يمتد الامتثال الفعال إلى ما بعد تثقيف الموظفين حول اللوائح الجديدة وتتبع عدد حوادث عدم الامتثال. في دليل التنفيذ هذا، نركز على نظرة شمولية للامتثال تشمل أصحاب المصلحة الرئيسيين وتقترح قياسًا محددًا لجهود ونتائج الامتثال من خلال 7 خطوات.
تعريف أصحاب المصلحة
لنبدأ بتعريف أصحاب المصلحة العامين المشاركين في الامتثال:
- مجلس الإدارة. يمثل مصالح المنظمات.
- مكتب الامتثال. قسم متخصص يضمن امتثال المنظمة وفقًا للقوانين واللوائح والسياسات الداخلية المعمول بها، إلخ.
- أنظمة الأعمال الداخلية. تكنولوجيا المعلومات وأنظمة الأعمال الأخرى التي تدعم جهود الامتثال.
- الموظفون الذين يمكنهم التأثير أو التأثر بسياسات الامتثال.
- الأطراف الثالثة. الشركاء وأصحاب المصلحة الخارجيون المماثلون.
- المدقق الخارجي. خبير في التنظيم المعني.
- الجهة التنظيمية. السلطة التي تضع التنظيم.
في BSC Designer، انتقل إلى الإعدادات > الاستراتيجية > أصحاب المصلحة لإضافة أصحاب المصلحة ذات الصلة إلى القائمة. لاحقًا، يمكن مواءمة هؤلاء أصحاب المصلحة مع أهداف ومقاييس محددة من خلال حقل المالك.
قالب الامتثال ومؤشرات الأداء الرئيسية
لدى مستخدمي BSC Designer إمكانية الوصول إلى قالب بطاقة الأداء للامتثال مع مؤشرات الأداء الرئيسية التي نوقشت في المقالة:
قالب الامتثال. - يمكن تخصيص هذا القالب ليتناسب مع متطلبات اللائحة المحددة.
- يمكن لاحقًا دمج بطاقات الأداء التي تم إنشاؤها لمختلف اللوائح في بطاقة أداء امتثال شاملة تحتوي على مؤشر امتثال عام.
1. التكيف مع الاستراتيجيات بشكل استباقي
تبدأ السلطات التنظيمية في صياغة لوائح جديدة استجابةً لمجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك الاجتماعية والتكنولوجية والسياسية وغيرها. يمكن للمنظمات إعداد استراتيجيات بشكل استباقي للأنظمة المحتملة من خلال إجراء تحليل للعوامل الخارجية، مشابه لما تقوم به السلطات التنظيمية.
استخدم قالب تحليل PESTEL المتاح في BSC Designer لـ:
- صياغة القوى الدافعة المحتملة و
- تحديد مؤشرات العلامات المبكرة.
لتكميم هذا التحضير الاستباقي يمكننا استخدام المؤشر:
عدد القوى الدافعة المحددة من خلال تحليل PESTEL المنتظم.
في القالب، يتم إعداد هذا المقياس للتحديثات السنوية:
Compliance Template. على سبيل المثال، تم تحديد التقنيات الناشئة، وتحديداً التطورات في الذكاء الاصطناعي، كواحدة من القوى الدافعة في تحليل PESTEL.
2. حدِّد اللوائح الجديدة ذات الصلة مبكراً
يتمثل دور مكتب الامتثال في تحديد اللوائح الجديدة ذات الصلة مبكراً وبدء التحضير داخل المنظمة. عادةً ما يوفّر المنظمون وقتاً كافياً للتحليل والتحضير من خلال نشر مسودة للائحة في البداية، وتوجد فترة انتقالية بمجرد إصدار اللائحة رسمياً.
لقياس كفاءة مكتب الامتثال، نستخدم:
تغطية اللوائح، %. تتبُّع نسبة اللوائح ذات الصلة التي يكتشفها مكتب الامتثال في مرحلة مبكرة.
في القالب، يتمتع مقياس تغطية اللوائح بوزن أعلى في المؤشر مقارنةً بالمقاييس الأخرى.
وقت مراجعة اللائحة. المتوسط الزمني الذي يستغرقه الأمر من النشر الأولي للائحة حتى تطوير خطة التحضير.
وقت تطوير السياسات. المتوسط الزمني الذي يستغرقه تطوير السياسات الإرشادية الداخلية والمواد التعليمية ذات الصلة.
قالب الامتثال. قد تُستخدم التقديرات الخاصة بمقاييس الوقت كمعايير لتحديد ما إذا كان ينبغي تنفيذ العمل على لوائح محددة داخلياً أو الاستعانة بمصادر خارجية لدى شركة استشارية طرف ثالث.
على سبيل المثال، تصدر العديد من الجهات التنظيمية سياسات متعلقة بالذكاء الاصطناعي وتقوم بتحديثها. وباستخدام المقاييس المذكورة، يمكننا ضمان فحص هذه السياسات على نحوٍ مناسب ضمن سياق منظمة محددة وتحويلها إلى إجراءات إرشادية.
اطّلع على كيفية إجراء تحليل لمتطلب امتثال أو حوكمة واسع إلى ضوابط محددة قابلة للقياس، باستخدام حوكمة الذكاء الاصطناعي كمثال عملي.
3. درب الموظفين على اتباع اللوائح الجديدة
بمجرد صياغة السياسات المقابلة، تحتاج المنظمة إلى تدريب موظفيها على اتباع اللوائح الجديدة. لتتبع العملية، نستخدم مقياسًا أساسيًا:
إكمال التدريب التنظيمي. قد يشمل الوعي الأساسي حول اللوائح الجديدة أو نمذجة تفصيلية لسيناريوهات الامتثال وعدم الامتثال.
بالنسبة للوائح الأكثر تعقيدًا، فكر في استخدام بطاقة أداء التدريب لتتبع العملية.
4. التحقق من امتثال الأطراف الثالثة
تتطلب معظم اللوائح النظر على طول سلسلة القيمة والتحقق من امتثال الأطراف الثالثة. قد لا تكون المنظمة مهتمة بالنظر في التفاصيل؛ بدلاً من ذلك، يمكنها التركيز على تتبع درجة الامتثال العامة للشركاء ونسبة الشركاء الذين تم تقييمهم من حيث الامتثال.
نسبة الشركاء الذين تم تقييمهم من حيث الامتثال.
درجة الامتثال العامة للشركاء (انظر على سبيل المثال، بطاقة أداء إدارة مخاطر الموردين).
يعتبر تحديد المخاطر وتخفيفها أمراً حاسماً للنجاح على المدى الطويل في الامتثال. في هذه الحالة، تم تحديد خطر على أنه “تغييرات في اللوائح” مع خطة التخفيف:
- “التخفيف من تأثير التغييرات التنظيمية على الأطراف الثالثة التي اجتازت بالفعل الفحص الامتثالي من خلال المراجعات والتعديلات المنتظمة لدرجة الامتثال.”
قالب الامتثال. ٥. محاكاة حوادث عدم الامتثال
للتحقق من نجاح تدريب الامتثال، يمكن للمنظمة محاكاة حوادث عدم الامتثال وتقييم ردود الفعل المناسبة من الموظفين المسؤولين. يمكن قياس نتائج هذا التحقق كما يلي:
فعالية التدريب التنظيمي، كما تم التحقق منها من خلال محاكاة حالات عدم الامتثال.
قياس تأثير عدم الامتثال
يمكن التحقق من تأثير عدم الامتثال باستخدام:
مقياس الضرر بالسمعة – يمكن قياسه بمدة التغطية الإعلامية السلبية.
الخسارة المباشرة في الأرباح.
الغرامات والعقوبات التنظيمية.
ستشير ديناميكيتها بمرور الوقت إلى فعالية جهود الامتثال المُطبَّقة. وبينما تُعدّ جميع هذه المقاييس لاحقة بطبيعتها، يمكن لمكتب الامتثال استخدام المخاطر المرتبطة بهذه المقاييس لتحديد أولويات بعض الأنشطة وتبرير ميزانيات الامتثال.
6. تدقيق الأنظمة بواسطة مدقق خارجي
في الحالات التي تنطوي على لوائح تنظيمية حرجة، حيث قد يؤدي عدم الامتثال المحتمل إلى عواقب اقتصادية وسمعية كبيرة، يُشرك مجلس الإدارة مدققين مستقلين.
المقاييس التي ينبغي التركيز عليها في سياق المدقق الخارجي:
تغطية التدقيق، %. نهتم بإجراء تدقيق شامل لجميع وظائف المنظمة ذات الصلة للتأكد من اكتشاف أقصى ما يمكن من مخاطر عدم الامتثال في مرحلة مبكرة.
عدد ملاحظات التدقيق. إلى جانب تطبيقه المباشر، يمكن استخدام هذا المقياس للتحقق من فعالية مكتب الامتثال في تحليل متطلبات اللوائح التنظيمية وتنفيذها.
بالنسبة للإجراءات المتكررة مثل عمليات التدقيق الخارجية، يُنصح بتتبع المقاييس بمرور الوقت. يمكن لمستخدمي بي إس سي ديزاينر تحديد فترات تحديث للمقاييس لضمان اتساق البيانات.
هناك جانب آخر يتعلق بهذا النوع من المقاييس وهو صعوبة تحديد هدف. فعلى سبيل المثال، قد يُنظر إلى عدد قليل من ملاحظات التدقيق على أنه اهتمام غير كافٍ من المدقق، بينما قد يشير المستوى المرتفع من الملاحظات إلى أن مكتب الامتثال لم يُجرِ تدقيقًا داخليًا فعالًا. ولتجسيد هذه الفكرة، تم تعديل دالة الأداء للمؤشر.
قالب الامتثال. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تصنيف جميع الملاحظات وفقًا لتأثيرها، مع إعطاء أعلى وزن لأكثر الملاحظات حرجًا. سيساعد ذلك على تجنب إساءة استخدام المقياس من خلال التركيز على عدد كبير من الملاحظات منخفضة القيمة. مثال على هذا التصنيف هو مؤشر المخاطر المرجّح في بطاقة أداء الأمن السيبراني.
يمكن قياس بعض المؤشرات على فعالية تنفيذ ملاحظات المدقق من خلال:
معدل إغلاق ملاحظات التدقيق. في حين أن الهدف الواضح لهذا المقياس هو 100%، قد توجد قيود زمنية وقيود في الموارد تمنع تنفيذ جميع توصيات المدقق على الفور.
زمن الاستجابة لملاحظات التدقيق. منظور آخر لمعالجة ثغرات عدم الامتثال التي يكتشفها التدقيق؛ ننظر إلى الوقت اللازم لإغلاق المشكلة منذ لحظة اكتشافها.
يمكن لمستخدمي بي إس سي ديزاينر تحديث المؤشرات بأحدث البيانات وإضافة ملاحظة حول آخر تحديث. على سبيل المثال، يمكنهم تقديم تفاصيل إضافية تشرح لماذا قد لا يكون من الممكن، في مرحلة معينة، إغلاق بعض ملاحظات التدقيق.
يُعد كلٌّ من معدل الإغلاق وزمن الاستجابة مقاييس استباقية لتحسين أنظمة الامتثال، مع التركيز على جعل العملية بأكملها أكثر مرونة وأقل تعقيدًا لأصحاب المصلحة من المستخدمين النهائيين.
إدارة حوادث عدم الامتثال
لا تضمن الاستعدادات المناسبة من مكتب الامتثال الداخلي وعمليات التدقيق الخارجية حماية المنظمة من خروقات الامتثال المحتملة.
المقاييس التي يجب تتبعها في هذا السياق:
وقت الاستجابة للحادث. لضمان معالجة خروقات الامتثال بسرعة لتقليل التأثير على المنظمة.
تكرار وقوع الحادث. إن منع تكرار وقوع الحوادث من النوع نفسه يُعد مؤشراً على مدى جودة تعلّم المنظمة من الأخطاء.
قد تكون وحدة القياس لمقياس وقت الاستجابة ساعات أو أياماً، اعتماداً على طبيعة الحادث.
وباتباع المنطق القائل إن تكرار وقوع الحوادث يُعد مؤشراً على فعالية مكتب الامتثال، تمت مواءمة مؤشر “تكرار وقوع الحادث” مع الهدف ‘تدريب الموظفين على اتباع اللوائح الجديدة’ بالبيانات بوصفه مؤشراً لاحقة.
7. واءم بطاقات الأداء الخاصة بالامتثال
ستكون المقاييس التي تمت مناقشتها محددة لتنظيم معيّن. ولكل تنظيم، ستكون هناك بطاقة أداء للامتثال خاصة به تتضمن المقاييس المُعدّلة لذلك التنظيم بعينه. على سبيل المثال، توجد بطاقات أداء لـ التعافي من الكوارث، واستمرارية الأعمال، والتحقق من المورّدين.
Strategy Cascading. للحصول على صورة عالية المستوى لجهود GRC (الحوكمة والمخاطر والامتثال)، يمكننا مواءمة بطاقات الأداء الخاصة بـ GRC للوائح محددة ضمن بطاقة أداء شاملة لـ GRC.
لربط ضوابط الامتثال بالإشراف على المورّدين، راجع كيف يدعم تقييم مخاطر المورّدين أدلة التدقيق، وتقييم المخاطر، والإجراءات التصحيحية.
أُنقل بطاقة الأداء للامتثال إلى ما بعد إكسيل
شارك خطة الامتثال الحالية لديك أو بطاقة الأداء على إكسيل مع فريقنا. سنناقش كيف يمكن لبي إس سي ديزاينر مساعدة فرق الامتثال على إنشاء تتبّع مترابط لـ KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) وتسلسل بطاقات الأداء الخاصة بكل لائحة تنظيمية ضمن رؤية شاملة للامتثال.
ناقش مشروعًا تجريبيًا للامتثال
اختبر النهج مع لائحة تنظيمية واحدة أو قسم واحد قبل النظر في تعميم أوسع.
استخدم قالب Compliance Scorecard
يساعد BSC Designer المؤسسات في تنفيذ استراتيجياتها المعقدة:
- سجل للحصول على خطة مجانية على المنصة.
- استخدم
قالب Compliance Scorecard كنقطة بداية. ستجده في جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب. - اتبع نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا لمواءمة أصحاب المصلحة والطموحات الاستراتيجية في استراتيجية شاملة.
ابدأ اليوم وشاهد كيف يمكن لـ BSC Designer تبسيط تنفيذ استراتيجيتك!
Alexis Savkín هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. وهو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف كتابين وأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث في مؤتمرات دولية. تواصل مع أليكسيس عبر LinkedIn.
السلام عليكم
أحتاج إلى برنامج لادارة الامتثال هل بالامكان التواصل معي
وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
شكرًا لتواصلكم معنا. يمكنكم الاطّلاع مباشرة على هذا المقال: https://bscdesigner.com/ar/policy-execution.htm حيث نناقش بالتفصيل آليات التحكم في تنفيذ السياسات الداخلية وإدارة الامتثال بفعالية.
نأمل أن تجدوا فيه المعلومات التي تبحثون عنها.