. بعد سنة أو نحو ذلك، انتقل إلى أداة أتمتة بطاقة الأداء. تمكّن الأتمتة الشركة من تحقيق أقصى استفادة من بطاقة الأداء – تتبع التقدم والتقارير، ومشاركة أفضل الممارسات، وما إلى ذلك.
من المقابلة مع جيروين دي فلاندر:
أقترح إما اختيار حل برمجي قياسي وتغيير عمليتك أو تأجيل الأتمتة حتى تكون راضياً بنسبة 100% عن العملية الأساسية.
من المقابلة مع دان مونتغمري:
التصور الجيد ضروري لخلق منظور استراتيجي مشترك بين فريقك…
تحتاج إلى قاعدة بيانات مشتركة من المعلومات الصحيحة، مع واجهة أمامية قابلة للتخصيص تجعلها مفيدة فعلاً للفرد، وأدوات تقديم جيدة لدعم المحادثات واتخاذ القرارات.
التصميم الجداول الحسابية لا يقوم بعمل جيد في ذلك.
من المقابلة مع غافين لوري (2GC):
في رأينا، تتكون بطاقة الأداء المتوازن المصممة بشكل جيد من حوالي 20 مقياسًا ماليًا وغير مالي، يتم الإبلاغ عنها ربع سنويًا. الفكرة أنك قد تحتاج إلى برنامج متخصص لدعم هذا النشاط لبطاقة أداء متوازنة واحدة أمر يدعو للسخرية. رأينا هو أن البرنامج المتخصص غير مطلوب (وأحيانًا يكون ملهيًا) لتقرير بطاقة أداء متوازنة واحدة – البرنامج عادة ما يكون مكلفًا مقارنة بالبدائل (مثل إكسل) وعادة ما يكون غير وظيفي بشكل أكبر.
ومع ذلك، إذا كان عليك الإبلاغ عن العديد من بطاقات الأداء المتوازن في فترة زمنية (أكثر من خمسة هو تفكيرنا الحالي)، تصبح حلول التقارير المؤتمتة أكثر جاذبية. يعتمد الأمر حقًا على مؤسستك، ولا توجد قواعد صارمة وموثوقة يمكنك اتباعها. ما هو واضح، مع ذلك، هو أن أيًا من الحلول البرمجية المتاحة (حوالي 100) لن يساعدك في تصميم بطاقة أداء متوازنة – فهي ببساطة أدوات أتمتة تجعل تقرير تصميم بطاقة الأداء المتوازن أسهل (بغض النظر عما قد يقوله البائع).
ماذا يقول المستخدمون
شارك بعض مستخدمي بي إس سي ديزاينر تجربتهم المتعلقة بالانتقال من بطاقات الأداء التي تم إنشاؤها في برامج جداول البيانات إلى بي إس سي ديزاينر.
نجد أن بي إس سي ديزاينر أداة مريحة وبديهية للغاية. فهي تتكيف بسرعة مع طريقتك في إجراء تحليل المعلومات. إنها بسيطة وسريعة وفعّالة. يساعد بي إس سي ديزاينر على تجنب استخدام وصيانة جداول إكسيل المُعدّة داخليًا ويُنتج نتائج احترافية. اقرأ المزيد…
Emmanuel Jaunart، مؤسس Mielabelo، بلجيكا
لدينا تجربة جيدة جدًا مع بي إس سي ديزاينر، إذ يمكن لهذه الأداة أن تُسهّل تطبيق بطاقة الأداء المتوازن في وحدتنا. لقد كنا نحاول تصميم جدول بيانات في إكسيل من مايكروسوفت، لكن هذا النهج ثبت أنه أكثر صعوبة مما كان متوقعًا. لذلك يُعد بي إس سي ديزاينر محاولة مرحّبًا بها جدًا لإصدار إلكتروني من بطاقة الأداء المتوازن. اقرأ المزيد…
Pierre de Montfort، SA Army ADA School، Kimberley، South Africa
كنت أبحث عن أداة تساعدني على بناء مؤشر شامل لأداء قسم سلسلة الإمداد. يبدو أن بي إس سي ديزاينر هو الأداة المناسبة – سهل الاستخدام وكذلك سهل المشاركة مع الآخرين. حتى الآن، كنت أحاول إعداد شيء مشابه في إكسيل من مايكروسوفت، إلا أنه كان معقدًا جدًا تحديثه ببيانات جديدة. سأرى ما إذا كان بي إس سي ديزاينر سيُلبي جميع احتياجاتي. اقرأ المزيد…
Jiri Kratochvil، مدير مشاريع سلسلة الإمداد، PMI، جمهورية التشيك
كيفية الترحيل من بطاقة الأداء المعتمدة على إكسيل إلى برنامج متخصص
ناقشنا الإيجابيات والسلبيات لوجود بطاقة أداء للاستراتيجية أو KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) في إكسيل. دعونا نناقش كيفية الترحيل من بطاقات الأداء هذه إلى بطاقة الأداء المُدارة في برنامج متخصص.
الاستنتاجات
كما ترى، يُعدّ الانتقال إلى برامج متخصصة للتخطيط الاستراتيجي، مثل بي إس سي ديزاينر، عامل نجاح رئيسيًا في الإدارة الفعّالة للاستراتيجية. ولدعم عملية الاختيار، نوصي أيضًا بمراجعة مقارنة برامج الاستراتيجية لفهمٍ أفضل لكيفية دعم الأدوات المختلفة لتنفيذ الاستراتيجية والمواءمة وإعداد التقارير والعمل الجماعي.
BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية يعتمد في جوهره على بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على تحويل الخطط الاستراتيجية إلى هيكلية استراتيجية مترابطة من خلال مواءمة الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و المبادرات والمخاطر وخرائط الاستراتيجية في مكان واحد. يوضح نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا كيفية وضع الاستراتيجية موضع التطبيق، ويساعد قالب ورشة عمل تنفيذ الاستراتيجية الفرق على تطبيقه في جلسات الاستراتيجية الداخلية.