يمتد الامتثال الفعال إلى ما بعد تثقيف الموظفين حول اللوائح الجديدة وتتبع عدد حوادث عدم الامتثال. في دليل التنفيذ هذا، نركز على نظرة شمولية للامتثال تشمل أصحاب المصلحة الرئيسيين وتقترح قياسًا محددًا لجهود ونتائج الامتثال من خلال 7 خطوات.
تعريف أصحاب المصلحة
لنبدأ بتعريف أصحاب المصلحة العامين المشاركين في الامتثال:
- مجلس الإدارة. يمثل مصالح المنظمات.
- مكتب الامتثال. قسم متخصص يضمن امتثال المنظمة وفقًا للقوانين واللوائح والسياسات الداخلية المعمول بها، إلخ.
- أنظمة الأعمال الداخلية. تكنولوجيا المعلومات وأنظمة الأعمال الأخرى التي تدعم جهود الامتثال.
- الموظفون الذين يمكنهم التأثير أو التأثر بسياسات الامتثال.
- الأطراف الثالثة. الشركاء وأصحاب المصلحة الخارجيون المماثلون.
- المدقق الخارجي. خبير في التنظيم المعني.
- الجهة التنظيمية. السلطة التي تضع التنظيم.
في BSC Designer، انتقل إلى الإعدادات > الاستراتيجية > أصحاب المصلحة لإضافة أصحاب المصلحة ذات الصلة إلى القائمة. لاحقًا، يمكن مواءمة هؤلاء أصحاب المصلحة مع أهداف ومقاييس محددة من خلال حقل المالك.
قالب الامتثال ومؤشرات الأداء الرئيسية
لدى مستخدمي BSC Designer إمكانية الوصول إلى قالب بطاقة الأداء للامتثال مع مؤشرات الأداء الرئيسية التي نوقشت في المقالة:
قالب الامتثال. - يمكن تخصيص هذا القالب ليتناسب مع متطلبات اللائحة المحددة.
- يمكن لاحقًا دمج بطاقات الأداء التي تم إنشاؤها لمختلف اللوائح في بطاقة أداء امتثال شاملة تحتوي على مؤشر امتثال عام.
1. التكيف مع الاستراتيجيات بشكل استباقي
تبدأ السلطات التنظيمية في صياغة لوائح جديدة استجابةً لمجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك الاجتماعية والتكنولوجية والسياسية وغيرها. يمكن للمنظمات إعداد استراتيجيات بشكل استباقي للأنظمة المحتملة من خلال إجراء تحليل للعوامل الخارجية، مشابه لما تقوم به السلطات التنظيمية.
استخدم قالب تحليل PESTEL المتاح في BSC Designer لـ:
- صياغة القوى الدافعة المحتملة و
- تحديد مؤشرات العلامات المبكرة.
لتكميم هذا التحضير الاستباقي يمكننا استخدام المؤشر:
عدد القوى الدافعة المحددة من خلال تحليل PESTEL المنتظم.
في القالب، يتم إعداد هذا المقياس للتحديثات السنوية:
Compliance Template. على سبيل المثال، تم تحديد التقنيات الناشئة، وتحديداً التطورات في الذكاء الاصطناعي، كواحدة من القوى الدافعة في تحليل PESTEL.
2. حدد اللوائح الجديدة القابلة للتطبيق مبكرًا
دور مكتب الامتثال هو تحديد اللوائح الجديدة القابلة للتطبيق مبكرًا والبدء في التحضير داخل المنظمة. عادةً ما يوفر المشرعون وقتًا كافيًا للتحليل والتحضير من خلال نشر مسودة للائحة في البداية، وهناك فترة انتقالية بمجرد إصدار اللائحة رسميًا.
لقياس كفاءة مكتب الامتثال، نستخدم:
تغطية اللوائح، %. تتبع نسبة اللوائح القابلة للتطبيق التي يكتشفها مكتب الامتثال في مرحلة مبكرة.
في النموذج، يتمتع مقياس تغطية اللوائح بوزن أعلى في المؤشر مقارنة بالمقاييس الأخرى.
وقت مراجعة اللوائح. متوسط الوقت الذي يستغرقه من النشر الأولي للائحة حتى تطوير خطة التحضير.
وقت تطوير السياسات. متوسط الوقت الذي يستغرقه تطوير السياسات التوجيهية الداخلية والمواد التعليمية ذات الصلة.
Compliance Template. قد تُستخدم تقديرات مقاييس الوقت كمعايير لتحديد ما إذا كان ينبغي تنفيذ العمل على لوائح معينة داخليًا أو تعهيده إلى شركة استشارية خارجية.
على سبيل المثال، العديد من الهيئات التنظيمية تصدر وتحدث السياسات المتعلقة بالذكاء الاصطناعي. باستخدام المقاييس المذكورة، يمكننا ضمان فحص هذه السياسات بشكل صحيح في سياق منظمة معينة وترجمتها إلى إجراءات توجيهية.
3. درب الموظفين على اتباع اللوائح الجديدة
بمجرد صياغة السياسات المقابلة، تحتاج المنظمة إلى تدريب موظفيها على اتباع اللوائح الجديدة. لتتبع العملية، نستخدم مقياسًا أساسيًا:
إكمال التدريب التنظيمي. قد يشمل الوعي الأساسي حول اللوائح الجديدة أو نمذجة تفصيلية لسيناريوهات الامتثال وعدم الامتثال.
بالنسبة للوائح الأكثر تعقيدًا، فكر في استخدام بطاقة أداء التدريب لتتبع العملية.
4. التحقق من امتثال الأطراف الثالثة
تتطلب معظم اللوائح النظر على طول سلسلة القيمة والتحقق من امتثال الأطراف الثالثة. قد لا تكون المنظمة مهتمة بالنظر في التفاصيل؛ بدلاً من ذلك، يمكنها التركيز على تتبع درجة الامتثال العامة للشركاء ونسبة الشركاء الذين تم تقييمهم من حيث الامتثال.
نسبة الشركاء الذين تم تقييمهم من حيث الامتثال.
درجة الامتثال العامة للشركاء (انظر على سبيل المثال، بطاقة أداء إدارة مخاطر الموردين).
يعتبر تحديد المخاطر وتخفيفها أمراً حاسماً للنجاح على المدى الطويل في الامتثال. في هذه الحالة، تم تحديد خطر على أنه “تغييرات في اللوائح” مع خطة التخفيف:
- “التخفيف من تأثير التغييرات التنظيمية على الأطراف الثالثة التي اجتازت بالفعل الفحص الامتثالي من خلال المراجعات والتعديلات المنتظمة لدرجة الامتثال.”
قالب الامتثال. ٥. محاكاة حوادث عدم الامتثال
للتحقق من نجاح تدريب الامتثال، يمكن للمنظمة محاكاة حوادث عدم الامتثال وتقييم ردود الفعل المناسبة من الموظفين المسؤولين. يمكن قياس نتائج هذا التحقق كما يلي:
فعالية التدريب التنظيمي، كما تم التحقق منها من خلال محاكاة حالات عدم الامتثال.
تحديد تأثير عدم الامتثال
يمكن التحقق من تأثير عدم الامتثال باستخدام:
مقياس الضرر السمعة – يمكن تحديده بمدة التغطية الإعلامية السلبية.
خسارة الأرباح المباشرة.
الغرامات والعقوبات التنظيمية.
سيشير التغير الديناميكي لها مع مرور الوقت إلى فعالية جهود الامتثال المقدمة. بينما تكون جميع هذه المقاييس متأخرة في طبيعتها، يمكن لمكتب الامتثال استخدام المخاطر المرتبطة بهذه المقاييس لتحديد أولويات أنشطة معينة وتبرير ميزانيات الامتثال.
6. تدقيق الأنظمة بواسطة المدقق الخارجي
في الحالات التي تنطوي على لوائح حرجة، حيث يمكن أن يؤدي عدم الامتثال المحتمل إلى عواقب اقتصادية وسمعة كبيرة، يقوم مجلس الإدارة بتكليف مدققين مستقلين.
المقاييس التي يجب التركيز عليها في سياق المدقق الخارجي:
تغطية التدقيق، %. نحن مهتمون بتدقيق شامل لجميع الوظائف ذات الصلة في المنظمة للتأكد من اكتشاف مخاطر الامتثال القصوى في مرحلة مبكرة.
عدد نتائج التدقيق. بالإضافة إلى تطبيقه المباشر، يمكن استخدام هذا المقياس للتحقق من فعالية مكتب الامتثال في تحليل وتنفيذ متطلبات اللوائح.
بالنسبة للإجراءات المتكررة مثل التدقيق الخارجي، يُنصح بـتتبع المقاييس بمرور الوقت. يمكن لمستخدمي BSC Designer تحديد فترات التحديث للمقاييس لضمان اتساق البيانات.
هناك جانب آخر بخصوص هذا النوع من المقاييس وهو صعوبة تحديد الهدف. على سبيل المثال، قد يُعتبر عدد قليل من نتائج التدقيق إشارة إلى عدم كفاية الانتباه من المدقق، في حين قد يشير عدد كبير من النتائج إلى أن مكتب الامتثال لم يقم بتدقيق داخلي فعال. لالتقاط هذه الفكرة، تم تعديل وظيفة الأداء للمؤشر.
قالب الامتثال. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تصنيف جميع النتائج حسب تأثيرها، مما يمنح الوزن الأعلى للنتائج الأكثر أهمية. سيساعد هذا في تجنب استخدام المقياس بشكل غير صحيح عن طريق التركيز على عدد كبير من النتائج ذات القيمة المنخفضة. مثال على هذا التصنيف هو مؤشر المخاطر الموزون في بطاقة الأداء للأمن السيبراني.
يمكن قياس بعض الدلالات على فعالية تنفيذ نتائج المدقق من خلال:
معدل إغلاق نتائج التدقيق. بينما الهدف الواضح لهذا المقياس هو 100%، قد تكون هناك قيود زمنية وموارد تمنع تنفيذ جميع توصيات المدقق على الفور.
وقت استجابة نتائج التدقيق. وجهة نظر أخرى حول إصلاح الثغرات في الامتثال التي تم اكتشافها بواسطة التدقيق، ننظر إلى الوقت اللازم لإغلاق المشكلة من لحظة اكتشافها.
يمكن لمستخدمي BSC Designer تحديث المؤشرات بأحدث البيانات وتضمين ملاحظة حول التحديث الأخير. على سبيل المثال، يمكنهم تقديم تفاصيل إضافية توضح سبب عدم إمكانية إغلاق بعض نتائج التدقيق في مرحلة معينة.
يعتبر كل من معدل الإغلاق ووقت الاستجابة مقاييس رئيسية لتحسين أنظمة الامتثال، مع التركيز على جعل العملية بأكملها أكثر مرونة وأقل تعقيدًا لأصحاب المصلحة النهائيين.
إدارة الحوادث غير الممتثلة
لا تضمن الاستعدادات الجيدة من قبل مكتب الامتثال الداخلي والتدقيقات الخارجية حماية المنظمة من الانتهاكات المحتملة للامتثال.
المقاييس التي يجب تتبعها في هذا السياق:
زمن الاستجابة للحادث. لضمان حل الانتهاكات بسرعة لتقليل التأثير على المنظمة.
تكرار الحوادث. منع تكرار الحوادث من نفس النوع يعد مؤشرًا على مدى تعلم المنظمة من الأخطاء.
قد تكون وحدة القياس لمقياس زمن الاستجابة بالساعات أو الأيام، اعتمادًا على طبيعة الحادث.
وفقًا للمنطق الذي يعتبر تكرار الحوادث مؤشرًا على فعالية مكتب الامتثال، تم مواءمة مؤشر “تكرار الحوادث” مع الهدف ‘تدريب الموظفين على اتباع اللوائح الجديدة’ باعتباره مؤشرًا متأخرًا.
٧. مواءمة بطاقات الأداء الخاصة بالامتثال
المقاييس التي تمت مناقشتها ستكون محددة لتنظيم معين. لكل تنظيم، ستكون هناك بطاقة أداء امتثال خاصة به تتضمن المقاييس المعدلة لذلك التنظيم المحدد. على سبيل المثال، هناك بطاقات أداء لـ استعادة الكوارث، واستمرارية الأعمال، وتحقق الموردين.
تنفيذ الاستراتيجية. للحصول على صورة شاملة لجهود الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC)، يمكننا مواءمة بطاقات الأداء الخاصة بـ GRC للتنظيمات المحددة في بطاقة أداء GRC شاملة.
استخدم قالب بطاقة أداء الامتثال
يساعد BSC Designer المؤسسات في تنفيذ استراتيجياتها المعقدة:
- سجل للحصول على خطة مجانية على المنصة.
- استخدم
قالب بطاقة أداء الامتثال كنقطة بداية. ستجده في جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب. - اتبع نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا لمواءمة أصحاب المصلحة والطموحات الاستراتيجية في استراتيجية شاملة.
ابدأ اليوم وشاهد كيف يمكن لـ BSC Designer تبسيط تنفيذ استراتيجيتك!
أليكسيس هو مستشار استراتيجي أول والرئيس التنفيذي في BSC Designer، مع أكثر من 20 عامًا من الخبرة في التخطيط الاستراتيجي. بخلفية في الرياضيات التطبيقية وتكنولوجيا المعلومات، يجلب منظورًا تحليليًا ونظاميًا قويًا لإدارة الاستراتيجية والأداء. قام أليكسيس بتطوير “نظام تنفيذ الاستراتيجية من 5 خطوات” الذي يساعد الشركات في التنفيذ العملي لاستراتيجياتها. وهو متحدث منتظم في المؤتمرات الصناعية وقد كتب أكثر من 100 مقالة حول إدارة الاستراتيجية والأداء، بالإضافة إلى كتاب “نظام KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) من 10 خطوات”. ويتم الاقتباس من أعماله بشكل متكرر في الأبحاث الأكاديمية.