المنظمات التي تدير الاستراتيجية في إكسيل تواجه في النهاية خيارًا: الاستمرار باستخدام جداول بيانات مخصصة، أو الانتقال إلى برنامج OKR، أو اعتماد برنامج بطاقة الأداء المتوازن، أو الجمع بين عدة أدوات. يعتمد الاختيار الصحيح بدرجة أقل على البرنامج وبدرجة أكبر على فجوة تنفيذ الاستراتيجية التي تحتاج المنظمة إلى سدّها.
في هذه المقارنة، يشير “برنامج OKR” إلى الأدوات القائمة على إطار عمل OKR، بينما يشير “برنامج بطاقة الأداء المتوازن” إلى الأدوات المبنية حول إطار عمل بطاقة الأداء المتوازن. ينتمي BSC Designer إلى الفئة الثانية: فهو برنامج لتنفيذ الاستراتيجية تكون بطاقة الأداء المتوازن في صميمه، كما يتضمن أيضاً قالب OKR للمنظمات التي ترغب في ربط OKR على مستوى الفريق بالاستراتيجية.
يساعد هذا الجدول كمرشح أولي عند اختيار البرنامج المناسب:
| السؤال | الملاءمة الأفضل |
|---|---|
| هل نحتاج إلى أن تلتزم الفرق بتنفيذ قصير الأجل؟ | برنامج OKR |
| هل نحتاج إلى وصف الاستراتيجية ومحركات القيمة وKPI؟ | برنامج بطاقة الأداء المتوازن |
| هل نحتاج إلى تتبع الأداء على المدى الطويل وقابلية التدقيق؟ | برنامج بطاقة الأداء المتوازن |
| هل نحتاج إلى كلٍّ من الهيكل الاستراتيجي ومواءمة الفريق؟ | استخدم كليهما |
مراحل تنفيذ الاستراتيجية: أين يتناسب كل برنامج
فكّر في منظمة تنتقل من تطلعات أصحاب المصلحة إلى العمل الفعلي الذي تنجزه الفرق. تبدو عملية تنفيذ الاستراتيجية وتطبيقها المبسطة كما يلي:
- احتياجات أصحاب المصلحة → الأهداف الاستراتيجية / محركات القيمة → KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) مع الأهداف & المبادرات الاستراتيجية
- {المبادرات الاستراتيجية} → OKRs الخاصة بالفريق → التنفيذ → مراجعة النتائج والتعلّم
برنامج بطاقة الأداء المتوازن يكون الأقوى في المراحل المبكرة. فهو يساعد المنظمة على وصف الاستراتيجية، وتوضيح محركات القيمة، وتحديد KPI، وربط المبادرات بالغاية الاستراتيجية. كما يمكن لهذه الفئة من البرامج أن تدعم تحليل العوامل الخارجية، وإدارة المخاطر، والتحليلات الاستراتيجية ذات الصلة.
برنامج OKR يكون أكثر فائدة عندما تحتاج المبادرات المختارة إلى أن تتحول إلى التزامات للفرق. وهذا هو المجال الذي تغطيه تقليديًا أدوات تتبع الأهداف وبرامج OKR.
برنامج بطاقات الاداء المتوازن يمنح OKRs سياقها الاستراتيجي
عندما تقوم المنظمات بتطبيق OKRs، فإن أحد الأسئلة الأولى التي ينبغي طرحها هو:
من أين تأتي الأهداف الخاصة بـ OKRs؟
من الناحية المثالية، ينبغي أن تأتي من نموذج للاستراتيجية. تساعد برمجيات بطاقة الأداء المتوازن على تحليل الطموحات الاستراتيجية إلى أهداف، ومحركات قيمة، وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، ومستهدفات، ومبادرات. ثم تصبح تلك المبادرات نقطة انطلاق لـ OKRs.
تُشتق أقوى OKRs من الأولويات الاستراتيجية التي تم توضيحها في بطاقة الأداء المتوازن.
تساعد برمجيات OKR الفرق على الالتزام بتنفيذ الاستراتيجية، لكنها لا تتحقق، بذاتها، مما إذا كانت الاستراتيجية قد تم تحليلها بشكل صحيح.
تتبع التقدم: OKRs المُبلّغ عنها ذاتيًا مقابل نتائج بطاقة الأداء المحسوبة
يتضمن برنامج بطاقة الأداء المتوازن النموذجي إطار عمل لقياس الأداء مُصممًا للتتبع طويل الأجل. في هذه الحالة، تتضمن KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) خطوطًا أساسية، وأهدافًا، وقيمًا حالية، وصيغًا، وأوزانًا.
في برنامج بطاقة الأداء المتوازن، يتم حساب التقدم بناءً على الحالة الحالية والهدف.
يعمل ذلك بشكل أفضل للمساءلة وإمكانية التدقيق على المدى الطويل. إذا سأل شخص ما: «من أين يأتي هذا الرقم؟»، يمكن للمستخدمين تتبع نتيجة الأداء عالية المستوى وصولًا إلى KPI محدد، وتحديثاته، وأهدافه، ومنطق الحساب.
في برنامج OKR، تقوم الفرق بالإبلاغ عن التقدم بناءً على التقدير الذاتي، أو مستوى الثقة، أو حالة الإكمال.
يكون هذا النوع من التقدم مفيدًا لفهم ما إذا كان الفريق يسير في الاتجاه الصحيح. ولكن بالنسبة للجهات التنظيمية، وفرق الجودة، والمدققين، أو أصحاب المصلحة الكبار، يجب تأطير التقدم من خلال KPI موصوفة على نحو صحيح. وهنا يتفوق برنامج بطاقة الأداء المتوازن.
دورات إعداد التقارير في برمجيات OKR وبطاقة الأداء المتوازن
عاملٌ آخر عند اتخاذ القرار بين برمجيات بطاقة الأداء المتوازن وبرمجيات OKR هو ما إذا كانت المقاييس بحاجة إلى أن تظل قابلة للمقارنة بمرور الوقت.
- تُحسَّن برمجيات OKR لدورات إعداد تقارير أقصر، وغالبًا ما تكون ربع سنوية.
- تُؤطَّر برمجيات بطاقة الأداء المتوازن بدورات مراجعة الاستراتيجية وبفترات تحديث المؤشرات المختلفة. قد تُحدَّث بعض KPI يوميًا، وأخرى شهريًا، أو ربع سنويًا، أو سنويًا.
إذا كانت منظمتك لديها مزيج من مؤشرات الأداء مع فترات تحديث مختلفة، فمن المرجح أنك تعمل على المستوى الاستراتيجي. في هذه الحالة، تحتاج إلى نموذج بيانات مُنظَّم، وتكون برمجيات بطاقة الأداء المتوازن هي الخيار الأقوى.
إذا كان نبض نظام القياس لديك هو فترة إعداد تقارير قصيرة واحدة، فمن المرجح أنك تعمل على مستوى الفريق أو المستوى التشغيلي. في هذه الحالة، قد تكون برمجيات OKR خفيفة الوزن كافية.
لا تُصمَّم أدوات OKR لتتبُّع المقاييس نفسها لسنوات. تُبنى برمجيات بطاقة الأداء المتوازن من أجل تتبُّع الاستراتيجية والأداء على المدى الطويل.
مشاركة الفريق في برامج OKR وبطاقات الاداء
يروج مزودو برامج OKR لعمليات متابعة منتظمة عبر المنظمة بأكملها، من فرق القيادة إلى المساهمين الأفراد.
الوعد هو إشراك أوسع للموظفين في تنفيذ الاستراتيجية. والخطر هو أن تتحول العملية إلى إعداد تقارير لمجرد إعداد التقارير. عادةً ما ينجح الإطلاق الأكثر تركيزًا بشكل أفضل:
لا يحتاج الجميع إلى تحديث OKRs. لا يحتاج الجميع إلى المشاركة في تحديد الأهداف على مستوى الاستراتيجية.
يمكن أن تواجه برامج بطاقات الاداء مشكلة مشابهة. يقترح بعض المزودين جعل «الاستراتيجية مهمة الجميع». عمليًا، غالبًا ما يكون الإطلاق بهذا الحجم غير ضروري. من الأفضل قصر التنفيذ على الأعضاء الرئيسيين في كل قسم.
يجب أن تكون الأولوية هي مساعدة الأشخاص المناسبين على فهم كيفية ترجمة احتياجات صاحب المصلحة إلى أهداف ومبادرات.
كيف يؤثر ذلك على اختيار الأداة؟
- إذا كان الهدف هو إشراك معظم الموظفين في تحديثات تنفيذ منتظمة، فعادةً ما يكون تتبع الأهداف أو برامج OKR هو الأنسب.
- إذا كان الهدف هو أتمتة تقارير الاستراتيجية وإشراك الاستراتيجيين وكذلك الأعضاء الرئيسيين في كل قسم، فإن برامج بطاقات الاداء هي الخيار الأكثر ملاءمة.
استخدام برمجيات OKR وبرمجيات بطاقة الأداء المتوازن معًا
عمليًا، من المرجح أنك تحتاج إلى كليهما – بطاقة الأداء المتوازن وأداة تتبع OKR:
تُعرِّف بطاقة الأداء المتوازن الاستراتيجية. وتجعل OKRs خطوات تنفيذ الاستراتيجية التالية مرئية للفرق.
يمنع هذا المبدأ تحوّل OKRs إلى بديل عن الاستراتيجية. كما يُبقي بطاقة الأداء المتوازن مرتبطة بالتنفيذ اليومي.
يُعد التحول بالذكاء الاصطناعي مثالًا جيدًا.
- تساعد بطاقة الأداء المتوازن القيادة على تقرير ما إذا كانت تجارب الذكاء الاصطناعي تدعم الاستراتيجية العامة، وما محركات القيمة التي تؤثر فيها، وما إذا كانت تُحدث تأثيرًا طويل الأمد قابلًا للقياس.
- تساعد برمجيات OKR الفرق على تنسيق العمل متعدد الوظائف وإنشاء التزامات حول تبنّي الذكاء الاصطناعي.
في مقالة أخرى، شاركنا دراسات تُظهر أن المنظمات التي لديها KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) راسخة وثقافة ناضجة لقياس الأداء تكون أكثر احتمالًا للانتقال من تجارب الذكاء الاصطناعي إلى تنفيذ ذكاء اصطناعي على نطاق واسع.
الملخص: قرّر بناءً على فجوة القدرات
عملياً، يعتمد الاختيار على ما تفتقر إليه المنظمة اليوم.
- استخدم برنامج بطاقة الأداء المتوازن عندما تحتاج المنظمة إلى استراتيجية منظَّمة، وحوكمة KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، وأهداف، ومساءلة، وتتبع طويل الأجل للأداء.
- استخدم برنامج OKR أو أدوات مشابهة لتتبع الأهداف عندما تحتاج الفرق إلى ترجمة الأولويات المختارة إلى التزامات قصيرة الأجل وتنفيذ.
- استخدم كليهما عندما تحتاج المنظمة إلى نموذج استراتيجية واضح وطريقة لربطه بالتنفيذ على مستوى الفريق.
للاطلاع على رؤية شاملة للخيارات المتاحة، بما في ذلك كيفية دعم الأدوات المختلفة لصياغة الاستراتيجية، وتنفيذ الاستراتيجية، وإعداد التقارير، والمواءمة، راجع مقارنة برامج الاستراتيجية.
أليكسيس سافكين هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة برمجية لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على ترجمة الاستراتيجية إلى أهداف قابلة للقياس وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) ومبادرات. أليكسيس هو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف لأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث منتظم.