“السياسات” هي إرشادات رسمية تساعد المنظمة على مواءمة السلوك مع النوايا الاستراتيجية وضمان الامتثال. في هذه المقالة، سنناقش إطار تنفيذ السياسات، مع التركيز على حالات الاستخدام مثل المراقبة المستمرة للضوابط، والآليات لجمع التعليقات من أصحاب المصلحة، والمواءمة بين السياسات والاستراتيجية العامة.
أصحاب المصلحة في دورة حياة السياسات
تقليديًا، يتم إنشاء السياسات وتطبيقها وتعديلها من قبل مجموعات مختلفة من أصحاب المصلحة:
- هيئات الحوكمة والفرق القانونية (إنشاء السياسات)
- المديرون التشغيليون (تنفيذ السياسات)
- مسؤولو الامتثال أو رؤساء الأقسام (صيانة السياسات)
- المدققون أو مدراء المخاطر (تقييم فعالية السياسات)
بينما تتوزع الأدوار في دورة حياة السياسات بين أصحاب المصلحة المختلفين، يجب ألا يؤدي هذا الفصل إلى التجزئة. الهدف النهائي من تنفيذ السياسات هو توحيد نية السياسات مع التطبيق الفعلي لها 1.
هيكل إطار السياسات النموذجي
يتبع إطار السياسات الشامل هيكلاً هرمياً حيث تنخفض درجة التجريد تدريجياً من اللوائح عالية المستوى أو القصد الاستراتيجي إلى مستوى التنفيذ التشغيلي مع ضوابط محددة:
- اللوائح / الحوكمة: المتطلبات القانونية والمبادئ الداخلية للشركة.
- السياسات: بيانات عالية المستوى تحدد موقف المنظمة.
- المعايير: قواعد محددة وقابلة للقياس.
- الإجراءات: تعليمات خطوة بخطوة حول تنفيذ المعايير عملياً.
- الإرشادات: أفضل الممارسات الموصى بها التي تدعم الإجراءات.
- الضوابط: آليات لمنع عدم الامتثال أو اكتشافه أو تصحيحه.
أتمتة تنفيذ السياسات باستخدام بي إس سي ديزاينر
كما أكدت عليه العديد من المعايير (على سبيل المثال، ISO 37301، أنظمة إدارة الامتثال)، يجب اعتبار تنفيذ السياسات جزءًا من تنفيذ الاستراتيجية الشامل.
تقدم منصة بي إس سي ديزاينر مواءمة سلسة بين الاستراتيجية الأساسية والسياسات الداعمة. فيما يلي نستعرض كيف يمكن تطبيق إطار تنفيذ السياسات عمليًا باستخدام برنامج التخطيط الاستراتيجي.
هيكل السياسة والمواءمة
الهيكل العام لإطار السياسة:
- على مستوى بطاقة الأداء، يمكن للمستخدمين تحديد سياسات أو لوائح شاملة. يمكن أن تكون هذه السياسات عالمية للمنظمة أو محددة لوحدة أو وظيفة عمل معينة.
- اعتمادًا على دورهم، يتم منح مجموعات مختلفة من أصحاب المصلحة حقوق الوصول إلى أجزاء معينة من تنفيذ السياسة. على سبيل المثال، وفقًا لنموذج RACI.
- داخل بطاقة الأداء، يمكن تحليل النية الاستراتيجية إلى معايير داعمة وإجراءات وضوابط باستخدام تسلسل هرمي من العناصر.
- يمكن مواءمة السياسات أو ضوابطها مع أهداف محددة من بطاقات الأداء الاستراتيجية. تدعم هذه المواءمة الانتقال من الدور التقليدي للامتثال في السياسات إلى دور يكون فيه الامتثال مُمَكِّنًا رئيسيًا لاستراتيجية الشركة. 2
ضوابط السياسات والتحسين المستمر
تُستخدم آليات مقاييس الأداء لتحديد الضوابط:
- يتيح إطار قياس الأداء تتبع الكفاءة والفعالية في تنفيذ السياسات.
- يمكن تخصيص خصائص الضوابط المحددة حسب دور الضابط من خلال الحقول المخصصة. على سبيل المثال، ستحتوي الضوابط الخاصة بـ استمرارية الأعمال والتحقق من الطرف الثالث للبائع على خصائص مختلفة.
في إطار تنفيذ السياسات، تكون الضوابط ديناميكية:
- يتم تفعيل المراقبة المستمرة عبر تحديثات البيانات في الوقت الفعلي، مع دعم إمكانية التتبع بواسطة سجلات التدقيق. مثال جيد على الحاجة إلى المراقبة المستمرة هو تتبع التدريب الدوري (انظر نموذج قياس التدريب بأربعة مستويات) على تحديثات السياسات3.
- تتم دعم حالات متنوعة من قياس الأداء، مثل التقييمات النوعية، وحالات الامتثال/عدم الامتثال الثنائية، والتغيرات التدريجية في الأداء، والقدرة على اكتشاف الأدلة المرفقة، وغيرها.
توفر المنصة وظيفة إدارة السياسات التقليدية:
- يمكن تحميل وربط الوثائق الداعمة مثل ملفات السياسات والإجراءات وتقارير التدقيق بالأهداف أو الضوابط ذات الصلة.
- يمكن تتبع خطط الحركات المتعلقة بتنفيذ الضوابط أو تحديث السياسات داخل النظام، مع تعيين المالكين وإطلاق التنبيهات بناءً على المواعيد النهائية أو تغييرات الأداء.
- توفر لوحات البيانات وخرائط الاستراتيجية أدوات تصوير قوية، تساعد أصحاب المصلحة على تقييم الأداء بسرعة، وتحديد الفجوات، وفهم العلاقات بين السياسات والضوابط والنتائج.
لدعم آليات التغذية الراجعة:
- يمكن لأصحاب المصلحة التفاعل مباشرة عبر وظيفة التعليق، لتقديم التغذية الراجعة أو توثيق المشكلات لأغراض التدقيق.
- يمكن للمنصة إصدار تقارير دورية تلقائية لأصحاب المصلحة المعنيين.
ناقشنا المزيد من الأمثلة وتقنيات التنفيذ في المقال عن ضوابط الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC).
التوسع والصيانة
صيانة السياسات:
- بحسب التصميم، يتضمن كل عنصر تحكم فترة تفعيل مطلوبة. تحدد هذه الفترة متى يجب تحميل بيانات الأداء تلقائيًا أو بواسطة الشخص المسؤول. إذا تم تفويت فترة التفعيل، سيتم تمييز هذه العناصر بأنها “تتطلب تحديثًا”.
لضمان سهولة توسيع أطر السياسات:
- يمكن للمنظمات تعريف قوالب السياسات مرة واحدة وتكرارها عبر الأقسام أو وحدات الأعمال.
- يمكن أن تكون عناصر التحكم وقوالب عناصر التحكم ثابتة أو يمكن مزامنتها ديناميكيًا.
الخلاصة
النهج الذي تم مناقشته يحول تنفيذ السياسات من عملية توثيق ثابتة إلى نظام ديناميكي وقابل للقياس وذو مواءمة استراتيجية.
- من خلال ربط السياسات بالضوابط التشغيلية والأهداف الاستراتيجية، يمكن للمنظمات ضمان الامتثال، وأيضاً رفع دور السياسات كممكنات استراتيجية.
- دور أتمتة البرمجيات هو تقليل التعقيد في مجال التخطيط الاستراتيجي لأصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين، وضمان الاتساق وقابلية تتبع بيانات الأداء.
أليكسيس سافكين هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة برمجية لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على ترجمة الاستراتيجية إلى أهداف قابلة للقياس وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) ومبادرات. أليكسيس هو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف لأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث منتظم.