استخدمت مؤسسة مالية مقرها المكسيك التحميل بمساعدة الذكاء الاصطناعي في بي إس سي ديزاينر لتحويل جداول بيانات الاستراتيجية إلى نموذج لتنفيذ الاستراتيجية مع ملكية واضحة، ومنطق KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، وأذونات، وإعداد التقارير، وسير عمل الأدلة.
حقائق أساسية حول تحميل جداول البيانات بالذكاء الاصطناعي
- قبل. الاستراتيجية في إكسيل، مع أذونات غير واضحة، ومنطق KPI، وروابط عبر الخطط.
- بعد. تم ترحيل الخطة إلى أهداف منظمة ومؤشرات الأداء، مع جداول تحديث، وملاك، وسير عمل للأدلة.
الأرقام الرئيسية
- تم تحميل أكثر من 200 هدف ومؤشرات أداء خلال المرحلة الأولى.
- يوم عمل كامل واحد – الجهد اليدوي المُقدَّر اللازم لمطابقة التسلسل الهرمي في إكسيل مع حقول البرنامج دون الذكاء الاصطناعي.
- 15 دقيقة كانت مطلوبة لإنشاء الهيكل الأولي من بيانات جدول البيانات باستخدام مساعد الذكاء الاصطناعي.
الملف التعريفي للشركة
الشركة هي مؤسسة مالية مقرها المكسيك تركز على التمويل الاجتماعي. تقدم خدمات الادخار والائتمان والبطاقات وأجهزة الصراف الآلي والخدمات المصرفية الرقمية والتحويلات المالية والخدمات المالية ذات الصلة. تخدم أكثر من 1.5 مليون عضو عبر 64 فرعًا وتوظف ما بين 1,001 و5,000 شخص. وهي واحدة من أكبر المؤسسات المالية التعاونية في المنطقة، بأصول تتجاوز 3.7 مليارات دولار أمريكي، وقد سبق أن أبلغت عن دخل سنوي قدره 408.1 ملايين دولار أمريكي.
التحدي: الانتقال من جداول البيانات إلى تنفيذ الاستراتيجية المستدام
كانت المؤسسة قد بنت بالفعل عملية التخطيط الخاصة بها في إكسيل. وكانت جداول البيانات تلتقط كلاً من التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي، لكن البنية كانت صعبة الحوكمة على نطاق واسع. وفيما يلي كيف صاغ مسؤول قياس الأداء في الشركة الحاجة:
«كنا نريد نقل ملف إكسيل الحالي إلى الأداة دون إعادة بناء كل شيء يدوياً.»
كان نموذج التخطيط يتضمن جداول بيانات استراتيجية وتشغيلية منفصلة كانت مترابطة. وكان على الفريق أن يقرر كيف ينبغي أن تعمل البنية الحالية داخل برنامج مخصص للاستراتيجية.
نموذج إكسيل لم يتوافق بشكل واضح مع منطق البرنامج. فعلى سبيل المثال، كان يستخدم أوزاناً عامة، ما يعني أن كل عنصر كان يُوزن مقابل جميع العناصر في بطاقة الأداء؛ بينما كانت المنصة تستخدم أوزاناً نسبية، حيث يُوزن كل عنصر مقابل عناصر أخرى على المستوى نفسه. وقد تطلب ذلك تفسيراً قبل أن يمكن تحميل البيانات بشكل صحيح.
كانت هناك بعض القضايا الأخرى التي يجب حلها قبل التحميل:
- بنية غير واضحة. لم يكن التسلسل الهرمي والمالك والأذونات وروابط الخطط المتقاطعة متسقة.
- فجوات في منطق KPI. كانت بعض المؤشرات تتطلب تصحيحاً قبل أن يمكن استخدامها في حسابات التقدم.
- احتياجات الحوكمة. كانت المؤسسة بحاجة إلى تحديد من يمكنه امتلاك كل جزء من الخطة وتحديثه واعتماده وتعديله.
ونظراً للتعقيد العام لنموذج الاستراتيجية القائم، لم يكن التحميل المباشر واحداً لواحد ممكناً. وكان على الفريق تفسير ملف إكسيل وتكييفه أولاً.
الحل: استخدام الذكاء الاصطناعي لتنظيف نموذج التخطيط وهيكلته
استخدم فريق التنفيذ التحميل بمساعدة الذكاء الاصطناعي في بي إس سي ديزاينر لتحويل جداول البيانات الحالية إلى نموذج استراتيجية مُهيكل. حوّلت العملية الخطة إلى أهداف، ومؤشرات، وصيغ، وأوصاف، وتواتر التحديث، ومستخدمين مسؤولين.
«كنا نفكر ليس فقط في تحميل الخطة، بل أيضًا في من سيكون المالك ومن سيقوم بتحديث كل جزء منها».
استخدم الفريق سير عمل خطوة بخطوة يعتمد على مدخلات النسخ واللصق ومحفزات الذكاء الاصطناعي. أتاح ذلك مراجعة التحميل وتنقيحه قبل اعتماد التحميل النهائي.
تم تحميل الهيكل الأولي خلال نحو 10 إلى 15 دقيقة. وبدون الذكاء الاصطناعي، كان العمل نفسه سيتطلب يوم عمل كاملًا لمجرد مواءمة التسلسل الهرمي في إكسيل مع حقول البرنامج.
استُخدم الذكاء الاصطناعي أيضًا لإعداد منطق حساب التقدم. في إكسيل، كانت بعض المؤشرات تتعقب القيمة الحالية فقط، بينما كان اتجاه التحسين (التعظيم أو التقليل) مفهومًا ضمنيًا. في البرنامج، كان لا بد من إسناد وظيفة تحسين محددة لتلك المؤشرات. على سبيل المثال، بالنسبة لمؤشرات التكلفة، تمثل القيم الأقل أداءً أفضل، لذا قام الذكاء الاصطناعي بتعيين وظيفة التقليل.
شمل التنفيذ العملي ما يلي:
- التحميل بمساعدة الذكاء الاصطناعي. تم تحويل جداول البيانات إلى أهداف مُهيكلة، ومؤشرات الأداء، وصيغ، وأوصاف، وتواتر التحديث، والملاك.
- توحيد KPI (مؤشر الأداء الرئيسي). قام الذكاء الاصطناعي بالتحقق من اتجاه المؤشر، والصيغ، وتواتر التحديث، والأوزان لضمان عمل الحسابات بشكل صحيح.
- تعيين الملكية. يمكن إسناد كل نقطة بيانات إلى مستخدم مسؤول لدعم المساءلة.
- التحسين خطوة بخطوة. استخدم الفريق محفزات الذكاء الاصطناعي لمراجعة النموذج المُحمّل وتحسينه قبل اعتماده نهائيًا.
النتائج: إعداد أسرع وإعداد تقارير أكثر موثوقية
اكتسبت المؤسسة مزيدًا من التحكم في تنفيذ الاستراتيجية. وجعل النظام وتيرة التحديث، ومنطق الحساب، والملكية، ومتطلبات الإثبات واضحة.
أضافت الذكاء الاصطناعي معظم القيمة في صورة توفير للوقت عند تحميل البيانات: استغرق التحميل الأولي نحو 10 إلى 15 دقيقة بدلًا من يوم العمل الكامل الذي يلزم عادةً للمعالجة المسبقة لجدول بيانات تخطيط معقد.
وكان من التحسينات الملموسة الأخرى تحسين إعداد التقارير المستمر، إذ تم تكوين وتيرة التحديث، والملكية، والموافقات، ومتطلبات الإثبات مرة واحدة بدلًا من إدارتها يدويًا ضمن كل دورة إعداد تقارير.
النتيجة الرئيسية: انتقال من تخطيط الاستراتيجية القائم على جداول البيانات إلى تنفيذ الاستراتيجية الخاضع للحوكمة مع الحفاظ على جوهر نموذج التخطيط القائم.
برنامج BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية الذي يعزز صياغة وتنفيذ الاستراتيجية من خلال KPIs وخرائط الاستراتيجية ولوحات التحكم. نظامنا الخاص بـ تنفيذ الاستراتيجية يوجه الشركات في التطبيق العملي للتخطيط الاستراتيجي.