بدأت شركة مكسيكية لتمويل كشوف الرواتب بتنفيذ بطاقات الاداء المتوازن على مستوى الشركة لربط الميزانيات والعمليات الداخلية وأهداف الزبون وأداء القوى العاملة ضمن نظام مشترك لتنفيذ الاستراتيجية.
تنفيذ بطاقات الاداء المتوازن في GB PLUS: حقائق رئيسية
قبل
قامت الإدارات بإعداد المعلومات عند الطلب باستخدام إكسيل وباوربوينت، دون وجود رؤية موحدة لأداء الشركة.
النظام المخطط
خططت الإدارة لاستخدام بطاقات الاداء على مستوى الشركة مع مؤشرات الأداء المطورة داخليًا وروابط إلى مصادر البيانات التشغيلية.
الملف الشخصي للشركة: تمويل خصم الرواتب في المكسيك
GB PLUS, S.A. DE C.V. هي شركة مكسيكية تعمل في قطاع تمويل خصم الرواتب.
تقدم الشركة قروضاً نقدية وإلكترونيات وتمويلاً لبدء المشاريع التجارية للموظفين المنضمين إلى النقابات العاملين لدى منظمات الحكومة الفيدرالية وحكومات الولايات في المكسيك. ويتم تحصيل المدفوعات عبر اقتطاعات من رواتب الزبائن.
تشكل نسبة كبيرة من القوى العاملة موظفي المبيعات الميدانية. وتدعم المستودعات وأقسام التشغيل الأخرى أنشطة الإقراض والمبيعات في الشركة.
التحدي الرئيسي: تقارير الإدارة البطيئة وغير الموثوقة
قبل التنفيذ، كانت كل إدارة تُعِدّ معلومات الأعمال عند الطلب. وقد أدى ذلك إلى عدة مشكلات في إعداد التقارير:
- بطء الإعداد. كان على المديرين الانتظار حتى تقوم الإدارات بتجميع المعلومات المطلوبة.
- عدم اتساق الدقة. قد تكون التقارير غير دقيقة أو مبنية على ممارسات مختلفة بين الإدارات.
- معلومات قديمة. لم تكن بيانات متاحة دائمًا عندما كان يجب اتخاذ القرارات.
- تقارير غير مترابطة. لم يوفّر إكسيل وباوربوينت عرضًا مشتركًا للأداء.
أرادت إدارة الشركة أن يكون لدى المستثمرين وأعضاء مجلس الإدارة والمديرين والموظفين عرضٌ مرئي لأداء الشركة مرتبط بمصادر المعلومات الأساسية.
قيادة التنفيذ والدعم
كان مدرب فريق الجودة مسؤولاً عن تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن باستخدام بي إس سي ديزاينر.
قام فريق داخلي مخصص بترجمة أهداف العمل إلى مؤشرات قابلة للقياس. وقدّم المستشارون الخارجيون منظوراً خارجياً، بينما دعمت إدارة تقنية المعلومات الداخلية تطوير البرمجيات والإعداد التقني. وتم الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ مهام تقنية محددة عند الحاجة.
إطلاق على مستوى الشركة يبدأ بالإدارة العليا
اختارت GB PLUS تطبيق بطاقات الاداء المتوازن على مستوى الشركة بدلاً من البدء بقسم واحد.
بدأ الإطلاق مع الرئيس التنفيذي والإدارة العليا، وكان الهدف أن ينتقل نزولاً عبر المنظمة.
اعتمد نموذج التشغيل على معلومات مقدمة من أجزاء مختلفة من الأعمال:
- موظفو المبيعات الميدانية قدموا معلومات حول الزبائن، وظروف السوق، والمشكلات التشغيلية.
- المستودعات والأقسام التشغيلية زودت بمعلومات حول الأنشطة الداخلية.
- أنظمة البرمجيات عالجت المعلومات قبل دخولها إلى بيئة بطاقات الاداء المتوازن.
ركز الاستراتيجية على المشكلات الجذرية
أفادت GB PLUS بأن مفهوم بطاقات الاداء وبي إس سي ديزاينر كانا يساعدان الشركة على تجاوز النشاط الروتيني والتركيز على القضايا الجوهرية للأعمال.
أرادت الشركة إضفاء الطابع الرسمي على الاستراتيجية حول العمليات الحالية وتحديد الأسباب الجذرية لمشكلات الأداء. وكان من المقصود أن تصبح بطاقات الاداء جزءًا من إدارة كل يوم حتى يتمكن الموظفون من فهم كيف يساهم عملهم في الأهداف الاستراتيجية.
ربط بطاقات الاداء المتوازن بالميزانيات والمحاسبة
كان أحد الأهداف الرئيسية هو ربط بطاقات الاداء المتوازن بقسم المحاسبة لدعم التحكم في الميزانية والمتابعة.
من خلال ربط المؤشرات الاستراتيجية بالمعلومات المالية، توقعت إدارة تقييم ما إذا كانت الموارد وأنشطة الأعمال تسهم في تحقيق أهداف الشركة.
قياس العمليات الداخلية ورضا الزبون
كان هدف آخر هو تقييم فعالية العمليات الداخلية وتحديد كيفية مساهمتها في رضا الزبون.
خططت الشركة لاستخدام علاقات السبب والنتيجة لربط التحسينات في العمليات وقدرات الموظفين بنتائج الزبون والنتائج المالية.
شملت المجالات محل التركيز ما يلي:
- العمليات الداخلية
- مهارات الموظفين وأساليب العمل
- التنسيق بين الأقسام
- الاستجابة لاحتياجات الزبون
اعتبرت GB PLUS رضا الزبون وولاءه من العوامل المساهمة في نمو المبيعات وتعزيز الأداء المالي.
قياس أداء التدريب والتعويضات والمبيعات
خططت GB PLUS لاستخدام بي إس سي ديزاينر لقياس إدارة الموارد البشرية وأنشطة التدريب وفعالية نظام التعويضات لديها.
كان ذلك ذا صلة خاصة لأن موظفي المبيعات كانوا يتلقون عمولات. وكان لا بد من مراقبة أدائهم لحساب المكافآت وتقييم ما إذا كانت سياسات الحوافز تدعم أهداف الشركة.
شملت المقاييس المخطط لها ما يلي:
- التدريب وتطوير الموظفين
- سياسات التعويضات والحوافز
- أداء المبيعات وحسابات العمولات
- التطوير التنظيمي وفعالية شؤون الموظفين
تطوير خريطة الاستراتيجية وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الخاصة بالشركة
في وقت دراسة الحالة، كانت GB PLUS على وشك إكمال خريطة الاستراتيجية الخاصة بها.
قامت الشركة بتطوير مؤشرات خاصة بها بدلاً من استيراد مجموعة KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) قياسية. وقد أتاح ذلك أن تعكس المقاييس استراتيجيتها وعملياتها وزبائنها ومتطلبات الإدارة الخاصة بها.
تم اختيار بي إس سي ديزاينر لتتبع هذه المؤشرات وربط الأهداف المالية وأهداف الزبائن والعمليات الداخلية وأهداف التعلم ضمن خريطة الاستراتيجية.
التكامل مع أنظمة المحاسبة وتقييم الإئتمان
خططت GB PLUS لربط بطاقات الاداء الحالية لديها بـ:
- برامج المحاسبة
- تطبيق تقييم الإئتمان
- بنية بيانات قائمة على SQL
كان من المتوقع أن تزود هذه الأنظمة بطاقات الاداء بالبيانات. ونظراً لأن المشروع كان لا يزال في مرحلة الإعداد، لم تكن الشركة قد حددت بعد جميع المتطلبات التقنية.
الجدول الزمني للتنفيذ
وضعت GB PLUS جدولًا زمنيًا للتنفيذ على مرحلتين:
- فترة تجريبية لمدة 90 يومًا. خُصِّصت الفترة الأولية لاختبار نهج بطاقات الاداء المتوازن وتهيئة النظام.
- 60 يومًا لتكامل البيانات والنشر. كانت المرحلة التالية تهدف إلى ربط مصادر المعلومات ونشر بيانات بطاقات الاداء المتوازن عبر بيئة الشركة القائمة على الويب.
وثّقت دراسة الحالة الأصلية تنفيذًا قيد التقدم، قبل توافر نتائج أعمال قابلة للقياس.
درس عملي من تنفيذ GB PLUS
تُظهر الحالة أهمية تحديد المؤشرات الخاصة بالشركة قبل بدء التكامل التقني. إن خريطة الاستراتيجية وهيكل KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) واضحان يمنحان فريق التنفيذ نموذج إدارة مستقرًا للربط مع بيانات المحاسبة، والإئتمان، والمبيعات، والموارد البشرية.
ماذا يقول المستخدمون عن بي إس سي ديزاينر
اطّلع على كيفية وصف المنظمات في القطاع المالي لتجربتها مع منصة بي إس سي ديزاينر:
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - زامبيا — التمويل
Nezha (Financial Manager, CD) - المغرب — التمويل
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - جمهورية الدومينيكان — التمويل
Magdalena T. (Accountant) - أوروغواي — التمويل
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - المكسيك — التمويل
Elnur Hasan (CFO, Bank Respublika) - أذربيجان — التمويل
Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - الشرق الأوسط — التمويل
Narendra R. (Satin Creditcare) - الهند — التمويل | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - إسبانيا — التمويل
اختبر الاستراتيجية وتتبع KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) من خلال مشروع تجريبي
شارك خطتك الاستراتيجية أو بطاقة الأداء في إكسيل مع فريق بي إس سي ديزاينر لاستكشاف كيف يمكن للمديرين التنفيذيين وفرق الاستراتيجية الانتقال من التقارير المُعدّة يدويًا إلى نظام متصل لتنفيذ الاستراتيجية لتتبع الاستراتيجية وKPI.
ناقش مشروعًا تجريبيًا للاستراتيجية
استخدم مشروعًا تجريبيًا مُركّزًا للتحقق من صحة هيكل بطاقة الأداء، وعملية إعداد التقارير، واتصالات البيانات قبل تنفيذ أوسع على مستوى الشركة.
BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية يعتمد في جوهره على بطاقة الأداء المتوازن. يساعد المؤسسات على تحويل الخطط الاستراتيجية إلى هيكلية استراتيجية مترابطة من خلال مواءمة الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و المبادرات والمخاطر وخرائط الاستراتيجية في مكان واحد. يوضح نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا كيفية وضع الاستراتيجية موضع التطبيق، ويساعد قالب ورشة عمل تنفيذ الاستراتيجية الفرق على تطبيقه في جلسات الاستراتيجية الداخلية.