كيفية إعداد ومراقبة الضوابط الداخلية لضمان الامتثال

من منظور الأتمتة، قد يكون التحكم:

• بسيطاً بقدر خطة عمل مع مقاييس تقدم متوائمة أو
• معقداً بقدر مجموعة هرمية من الضوابط والضوابط الفرعية، كل منها مع مجموعته الخاصة من المقاييس وتقديرات المخاطر وخطط التخفيف والاعتماديات السياقية والمالكين.

للضوابط مجالات تطبيق محددة، تحدد متى يجب تفعيل ضوابط معينة.

في بي إس سي ديزاينر:

1. استخدم زر إضافة لإنشاء عنصر جديد.
2. حدد التحكم عبر حقول الاسم والوصف.
3. اربط التحكم بالأهداف السابقة أو الأحداث أو المتطلبات التنظيمية ذات الصلة.

في بي إس سي ديزاينر:

• إضافة مستندات إلى ضابط من خلال مربع وصف.
• إضافة مستندات إلى خطة عمل الضابط من خلال مربع المبادرات.

في بي إس سي ديزاينر:

• حدد الخصائص المطلوبة للضوابط عبر الحقول المخصصة.
• ستكون الحقول الجديدة متاحة للضوابط والمؤشرات والمبادرات.

على سبيل المثال، قد تقوم ضوابط قابلية صيانة البرنامج بأتمتة التحديثات، ولكن هناك حاجة إلى أخصائي تكنولوجيا المعلومات لحل النزاعات إذا فشل التحديث. في بي إس سي ديزاينر:

1. إضافة الأشخاص المسؤولين عن الضابط كمستخدمين؛ وتعيين الشخص إلى فريق.
2. تعيين الشخص أو الفريق كمالك للضابط عبر حقل المالك.

سيتلقى الملاك إشعارات ذات صلة بالضابط.

في بي إس سي ديزاينر:

• استخدم الحقول المخصصة لتعريف خصائص الضبط مثل “حالة الشهادة” و”تمت الشهادة بواسطة”.
• عند التصديق على الضوابط، يمكن لفريق الإدارة تحديث هذه الخصائص.
• استخدم عوامل التصفية في التقارير لتحديد الضوابط غير المعتمدة بشكل صحيح.

لإيقاف تفعيل الضبط غير المعتمد مع إبقائه في بطاقة الأداء:

1. حدد أحد الضوابط.
2. انتقل إلى علامة التبويب الأداء.
3. فعّل خانة مؤشر البيانات الخام.

في بي إس سي ديزاينر:

• انسخ والصق العناصر بين بطاقات الأداء.
• عند ظهور المطالبة، استخدم خيار الاتصال حسب السياق لربط عنصرين.

1. قم بإنشاء بطاقة أداء مخصصة للضوابط.
2. استخدم هيكل هرمي لتنظيم الضوابط.
3. عند الحاجة، انسخ الضابط إلى بطاقة الأداء النشطة.

على سبيل المثال، في الإبلاغ عن الحوادث:

• قد تكون مقياس الكفاءة هو “% من الأفراد المدربين على الإبلاغ عن الحوادث.”
• قد تكون مقياس الفعالية هو “% من الحوادث التي لم يتم الإبلاغ عنها بشكل صحيح.”

في BSC Designer:

• استخدم زر إضافة لإضافة المقاييس داخل عنصر التحكم.

في BSC Designer:

1. اختر مقياس
2. انتقل إلى علامة التبويب الأداء
3. قم بتغيير وزن المقياس

سيتم عرض الأداء/التقدم للتحكم في العمود المقابل.

في بي إس سي ديزاينر:

1. حدد مقياسًا
2. انتقل إلى السياق
3. غير نوع المقياس إلى رائدة

في بي إس سي ديزاينر:

1. إنشاء مؤشر جديد
2. تغيير نوعه إلى “مخاطرة”
3. تحديث مؤشري احتمالية وتـأثير المخاطر

مثال: يمكن أتمتة “تحديث خطة استمرارية العمل مع مراعاة تهديد تم تحديده حديثًا” باستخدام مؤشر ثنائي. في BSC Designer:

1. اختر مؤشرًا
2. انتقل إلى علامة التبويب “عام”
3. غير وحدات القياس الخاصة به إلى “نعم/لا”

مثال: يمكن تقييم التحكم إدارة السياسات والاتصالات باستخدام مقياس نوعي فعالية التواصل بسياسات الامتثال مع الحالات المحتملة:

• فعّال جداً (100): الموظفون يفهمون سياسات الامتثال بوضوح.
• فعّال بشكل معتدل (60): بعض الموظفين يفهمون السياسات.
• غير فعّال (10): الموظفون بشكل عام غير مدركين للسياسات.

في BSC Designer:

1. اختر مؤشرًا
2. انقر على زر تحرير بجانب وحدات القياس لإضافة وحدات قياس مخصصة

مثال: لتقييم فعالية تنفيذ أحد الضوابط المحددة، نقوم بمراجعة داخلية لتتبع % الامتثال للسياسة. في هذه الحالة، تكون صيغة الأداء تعظيم خطي، مع الهدف = 100%. مثال آخر يمكن أن يكون مقياس متوسط الوقت للكشف، والمُعد كتصغير خطي بهدف 24 ساعة.

في BSC Designer:

• الانتقال إلى علامة التبويب “الأداء” لتعريف دالة الأداء.
• الانتقال إلى علامة التبويب “البيانات” لتعريف الحالة الحالية للمؤشر، والخط الأساسي، والهدف.

على سبيل المثال، قد يتطلب التحكم في اختبار النسخ الاحتياطي والاستعادة رفع نتائج الاختبار أو السجلات كدليل على التنفيذ الناجح للتحكم.

في بي إس سي ديزاينر:

1. حدد مؤشرًا
2. غيّر وحدات قياسه إلى دليل
3. رفع المستند إلى المؤشر لتغيير حالته

في BSC Designer:

• استخدم أداة المبادرة لإضافة خطط العمل إلى الضوابط.
• مواءمة المخاطر ومقاييس الكفاءة مع المبادرة.
• تعيين مالك للمبادرة؛ سيتلقى الشخص إشعارات عند تغيير الحالة.

في BSC Designer:

1. إضافة مبادرة جديدة إلى الرقابة.
2. فتح مربع حوار المبادرة.
3. تحديد KPI التقدم في حقل ‘مؤشر الأداء الرئيسي المتوائم’.

مثال على مراجعة آلية الضبط:

• مراجعة قوائم التحقق الخاصة بالامتثال – مراجعة سنوية
• الاحتفاظ بالمعرفة، % – مراجعة ربع سنوية

أمثلة على التطبيق الدوري للضبط:

• فحص الثغرات الأمنية – مراجعة/تحديث شهري

أمثلة على تطبيق الضبط لمرة واحدة:

• تقييم المخاطر الأولي – يتم تحديثه لمرة واحدة

في بي إس سي ديزاينر:

• استخدم إعداد فترة التحديث للمؤشر من أجل جدولة المراجعات المنتظمة.

في BSC Designer:

1. حدد مقياس التحكم
2. حدد تاريخاً في التقويم الداخلي
3. انتقل إلى علامة تبويب “البيانات”
4. أدخل الحالة الجديدة في حقل “القيمة”

على سبيل المثال:

• % من الموظفين المدربين – من المرجح أن يكون مؤشراً متوارثاً، حيث يمكننا افتراض أن نسبة الموظفين المدربين في شهر مايو ستبقى كما هي أو ستزداد في شهر يونيو.
• إيرادات المبيعات الشهرية – من المرجح أن يكون مؤشراً غير متوارث، حيث نهتم بتتبع بيانات المبيعات الفعلية عبر الأشهر.

في بي إس سي ديزاينر:

1. تحديد مؤشر
2. انقر على زر محرر القيم
3. تغيير نوع الوراثة للمؤشر

في BSC Designer:

1. انتقل إلى علامة تبويب لوحة البيانات.
2. أضف المخططات ذات الصلة، بما في ذلك مخططات جانت للمبادرات، و مخططات المخاطر، والمخططات التي تعرض التحكمات وحالاتها.

في بي إس سي ديزاينر:

• ربط الجزء اللاحق من الضبط مع مقاييس تأثير الخطر أو تقدير الخطر في سجل المخاطر عن طريق البيانات.

في BSC Designer:

• استخدم قائمة ‘Report’ لتوليد تقارير متنوعة
• استخدم زر ‘Schedule’ في قائمة ‘Report’ لإرسال التقارير إلى أصحاب المصلحة تلقائيًا

في BSC Designer:

• جميع الأنشطة المتعلقة بتصميم وتنفيذ الضوابط تُسجل في سجل التدقيق.
• يمكن للمسؤول عن الحساب الوصول إلى سجلات التدقيق عبر القائمة > المستخدمون > تتبع التدقيق.