من خلال الالتزام بمعايير الأيزو، تقوم المنظمات بتأسيس أفضل الممارسات وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية. تدرس دراسة الحالة كيفية دمج عملاء BSC Designer برامج شهادات الأيزو الخاصة بهم مع بطاقات الأداء الوظيفية لتلبية متطلبات المعايير في تحديد الأطراف المهتمة، والأهداف، والإجراءات، والمخاطر، والقياسات.
المعايير في دراسة الحالة
لتحليل النهج العام لمواءمة معايير ISO مع بطاقات الأداء الوظيفية، قمنا بإجراء مقابلات مع 18 منظمة من عملائنا الحاصلين على شهادات في المعايير التالية:
- ISO 9001 – إدارة الجودة (دراسة حالة عملية متوفرة)
- ISO 14001 – إدارة البيئة
- ISO 45001 – إدارة الصحة والسلامة المهنية
- ISO 50001 – إدارة الطاقة
- ISO 22000 – إدارة سلامة الغذاء (انظر دراسة حالة في إنتاج الغذاء)
- ISO 27001 – أمن المعلومات، الأمن السيبراني، وحماية الخصوصية
هندسة بطاقات الأداء الوظيفية المتوائمة
في القسم 4، تتطلب معايير ISO تحديد منطقة التطبيق أو النطاق للمعيار.
استخدمت المؤسسات في دراسة الحالة هندسة الاستراتيجية المتوائمة وبطاقات الأداء الوظيفية. ركزت كل بطاقة أداء على جانب محدد من استراتيجية الشركة، بما يتماشى مع متطلبات معيار معين.
قدمت بعض المعايير وظائف إضافية، مثل الاستعداد للطوارئ، وظائف على طول سلسلة القيمة (على سبيل المثال، وظيفة المشتريات)، القيادة، والحوكمة المؤسسية. قامت المؤسسات بمواءمة بطاقات الأداء الرئيسية مع بطاقات الأداء الوظيفية الأخرى باستخدام أهداف/مؤشرات موحدة.
في معظم الحالات، امتد استخدام بطاقات الأداء الوظيفية ISO إلى ما بعد التدقيقات/المراجعات الرسمية. كانت بطاقات الأداء ISO ونتائجها متوائمة مع بطاقات الأداء لاستراتيجية مستوى الشركة وغيرها من بطاقات الأداء الاستراتيجية والوظيفية.
السياق التجاري وأصحاب المصلحة
تؤكد معايير ISO على ضرورة التحليل السياقي (القسم 4 من المعايير)، بما في ذلك العوامل الخارجية (السياق التجاري، المنافسة، أصحاب المصلحة) والعوامل الداخلية.
اتبعت المنظمات في دراسة الحالة لدينا نهجاً كلاسيكياً للتخطيط الاستراتيجي، بما في ذلك تحليل شامل للعوامل الداخلية والخارجية، المنافسة، القيود، إلخ.
خلال جلسات التيسير، تم استخدام مخطط النظام البيئي (جزء من نظام تنفيذ الاستراتيجية) لوضع خارطة طريق للتحليل.
تتطلب معايير ISO تحليل أصحاب المصلحة (القسم 4.2). عادةً ما يقوم مستخدمو BSC Designer بإجراء تحليل أصحاب المصلحة كجزء من تحليل بيئة الأعمال، باستخدام نموذج تحليل أصحاب المصلحة المتوفر في البرنامج.
الأهداف
الفصل 6.2 من معايير الأيزو يوضح الحاجة لتحديد الأهداف:
- أهداف الأيزو 14001 البيئية وأهداف الامتثال
- أهداف الأيزو 9001 لوظائف وقيادة ذات صلة (الفصل 5)
- أهداف الأيزو 45001 للصحة والسلامة المهنية
- أهداف الأيزو 50001 وأهداف الطاقة
- أهداف الأيزو 22000 لنظام إدارة الغذاء
- أهداف الأيزو 27001 لأمن المعلومات
وفقًا للأيزو، يجب أن تتماشى الأهداف مع الاتساق، والقابلية للقياس، والمراقبة، والاتصال، والتحديثات المنتظمة.
عند أتمتة الأهداف في BSC Designer، استخدمت المنظمات مستويات مختلفة من التحليل، وتم تعيين مستخدمين مالكين للاتصالات، وتم قياس الأهداف باستخدام KPIs ذات الصلة، وربط خطط العمل بالأهداف في شكل مبادرات.
استراتيجية التحول الرقمي. تم تصور العلاقة بين الأهداف في بطاقات الأداء الخارجية على علامة التبويب السياق، وتم التواصل عن الأهداف عبر التقارير، والخرائط الاستراتيجية البصرية، ولوحات المعلومات.
خطط العمل وتخصيص الموارد
تحدد معايير ISO (القسم 6.1 و6.2) متطلبات الإجراءات، بما في ذلك تحديد نطاق العمل، الموارد، الأشخاص المسؤولين، الجدول الزمني، معايير التقييم، والمعلومات الإضافية ذات الصلة.
بطاقة الأداء المتوازن للموارد البشرية. صاغت الشركات في دراسة الحالة خطط عملها من خلال مبادرات متوائمة مع الأهداف وKPI (مؤشرات الأداء الرئيسية). تضمنت التعريف النموذجي للمبادرة:
- تحديد الاسم الخاص بها وتفاصيل أخرى في حقل الوصف
- الإشارة إلى الوثائق الداعمة في خاصية الوثيقة المتوائمة
- بيانات الجدول الزمني
- إجمالي الميزانية، الميزانية المستخدمة، القيمة المكتسبة المحسوبة
- تحديد الشخص المسؤول وأصحاب المصلحة المشاركين عبر خاصية المالك
- تتبع تطور خطة العمل عبر خاصية الحالة
- أتمتة معايير التقييم أو التقدم عبر خاصية KPI المتوائم
- تحديد التبعيات والمساهمات والسياقات عبر قسم السياق
تعترف معايير ISO بأهمية المخاطر (أثر عدم اليقين) على بيئة العمل (القسم 6.1). قامت المنظمات بأتمتة إدارة المخاطر في BSC Designer باستخدام آلية المبادرات، وتغيير نوع السجل إلى “خطر”.
تحليل أهداف وخطط العمل
موضوع شائع في معايير الأيزو التي تم تحليلها (انظر القسم 9.1) هو الحاجة إلى تحديد الأهداف التي يتم قياسها (تحليلها كمياً)، ومراقبتها، والتواصل بشأنها، وتحديثها.
قامت المنظمات بأتمتة هذه المتطلبات عبر KPI (مؤشر الأداء الرئيسي):
- تمت مواءمة مؤشرات الأداء KPI مع هدف أو مع مبادرة
- تم تعيين الملاك لمؤشرات الأداء KPI
- تم إخطار الملاك تلقائياً بالتغييرات في مؤشرات الأداء KPI
- تم استخدام خصائص فترة التحديث الخاصة بمؤشرات الأداء KPI لأتمتة التذكيرات لتحديث البيانات وضمان اتساق البيانات.
قد تكون دراسة حالة حول قياس الأداء في صناعة الطيران ذات اهتمام لأولئك العاملين في مجالات منظمة مماثلة.
مشاركة المستخدم
تتطلب معايير ISO (الأقسام 7.3 و 7.4) من الأطراف المعنية الوصول إلى البيانات ذات الصلة، مع التركيز على الوعي، والاتصال، والتوثيق.
حققت المنظمات مشاركة أصحاب المصلحة باستخدام نموذج الدور للمستخدم في BSC Designer، بما في ذلك:
- المراقبين (المستخدمين المطلعين)،
- مستخدمي إدخال البيانات، و
- المستخدمين المميزين.
التدقيق الداخلي / المراجعة
الأقسام 9.2 و 9.3 من معايير ISO تلزم بإجراء تدقيقات داخلية ومراجعات إدارية منتظمة.
استخدمت الشركات من دراسة الحالة آليات مختلفة لأتمتة متطلبات التدقيق الداخلي:
- تم إنشاء بطاقات أداء وظيفية منفصلة مع مؤشرات تقدم/اكتمال التدقيق. تم تكوين هذه المؤشرات بفواصل تحديث محددة لضمان الامتثال لسياسة التحديثات المنتظمة.
- تمت مواءمة النتائج من التدقيق مع الأهداف أو KPIs باستخدام وظيفة التعليقات، وكذلك من خلال إنشاء مبادرات/فرضيات جديدة.
- تم إنشاء سير عمل رسمي لاعتماد البيانات لنوع معين من المهام (يجب أن يوافق المستخدمون المميزون على المدخلات من مستخدمي إدخال البيانات).
حالات استخدام لإدارة الجودة
تعلم كيف يستخدم المحترفون في الأعمال بي إس سي ديزاينر لأتمتة إدارة الجودة.
ملخص
بينما يوفر كل معيار من معايير ISO منظورًا فريدًا على المجال المطبق، يظهر موضوع مشترك في متطلبات:
- تحليل السياق وأصحاب المصلحة،
- صياغة الأهداف،
- خطط العمل، و
- قياسها.
استخدمت المنظمات في دراسة الحالة برنامج BSC Designer لأتمتة جوانب الامتثال للمعايير عبر بطاقات الأداء الوظيفية ومواءمتها مع الاستراتيجية العامة.
مع تزايد عدد اللوائح، لم يعد الامتثال مقتصرًا على معايير ISO. اطلع على نموذج الامتثال الخاص بنا لإنشاء بطاقات أداء للوائح محددة.
أليكسيس سافكين هو مستشار استراتيجي أول والرئيس التنفيذي لمنصة BSC Designer، وهي منصة بطاقة الأداء المتوازن. يتمتع بخبرة تزيد عن 20 عامًا في هذا المجال، مع خلفية في الرياضيات التطبيقية وتكنولوجيا المعلومات. أليكسيس هو مؤلف “نظام تنفيذ الاستراتيجية”. نشر أكثر من 100 مقالة حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ويتحدث بانتظام في فعاليات القطاع، وغالبًا ما يتم الاستشهاد بأعماله في الأبحاث الأكاديمية.