استخدمت مجموعة إيكو التخيلية بي إس سي ديزاينر لأتمتة ومواءمة بطاقات تقييم الأداء عبر الفرق المحلية، مما مكّن من تقييم الأداء بشكل متسق وتحديث الاستراتيجيات بشكل أسرع.
مزامنة معايير التقييم تلقائياً من بطاقة أداء القالب إلى بطاقات تقييم الأداء المحددة.
الخلفية
مجموعة إيكو التخيلية استخدمت مجموعة من المؤشرات لتقييم أداء فرق التنفيذ المحلية. تم تنظيم معظم معايير التقييم في بطاقات أداء مخصصة لكل فريق. وشملت هذه المؤشرات:
- أنشطة ما قبل البيع
- جهود التنفيذ
- الصيانة والدعم بعد البيع
التحدي
كان التحدي الرئيسي لفريق الاستراتيجية هو الحفاظ على الاتساق في معايير التقييم.
مع ظهور عوامل تجارية جديدة وتطور التكنولوجيا، كان من الضروري أن تقوم مجموعة إيكو التخيلية بمراجعة معاييرها بانتظام—إضافة عوامل جديدة، تحديث الأهداف، تعديل الأوزان، إلخ.
وكان يجب أن تنعكس هذه التغييرات في جميع بطاقات الأداء الفردية دون التأثير على البيانات الحالية، وبأقل جهد يدوي ممكن.
الحل
كانت مجموعة إيكو التخيلية تستخدم بالفعل منصة بي إس سي ديزاينر لأغراض تنفيذ الاستراتيجية وإدارة الأداء، لذلك كان توسيع استخدامها لتشمل تقييمات الأداء خطوة طبيعية.
لدعم ذلك، قامت الفريق بأتمتة تقييمات الأداء من خلال إنشاء بطاقات أداء وظيفية مخصصة ضمن نفس المنصة. مع هيكلية من بطاقات الأداء المواءمة وإطار شامل لقياس الأداء، يمكن ربط التقييمات الفردية مباشرة بالسياق الاستراتيجي الأوسع.
لضمان التناسق وتوفير الوقت عند تحديث معايير التقييم، استخدم فريق الاستراتيجية وظيفة المزامنة في بي إس سي ديزاينر. وهذا سمح لهم بـ:
- إنشاء قالب بطاقة أداء
- إنشاء نسخ متزامنة (نسخ متماثلة)
- إبقاء تلك النسخ محدثة تلقائياً عند إجراء تغييرات على القالب
تحديد طريقة المزامنة
أنشأ الفريق بطاقة أداء نموذجية مركزية تسمى “معايير التقييم”، متاحة فقط لفريق الإدارة.
لقد اعتبروا طريقتين للمزامنة:
- الطريقة 1: نسخ بطاقة الأداء بالكامل (عبر أدوات > حفظ باسم… مع تمكين مربع حفظ والحفاظ على المزامنة)
- الطريقة 2: مزامنة عناصر أو فروع محددة (عبر أدوات > نسخ من القالب، ثم ألصق & الحفاظ على المزامنة في بطاقات الأداء المستهدفة)
نظرًا لأن الهدف كان نسخ الهيكل بالكامل، تم اختيار الطريقة الأولى: 
مزامنة قالب التقييم مع بطاقات أداء الفريق باستخدام طريقة مزامنة بطاقة الأداء.
تحديث قالب التقييم
خلال دورة المراجعة القادمة، قام فريق الاستراتيجية بتحديث الأهداف في قالب معايير التقييم لفترة التقييم القادمة. ثم تمت مزامنة هذه التحديثات تلقائياً عبر جميع بطاقات الأداء الخاصة بالفريق المحلي.
استجابةً للأحداث الجوية القاسية الأخيرة في المنطقة، تمت إضافة مؤشرات جديدة إلى القالب من قبل فريق الإدارة لتعكس بشكل أفضل قيمة أصحاب المصلحة. وتم نشر هذه المؤشرات – مع تعريفاتها – تلقائياً إلى بطاقة الأداء لكل فريق محلي.
العناصر المضافة إلى قالب التقييم، وكذلك الأهداف المحدثة، تتم مزامنتها تلقائياً مع النسخ المتماثلة – بطاقات الأداء المخصصة للمكاتب المحددة.
التقارير
بمجرد تحديث القالب، رأت الفرق المحلية فوراً التغييرات في بطاقات الأداء الخاصة بهم، بما في ذلك المقاييس الجديدة والأهداف المحدثة. بالنسبة لفترة التقارير القادمة، قدمت الفرق تقاريرها بناءً على المعايير المعدلة.
تم عكس نتائج هذه التقييمات تلقائياً في بطاقة أداء استراتيجية التحضير الحضري عن طريق الاتصال بالبيانات.
النتائج
استخدمت مجموعة إيكو التخيلية منصة بي إس سي ديزاينر لأتمتة بطاقات الأداء لتقييم الأداء. وشملت الفوائد الرئيسية التي أبلغت عنها فرق الاستراتيجية والعمليات:
- الأتمتة الكاملة للتحديثات المرهقة لمعايير التقييم؛
- القدرة على مراجعة معايير التقييم بشكل متكرر أكثر، مما يقلل من خطر وجود تقييمات أداء غير متسقة.
يمكنك الوصول إلى حساب العرض التوضيحي الخاص بمجموعة إيكو التخيلية لمراجعة بطاقات الأداء لتقييم الأداء.
BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية يعتمد في جوهره على بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على تحويل الخطط الاستراتيجية إلى هيكلية استراتيجية مترابطة من خلال مواءمة الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و المبادرات والمخاطر وخرائط الاستراتيجية في مكان واحد. يوضح نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا كيفية وضع الاستراتيجية موضع التطبيق، ويساعد قالب ورشة عمل تنفيذ الاستراتيجية الفرق على تطبيقه في جلسات الاستراتيجية الداخلية.