كيفية إعداد ومراقبة الضوابط الداخلية لضمان الامتثال

من منظور الأتمتة، قد يكون التحكم:

• بسيطاً بقدر خطة عمل مع مقاييس تقدم متوائمة أو
• معقداً بقدر مجموعة هرمية من الضوابط والضوابط الفرعية، كل منها مع مجموعته الخاصة من المقاييس وتقديرات المخاطر وخطط التخفيف والاعتماديات السياقية والمالكين.

للضوابط مجالات تطبيق محددة، تحدد متى يجب تفعيل ضوابط معينة.

في BSC Designer:

1. استخدم زر إضافة لإنشاء عنصر جديد.
2. حدد السيطرة عبر حقول الاسم والوصف.
3. اربط السيطرة بالأهداف أو الأحداث السابقة أو المتطلبات التنظيمية ذات الصلة.

في BSC Designer:

• إضافة الوثائق إلى التحكم عبر مربع حوار الوصف.
• إضافة الوثائق إلى خطة عمل التحكم عبر مربع حوار المبادرات.

في BSC Designer:

• تعريف الخصائص المطلوبة للتحكم عبر الحقول المخصصة.
• ستكون الحقول الجديدة متاحة للتحكم، والمؤشرات، والمبادرات.

على سبيل المثال، قد تتحكم أدوات الحفاظ على البرمجيات في تحديثات تلقائية، ولكن هناك حاجة إلى أخصائي تكنولوجيا المعلومات لحل النزاعات إذا فشل التحديث. في BSC Designer:

1. إضافة الأشخاص المسؤولين عن التحكم كمستخدمين؛ وتعيين الشخص لفريق.
2. تعيين الشخص أو الفريق كمالك للتحكم عبر حقل مالك.

سيتلقى الملاك إشعارات ذات صلة بالتحكم.

في BSC Designer:

• استخدم الحقول المخصصة لتعريف خصائص التحكم مثل “حالة الشهادة” و”معتمد من”.
• عند الشهادة على الضوابط، يمكن لفريق الإدارة تحديث هذه الخصائص.
• استخدم الفلاتر في التقارير لتحديد الضوابط التي لا تحمل شهادة صحيحة.

لتعطيل التحكم غير المعتمد ولكن الاحتفاظ به في بطاقة الأداء:

1. اختر تحكمًا.
2. انتقل إلى علامة التبويب الأداء.
3. فعّل مربع الاختيار مؤشر البيانات الخام.

• انسخ والصق العناصر بين بطاقات الأداء.
• عند الطلب، استخدم خيار الاتصال بالسياق لربط عنصرين.

1. قم بإنشاء بطاقة أداء مخصصة للضوابط.
2. استخدم هيكل هرمي لتنظيم الضوابط.
3. عند الحاجة، انسخ الضابط إلى بطاقة الأداء النشطة.

على سبيل المثال، في الإبلاغ عن الحوادث:

• قد تكون مقياس الكفاءة هو “% من الأفراد المدربين على الإبلاغ عن الحوادث.”
• قد تكون مقياس الفعالية هو “% من الحوادث التي لم يتم الإبلاغ عنها بشكل صحيح.”

في BSC Designer:

• استخدم زر إضافة لإضافة المقاييس داخل عنصر التحكم.

في BSC Designer:

1. اختر مقياس
2. انتقل إلى علامة التبويب الأداء
3. قم بتغيير وزن المقياس

سيتم عرض الأداء/التقدم للتحكم في العمود المقابل.

في BSC Designer:

1. اختر مقياسًا
2. انتقل إلى السياق
3. قم بتغيير نوع المقياس إلى رائد

في BSC Designer:

1. إنشاء مؤشر جديد
2. تغيير نوعه إلى ‘مخاطر’
3. تحديث مؤشرات احتمالية المخاطر والتأثير

مثال: يمكن أتمتة “تحديث خطة استمرارية العمل مع مراعاة تهديد تم تحديده حديثًا” باستخدام مؤشر ثنائي. في BSC Designer:

1. اختر مؤشرًا
2. انتقل إلى علامة التبويب “عام”
3. غير وحدات القياس الخاصة به إلى “نعم/لا”

مثال: يمكن تقييم التحكم إدارة السياسات والاتصالات باستخدام مقياس نوعي فعالية التواصل بسياسات الامتثال مع الحالات المحتملة:

• فعّال جداً (100): الموظفون يفهمون سياسات الامتثال بوضوح.
• فعّال بشكل معتدل (60): بعض الموظفين يفهمون السياسات.
• غير فعّال (10): الموظفون بشكل عام غير مدركين للسياسات.

في BSC Designer:

1. اختر مؤشرًا
2. انقر على زر تحرير بجانب وحدات القياس لإضافة وحدات قياس مخصصة

مثال: لتقييم فعالية تنفيذ أحد الضوابط المحددة، نقوم بمراجعة داخلية لتتبع % الامتثال للسياسة. في هذه الحالة، تكون صيغة الأداء تعظيم خطي، مع الهدف = 100%. مثال آخر يمكن أن يكون مقياس متوسط الوقت للكشف، والمُعد كتصغير خطي بهدف 24 ساعة.

في BSC Designer:

• الانتقال إلى علامة التبويب “الأداء” لتعريف دالة الأداء.
• الانتقال إلى علامة التبويب “البيانات” لتعريف الحالة الحالية للمؤشر، والخط الأساسي، والهدف.

على سبيل المثال، قد يتطلب التحكم في اختبار النسخ الاحتياطي والاستعادة رفع نتائج الاختبار أو السجلات كدليل على التنفيذ الناجح للتحكم.

في BSC Designer:

1. اختر مؤشرًا
2. غير وحدات القياس إلى أدلة
3. ارفع مستندًا إلى المؤشر لتغيير حالته

في BSC Designer:

• استخدم أداة المبادرة لإضافة خطط العمل إلى الضوابط.
• مواءمة المخاطر ومقاييس الكفاءة مع المبادرة.
• تعيين مالك للمبادرة؛ سيتلقى الشخص إشعارات عند تغيير الحالة.

في BSC Designer:

1. إضافة مبادرة جديدة إلى التحكم.
2. فتح حوار المبادرة.
3. اختيار مؤشر الأداء الرئيسي للتقدم في حقل ‘KPI المتوائم’.

مثال على مراجعة الجوانب الميكانيكية للضبط:

• مراجعة قوائم التحقق من الامتثال – مراجعة سنوية
• الاحتفاظ بالمعرفة، % – مراجعة ربع سنوية

أمثلة على التطبيق الدوري للضبط:

• فحص الثغرات الأمنية – تحديث/مراجعة شهرية

أمثلة على الضبط الذي يتم تفعيله مرة واحدة:

• تقييم المخاطر الأولي – ليتم تحديثه مرة واحدة

في BSC Designer:

• استخدم إعداد فترة التحديث للمؤشر لجدولة المراجعات الدورية.

في BSC Designer:

1. اختر مقياس التحكم
2. اختر تاريخًا في التقويم الداخلي
3. انتقل إلى علامة التبويب ‘البيانات’
4. أدخل الحالة الجديدة في حقل ‘القيمة’

على سبيل المثال:

• % من الموظفين المدربين – من المحتمل أن يكون مؤشرًا متأصلًا، لأننا نستطيع أن نفترض أن نسبة الموظفين المدربين في مايو ستظل كما هي أو تزيد في يونيو.
• إيرادات المبيعات الشهرية – من المحتمل أن يكون مؤشرًا غير متأصل، لأننا نهتم بتتبع بيانات المبيعات الفعلية على مر الأشهر.

في BSC Designer:

1. اختر المؤشر
2. اضغط على زر محرر القيم
3. قم بتغيير نوع وراثة المؤشر

في BSC Designer:

1. الانتقال إلى علامة التبويب الخاصة بلوحة المعلومات.
2. إضافة الرسوم البيانية ذات الصلة، بما في ذلك مخططات جانت للمبادرات، ورسوم بيانية للمخاطر، ورسوم بيانية تسرد عناصر التحكم وحالاتها.

في BSC Designer:

• قم بربط الجزء المتأخر من الضبط بمقاييس تأثير المخاطر أو تقدير المخاطر في سجل المخاطر عبر البيانات.

في BSC Designer:

• استخدم قائمة ‘Report’ لتوليد تقارير متنوعة
• استخدم زر ‘Schedule’ في قائمة ‘Report’ لإرسال التقارير إلى أصحاب المصلحة تلقائيًا

في BSC Designer:

• جميع الأنشطة المتعلقة بتصميم وتنفيذ الضوابط تُسجل في سجل التدقيق.
• يمكن للمسؤول عن الحساب الوصول إلى سجلات التدقيق عبر القائمة > المستخدمون > تتبع التدقيق.