تعلم كيفية إعداد إطار لقياس الأداء لضمان اتساق البيانات، والتقارير الفعالة، والتحسين المستمر.
1. حدد سياق القياس
ما هو وضع قياس الأداء في عام 2025؟
- من ناحية، يتفق الخبراء على أهمية البدء بسياق العمل.
- من ناحية أخرى، يتم غالبًا تجاهل هذه التوصية، وتصمم أنظمة القياس بشكل معزول عن تحديات العمل.
مثال شائع هو استخدام إطار عمل بطاقة الأداء المتوازن الشهير فقط لـ تجميع KPIs في أربع وجهات نظر. ونتيجة لذلك، يتم تقليص الإطار إلى تمرين قياس الأداء الذي يفشل في خلق أي قيمة ذات معنى لأصحاب المصلحة.
S.M.A.R.T. هي ممارسة شائعة أخرى لوضع الأهداف وتتبع الأداء. في هذا النهج، يتم دمج الأهداف والمعايير والأهداف في هدف ذكي واحد. بينما يكون فعالاً على نطاق صغير، يصبح من الصعب الحفاظ عليه وتكييفه مع تعقيد بيئة العمل المتزايدة.
ما هي أفضل طريقة لتحديد سياق العمل؟ ابدأ بالطموحات العليا وقم بتسلسلها إلى بطاقات الأداء، والأهداف، وKPIs، والمبادرات.
هذا النهج، الموضح في نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا، قابل للتكيف مع أي نطاق أو مجال تنظيمي. على سبيل المثال، لقد أظهرنا كيفية تطبيقه بفعالية على مجموعات الأعمال.
2. إعداد KPIs
عند إعداد إطار عمل لمراقبة الأداء، ضع في اعتبارك هذه المراحل:
- توليد الأفكار
- الإعداد الفني
- ضمان اتساق البيانات
- تنظيم KPIs في هرمية
دعونا نناقش هذه المراحل.
مرحلة توليد الأفكار
تتضمن هذه المرحلة تحديد KPIs (مؤشرات الأداء الرئيسية) لقياس القيمة التي يتم إنشاؤها لأصحاب المصلحة ضمن السياق المحدد. يمكن أن يكون ذلك تحديًا وغالبًا ما يتطلب تكرارات. في نظام KPI، شاركنا نهجنا في العثور على مؤشرات الأداء الرئيسية في الحالات الصعبة.
نصيحة عامة: استخدم تعريف مؤشر الأداء الرئيسي لتوضيح الأهداف وقياسها. اشرك فريقك في المناقشات وتجنب ربط مؤشرات الأداء الفردية بالمكافآت.
يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي تسهيل هذه العملية، خاصة عندما تكون المعلومات السياقية حول استراتيجيتك ومقاييسك متاحة. في BSC Designer، يتم ذلك تلقائيًا في علامة التبويب الخاصة بالذكاء الاصطناعي. توصية عملية أخرى لخطوة توليد مؤشرات الأداء الرئيسية هي الاتفاق على المصطلحات – ما تسميه قياسًا، هدفًا، مؤشرًا، أو مقياسًا. ارجع إلى المصطلحات المستخدمة في منصة BSC Designer للحصول على الإرشادات. 
بطاقة الأداء للجودة. الإعداد الفني
يشمل الإعداد الفني لمؤشر الأداء الرئيسي (KPI):
- تحديد اسمه ووصفه لتوضيح كيفية قياسه.
- تعيين مالك (مسؤول عن التحديثات)
- تعيين أصحاب المصلحة (الجهة المعنية) لتوضيح أهمية مؤشر الأداء الرئيسي.
- تحديد وحدات القياس مثل الكمية، النوعية (مثل مقياس ليكرت) أو الوحدات الثنائية (نعم/لا).
- اختيار وظيفة الأداء مثل تحديد ما إذا كانت القيمة الأعلى (مثل رضا العملاء) تشير إلى أداء أفضل أو ما إذا كانت القيمة الأقل (مثل وقت الاستجابة) مفضلة.
استشر الدليل لتتعلم كيفية إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية في BSC Designer.
ضمان تناسق البيانات
التناسق ضروري في قياس الأداء. لتحقيقه:
- حدد فترات التحديث (مثل أسبوعيًا، شهريًا) لضمان التحديثات المنتظمة.
- أنشئ سلوكيات وراثة البيانات للفترات التي تفتقر إلى بيانات محددة.
- ضع قواعد تجميع البيانات للمقاييس المجمعة، مثل متوسط رضا العملاء أو جمع قيم المبيعات.
بطاقة أداء الجودة. تدعم أدوات الأتمتة تناسق البيانات من خلال تقديم ميزات مثل:
- مسارات تدقيق مفصلة لتغييرات KPI.
- قفل البيانات التاريخية لمنع التعديلات غير المصرح بها.
- عمليات الموافقة للتحقق من صحة البيانات.
استشر الدليل لتتعلم كيفية ضمان تناسق البيانات في BSC Designer.
تنظيم مؤشرات الأداء الرئيسية في تسلسل هرمي
أخيرًا، يجب تنظيم مؤشرات الأداء الرئيسية الفردية في تسلسلات هرمية أو بطاقات الأداء:
- تحديد موقع مؤشر الأداء الرئيسي في التسلسل الهرمي.
- تحديد الاتصالات البيانية بين مؤشرات الأداء الرئيسية (على سبيل المثال، مؤشر أداء رئيسي يساهم في مؤشر آخر).
- إقامة اتصالات سياقية.
- توضيح العلاقة بين الأهداف الرئيسية والمؤشرات (متقدمة مقابل متأخرة).
- تحديد الأوزان لإعطاء الأولوية للمقاييس داخل نفس الهدف الرئيسي.
3. خطط وتتبع الأداء
بمجرد إنشاء إطار القياس، نبدأ في استخدامه للتخطيط الفعلي ومراقبة الأداء.
التخطيط
تحديد أهداف KPIs لتواريخ محددة:
- حدد أهداف التواريخ الفردية (مثل تحقيق 90% رضا العملاء بنهاية العام)، أو
- إنشاء أهداف تراكمية (مثل زيادة نسب الموظفين المدربين تدريجياً كل ربع).
المراقبة
- تحديث KPIs (مؤشرات الأداء الرئيسية) وفقًا لفترة التحديث الخاصة بها.
- حساب الأداء لكل KPI (مؤشر الأداء الرئيسي).
جمع البيانات والحسابات يمكن أن يتم أتمتتها باستخدام برامج قياس الأداء.
4. تحليل الأداء
بمجرد التحديث، يجب تحليل KPIs (مؤشرات الأداء الرئيسية) بشكل منهجي لتقييم الأداء:
- إجراء تحليل أساسي لمؤشرات الأداء الرئيسية من خلال مقارنة حالاتها الحالية بالتحديثات السابقة.
- تطبيق الأساليب التحليلية لتحديد الاتجاهات أو الشذوذ أو التغيرات الهامة.
- إجراء تحليل الفجوة للتحقيق في التباينات.
أدوات التصور:
- استخدم لوحات المعلومات لتتبع الاتجاهات وإجراء المقارنات.
- استخدم خرائط الاستراتيجية لتقييم تأثير الأداء على الأهداف.
- استكشف عروض الأداء المجمعة للآراء أو بطاقات الأداء أو النتائج العامة.
5. تحسين باستمرار
قانون جودهارت ينص على:
“عندما يصبح المقياس هدفًا، فإنه يتوقف عن كونه مقياسًا جيدًا.”
هذا أحد الأسباب التي تؤدي إلى سلوك غير مرغوب فيه.
أفضل الممارسات:
استخدم قياس الأداء لفهم التحديات بشكل أفضل ومراجعة استراتيجيات الاستجابة. تجنب ربط KPIs مباشرة بالمكافآت والتعويضات.
يشمل التحسين المستمر:
- رسم الملاحظات والإجراءات التصحيحية عبر تعليقات KPI.
- إرسال إشعارات تلقائية إلى مالكي القياسات للمراجعات.
- إشراك أصحاب المصلحة من خلال تقارير الأداء.
كما أوضح ألكسندر بروكمان، خبير استراتيجي مشهور عالميًا، بقوله:
“اجعل الاستراتيجية محادثة. اخلق مساحة لفريقك لطرح الأسئلة، ومشاركة الأفكار، أو حتى تحدي الافتراضات. يحدث التفاعل عندما يشعر الناس بأنهم مسموعون، وليس عندما يتم إخبارهم فقط.”
استشر الدليل لتتعلم حول مناقشة KPIs في BSC Designer.
مجموعة أدوات الأتمتة والأمثلة
تبدأ معظم أطر قياس الأداء بـ جداول بيانات Excel. ومع زيادة التعقيد، يصبح استخدام أدوات متخصصة مثل BSC Designer ضروريًا.
تشمل الحالات الشائعة لاستخدام منصة BSC Designer:
- قياس الجودة والسلامة.
- إجراء تقييمات مستمرة باستخدام بطاقات الأداء التقييمية.
- مراقبة استراتيجيات التحول: تقليل التكاليف، التحول الرقمي.
- تتبع أداء الأصول المادية/الافتراضية: إدارة الاستمرارية، استعادة الكوارث.
- قياس العناصر غير الملموسة: القيادة، الحوكمة، الأمن السيبراني.
- إنشاء ضوابط الحوكمة وإدارة المخاطر والامتثال.
- أتمتة بطاقات الامتثال وقياسات شهادات ISO.
- إدارة أداء المواهب (مثل الموارد البشرية، التدريب، حسابات المكافآت).
النتائج المحققة
تجد أدناه بعض الاقتباسات من القصص التي شاركها مستخدمونا حول النتائج التي ساعدت منصة BSC Designer وإطار القياس على تحقيقها:
- “قدرات التقارير في BSC Designer عززت قدرتنا على مراقبة الأداء واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.”
- “توفر لوحات المعلومات القابلة للتخصيص في BSC Designer عرضًا واضحًا وموجزًا لمقاييس أدائنا، مما يساعد في اتخاذ القرار السريع.”
- “كان BSC Designer أداة أساسية في مساعدتنا على تطوير إطار قياس أداء شامل مصمم خصيصًا لاحتياجات منظمتنا.”
- “قياس التقدم نحو استراتيجيتنا طويلة الأمد بإطار عمل منظم وقابل للتنفيذ.”
- “دمج تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وقياس الأداء بسلاسة.”
- “أدوات مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية في BSC Designer تجعل من السهل تحديد المقاييس التي تحتاج إلى الانتباه وتعديل المبادرات وفقًا لذلك.”
- “ساعد BSC Designer في تحسين الاتصالات الداخلية والخارجية، ومراقبة أداء المنظمة مقابل الأهداف الاستراتيجية.”
- “يتجاوز بالفعل القدرات العادية في تحسين الأداء. الآن أصبح من الأبسط والأسرع إنجاز الأمور.”
- “قام BSC Designer بتبسيط تقارير الأداء لدينا، مما جعل من السهل تتبع التقدم وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.”
- “دمج مؤشرات الأداء الرئيسية مع الأهداف الاستراتيجية في BSC Designer قدم لنا إطارًا واضحًا لقياس الأداء وإدارته.”
- “سهلت البرامج نهجًا أكثر تنظيمًا في قياس الأداء، مما يساعدنا على التركيز على المجالات الاستراتيجية الأساسية.”
فيديو تعليمي
ما هي الخطوة التالية؟
- اشترك في الخطة المجانية على منصة BSC Designer لبدء تصميم إطار قياس الأداء الخاص بك.
- انضم إلى إحدى جلسات التدريب الخاصة بنا لتعميق معرفتك بقياس الأداء.
- رتب جلسات استشارية فردية لتحديد أفضل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المصممة لتناسب تحديات عملك.
أليكسي هو مستشار استراتيجي أول والرئيس التنفيذي في BSC Designer، مع أكثر من 20 عامًا من الخبرة في التخطيط الاستراتيجي. قام أليكسي بتطوير “نظام تنفيذ الاستراتيجية بخمس خطوات” الذي يساعد الشركات على التنفيذ العملي لاستراتيجياتها. وهو متحدث منتظم في المؤتمرات الصناعية وقد نشر أكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وإدارة الأداء، بما في ذلك الكتاب “نظام KPI بعشر خطوات”. يتم الاستشهاد بعمله في الأبحاث الأكاديمية بشكل متكرر.