إطار عمل RACI معروف في إدارة المشاريع لتوضيح الأدوار والمسؤوليات. مبادئه ذات صلة متساوية في التخطيط الاستراتيجي، حيث يساهم أصحاب المصلحة المتعددين في مستويات مختلفة. تستكشف هذه المقالة تطبيق إطار عمل RACI في تنفيذ الاستراتيجية، مع استخدام بي إس سي ديزاينر كمثال عملي.
إطار عمل RACI
RACI يرمز إلى:
- المسؤول
- المحاسب
- المستشار
- المطلع
كل دور يساعد في توضيح من يقوم بالعمل، ومن يملك القرار، ومن يقدم المدخلات، ومن يحتاج إلى البقاء على اطلاع.
الدور: المسؤول
الشخص المسؤول يشارك بشكل مباشر في التنفيذ. يمكن أن يكون هذا الشخص هو الذي ينفذ مبادرة أو يستخدم مؤشرات الأداء لاختبار الافتراضات الاستراتيجية.
في بي إس سي ديزاينر:
- المستخدم “المسؤول” هو مالك المبادرة أو مؤشر الأداء (انظر حقل “المالك” في علامة التبويب “معلومات عامة”).
- على مستوى بطاقة الأداء، يمتلك المستخدم “المسؤول” حقوق تعديل كاملة أو حقوق محدودة لتحديث قيم محددة.
الدور: المسؤول
الشخص المسؤول يشرف على التنفيذ ويكون في النهاية مسؤولاً أمام القيادة عن النتائج.
من الناحية المثالية، يتم تعيين هذا الدور إلى فرد واحد.
في التخطيط الاستراتيجي، يكون هذا غالبًا مديرًا أو قائد فريق أو مشرفًا.
في بي إس سي ديزاينر:
- يكون المستخدم “المسؤول” عادةً مالك الهدف وقد يكون أيضًا مالك المبادرة أو KPI (مؤشر الأداء الرئيسي).
- في بعض سير العمل، قد يكون للمستخدم “المسؤول” الحق في الموافقة على إدخالات البيانات.
- على مستوى بطاقة الأداء، يكون للمستخدم “المسؤول” حقوق كاملة في العرض والتعديل.
الدور: مستشار
المستشارون يقدمون مدخلات أو خبرة أثناء التنفيذ. قد يكون هؤلاء خبراء في المجال يساعدون في تشكيل الاستراتيجية، والتحقق من الفرضيات، أو تحديد كيفية قياس القيمة لأصحاب المصلحة.
في بي إس سي ديزاينر:
- يمكن للمستخدمين “المستشارين” التعليق على الأهداف، أو مؤشرات الأداء، أو المبادرات، أو تحميل المستندات الداعمة.
- قد يتم إضافتهم كأصحاب مصلحة (بدون وصول أو إشعارات) أو كمستخدمين عاديين (مع وصول وإشعارات).
- على مستوى بطاقة الأداء، يمتلك المستخدمون “المستشارون” حقوق التعديل على بطاقة أداء وظيفية وحقوق تعديل محدودة على أجزاء معينة من بطاقات الأداء الاستراتيجية.
الدور: مطلع
الأشخاص المطلعون يتم إعلامهم بانتظام بالتقدم المحرز. وغالبًا ما يكون هؤلاء موظف امتثال أو مدير تنفيذي يتلقى تحديثات منتظمة حول مجالات محددة من الأداء. قد تتضمن هذه التحديثات تقارير مفصلة ولوحات بيانات وخرائط الاستراتيجية.
في بي إس سي ديزاينر:
- استخدم ميزة جدولة لـأتمتة إرسال التقارير إلى المستخدمين “المطلعين” المعنيين.
- على مستوى بطاقة الأداء، يكون لدى المستخدمين “المطلعين” حق الوصول للعرض فقط.
نموذج الخطوط الثلاثة وRACI
قد يتغير الإطار الخاص بتوضيح الأدوار والمسؤوليات حسب مجال العمل. على سبيل المثال، في إدارة المخاطر، هناك هيكل راسخ يُعرف باسم نموذج الخطوط الثلاثة. نموذج الخطوط الثلاثة، الذي طوره معهد المدققين الداخليين (IIA)، هو إطار عمل يُستخدم لرسم المسؤوليات من أجل الإشراف الفعال على المخاطر وإدارتها.
وفيما يلي كيفية توافق الخطوط الثلاثة مع نموذج RACI:
السطر الأول
يتكون السطر الأول من المدراء في الخط الأمامي. تقع على عاتقهم مسؤولية تنفيذ ضوابط المخاطر واتخاذ قرارات مدروسة بناءً على المخاطر. يتوافق هذا السطر مع الدور “المسؤول” في نموذج RACI.
السطر الثاني
السطر الثاني يشير إلى وظائف إدارة المخاطر والامتثال. دور مديري المخاطر وضباط الامتثال في هذه الحالة هو دعم السطر الأول بالأدوات والسياسات والأطر، وفي النهاية مراقبة المخاطر.
في نموذج RACI، يتم تصنيفهم ضمن “المستشارين”، وفي بعض الحالات قد يتداخل دورهم جزئياً مع “المسؤولين”.
الخط الثالث
الخط الثالث هو وظيفة التدقيق الداخلي، التي تقوم بتقييم فعالية الخطين الأول والثاني بشكل مستقل وتقدم تقاريرها إلى الإدارة العليا. في نموذج RACI، يكونون عادة “مطلعين” و “مستشارين” .
في حالة إدارة المخاطر، فإن الطرف “المسؤول” النهائي في نموذج RACI هو الإدارة العليا — وأحياناً وظيفة التدقيق في الخط الثالث، وذلك حسب هيكل الحوكمة.
التطبيق في التخطيط الاستراتيجي
في التخطيط الاستراتيجي، يمكن تعيين هذه الأدوار عبر مستويات مختلفة:
- مستوى بطاقة الأداء – من لديه حق الوصول وما النوع (مطّلع فقط، تعديل)
داخل بطاقة الأداء:
- مستوى الهدف – من يشارك في تحقيق الهدف
- مستوى KPI – من يدخل ويتتبع بيانات الأداء
- مستوى المبادرة – من يعمل على ويراقب التقدم
متابعة تنفيذ المسؤوليات
تعيين الأدوار هو جزء فقط من العملية. تحتاج فرق الاستراتيجية والامتثال أيضًا إلى رؤية لكيفية استخدام المسؤوليات فعليًا. في بي إس سي ديزاينر، يتم دعم ذلك من خلال ميزات تتبع التدقيق.
يتضمن تتبع التدقيق:
- تاريخ التغييرات لكل هدف أو مبادرة أو KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)
- سجل تدقيق مفصل يمكن الوصول إليه من قبل المسؤول عن الحساب
- سجلات نشاط المستخدم الشهرية للمساعدة في تقدير المشاركة
الخاتمة
يُعتبر تعيين الأدوار بوضوح مفتاحاً لتنفيذ الاستراتيجية بفعالية. يساعد نموذج RACI، المدعوم من بي إس سي ديزاينر، الفرق على البقاء في مواءمة من خلال تحديد المسؤوليات على كل مستوى – من الملكية إلى الموافقات والتقارير. مع وجود محاسبة منظمة، يمكن للمنظمات تقليل التأخيرات وتجنب الارتباك والتركيز على تحقيق النتائج.
أليكسيس سافكين هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة برمجية لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على ترجمة الاستراتيجية إلى أهداف قابلة للقياس وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) ومبادرات. أليكسيس هو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف لأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث منتظم.