قامت شركة استشارات بيئية للحد من الكوارث بتطبيق بطاقة الأداء المتوازن الحالية الخاصة بها في بي إس سي ديزاينر لتحسين الملكية، وإمكانية التتبع، وتنفيذ الاستراتيجية اليومي عبر الأقسام.
بطاقات الاداء المتوازنة للاستشارات البيئية: حقائق رئيسية
قبل. كانت بطاقات الاداء المتوازنة موجودة بشكل أساسي في جداول بيانات إكسيل، وعروض الشرائح، والمستندات النصية. لم تكن لدى الإدارات جهة واحدة لتتبع التقدم والأدلة الداعمة.
بعد. يمكن للإدارات متابعة التقدم في مكان واحد، ويتم تتبع التغييرات والأدلة تلقائياً.
أرقام التنفيذ الرئيسية
- بطاقة أداء واحدة على مستوى المؤسسة. تم نقل بطاقة أداء الاستراتيجية الحالية من جداول البيانات إلى نظام مُدار.
- تعيين 5 إدارات. تم ربط الملكية بالعمليات، والخدمات الفنية، والجودة والامتثال، والتدريب، والمالية.
- استخدام نوعين من المؤشرات. تم تنظيم مؤشرات الأداء باستخدام مؤشرات استباقية ومؤشرات لاحقة.
الملف الشخصي للشركة: شركة استشارات بيئية في دول مجلس التعاون الخليجي
العميل هو شركة استشارات بيئية واستشارات للحد من مخاطر الكوارث مقرها دول مجلس التعاون الخليجي، تقدم برامج تشغيلية وخدمات استشارية فنية وتدريبًا مهنيًا. تعمل المؤسسة في بيئات عالية المساءلة حيث يُعد الامتثال التنظيمي وإعداد التقارير بشفافية محورين أساسيين للشراكات طويلة الأمد.
توظف المؤسسة نحو 50 متخصصًا، وتدعم برامج متعددة السنوات للحد من المخاطر البيئية ومخاطر الكوارث عبر المنطقة. وتشمل خدماتها عادةً التخفيف من المخاطر البيئية، ودعم المواقع الخطرة، والاستعداد للطوارئ، وتطوير القدرات المؤسسية لعملاء القطاعين العام والخاص.
السياق المؤسسي وتحديات تنفيذ الاستراتيجية
كان العميل يعمل بالفعل باستخدام بطاقات الاداء المتوازن المحددة، والموثقة في جداول بيانات إكسيل والمدعومة بعروض شرائح ووثائق نصية. ورغم أن هذا الهيكل كان كافياً لتصميم الاستراتيجية، فإنه لم يكن مناسباً لإدارة تنفيذ الاستراتيجية عبر الإدارات.
تم تحديد تحديات تنفيذ الاستراتيجية الرئيسية على النحو التالي:
- تحليل الاستراتيجية إلى عمل قابل للتنفيذ – كان يلزم تحويل الأهداف الاستراتيجية إلى مبادرات وأنشطة مملوكة من قبل الإدارات؛
- توضيح الملكية – كانت الأهداف والمبادرات تتطلب إسناداً رسمياً بدلاً من التنسيق غير الرسمي؛
- الحفاظ على إمكانية التتبع – كان يجب تسجيل التغييرات وتحديثات التقدم بطريقة متسقة، بما في ذلك إدارة الأدلة الداعمة لتبرير بيانات الأداء؛
- إدارة مخاطر غير مترابطة – كانت المخاطر تُدار في جدول بيانات منفصل، دون مواءمة واضحة مع الأهداف الاستراتيجية ودون نهج متسق لقياس المخاطر كمياً؛
- رؤية التقدم في مكان واحد – أراد القادة لوحات معلومات وخريطة استراتيجية تربط الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) والمبادرات والنتائج.
كانت بطاقات الاداء المتوازن لدى المؤسسة موجودة أساساً بوصفها أداة تخطيط. وكانت تفتقر إلى طريقة منظمة لإدارة الملكية، وتتبع المبادرات عبر الإدارات، والحفاظ على الأدلة، وضمان بقاء الأداء والمخاطر والاستراتيجية مترابطة. وقد لخّص العميل الفجوة الأساسية في بيان حاسم واحد:
نحتاج إلى أداة يمكنها تحويل بطاقات الاداء المتوازن الخاصة بنا إلى نظام عملي لإدارة الاستراتيجية والعمليات.
تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن الحالية
ركز التنفيذ على نقل بطاقة الأداء المتوازن المؤسسية الحالية للعميل من إكسيل والوثائق إلى نظام مُدار واحد، دون إعادة تصميم الاستراتيجية نفسها. وكان الهدف هو جعل بطاقة الأداء قابلة للاستخدام في الإدارة اليومية.
كانت أهم الخطوات:
- إضفاء الطابع الرسمي على بطاقة الأداء المؤسسية – تمت إعادة استخدام معظم محتوى الاستراتيجية الحالي من جداول البيانات والوثائق واستيراده مباشرةً إلى منصة بي إس سي ديزاينر؛
- تعيين ملكية الإدارات – تم ربط كل عنصر استراتيجي بالفرق المسؤولة مثل العمليات، والخدمات الفنية، والجودة والامتثال، والتدريب، والمالية؛
- تفعيل إمكانية التتبع المدمجة – تم تدريب فريق العميل على استخدام السجل المدمج في بي إس سي ديزاينر، وتتبع الملكية، وسجلات التغيير، بما في ذلك إرفاق الأدلة بأهداف محددة وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) ومبادرات؛
- بناء لوحات معلومات مشتركة وخريطة للاستراتيجية – تم إعداد لوحات المعلومات وخريطة الاستراتيجية بحيث تتمكن القيادة والإدارات من متابعة التقدم في بيئة واحدة.
على الرغم من أن المرحلة الحالية تستند إلى بطاقة أداء مؤسسية واحدة، فقد تم إعداد بطاقة الأداء من أجل التسلسل المستقبلي. ويصبح ذلك ذا صلة عندما يزداد مستوى التفاصيل وعدد الأهداف الفرعية في بطاقة الأداء الرئيسية، ويصبح من غير العملي إدارة كل شيء ضمن هيكل واحد.
KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) للاستشارات البيئية والحد من الكوارث
لدعم منطق السبب والنتيجة في بطاقة الأداء المتوازن، تم تحديد مؤشرات استباقية ومؤشرات لاحقة. وقد أتاح ذلك للمنظمة تتبّع ليس فقط النتائج، بل أيضاً المحركات التي تؤثر في النتائج المستقبلية، والتمييز بوضوح بين المؤشرات الاستباقية والمؤشرات اللاحقة ضمن بطاقة الأداء.
تشمل أمثلة مؤشرات الأداء ذات الصلة ما يلي:
- تنفيذ البرنامج – المشاريع المنجزة مقارنة بالخطة والالتزام بالمراحل الرئيسية (لاحقة)؛
- مخرجات الحد من المخاطر البيئية – المواقع التي تم تقييمها أو معالجتها أو دعمها (لاحقة)؛
- مؤشرات السلامة – الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة، وتغطية إحاطات السلامة، وفحوصات الامتثال (استباقية)؛
- أداء الجودة – إغلاق الملاحظات الداخلية ونتائج المراجعة الخارجية (لاحقة)؛
- موثوقية العملاء والشركاء – الامتثال للعقود وتكرار التعاقدات (لاحقة)؛
- انضباط إعداد التقارير – الالتزام بمواعيد إعداد التقارير واكتمال التوثيق (استباقية)؛
- تطوير القدرات – إتمام التدريب وتغطية الشهادات (استباقية).
النتائج: ملكية واضحة وإمكانية تتبّع متسقة
أرست المرحلة الأولية نهجًا أكثر تنظيمًا لإدارة تنفيذ الاستراتيجية على مستوى المؤسسة.
- مصدر واحد للحقيقة للاستراتيجية – حلّت بطاقات الاداء في بي إس سي ديزاينر محل جداول إكسيل المجزأة، وأصبحت الآن نقطة المرجع المركزية لاستراتيجية المؤسسة؛
- مساءلة واضحة – تتمتع الأهداف والمبادرات بمالك محدد رسميًا، وتكون مرئية في واجهة المنصة، وتنعكس في التقارير لأصحاب المصلحة؛
- إمكانية تتبّع متسقة – يتم الاحتفاظ بالتحديثات والتغييرات والسجلات التاريخية تلقائيًا ضمن نظام واحد؛
- تحسين مستوى الرؤية – توفر لوحات المعلومات وخريطة الاستراتيجية عرضًا مشتركًا للتقدم.
برنامج BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية الذي يعزز صياغة وتنفيذ الاستراتيجية من خلال KPIs وخرائط الاستراتيجية ولوحات التحكم. نظامنا الخاص بـ تنفيذ الاستراتيجية يوجه الشركات في التطبيق العملي للتخطيط الاستراتيجي.